第1篇 某某公司公文管理制度
某公司公文管理制度
為使公文的簽收及發(fā)放及時(shí)、準(zhǔn)確,確保公文制作規(guī)范,保存完整、齊備。提高公文處理的工作效率和公文質(zhì)量。特制訂本制度
一、企業(yè)常用公文的構(gòu)成
企業(yè)常用公文包括請(qǐng)示、報(bào)告、申請(qǐng)、決定、決議、批復(fù)、通告、通知、通報(bào)、函件、會(huì)議紀(jì)要、工作總結(jié)、工作計(jì)劃、講話稿等。
二、文書收發(fā)管理
1、企業(yè)各部門與外界來往公文的收發(fā)由辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)。辦公室主任指定專門人員負(fù)責(zé)往來公文的收發(fā)、拆封、登記、分發(fā)、制作、核稿、校對(duì)、發(fā)文等事宜。以傳真、郵件、郵寄等方式到達(dá)的公文全部由辦公室接收。再按公文按審批程序送至承辦部門。如遇特殊情況無法及時(shí)送達(dá),應(yīng)提前電話通知知承辦部門。文件傳閱過程中應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,任何人不得將有密級(jí)的文書帶回家、宿舍及公共場所,也不得傳至權(quán)限范圍之外的人員。
2、負(fù)責(zé)人閱讀、批閱公文,當(dāng)天閱讀完后應(yīng)在下班前將公文交至辦公室。閱批公文一般不得超過兩天,閱后應(yīng)簽名,并作擬辦意見,責(zé)成相關(guān)部門辦理。如需備查,應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。辦公室對(duì)公文負(fù)有催辦、檢查、督促的責(zé)任,承辦部門接到公文后應(yīng)立即指派專人辦理,不得將公文壓放、分散。
三、公文的制作
公司發(fā)文工作集中在總公司辦公室。凡是以****公司名義發(fā)出的通告、決定、請(qǐng)示、通知、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等均屬于發(fā)文范圍。各部門不得以****的名義擅自對(duì)外發(fā)送正式公文。各部門需要向上級(jí)反映匯報(bào)重要情況或向下安排重要工作要求發(fā)文的,應(yīng)向辦公室提出發(fā)文申請(qǐng),并將文字底稿交辦公室審核。發(fā)文經(jīng)辦公室主任、分管經(jīng)理核稿、修改后,交總經(jīng)理會(huì)簽后由辦公室統(tǒng)一打印、蓋章和分發(fā)。
四、公文歸檔與保管
1、全部處理完后的文書,按照一定的分類進(jìn)行整理與編輯,并在文書保存本上做好登記。
2、企業(yè)個(gè)人不得保存企業(yè)文書、凡參加會(huì)議帶回的文件,應(yīng)及時(shí)交行政部登記保管,調(diào)離企業(yè)的員工應(yīng)將文件記錄本清理移交。
3、如果職務(wù)或部門計(jì)劃發(fā)生變更或做出調(diào)整,則必須在有關(guān)登記簿上注明變更與調(diào)整的理由,以及變更與調(diào)整后的結(jié)果。
4、當(dāng)年的公文于次年7月份前整理裝訂后編號(hào)遞交檔案室存檔。存檔時(shí)應(yīng)列出詳細(xì)地文檔明細(xì),一式3份。并由檔案管理員、監(jiān)交人確認(rèn)簽字以備查詢調(diào)閱。
本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行。
第2篇 企業(yè)公司公文管理制度
公司公文管理制度
一、目的
為進(jìn)一步加強(qiáng)公司的公文管理,嚴(yán)格公文處理程序,最大限度地提高工作效率,結(jié)合公司實(shí)際,特制定本制度。
二、適用范圍
《公文管理制度》適用于企業(yè)內(nèi)外公文的制作、收發(fā)及管理。
三、管理職責(zé)
綜合管理部公司為公文管理部門,負(fù)責(zé)公文的規(guī)范、起草、核稿、公布、存檔等管理工作。
四、公文分類
公司公文按其內(nèi)容性質(zhì)分為5類,包括:
1.制度類公文
2.機(jī)構(gòu)設(shè)立及人員任免公文
3.內(nèi)部通知、通告類公文
4.對(duì)政府職能部門的報(bào)告、請(qǐng)示、公函類公文
5.會(huì)議紀(jì)要、備忘錄類公文
五、權(quán)限劃分
1.制度類公文代碼為a,由綜合管理部擬稿,分管副總經(jīng)理審核,公司經(jīng)理例會(huì)討論通過,公司總經(jīng)理批準(zhǔn)和簽發(fā)。
2.機(jī)構(gòu)設(shè)立及人員任免公文(限公司部門級(jí)機(jī)構(gòu)設(shè)立及人員任免)代碼為b,由綜合管理部行政科擬稿,分管副總經(jīng)理審核,公司總經(jīng)理批準(zhǔn)和簽發(fā)。
3.內(nèi)部通知、通告類公文代碼為c,由綜合管理部行政科根據(jù)相關(guān)部門的發(fā)布內(nèi)容擬稿,綜合管理部部長審核,由相關(guān)部門的分管副總審核、簽發(fā),綜合管理部備案。
4.對(duì)政府等部門報(bào)告、請(qǐng)示、公函類公文代碼為d,由綜合管理部根據(jù)相關(guān)部門的報(bào)送內(nèi)容擬稿,由相關(guān)部門的分管副總審核,總經(jīng)理審批和簽發(fā)。
5.會(huì)議紀(jì)要、備忘錄類公文代碼為e,由綜合管理部擬稿,綜合管理部部長審核,總經(jīng)理審批和簽發(fā)。
6.各類公文發(fā)文端口、審核人、簽發(fā)人、公文類別、公文頭、公文字號(hào)詳見附表一。
7.各類公文擬稿、審核、審批和發(fā)放均需依照權(quán)限實(shí)施,并辦理審批手續(xù)。公文簽發(fā)審批表詳見附表二。
六、公文格式
1.內(nèi)容范式
1)制度類公文
經(jīng)公司××××××?xí)懻撏ㄟ^,并報(bào)董事長批準(zhǔn),現(xiàn)發(fā)布×××制度,自×××
年××月××日施行。特此通知
2)任免類公文
經(jīng)公司研究,并報(bào)上級(jí)批準(zhǔn)(如必要),決定設(shè)立/撤銷××機(jī)構(gòu),任命/免去××先生/女士為××職務(wù),以上任命自××××年××月××日起生效。特此通知
3)其他類別公文內(nèi)容范式參照其文種固有格式書寫。
1.文本格式
發(fā)文用紙為a4紙,標(biāo)題小二號(hào)字,宋體加黑,正文一般為四號(hào)字,仿宋體,頁邊距上下左右各2cm,文件名與分隔線空1行,正文1.5倍行距,正文與文件名空1行,發(fā)文單位與正文空3行,發(fā)文日期與發(fā)文單位空1行,發(fā)文日期與發(fā)文單位位于頁面右下靠右位置,發(fā)文單位公章蓋在發(fā)文單位正中。
2.公文編號(hào)
1)制度類公文、機(jī)構(gòu)設(shè)立及人員任免公文和對(duì)政府等部門報(bào)告、請(qǐng)示、公函類公文采用按發(fā)文的時(shí)間先后順序獲取公文編號(hào)。
2)內(nèi)部通知、通告類公文和會(huì)議紀(jì)要、備忘錄類公文分別按各自的公文文種單獨(dú)編號(hào),并按發(fā)文的時(shí)間先后順序獲取公文編號(hào)。
七、公文保管
所有公文原稿及其簽發(fā)審批單由綜合管理部指定專人負(fù)責(zé)保管,并按類別建立公文發(fā)文登記表格,進(jìn)行發(fā)文登記和檔案管理。發(fā)文公文登記表和作廢公文登記表詳見附件三、附件四。
綜合管理部定期對(duì)各類外部單位收文進(jìn)行分類登記和檔案管理。收文登記表詳見附件五。
八、本管理辦法由公司綜合管理部制定、執(zhí)行和負(fù)責(zé)解釋。
九、附件
第3篇 房地產(chǎn)公司公文處理制度
e房地產(chǎn)開發(fā)公司公文處理制度
1.0公司文件處理工作,有其自身的規(guī)律和程序,關(guān)鍵在于跟蹤文件的行程,監(jiān)督和發(fā)揮文件本身應(yīng)有的功能,起到完成行政管理的作用。
2. 0公司文件處理必須經(jīng)過下列程序:
2.1 收文收文是指公文的收進(jìn),登記與傳閱。
2.1.1 文件入門,無論是郵寄件還是送達(dá)件,都必須專人仔細(xì)清點(diǎn),接收。
2.1.2 對(duì)于專人遞送的機(jī)要、掛號(hào)及各種函件,要注意把住外查、驗(yàn)戶、清點(diǎn)三關(guān)。
2.1.2 .1外查,即對(duì)機(jī)要件、函件的信封信套進(jìn)行外部檢查,查看與發(fā)文薄或回執(zhí)單是否相符。
2.1.2 .2驗(yàn)戶,即核對(duì)收件封套注明的收件單位和姓名是否有誤。
2.1.2 .3清點(diǎn),即對(duì)投遞清單上的件數(shù)與實(shí)收件數(shù)是否一致。簽收時(shí),一般都須注明收件的日期,分清責(zé)任。
2.2 擬辦擬辦是指對(duì)來文進(jìn)行閱讀后提出初步處理意見,由辦公室經(jīng)理負(fù)責(zé)。
2.2.1 收文登記后,要立即閱讀,弄清文件的性質(zhì)、內(nèi)容、密級(jí)、閱讀對(duì)象、來文份數(shù)和具體要求,并且考慮公司領(lǐng)導(dǎo)的分工,各部門的職能和其他實(shí)際情況,簡明扼要地?cái)M出初步處理意見,簽署在文件處理單的擬辦意見欄內(nèi)。
2.2 .2擬辦意見應(yīng)明確批閱對(duì)象、部門和閱讀范圍等。
2.2 .3送閱(批)后的文件,應(yīng)注意急件先處理。對(duì)特急的送批件,可提出處理時(shí)限,需送外單位的,應(yīng)在信封上注明“急件”字樣,限時(shí)送達(dá)或通知來取。
2.3 批辦批辦是指按照職權(quán)范圍與分工有權(quán)處理與文件相關(guān)事項(xiàng)的領(lǐng)導(dǎo),在閱讀文件和擬辦意見后,對(duì)處理文件、辦理文件相關(guān)事項(xiàng)提出意見。屬辦公室受理范圍的文件,可由辦公室主任批辦。批辦意見須明確、具體,要指明承辦的部門,辦法和承辦的期限。需由幾個(gè)部門共同完成的,須明確牽頭或?yàn)橹髡?。?duì)已有擬辦意見的呈批件,要批明是否同意擬辦意見,有何補(bǔ)充或修正意見。
2.4 承辦承辦是指根據(jù)擬辦和批辦意見,具體辦理文件涉及的工作事項(xiàng)。
2.4 .1承辦有兩種情況:
2.4 .
