美居物業(yè)鑰匙管理方案
美居中心鑰匙管理方案
管理方案制作目的:對商場各類鑰匙統(tǒng)一管理,落實責任,避免出現(xiàn)亂領(lǐng)濫用情況,避免安全隱患,保障營業(yè)運行和緊急情況下鑰匙的使用,。
管理方案執(zhí)行時間:批準后執(zhí)行。
管理方案執(zhí)行部門:樓層安管部、行政人事部。
管理方案概要說明:
1、商場鑰匙的分類:辦公管理類(各辦公室、庫房、辦公桌、文件柜等);通道管理類(公共大門及卷簾、消防通道、觀光電梯、貨梯、扶梯等);設(shè)備管理類(各類機房、泵房、配電室等);消防管理類(消防卷簾、監(jiān)控室、消防電梯等);公共管理類(衛(wèi)生間、開水房等);商戶店鋪門。
2、商場鑰匙管理原則:歸口管理、統(tǒng)一分配、定期審查。
辦公管理類鑰匙歸口行政人事部管理;通道管理類、設(shè)備管理類、消防管理類、公共管理類等歸口樓層安管部管理。
管理方案組成:
1、管理部門的主要職責。
2、鑰匙管理工作流程。
3、鑰匙管理規(guī)定。
4、相關(guān)工作表格。
一、管理部門的主要職責
1、行政人事部
1)負責辦公管理類鑰匙的統(tǒng)一編號、登記、分配、回收和使用檢查。
2)定期與樓層安管部聯(lián)合對各類鑰匙管理及使用情況進行審查。
3)負責所有辦公管理類鑰匙的備份保管和特殊情況下的使用(特殊情況包括:突發(fā)事件、緊急需求、人員離職未交還鑰匙等)。
4)負責所有鑰匙的丟失審查、鎖具更換和鑰匙配置工作。
2、樓層部
1)負責通道管理類、設(shè)備管理類、消防管理類、公共管理類鑰匙的統(tǒng)一編號、登記、分配、回收和使用檢查。
2)定期與行政人事部聯(lián)合對各類鑰匙管理及使用情況進行審查。
3)負責所有通道管理類、設(shè)備管理類、消防管理類、公共管理類鑰匙的備份保管和特殊情況下的使用(特殊情況包括:突發(fā)事件、緊急需求等)。
4)與行政人事部配合回收因人員離職未交還的鑰匙。
二、鑰匙管理工作流程
1、鑰匙領(lǐng)用/借用流程(不含辦公管理類鑰匙)
鑰匙分配授權(quán)批準人:樓層總監(jiān)
鑰匙使用授權(quán)批準人:通道管理類(安管部經(jīng)理)、設(shè)備管理類(工程部經(jīng)理)、消防管理類(安管部經(jīng)理)、公共管理類(樓層部經(jīng)理)。
2、鑰匙封存與啟用流程(不含辦公管理類鑰匙)
一般針對商戶鑰匙管理(商戶店鋪內(nèi)若發(fā)生緊急情況或能夠產(chǎn)生損失的情況,而商戶不在現(xiàn)場,時間緊迫時,可以啟用封存鑰匙)。
3、更換鎖具和配置鑰匙申請流程(不含辦公管理類鑰匙)
三、鑰匙使用管理規(guī)定
1、所有使用公司鑰匙人員必須保證鑰匙的對應性和唯一性,不得轉(zhuǎn)借、代領(lǐng)或代用、或代為保管。
凡因此而造成不必要損失,皆有鑰匙領(lǐng)用人承擔。
2、歸口管理部門要對接受到的鑰匙進行分類、編號、存檔管理。
3、對于每套鑰匙,領(lǐng)用人只能領(lǐng)取一把,其余由歸口部門統(tǒng)一保管。
4、對于每套鑰匙,歸口管理部門都要保留鑰匙坯子做備份。
5、領(lǐng)用鑰匙人員不得私自配制任何鑰匙,若發(fā)生鑰匙丟失,必須報由歸口管理部門統(tǒng)一配置。
6、需要在崗位上移交的鑰匙,應由部門制定嚴格的交接制度,每次都要作好移交記錄。
7、任何鑰匙的領(lǐng)用、借用都必須取得授權(quán)批準人書面同意;遇有緊急情況可以在授權(quán)人口頭同意后臨時使用鑰匙。
8、任何人員不得以工作之便因私使用鑰匙。
9、鑰匙管理人、使用人發(fā)現(xiàn)鑰匙損壞后,要將殘品上交做統(tǒng)一銷毀,并做出書面報告。
10、歸口管理部門要配合建立每月鑰匙使用情況檢查制度,對鑰匙的領(lǐng)用記錄、借用記錄和實際使用情況進行詳細檢查,形成書面報告上報公司總經(jīng)理。
四、相關(guān)工作表格
鑰匙領(lǐng)用登記表
臨時鑰匙借用登記表
商戶鑰匙封存承諾書
更換鎖具或配置鑰匙申請
(見附件)
