第1篇 資料、檔案管理制度
一、為加強本公司資料、檔案工作，特制定本制度。
二、公司辦公室統(tǒng)一負責管理公司的資料、檔案工作。
三、公司各部門應指定專(兼)職人員負責管理，收集本部門的文件、資料，并保持相對穩(wěn)定，專(兼)職人員工作變動或因故離職時應將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。
四、資料歸檔范圍
1、上級部門發(fā)來的與本公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料。
2、本公司正式發(fā)文及與有關部門來往的文書。
3、本公司的請示與上級部門的批復。
4、反映本公司主要活動的各種計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報、報道。
5、本公司與外單位簽訂的各種合同，協(xié)議等文件資料。
6、本公司所完成的工程任務的招投標文件、中標通知書、合同書、責任狀、工程設計、工程量清單、變更請示及批復、質檢驗收及竣工報告、驗收鑒定書等，以及工程有關剪報、照片、錄音、錄像等。
7、本公司所購機械設備、財產(chǎn)清單、說明書、履歷等。
8、本公司關于管理者任免文件及員工獎勵處分材料。
9、本公司員工勞務合同、考勤管理、工資、福利等方面的材料。
10、本公司股東會、董事會有關決議及會議紀要、會議記錄。
五、各部門都要建立健全平時歸卷制度，對處理完畢或批復的文件材料，統(tǒng)一交由專 (兼)職經(jīng)辦人員集中保管。
六、各部門除應平時及時將文件、資料交公司辦公室外，最遲于每年三月底前將上年的所有文件、資料、移交公司辦公室。
七、公司辦公室與各部門的文件、資料、移送、接交應辦理有關手續(xù)，明確責任。
八、公司檔案室應按有關統(tǒng)一立卷歸檔規(guī)范要求，按年、部門、內(nèi)容分類進行整理歸檔，保持文件、材料的齊全完整和隨時可查性。
九、公司檔案室的文件、材料要注意安全和保密，未經(jīng)公司董事長領導批準，不準翻看、抄錄、復印、帶走，確因工作需要，經(jīng)過批準的要有詳細登記，并辦理有關手續(xù)。
十、多余重復過時和無保存價值的文件、材料，檔案室要定期(按年)清理
造冊，并經(jīng)總經(jīng)理審核批準后，在公司經(jīng)營部最少二人的監(jiān)督下進行銷毀。
第2篇 物業(yè)顧問咨詢資料、檔案管理制度
物業(yè)項目顧問咨詢資料、檔案管理制度
為使公司顧問管理工作有效進行,加強公司顧問資料和檔案的管理,確保公司顧問資料、檔案的保密性,現(xiàn)制定以下管理制度:
一、顧問咨詢資料分為共用資料與項目資料兩大類。共用資料包括:專業(yè)書籍、法規(guī)、技術規(guī)范、標準、圖集大樣、設備樣本圖冊、園林圖集、建筑風格圖集、戶型圖集、氣象資料、新技術新成果、公司規(guī)章制度、iso9001、iso14001體系文件等。項目資料為每個項目咨詢服務活動中產(chǎn)生的全部資料的集合。如該項目來往文件、公函、提供的資料樣本、項目咨詢規(guī)劃、物業(yè)管理策劃與設計、顧問建議書、咨詢實施細則、物業(yè)管理過程實施方案、項目圖紙、照片等。
二、共用資料宜做成數(shù)據(jù)庫,以方便查找。項目資料應按項目分類歸檔,需用電子文檔和書面文檔兩種方式進行保存,由專人進行管理。
三、項目資料的電子文檔需建立專門的子目錄進行管理,目錄按歷史項目、在管項目、前期項目三類劃分,每個項目內(nèi)文件按性質進行分類存檔。
四、書面顧問資料的借閱,需在顧問咨詢部辦理借閱手續(xù)。重要、保密資料需經(jīng)過公司領導批準后方可借閱。