1.1 閱知文件精神后,即行貫徹執(zhí)行。
2.4 .
1.2 須具文回復(fù)來文,或者形成文件以及指導(dǎo)具體工作,在接受承辦任務(wù)后,應(yīng)迅速根據(jù)批辦意見,考慮執(zhí)行的方案和計(jì)劃(方案和計(jì)劃需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意的,要待批復(fù)后再辦)。
2.4 .
1.3 凡屬幾個(gè)部門聯(lián)合承辦的事項(xiàng),由牽頭部門主動(dòng)做好協(xié)商工作,爭取協(xié)辦部門的積極配合,對(duì)于一段時(shí)間內(nèi)的多項(xiàng)批辦的事項(xiàng),要注意優(yōu)先處理緊要文件及工作事項(xiàng)。
2.5 傳閱傳閱是指組織有關(guān)人員閱讀一些不由他們承辦的文件,也包括閱讀單份或份數(shù)有限的文件。
2.5 .1傳閱一般采用輪輻式的方式,即依次傳閱,不應(yīng)“橫傳”。
2.5 .2傳閱文件須建立嚴(yán)格的制度,文件上要貼附文件傳閱單,設(shè)置專用的卷宗或文件夾,屬于機(jī)密、緊急的文件應(yīng)在文件夾上加以區(qū)分,以鮮明的標(biāo)記提醒閱件人。
2.5 .3文件傳閱過程中要進(jìn)行必要的催閱,以防文件滯留。如漏閱、漏簽,應(yīng)及時(shí)補(bǔ)辦。
2.6 催辦催辦是指對(duì)文件承辦工作的督促和檢查,包括對(duì)內(nèi)催辦和對(duì)外催辦兩個(gè)方面。
2.6 .1催辦的文件主要有:需要辦理的收文,要求回復(fù)的發(fā)文,與外單位合辦的文件和送交領(lǐng)導(dǎo)審批的公文。
2.6 .2催辦的重點(diǎn)應(yīng)放在對(duì)內(nèi)催辦和對(duì)急件、要件的催辦上。
2.6 .3催辦形式可以視情況,或采用直接面詢、電話問詢、發(fā)函問詢等方法;或采取檢查、匯報(bào)、指導(dǎo)等辦法。
2.7
2.7 .1公司辦事效率在很大程度上取決于辦復(fù)工作是否及時(shí)。凡投訴信件,上級(jí)或同級(jí)以及不相隸單位等需要答復(fù)的材料,承辦完畢后,都要對(duì)來文單位或個(gè)人作一一答復(fù)。
2.7 .2對(duì)所需辦復(fù)的文件、信件或來訪,要件件有著落,事事有回音。凡是電復(fù)或面復(fù)的,還須注明當(dāng)事人、時(shí)間、情況和答復(fù)意見,以便核查。
2.7 .3辦復(fù)之后,有關(guān)文字材料即可歸卷保管。
3．0歸卷程序
3.1 編制歸卷類目,包括歸卷類別和歸卷?xiàng)l目。
3.2 進(jìn)行系統(tǒng)的排列,并按次序在歸卷公文的箱柜或卷宗封面上編排代號(hào)。
3.3 將整理好的案卷移交檔案管理員歸檔,需對(duì)案卷按照一定順序進(jìn)行排列和編號(hào),使卷與卷之間形成一定的聯(lián)系,清晰地反映出公司的工作情況。
3.4 案卷排列編號(hào)后,填寫《歸檔案卷移交目錄》,雙方認(rèn)真仔細(xì)清點(diǎn)、核對(duì)無誤后,再辦理簽收手續(xù)。
第4篇 某某廣電物業(yè)公司公文處理制度
綜合辦公室制度匯編
某廣電物業(yè)公司公文處理制度
為了確保**物業(yè)有限公司(以下稱公司)公文處理規(guī)范、辦事程序嚴(yán)格,特制定本制度。
一、上級(jí)部門下發(fā)的各類公文,公司領(lǐng)導(dǎo)參加區(qū)內(nèi)外各種會(huì)議的會(huì)議材料,由綜合辦公室統(tǒng)一處理;其他部門收到的公文應(yīng)及時(shí)交綜合辦公室,不得自行傳遞。
二、綜合辦公室對(duì)接收的各類公文認(rèn)真履行登記手續(xù),送綜合辦公室主任提出擬辦意見呈公司領(lǐng)導(dǎo)批示,并將領(lǐng)導(dǎo)批示及時(shí)轉(zhuǎn)相關(guān)部門辦理。密級(jí)文件、資料要嚴(yán)格執(zhí)行傳閱范圍,妥善加以保管,防止失密泄密。
三、承辦部門收到交辦的公文后,應(yīng)按照公司領(lǐng)導(dǎo)批示和辦結(jié)時(shí)限及時(shí)辦理,不得延誤、推諉。綜合辦公室認(rèn)真做好公文督辦工作,緊急公文跟蹤督辦,重要公文重點(diǎn)督辦,一般公文定期督辦,切實(shí)提高工作效率和質(zhì)量。
四、各部門傳閱公文由綜合辦公室統(tǒng)一傳遞,每個(gè)部門傳閱時(shí)間不得超過2天,閱后及時(shí)交綜合辦公室送其他閱文單位傳閱。
五、以公司名義制發(fā)的公文,在送公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前須送綜合辦公室對(duì)行文規(guī)則、公文格式、文種使用、印發(fā)范圍等進(jìn)行審核,未經(jīng)綜合辦公室審核的文稿不得直接呈送公司領(lǐng)導(dǎo)簽
六、凡報(bào)送總臺(tái)、集團(tuán)公司的請(qǐng)示、報(bào)告,經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核后由公司總經(jīng)理簽發(fā);以公司名義下發(fā)的政策性強(qiáng)、涉及面廣的工作部署文件,經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核后由總經(jīng)理簽發(fā);一般的下發(fā)文件由公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。
七、公司報(bào)送集團(tuán)公司的材料,一律交由綜合辦公室統(tǒng)一報(bào)送。
八、借閱公文須向綜合辦公室辦理借閱登記手續(xù),妥善保管,用后及時(shí)歸還。
九、綜合辦公室做好公文的清退、立卷、歸檔工作,每日查對(duì),每月清點(diǎn),年終清查,發(fā)現(xiàn)缺少及時(shí)查找追回。不具備歸檔和存查價(jià)值的公文,經(jīng)綜合辦公室主任批準(zhǔn)后可以銷毀,銷毀秘密公文應(yīng)進(jìn)行登記并到指定場所由二人以上監(jiān)銷。
第5篇 建設(shè)集團(tuán)公司公文事務(wù)性文件管理制度
建設(shè)集團(tuán)公司公文及事務(wù)性文件管理制度
1.目的
為了規(guī)范行政管理流程,使公司公文規(guī)范化,強(qiáng)化公司與部門之間、部門之間、上下級(jí)之間、公司與員工之間的聯(lián)系,減少工作糾紛,為指令的傳達(dá)、需求的溝通提供順暢的渠道,特制定本制度。
2.適用范圍
適用于公司全體員工。
3.術(shù)語和定義
3.1.公文:指與各部門、辦事處、分公司、項(xiàng)目部間傳送的紅頭文件。
3.2.公文的種類中要有:
3.2.1.決定:適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排,變更或者撤銷不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)、人事任免。公文的種類中要有:
3.2.2.公告:適用于向公司外宣布重要事項(xiàng)或者決定事項(xiàng)。
3.2.3.通告:適用于公布各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。
3.2.4.通知:適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)單位的公文,轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)單位和不相隸屬單位的公文,傳達(dá)要求下級(jí)單位辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)、人事任免。
3.2.5.通報(bào):適用于表彰先進(jìn),批評(píng)錯(cuò)誤,傳達(dá)重要精神或者反映重要情況。
3.2.6.報(bào)告:適用于向上級(jí)單位匯報(bào)工作,反映情況,答復(fù)上級(jí)單位的詢問(包括審計(jì)報(bào)告)。
3.2.7.請(qǐng)示:適用于向上級(jí)單位請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。
3.2.8.批復(fù):適用于答復(fù)下級(jí)單位的請(qǐng)示事項(xiàng)。
3.2.9.會(huì)議紀(jì)要:適用于公司月度總裁會(huì)議的記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。
3.3.事務(wù)性文件:從事公司各項(xiàng)活動(dòng)中編制的除公司紅頭公文以外的所有文件。
4.制度內(nèi)容
4.1.公文相關(guān)工作要求
4.1.1.擬稿:按照專業(yè)化擬辦的原則。涉及兩個(gè)部門以上會(huì)稿的,由主辦部門牽頭擬辦,有關(guān)部門會(huì)簽;
4.1.2.編號(hào):編號(hào)由發(fā)文代字、年份和序號(hào)組成。
代字:發(fā)文單位,由'浙中建'表示;
年份應(yīng)標(biāo)全稱,用小括號(hào)'[]'括入;
序號(hào)即當(dāng)年發(fā)文流水號(hào),從1起編,序號(hào)前加'第'字;
編號(hào)示例:'浙中建[2022]第1號(hào)';(即浙江**建設(shè)集團(tuán)有限公司2023年所發(fā)的第一份公文);
公文編號(hào)由行政人事部指定專人進(jìn)行記錄;
4.1.3.公文具體格式詳見附件《公司對(duì)外公文模板》;
4.1.4.簽發(fā)權(quán)限:對(duì)外發(fā)文,由總裁負(fù)責(zé)簽發(fā),行政人事部備案;
4.1.5.蓋章:簽發(fā)后,由印章管理人員蓋章,印章管理人員要進(jìn)行用印登記;
4.1.6.分發(fā):公文的分發(fā)由行政人事部及時(shí)分發(fā)到各部門、辦事處、分公司、項(xiàng)目部并做好分發(fā)登記工作;
4.1.7.歸檔:公文發(fā)文辦理完畢后,行政人事部要將公文原件和收文人的簽收單原件及時(shí)存檔。
4.2.事務(wù)性文件工作要求
4.2.1.文件編制格式
4.2.1.1.正式發(fā)布的文件必須編制'文件編號(hào)'、'文件主題(或文件名稱)'和'頁碼',以便于檢索;文件主題應(yīng)簡要準(zhǔn)確概括出文件的主要內(nèi)容;頁碼標(biāo)識(shí)用'第 頁 共 頁'的形式標(biāo)識(shí);
4.2.1.2.一般文件按公司統(tǒng)一模版編制,詳見附件《公司事務(wù)性文件模板》,同一類文件的編制格式應(yīng)保持一致;
4.2.2.文件編號(hào)規(guī)則一般采用字母和數(shù)字混合,連續(xù)編號(hào):
一般性事務(wù)文件編號(hào)為:zjzq-部門名稱縮寫-文件種類代碼-年份-流水號(hào);
公司制度、流程、指引編號(hào)為:zjzq-部門名稱縮寫-文件種類代碼-流水號(hào);
部門名稱縮寫為每個(gè)字漢語拼音的第一個(gè)字母,并用大寫表示,一經(jīng)確定不得修改;
文件種類代碼要能代表某一類的文件,且這一類的文件數(shù)量較多,對(duì)于文件數(shù)量極少的文件用'qt'表示'其他'類;文件種類代碼可隨著公司的文件產(chǎn)生情況增設(shè),文件種類代碼詳見附件《文件種類及代碼》;
年度編號(hào)以4位阿拉伯?dāng)?shù)字表示;
每份文件正式發(fā)布后,文件編號(hào)不得變更,如此文件日后內(nèi)容有修改,要更新此份文件的,只升級(jí)文件版本(文件版本用阿拉伯?dāng)?shù)字1、2、3、4……表示,第一次發(fā)布時(shí)用'1'表示,當(dāng)有修改第二次發(fā)布時(shí)用'2'表示,版本標(biāo)識(shí)時(shí)數(shù)字要連續(xù),不得斷開使用);
編號(hào)舉例:zjzq-cw-tz-2022-2,表示2023年2月財(cái)務(wù)部發(fā)出的通知,且該通知為財(cái)務(wù)部今年發(fā)出的第2份通知;
4.2.3.本規(guī)則發(fā)布之前已經(jīng)發(fā)布的各類文件其文件編號(hào)保持原來的編號(hào)不變,本規(guī)則發(fā)布之后,如果要修改以前已經(jīng)發(fā)布的文件內(nèi)容,按本規(guī)則重新編定文件編號(hào)。
5.文件種類及代碼
文件種類代碼文件種類代碼文件種類代碼文件種類代碼
章程zc決議jy方案fa計(jì)劃jh
議案ya制度zd批復(fù)pf申請(qǐng)sq
流程lc合同ht通告tg報(bào)表bb
工作聯(lián)系單l*d通知tz總結(jié)zj日?qǐng)?bào)rb
備忘錄bwl會(huì)議紀(jì)要hyjy信函*h周報(bào)zb1
傳真cz報(bào)告bg決定jd月報(bào)yb
指示zs請(qǐng)示qs招標(biāo)zb其他qt
說明:不在上述范疇的文件統(tǒng)一歸入'qt'其他類中 ,隨著此類文件實(shí)際數(shù)量增加可增設(shè)新的文件代碼,需要增設(shè)時(shí)由行政人事部制定。
6. 公司目前以表單式管理為主,簡單、明了、易懂,增設(shè)的表單詳見附件。
附件1:表22 對(duì)外傳真表
附件2:表23 公司事務(wù)性文件模板表
附件3:表24工作聯(lián)系表
附件4:表25市場營銷人員工作月報(bào)表
浙江**建設(shè)集團(tuán)有限公司
二零一五年二月十二日
第6篇 物業(yè)管理公司公文管理制度
物業(yè)管理公司公文管理制度
(七)
第一條 總則1.山東物業(yè)管理有限公司公文是公司同國家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織、其他企事業(yè)單位之間以及公司內(nèi)各部門之間,建立正式信息溝通渠道的主要文字工具。
為使公文管理制度化、規(guī)范化,特制訂本制度。
2. 公文處理必須做到準(zhǔn)確、及時(shí)、安全。
3. 各類文稿均應(yīng)符合公文規(guī)范,做到公文種類正確,標(biāo)題完整,格式規(guī)范,內(nèi)容簡明,措辭妥當(dāng),發(fā)送單位清楚, 齊備。
4. 一般不能越級(jí)行文,呈報(bào)的公文應(yīng)一文一事,正式行文及簽署合同的應(yīng)使用公司或項(xiàng)目名稱全稱。
第二條 公文分類1.行文分類要求
1)按收文和發(fā)文對(duì)象,分為對(duì)外行文和內(nèi)部行文;2)按是否編號(hào),分為編號(hào)文和不編號(hào)文;3.)編號(hào)文按刊印方式,分為公司發(fā)文和內(nèi)部刊物;
4)按公文保密等級(jí),分為絕密、機(jī)密、秘密三種,其他為一般文件。
絕密:公司董事長簽發(fā)的相關(guān)文件;
機(jī)密:公司副總經(jīng)理簽發(fā)的相關(guān)文件;
秘密:在公司一定范圍內(nèi)執(zhí)行、下發(fā)的其他文件;2.介紹信
1)公司辦公室是公司(項(xiàng)目)介紹信的管理者。
介紹信由專人管理。
凡需要出具者,須經(jīng)部門經(jīng)理以上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn);2)開具的介紹信要有編號(hào)并加蓋騎縫章;3.)不允許開具空白介紹信;
如確有必要,須征得公司領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)人同意;
4)介紹信存根應(yīng)妥善保管、歸檔;
5)因情況變化,介紹信領(lǐng)用人沒有使用介紹信,應(yīng)即退還;
6)如若發(fā)現(xiàn)介紹信丟失,領(lǐng)用人應(yīng)立即向部門經(jīng)理或辦公室報(bào)告,及時(shí)采取相應(yīng)措施;3.內(nèi)部出版物內(nèi)部固定出版物是以公司或下屬部門和公司的名義編發(fā)、采用自定刊頭和單獨(dú)編號(hào)。
(如:'山東物業(yè)管理有限公司內(nèi)刊'、'客戶通訊')4.不編號(hào)文的范圍
1)有關(guān)公司內(nèi)部日常事務(wù)的文書:如例行會(huì)議和活動(dòng)的一般性通知;2)由個(gè)人署名(注明所任公司職務(wù))或以公司及下屬部門和公司的名義向個(gè)人發(fā)出的非正式函件;3.)非正式對(duì)外發(fā)出的下列文書材料:為有關(guān)部門和機(jī)構(gòu)及其負(fù)責(zé)人代擬的文稿;