五、對顧問咨詢資料電子文檔或數(shù)據(jù)庫由咨詢部主管設置相應權限,使用人員在得到咨詢部主管同意后方可進入該文件。
六、同一項目的資料,由發(fā)件人在使用完畢后將其歸納入相應的目錄。
七、顧問項目結束,該項目所有顧問資料轉移至歷史資料目錄統(tǒng)一進行管理。
八、對發(fā)展商發(fā)給公司的各種傳真件,接收人員需將其復印后按項目存檔,特別是對于發(fā)展商對公司所給文件的簽收回執(zhí),更應注意保存其原始記錄。
九、未得到公司同意,任何人員不得將公司顧問資料進行拷貝和復印。
第3篇 綠景物業(yè)項目工程技術資料檔案管理制度
物業(yè)項目工程技術資料檔案管理制度
一.各類技術資料必須裝訂成冊,由工程部內(nèi)勤保管并編制詳細目錄。
二.資料室要有兩套完整的竣工驗收后的圖紙和設備技術資料,其中一套存檔作備用,另一套分發(fā)給工程部各主管工程師作管理之用。
三.檔案室的備用圖紙,如設備的規(guī)范、標準等,如要借用,必須填寫資料借用單,經(jīng)工程部經(jīng)理批準后方可借閱,但必須限期歸還。
四.工程部重要設備的運行記錄,每月必須裝訂成冊,歸檔保存。如有破損應責成班組重新抄寫,保存期三年,記錄時須使用籃、黑墨水鋼筆或簽字筆,不得使用圓珠筆或鉛筆。
五.工程部班組值班記錄,須每月歸檔保存,保存期三年,記錄時須使用籃、黑墨水鋼筆或簽字筆,不得使用圓珠筆或鉛筆。
六.《報修工作單》每月裝訂成冊,歸檔保存,保存三年。
七.每一臺設備都必須建立設備臺賬卡,詳細記錄設備的生產(chǎn)廠家,各種性能、技術參數(shù)、安裝位置、調(diào)試驗收記錄,每次維修維護記錄,每次設備事故記錄等,臺帳記錄時須使用籃、黑墨水鋼筆或簽字筆,不得使用圓珠筆或鉛筆。
八.設備及系統(tǒng)技改圖紙、二次裝修圖紙資料等均需裝訂成冊,編制目錄。
第4篇 設備技術資料、檔案管理制度
一、 設備技術資料、技術檔案是管好、用好、修好設備的依據(jù)，也是反映企業(yè)設備技術狀況和設備經(jīng)濟效益的體現(xiàn)。設備技術資料、檔案材料的收集、整理，要加強這方面的管理工作。
二、 設備部在辦完設備驗收手續(xù)移交使用時，必須按照規(guī)定逐臺統(tǒng)一編號，建立設備卡片和臺帳；建立設備檔案，要做到隨機附件和技術資料齊全；進口設備的技術資料應及時全套翻譯入檔；每年進行復查核實，做到帳帳相符，帳、物、卡相符。
三、 設備技術檔案、設備管理記錄包括：
設備的技術檔案：
1、主要設備的技術標準、質量標準和圖紙。
2、設備購置、更新改造、設備修理檔案、修理項目的論證報告，技術協(xié)議和合同。
3、設備使用說明書、維修手冊、配件目錄、出廠合格證、裝箱單等。
4、設備驗收記錄。
5、設備安裝、調(diào)試和試運行記錄。
6、設備調(diào)撥、售出記錄。
7、設備事故記錄、調(diào)查報告、處理結果。
設備的管理記錄：
1、設備的運轉（運行）記錄。
2、設備運轉（運行）檔案。
3、設備狀態(tài)監(jiān)測記錄。
4、設備管理檢查評比記錄。
5、設備管理活動記錄。
6、設備維修保養(yǎng)計劃及相關記錄。
7、非標機械加工計劃及相關記錄。
建立和及時維護設備管理信息系統(tǒng)，定期審查匯總設備報表并進行分析，做到及時發(fā)現(xiàn)問題。主要包括：
1、設備基礎數(shù)據(jù)庫。
2、設備運轉記錄數(shù)據(jù)庫。
3、設備維修記錄數(shù)據(jù)庫。
4、設備狀態(tài)監(jiān)測記錄數(shù)據(jù)庫。
5、設備潤滑檢測及換油數(shù)據(jù)庫。
定期上報設備管理報表。
1、主要設備經(jīng)