學(xué)術(shù)性、知識(shí)性資料;
其他非正式材料;
4)內(nèi)部管理規(guī)章制度、工作總結(jié)和業(yè)務(wù)規(guī)劃等;
5)備忘錄和其他不需要編號(hào)的對(duì)外行文和內(nèi)部行文。
第三條 收(發(fā))文1.實(shí)行收、發(fā)文登記管理制度。
需要分別記入'收、發(fā)文登記簿'的公文包括:
1)收文類:限時(shí)專送件、掛號(hào)信、特快專遞、匯款單、屬公文類的文件和傳真等;2)發(fā)文類:公司下發(fā)的文件,寄出的商務(wù)信函、以公司名義下發(fā)或?qū)ν獍l(fā)出的商務(wù)傳真以及需由辦公室轉(zhuǎn)發(fā)到各部門、各項(xiàng)目的傳真;2.公文傳真的收、發(fā)(除各部門可自行發(fā)送的傳真)均由前臺(tái)負(fù)責(zé);3.除急件外,前臺(tái)每日下午3:00前將各部門提交的需發(fā)送的信件匯總發(fā)出;
第四條 公文格式1.凡以山東物業(yè)管理有限公司的名義對(duì)外、對(duì)內(nèi)發(fā)出的正式公文,一律采用公司統(tǒng)一印制的公文紙;2.公司內(nèi)部行文采用統(tǒng)一印制的'內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單';3.各部門對(duì)總經(jīng)理呈送的報(bào)告,采用統(tǒng)一印制的'呈報(bào)批示單';4.公文一般由標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、密級(jí)、緊急程度、主送(報(bào))單位、正文、 、印章、發(fā)文時(shí)間、抄送(報(bào))單位等部分組成。
如有 ,應(yīng)在正文之后注明 名稱和順序;
5.公文紙一般用a4型,左側(cè)裝訂;6.字體字號(hào)選用:公文版頭為小初號(hào)加黑宋體字;
公文大標(biāo)題選用二號(hào)(小二號(hào))宋體字;
小標(biāo)題選用三號(hào)宋體字;
公文正文、抄送、抄報(bào)、印發(fā)說明、 說明等均采用四號(hào)宋體字;
密級(jí)采用三號(hào)黑體字。
第五條 公文辦理1.草擬公文
1)首頁要使用公司統(tǒng)一的公文格式;2)人名、地名、數(shù)字、引文要準(zhǔn)確。
時(shí)間應(yīng)寫具體的 ,年份要寫全,統(tǒng)一用漢字書寫,如二零零四年五月八日;3.)公文中的數(shù)字,除發(fā)文字號(hào)、統(tǒng)計(jì)表、計(jì)劃表、序號(hào)、百分比、專用術(shù)語和其他必須用阿拉伯?dāng)?shù)碼者外,一般用漢字書寫。
在同一公文中,數(shù)字的使用要保持前后一致。
2. 會(huì)簽
1)會(huì)簽是指對(duì)草擬的公司重要文件,由公司各級(jí)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審閱,在文件會(huì)簽單提出意見,反饋文件起草部門進(jìn)行修改后下發(fā);2)凡以公司名義向公司內(nèi)各部門發(fā)出的規(guī)章制度、決定、決議等,在正式下發(fā)前必須先經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽;3.)凡對(duì)外發(fā)出的正式函件,如內(nèi)容涉及具體專業(yè)事務(wù)時(shí),應(yīng)由涉及的專業(yè)部門負(fù)責(zé)人會(huì)簽;3.行文字號(hào)
1)
5.3.1 公司:魯字[200]第號(hào) 2)
5.3.2 直屬部門:魯字[200]第號(hào)為直屬部門代字,具體如下:辦公室----辦、管理處----管、市場部---市、財(cái)務(wù)部-----財(cái)、經(jīng)營管理部---經(jīng)、保安部--保、環(huán)境服務(wù)部--環(huán)簽發(fā)公文必須經(jīng)過發(fā)文單位負(fù)責(zé)人簽發(fā)。
以各部門名義行文的公文,由各部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)。
以公司名義發(fā)出的正式文件,必須經(jīng)過總經(jīng)理或其授權(quán)人簽發(fā)。
4. 執(zhí)行
1)辦公室負(fù)責(zé)將以公司名義發(fā)出的公文復(fù)印一份送執(zhí)行單位辦理,公文正本歸檔存查(特殊情況下可留存復(fù)印件);2)繕印的一切公文須有簽署,符合格式,字跡清楚,整潔美觀,校對(duì)無誤,份數(shù)準(zhǔn)確;3.)對(duì)于不符合要求的公文,監(jiān)印人可不予蓋章;
4)封發(fā)公文時(shí)要對(duì)公文進(jìn)行檢查,防止差錯(cuò)。
急、密件要在信封上加注急、密字樣。
限時(shí)送到的公文和親啟公文要注明要求;
5)公司發(fā)出的規(guī)章制度、決議、決定、通知、會(huì)議紀(jì)要等文件,收文部門必須在'文件簽收單'上簽字,并交公司辦公室存檔備查。
第六條 公文歸檔1.任何以公司、項(xiàng)目名義簽發(fā)的公文正本均需交辦公室歸檔存查;2.若辦文部門必須使用正本時(shí),可暫時(shí)借出,使用后歸還,若正本必須借出且無法取回,可存檔復(fù)印件;3.存檔文件按照檔案管理規(guī)定執(zhí)行,保存期滿列表報(bào)準(zhǔn)監(jiān)銷;4.除辦公室留存檔案原件外,各部門的發(fā)文由部門指定專人負(fù)責(zé)歸檔、保管復(fù)印件。
個(gè)人不得保存應(yīng)存檔的公文。
第七條 責(zé)任1.簽發(fā)人對(duì)公文主題和內(nèi)容承擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。
會(huì)簽人對(duì)公文專業(yè)內(nèi)容承擔(dān)專業(yè)技術(shù)責(zé)任;2.辦文部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)所經(jīng)辦的公文內(nèi)容認(rèn)真審查、核對(duì),應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的管理責(zé)任和連帶責(zé)任;3.擬稿人應(yīng)全面領(lǐng)會(huì)辦文要求,并具備準(zhǔn)確表達(dá)這一要求的專業(yè)知識(shí)和寫作能力,對(duì)公文內(nèi)容承擔(dān)直接責(zé)任;4.校對(duì)人以原稿為根據(jù),應(yīng)做到校對(duì)字跡清晰,每次校對(duì)的錯(cuò)漏率應(yīng)小于1‰,對(duì)發(fā)文中出現(xiàn)的校對(duì)錯(cuò)誤承擔(dān)直接責(zé)任。
第八條 附則本文中未能包括之公文,可依據(jù)公司大原則制定相應(yīng)行文辦法,并上報(bào)批準(zhǔn)后執(zhí)行。
第7篇 資產(chǎn)評(píng)估公司公文處理和檔案管理制度
*x資產(chǎn)評(píng)估有限公司公文處理和檔案管理制度
第一條
為切實(shí)做好公司公文處理和檔案管理，使之規(guī)范化、制度化，結(jié)合本公司實(shí)際，制定本制度。
第二條
公司的公文，各種業(yè)務(wù)資料，設(shè)專人具體負(fù)責(zé)保管。
第三條
公文處理要做到準(zhǔn)確、及時(shí)、安全，由專管人員統(tǒng)一收發(fā)、公辦、傳遞、用印、立卷和歸檔。
第四條
公文處理和檔案管理，必須嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)保密規(guī)定，確保重要文件、業(yè)務(wù)資料和機(jī)密安全。
第五條
凡需辦理的公文，專管人員應(yīng)根據(jù)公文內(nèi)容和性質(zhì)，按規(guī)定程序，及時(shí)送領(lǐng)導(dǎo)批示或交業(yè)務(wù)主管辦理。
第六條
草擬公文，要使用鋼筆或毛筆，并力求做到情況真實(shí)，觀點(diǎn)明確，條理清楚，層次分明，文字精煉，書寫工整，標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確，篇幅簡短。
第七條
公文辦完后，要根據(jù)文書立卷，檔案管理的有關(guān)規(guī)定，及時(shí)將公文定稿、附件等分類整理，保證材料齊全、完整，便于保管，查找和利用。
第八條
本公司工作人員查閱公文、檔案資料，一般在辦公室進(jìn)行，如因工作需要，非帶出不可時(shí)，須在借閱登記本上登記，閱用完畢，及時(shí)退回注銷。外單位因工作需要查閱、抄錄、復(fù)印有關(guān)業(yè)務(wù)檔案資料時(shí)，須持介紹信，并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
第九條
文書、檔案專管人員、工作人員，如因工作疏漏，造成遺失，應(yīng)視情節(jié)給予行政的、經(jīng)濟(jì)的處罰，直至解聘。
第十條
本制度自批準(zhǔn)設(shè)立之日起實(shí)行
第8篇 財(cái)經(jīng)公文寫作：xxx公司工資制度方案
第一章 總 則
第一條 按照公司經(jīng)營理念和管理模式，遵照國家有關(guān)勞動(dòng)人事管理政策和公司其他有關(guān)規(guī)章制度，特制定本方案。
第二章 指導(dǎo)思想的原則
第二條 按照各盡所能、按勞分配原則，堅(jiān)持工資增長幅度不超過本公司經(jīng)濟(jì)效益增長幅度，職工平均實(shí)際收入增長幅度不超過本公司勞動(dòng)生產(chǎn)率增長幅度的摿講懷瑪原則。
第三條 結(jié)合公司的生產(chǎn)、經(jīng)營、管理特點(diǎn)，建立起公司規(guī)范合理的工資分配制度。
第四條 以員工崗位責(zé)任、勞動(dòng)績效、勞動(dòng)態(tài)度、勞動(dòng)技能等指標(biāo)綜合考核員工報(bào)酬，適當(dāng)向經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)大、責(zé)任重大、技術(shù)含量高、有定量工作指標(biāo)的崗位傾斜。
第五條 構(gòu)造適當(dāng)工資檔次落差，調(diào)動(dòng)公司員工積極性的激勵(lì)機(jī)制。
第三章 年薪制
第六條 適用范圍。
1. 公司董事長、總經(jīng)理；
2. 下屬法人企業(yè)總經(jīng)理；
3. 董事、副總經(jīng)理是否適用，由董事會(huì)決定。
第七條 工資模式。
公司經(jīng)營者與其業(yè)績掛鉤，其工資與年經(jīng)營利潤成正比。
年薪=基薪＋提成薪水（經(jīng)營利潤×提成比例）
2. 提成薪水，在公司財(cái)務(wù)年度經(jīng)營報(bào)表經(jīng)審計(jì)后核算。
第八條 實(shí)行年薪制職員須支付抵押金，若經(jīng)營業(yè)績不良，則用抵押金充抵。
第九條 年薪制考核指標(biāo)還可與資產(chǎn)增值幅度、技術(shù)進(jìn)步、產(chǎn)品質(zhì)量、環(huán)保、安全等指標(biāo)掛鉤，進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)。
第十條 年薪制須由董事會(huì)專門作出實(shí)施細(xì)則。
第四章 正式員工工資制
第十一條 適用范圍。
公司簽訂正式勞動(dòng)合同的所有員工。
第十二條 工資模式。采用結(jié)構(gòu)工資制。
員工工資=基礎(chǔ)工資＋崗位工資＋工齡工資＋獎(jiǎng)金＋津貼
1. 基礎(chǔ)工資。
參照當(dāng)?shù)芈毠て骄钏?、最低生活?biāo)準(zhǔn)、生活費(fèi)用價(jià)格指數(shù)和各類政策性補(bǔ)貼確定，在工資總額中占 ％（如40％～50％）。
2. 崗位工資。
（1） 根據(jù)職務(wù)高低、崗位責(zé)任繁簡輕重、工作條件確定；
3. 工齡工資。
（1） 按員工為企業(yè)服務(wù)年限長短確定，鼓勵(lì)員工長期、穩(wěn)定地為企業(yè)工作；
（2） 年功工資根據(jù)工齡長短，分段制定標(biāo)準(zhǔn)，區(qū)分社會(huì)工齡、公司工齡；
（3） 年功工資標(biāo)準(zhǔn)見正式員工工資標(biāo)準(zhǔn)表。
4. 獎(jiǎng)金（效益工資）。
（1） 根據(jù)各部門工作任務(wù)、經(jīng)營指標(biāo)、員工職責(zé)履行狀況、工作績效考核結(jié)果確立；
（2） 績效考評(píng)由人事部統(tǒng)一進(jìn)行，與經(jīng)營利潤、銷售額、特殊業(yè)績、貢獻(xiàn)相聯(lián)系；
（3） 獎(jiǎng)金在工資總額中占 ％（如30％）左右，也可上不封頂；
（4） 獎(jiǎng)金考核標(biāo)準(zhǔn)見正式員工工資標(biāo)準(zhǔn)表；
（5） 獎(jiǎng)金通過隱密形式發(fā)放。
5. 津貼。
（1） 包括有交通津貼、伙食津貼、工種津貼、住房津貼、夜班津貼、加班補(bǔ)貼等；
（2） 各類津貼見公司補(bǔ)貼津貼標(biāo)準(zhǔn)。
第十三條 關(guān)于崗位工資。
1. 崗位工資標(biāo)準(zhǔn)的確立、變更。
（1） 公司崗位工資標(biāo)準(zhǔn)經(jīng)董事會(huì)批準(zhǔn)；
（2） 根據(jù)公司經(jīng)營狀況變化，可以變更崗位工資標(biāo)準(zhǔn)。
2. 員工崗位工資核定。
員工根據(jù)聘用的崗位和級(jí)別，核定崗位工資等級(jí)，初步確定崗位在同類崗位的下限一級(jí)，經(jīng)1年考核，再調(diào)整等級(jí)；
3. 員工崗位工資變更。
根據(jù)變崗變薪原則，晉升增薪，降級(jí)減薪。工資變更從崗位變動(dòng)的后1個(gè)月起調(diào)整。
第十四條 關(guān)于獎(jiǎng)金。
1. 獎(jiǎng)金的核定程序。
（1） 由財(cái)務(wù)部向人事部提供各部門、子公司、分公司完成利潤的經(jīng)濟(jì)指標(biāo)數(shù)據(jù)；
（2） 由行政部向人事部提供各部門員工的出勤和崗位職責(zé)履行情況記錄；
（3） 人事部依據(jù)匯總資料，測算考核出各部門員工定量或定性的工作績效，確定每個(gè)員工效益工資的計(jì)算數(shù)額；
（4） 考核結(jié)果和獎(jiǎng)金計(jì)劃經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，發(fā)放獎(jiǎng)金。
2. 獎(jiǎng)金的發(fā)放，與崗位工資一同或分開發(fā)放。
第十五條 關(guān)于工齡工資。
1. 員工1年內(nèi)實(shí)際出勤不滿半年的，不計(jì)當(dāng)年工齡，不計(jì)發(fā)當(dāng)年工齡工資；
2. 試用期不計(jì)工齡工資，工齡計(jì)算從試用期起算。
第十六條 其他注意事項(xiàng)。
1. 各類假期依據(jù)公司請(qǐng)假管理辦法，決定工資的扣除；
2. 各類培訓(xùn)教育依據(jù)公司培訓(xùn)教育管理辦法，決定工資的扣除；
3. 員工加班、值班費(fèi)用，按月統(tǒng)計(jì)，計(jì)入工資總額；
4. 各類補(bǔ)貼、津貼依據(jù)公司各類補(bǔ)貼管理辦法，計(jì)入工資總額；
6. 在工作中表現(xiàn)杰出、成績卓著的特殊貢獻(xiàn)者，因故能晉升職務(wù)的，可提高其工資待遇，晉升崗位工資等級(jí)。
第五章 非正式員工工資制
第十七條 適用范圍： 訂立非正式員工勞動(dòng)合同的臨時(shí)工、離退休返聘人員。
第十八條 工資模式： 簡單等級(jí)工資制。見非正式員工工資標(biāo)準(zhǔn)表。
第十九條 人事部需會(huì)同行政部、財(cái)務(wù)部對(duì)非正式員工的工作業(yè)績、經(jīng)營成果、出勤、各種假期、加班值班情況匯總，確定在其標(biāo)準(zhǔn)工資基礎(chǔ)上的實(shí)發(fā)工資總額。
第二十條 非合同工享有的各種補(bǔ)貼、津貼一并在月工資中支付。
第六章 退休工資制
第二十一條 公司員工在退休后根據(jù)公司退休退職管理辦法發(fā)放員工退休工資。
第二十二條 公司考慮物體上漲因素，定期或不定期調(diào)整物價(jià)補(bǔ)助金。
第七章 附 則
第二十三條 公司每月支薪日為 日。
第二十四條 公司派駐下屬企業(yè)人員工資由本公司支付。
第二十五條 公司短期借調(diào)人員工資由借用單位支付。
第二十六條 公司實(shí)行每年13個(gè)月工資制，即年底發(fā)雙月薪。
第二十七條 以上工資均為含稅工資，根據(jù)國家稅法，由公司統(tǒng)一按個(gè)人所得稅標(biāo)準(zhǔn)代扣代繳個(gè)人所得稅。
第二十八條 本方案經(jīng)董事會(huì)批準(zhǔn)實(shí)行，解釋權(quán)在董事會(huì)。
第9篇 物業(yè)管理公司公文管理制度7
物業(yè)管理公司公文管理制度(七)
第一條 總則
1.山東**物業(yè)管理有限公司公文是公司同國家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織、其他企事業(yè)單位之間以及公司內(nèi)各部門之間,建立正式信息溝通渠道的主要文字工具。為使公文管理制度化、規(guī)范化,特制訂本制度。
2.公文處理必須做到準(zhǔn)確、及時(shí)、安全。
3.各類文稿均應(yīng)符合公文規(guī)范,做到公文種類正確,標(biāo)題完整,格式規(guī)范,內(nèi)容簡明,措辭妥當(dāng),發(fā)送單位清楚,附件齊備。
4.一般不能越級(jí)行文,呈報(bào)的公文應(yīng)一文一事,正式行文及簽署合同的應(yīng)使用公司或項(xiàng)目名稱全稱。
第二條 公文分類
1.行文分類要求
1)按收文和發(fā)文對(duì)象,分為對(duì)外行文和內(nèi)部行文;
2)按是否編號(hào),分為編號(hào)文和不編號(hào)文;
3)編號(hào)文按刊印方式,分為公司發(fā)文和內(nèi)部刊物;
4)按公文保密等級(jí),分為絕密、機(jī)密、秘密三種,其他為一般文件。
絕密:公司董事長簽發(fā)的相關(guān)文件;
機(jī)密:公司副總經(jīng)理簽發(fā)的相關(guān)文件;
秘密:在公司一定范圍內(nèi)執(zhí)行、下發(fā)的其他文件;
2.介紹信
1)公司辦公室是公司(項(xiàng)目)介紹信的管理者。介紹信由專人管理。凡需要出具者,須經(jīng)部門經(jīng)理以上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn);
2)開具的介紹信要有編號(hào)并加蓋騎縫章;
3)不允許開具空白介紹信;如確有必要,須征得公司領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)人同意;
4)介紹信存根應(yīng)妥善保管、歸檔;
5)因情況變化,介紹信領(lǐng)用人沒有使用介紹信,應(yīng)即退還;
6)如若發(fā)現(xiàn)介紹信丟失,領(lǐng)用人應(yīng)立即向部門經(jīng)理或辦公室報(bào)告,及時(shí)采取相應(yīng)措施;
3.內(nèi)部出版物
內(nèi)部固定出版物是以公司或下屬部門和公司的名義編發(fā)、采用自定刊頭和單獨(dú)編號(hào)。(如:'山東**物業(yè)管理有限公司內(nèi)刊'、'客戶通訊')
4.不編號(hào)文的范圍
1)有關(guān)公司內(nèi)部日常事務(wù)的文書:如例行會(huì)議和活動(dòng)的一般性通知;
2)由個(gè)人署名(注明所任公司職務(wù))或以公司及下屬部門和公司的名義向個(gè)人發(fā)出的非正式函件;
3)非正式對(duì)外發(fā)出的下列文書材料:為有關(guān)部門和機(jī)構(gòu)及其負(fù)責(zé)人代擬的文稿;學(xué)術(shù)性、知識(shí)性資料;其他非正式材料;
4)內(nèi)部管理規(guī)章制度、工作總結(jié)和業(yè)務(wù)規(guī)劃等;
5)備忘錄和其他不需要編號(hào)的對(duì)外行文和內(nèi)部行文。
第三條 收(發(fā))文
1.實(shí)行收、發(fā)文登記管理制度。需要分別記入'收、發(fā)文登記簿'的公文包括:
1)收文類:限時(shí)專送件、掛號(hào)信、特快專遞、匯款單、屬公文類的文件和傳真等;
2)發(fā)文類:公司下發(fā)的文件,寄出的商務(wù)信函、以公司名義下發(fā)或?qū)ν獍l(fā)出的商務(wù)傳真以及需由辦公室轉(zhuǎn)發(fā)到各部門、各項(xiàng)目的傳真;
2.公文傳真的收、發(fā)(除各部門可自行發(fā)送的傳真)均由前臺(tái)負(fù)責(zé);
3.除急件外,前臺(tái)每日下午3:00前將各部門提交的需發(fā)送的信件匯總發(fā)出;
第四條 公文格式
1.凡以山東**物業(yè)管理有限公司的名義對(duì)外、對(duì)內(nèi)發(fā)出的正式公文,一律采用公司統(tǒng)一印制的公文紙;
2.公司內(nèi)部行文采用統(tǒng)一印制的'內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單';
3.各部門對(duì)總經(jīng)理呈送的報(bào)告,采用統(tǒng)一印制的'呈報(bào)批示單';
4.公文一般由標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、密級(jí)、緊急程度、主送(報(bào))單位、正文、附件、印章、發(fā)文時(shí)間、抄送(報(bào))單位等部分組成。如有附件,應(yīng)在正文之后注明附件名稱和順序;
5.公文紙一般用a4型,左側(cè)裝訂;
6.字體字號(hào)選用:
公文版頭為小初號(hào)加黑宋體字;
公文大標(biāo)題選用二號(hào)(小二號(hào))宋體字;小標(biāo)題選用三號(hào)宋體字;
公文正文、抄送、抄報(bào)、印發(fā)說明、附件說明等均采用四號(hào)宋體字;
密級(jí)采用三號(hào)黑體字。
第五條 公文辦理
1.草擬公文
1)首頁要使用公司統(tǒng)一的公文格式;
2)人名、地名、數(shù)字、引文要準(zhǔn)確。時(shí)間應(yīng)寫具體的年月,年份要寫全,統(tǒng)一用漢字書寫,如二零零四年五月八日;
3)公文中的數(shù)字,除發(fā)文字號(hào)、統(tǒng)計(jì)表、計(jì)劃表、序號(hào)、百分比、專用術(shù)語和其他必須用阿拉伯?dāng)?shù)碼者外,一般用漢字書寫。在同一公文中,數(shù)字的使用要保持前后一致。
2.會(huì)簽
1)會(huì)簽是指對(duì)草擬的公司重要文件,由公司各級(jí)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審閱,在文件會(huì)簽單提出意見,反饋文件起草部門進(jìn)行修改后下發(fā);
2)凡以公司名義向公司內(nèi)各部門發(fā)出的規(guī)章制度、決定、決議等,在正式下發(fā)前必須先經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽;
3)凡對(duì)外發(fā)出的正式函件,如內(nèi)容涉及具體專業(yè)事務(wù)時(shí),應(yīng)由涉及的專業(yè)部門負(fù)責(zé)人會(huì)簽;
3.行文字號(hào)
1)5.3.1公司:魯**字[200*]第***號(hào)
2)5.3.2直屬部門:魯***字[200*]第***號(hào)
*為直屬部門代字,具體如下:
辦公室----辦、管理處----管、市場部---市、財(cái)務(wù)部-----財(cái)、經(jīng)營管理部---經(jīng)、保安部--保、環(huán)境服務(wù)部--環(huán)
簽發(fā)公文必須經(jīng)過發(fā)文單位負(fù)責(zé)人簽發(fā)。以各部門名義行文的公文,由各部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)。以公司名義發(fā)出的正式文件,必須經(jīng)過總經(jīng)理或其授權(quán)人簽發(fā)。
4.執(zhí)行
1)辦公室負(fù)責(zé)將以公司名義發(fā)出的公文復(fù)印一份送執(zhí)行單位辦理,公文正本歸檔存查(特殊情況下可留存復(fù)印件);
2)繕印的一切公文須有簽署,符合格式,字跡清楚,整潔美觀,校對(duì)無誤,份數(shù)準(zhǔn)確;
3)對(duì)于不符合要求的公文,監(jiān)印人可不予蓋章;
4)封發(fā)公文時(shí)要對(duì)公文進(jìn)行檢查,防止差錯(cuò)。急、密件要在信封上加注急、密字樣。限時(shí)送到的公文和親啟公文要注明要求;
5)公司發(fā)出的規(guī)章制度、決議、決定、通知、會(huì)議紀(jì)要等文件,收文部門必須在'文件簽收單'上簽字,并交公司辦公室存檔備查。
第六條 公文歸檔
1.任何以公司、項(xiàng)目名義簽發(fā)的公文正本均需交辦公室歸檔存查;
2.若辦文部門必須使用正本時(shí),可暫時(shí)借出,使用后歸還,若正本必須借出且無法取回,可存檔復(fù)印件;
3.存檔文件按照檔案管理規(guī)定執(zhí)行,保存期滿列表報(bào)準(zhǔn)監(jiān)銷;
4.除辦公室留存檔案原件外,各部門的發(fā)文由部門指定專人負(fù)責(zé)歸檔、保管復(fù)印件。個(gè)人不得保存應(yīng)存檔的公文。
第七條 責(zé)任
1.簽發(fā)人對(duì)公文主題和內(nèi)容承擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。會(huì)簽人對(duì)公文專業(yè)內(nèi)容承擔(dān)專業(yè)技術(shù)責(zé)任;
2.辦文部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)所經(jīng)辦的公文內(nèi)容認(rèn)真審查、核對(duì),應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的管理責(zé)任和連帶責(zé)任;
3.擬稿人應(yīng)全面領(lǐng)會(huì)辦文要求,并具備準(zhǔn)確表達(dá)這一要求的專業(yè)知識(shí)和寫作能力,對(duì)公文內(nèi)容承擔(dān)直接責(zé)任;
4.校對(duì)人以原稿為根據(jù),應(yīng)做到校對(duì)字跡清晰,每次校對(duì)的錯(cuò)漏率應(yīng)小于1‰,對(duì)發(fā)文中出現(xiàn)的校對(duì)錯(cuò)誤承擔(dān)直接責(zé)任。
第八條 附則
第10篇 某某集團(tuán)公司公文管理制度
某集團(tuán)公司公文管理制度
第一條發(fā)文
1、公司各部門擬發(fā)稿(文)件,均須填制'文件簽發(fā)單',報(bào)總經(jīng)理簽發(fā)。
2、人事行政部需定專人對(duì)每份文件作好文號(hào)編制,及時(shí)準(zhǔn)確按要求發(fā)送至相關(guān)單位、部門,并認(rèn)真作好文件簽收工作。
3、外送文件,經(jīng)辦人須用公司標(biāo)準(zhǔn)信封封存,并送(郵)至相關(guān)單位或上級(jí)部門,力求準(zhǔn)確、無誤。
第二條打印
1、公司公文的打印工作由人事行政部負(fù)責(zé)。
2、公司各級(jí)部門所需打印的公文或其它文字資料,均由部門專人(文員)負(fù)責(zé)。
3、各類公文及資料的校稿由提供公文或資料的部門(人員)負(fù)責(zé)。
4、公司各類公文、文件、通知,人事行政部須分類存檔一份。
第三條收文
1、凡外來文件或參會(huì)人員帶回的會(huì)議文件,任何部門或個(gè)人收到后均應(yīng)及時(shí)交至人事行政部,不得無故截留文件。
2、人事行政部收文后應(yīng)及時(shí)作好收文登記工作,并根據(jù)文件精神或要求,認(rèn)真填寫公文處理傳閱單,經(jīng)人事行政部主管閱后及時(shí)由專人將文件送至相關(guān)部門負(fù)責(zé)人處予以辦理。
第四條傳閱
1、人事行政部須及時(shí)準(zhǔn)確地將傳閱文件按文件處理要求送相關(guān)部門負(fù)責(zé)人處。
2、人事行政部在規(guī)定時(shí)間內(nèi)應(yīng)及時(shí)收回傳閱文件,不得有漏、損、銷情況發(fā)生。
3、文件閱示人須認(rèn)真閱文,并根據(jù)文件精神及公司要求布置好本部門或相關(guān)人員執(zhí)行文件所要求事項(xiàng),并在文件傳閱單上簽閱意見。
4、人事行政部根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批閱意見及文件精神,對(duì)執(zhí)行未果的部門應(yīng)督辦,直至將公司領(lǐng)導(dǎo)意見及指示落到實(shí)處,并將執(zhí)行情況報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。
第三條附則
本制度由人事行政部制定并歸口管理予以解答。
公文處理/傳閱單
文件名稱來文單位收文日期
領(lǐng)導(dǎo)批示意見:
簽字:
年月日
處理/傳閱人意見及簽名:
備注:
公文處理/傳閱單
文件名稱來文單位收文日期
領(lǐng)導(dǎo)批示意見:
簽字:
年月日
處理/傳閱人意見及簽名:
備注:
收 文 記 錄
序號(hào)文件名稱文號(hào)收文日期收文人
第11篇 物業(yè)公司辦公文件處理管理制度
物業(yè)公司辦公管理制度:文件處理管理制度
第一節(jié)文件收發(fā)
一、公司文件由行政人事部負(fù)責(zé)起草和總經(jīng)理審核簽發(fā);須部門起草簽發(fā)的文件由部門負(fù)責(zé)人審核簽發(fā)。
二、文件簽發(fā)后,送辦公或部門文秘工作人員統(tǒng)一安排打字,打印后送回起草部門校對(duì),校對(duì)無誤方能復(fù)印、蓋章。
三、文件和原稿,由辦公歸檔,保存?zhèn)洳椤?/p>
四、屬于秘密的文件,核稿人應(yīng)該注明'秘密'字樣,并確定報(bào)送范圍。秘密文件按保密規(guī)定,由專人印制、報(bào)送。
五、文件統(tǒng)一由辦公負(fù)責(zé)發(fā)送。送件人應(yīng)將文件內(nèi)容、報(bào)送日期、部門、接件人等事項(xiàng)登記清楚,并向文件簽發(fā)人報(bào)告報(bào)送結(jié)果。秘密文件和由專人按核定的范圍報(bào)送。
六、外來的文件由辦公專人負(fù)責(zé)簽收,并分類登記。由辦公主管提出處理意見后,簽收人應(yīng)于接件當(dāng)日即按文件的要求報(bào)送給有關(guān)部門,不得積壓遲誤,屬急件的,應(yīng)在接件后即時(shí)報(bào)送。
七、傳閱文件由辦公專人負(fù)責(zé)收回,對(duì)領(lǐng)導(dǎo)指示的文件,辦公應(yīng)及時(shí)組織傳達(dá)和落實(shí)。
八、報(bào)刊雜志征訂和郵件收發(fā)由辦公統(tǒng)一辦理。
九、財(cái)務(wù)文書由財(cái)務(wù)管理人員按照財(cái)務(wù)管理制度統(tǒng)一辦理
第二節(jié)文書打印
一、服務(wù)中心的文件,有打印必要時(shí)方予打印。內(nèi)部遞傳的簡單請(qǐng)示報(bào)告或其他不需打印的文件,一般不予打印。
二、公司發(fā)文,需由起草人定稿抄正,經(jīng)有批準(zhǔn)發(fā)文權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方準(zhǔn)打印。一般文件的打印、復(fù)印、傳真,須經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后才予辦理;部門負(fù)責(zé)人不在時(shí),可經(jīng)行政人事部主管同意后辦理。
三、私人資料,不得在公司打印、復(fù)印或用公司傳真機(jī)遞送,以免影響公司的正常工作。
四、文印工作人員應(yīng)認(rèn)真做好本職工作,按時(shí)完成任務(wù),保證文字和格式不出錯(cuò)誤。對(duì)收到的文件資料,應(yīng)及時(shí)給有關(guān)部門、人員送發(fā),或及時(shí)通知有關(guān)人員到文印室來拿取回,不得延誤。
五、文印室人員應(yīng)樹立嚴(yán)格的保密觀念,不得隨意將打印、復(fù)印或傳真資料中有關(guān)商業(yè)秘密或公司管理中須保密的事項(xiàng)透露給他人,不得截留任何文件。
六、文印室對(duì)送來打印、復(fù)印、傳真的文件資料,應(yīng)做好登記,并在月終作統(tǒng)計(jì)核算。屬業(yè)務(wù)部門的,由各部門承擔(dān)費(fèi)用;屬行政、管理部門的,統(tǒng)一歸列辦公開支。
七、要節(jié)約使用打印紙張、墨盒,盡可能雙面打印、初稿可以縮小文字和格式,要維護(hù)好打印設(shè)施設(shè)備,保證使用效率。
第三節(jié)文件書寫
一、行文類別
(一)請(qǐng)示:請(qǐng)上級(jí)指示和批準(zhǔn),用'請(qǐng)示'。
(二)報(bào)告:向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作,反映情況,用'報(bào)告'。
公司管理制度體系文件文件編號(hào):qms-wy-0203
文件名稱:日常辦公管理制度版本號(hào):第1版修改次數(shù):0
章節(jié)內(nèi)容:公文處理管理制度第2頁共2頁
(三)指示:對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)布置工作,闡明工作活動(dòng)的指導(dǎo)原則,用'指示'。
(四)布告、公告、通告:對(duì)公眾公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng),用'布告';向國內(nèi)外宣布重大事件,'用公告';在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事件,用'通告'。
(五)批復(fù):答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng),用'批復(fù)'。
(六)通知:傳達(dá)上級(jí)的指示,要求下級(jí)辦理或者需要知道的事項(xiàng),批轉(zhuǎn)下級(jí)的公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)、同級(jí)和不相隸屬單位的公文,用'通知'。
(七)通報(bào):表揚(yáng)好人好事,批評(píng)錯(cuò)誤,傳達(dá)重要情況以及需要所屬各單位知道的事項(xiàng),用'通報(bào)'。
(八)決定、決議:對(duì)某些問題或者重大行動(dòng)作出安排,用'決定';經(jīng)過會(huì)議討論通過,要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng),用'決議'。
(九)函:平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作,向有關(guān)主管部門請(qǐng)示批準(zhǔn)等詢問和答復(fù)問題,用'函'。
(十)會(huì)議紀(jì)要:傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神,要求有關(guān)單位共同遵守執(zhí)行的,用'會(huì)議紀(jì)要'。
(十一)合同:適用于各種合作關(guān)系,合作事項(xiàng)的訂立。
(十二)其他:
1、司法文書:依據(jù)司法部門規(guī)定程序?qū)嵤?/p>
2、宣傳海報(bào)、溫馨提示、簡報(bào):主要用于小區(qū)宣傳。
3、簽呈:下級(jí)對(duì)上級(jí)有所請(qǐng)示或報(bào)告時(shí)使用。
4、工作記錄表格:在管理服務(wù)工作中使用。
二、書寫格式
(一)紙張:一般a4型紙,其成品幅面尺寸為21 cm×29.7 cm。
(二)邊距:上下:2.54 cm,左右3.17 cm
(三)圖文顏色:未作特殊說明公文中圖文顏色均為黑色。
(四)排版規(guī)格:標(biāo)題文用4黑體加粗,正文依次宋體、仿宋等小4號(hào),副標(biāo)題加粗,一般每面排38每行32個(gè)字。
(五)裝訂要求:左側(cè)裝訂,不掉頁。
(六)主要標(biāo)題順序號(hào):依次為一、,(一),1、,(1)。
(七)份數(shù)序號(hào):在版面葉頁腳頁碼,多份多頁應(yīng)注明份數(shù)和總頁數(shù)和順序編號(hào)。
(八)附件 :有附件的應(yīng)標(biāo)注清楚
(九)落款成文時(shí)間:以全稱落款,日期用漢字將年、月、日標(biāo)全;'零'寫為'o',相互對(duì)稱;加蓋紅色印章居中下壓成文時(shí)間,如果落款頁沒有正文,應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決,。
(十)正式的紅頭文件應(yīng)按照公文處理辦法書寫。
(十一)財(cái)務(wù)文書書寫按照財(cái)務(wù)管理制度和規(guī)范執(zhí)行。
三、內(nèi)容要求:
(一)符合國家法律法規(guī)以及地方政策,按照公司各項(xiàng)管理制度。
(二)內(nèi)部行文要求規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn),宣傳語言應(yīng)當(dāng)生動(dòng)活潑。
(三)內(nèi)容應(yīng)當(dāng)符合主題思想要求,使用通俗語言,簡明平實(shí),準(zhǔn)確反映信息。
第12篇 某某廣電物業(yè)公司公文處理制度格式怎樣的
綜合辦公室制度匯編某廣電物業(yè)公司公文處理制度為了確保物業(yè)有限公司(以下稱公司)公文處理規(guī)范、辦事程序嚴(yán)格,特制定本制度。
一、上級(jí)部門下發(fā)的各類公文,公司領(lǐng)導(dǎo)參加區(qū)內(nèi)外各種會(huì)議的會(huì)議材料,由綜合辦公室統(tǒng)一處理;
其他部門收到的公文應(yīng)及時(shí)交綜合辦公室,不得自行傳遞。
二、綜合辦公室對(duì)接收的各類公文認(rèn)真履行登記手續(xù),送綜合辦公室主任提出擬辦意見呈公司領(lǐng)導(dǎo)批示,并將領(lǐng)導(dǎo)批示及時(shí)轉(zhuǎn)相關(guān)部門辦理。
密級(jí)文件、資料要嚴(yán)格執(zhí)行傳閱范圍,妥善加以保管,防止失密泄密。
三、承辦部門收到交辦的公文后,應(yīng)按照公司領(lǐng)導(dǎo)批示和辦結(jié)時(shí)限及時(shí)辦理,不得延誤、推諉。
綜合辦公室認(rèn)真做好公文督辦工作,緊急公文跟蹤督辦,重要公文重點(diǎn)督辦,一般公文定期督辦,切實(shí)提高工作效率和質(zhì)量。
四、各部門傳閱公文由綜合辦公室統(tǒng)一傳遞,每個(gè)部門傳閱時(shí)間不得超過2天,閱后及時(shí)交綜合辦公室送其他閱文單位傳閱。
五、以公司名義制發(fā)的公文,在送公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前須送綜合辦公室對(duì)行文規(guī)則、公文格式、文種使用、印發(fā)范圍等進(jìn)行審核,未經(jīng)綜合辦公室審核的文稿不得直接呈送公司領(lǐng)導(dǎo)簽
六、凡報(bào)送總臺(tái)、集團(tuán)公司的請(qǐng)示、報(bào)告,經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核后由公司總經(jīng)理簽發(fā);
以公司名義下發(fā)的政策性強(qiáng)、涉及面廣的工作部署文件,經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核后由總經(jīng)理簽發(fā);
一般的下發(fā)文件由公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。
七、公司報(bào)送集團(tuán)公司的材料,一律交由綜合辦公室統(tǒng)一報(bào)送。
八、借閱公文須向綜合辦公室辦理借閱登記手續(xù),妥善保管,用后及時(shí)歸還。
九、綜合辦公室做好公文的清退、立卷、歸檔工作,每日查對(duì),每月清點(diǎn),年終清查,發(fā)現(xiàn)缺少及時(shí)查找追回。
不具備歸檔和存查價(jià)值的公文,經(jīng)綜合辦公室主任批準(zhǔn)后可以銷毀,銷毀秘密公文應(yīng)進(jìn)行登記并到指定場所由二人以上監(jiān)銷。
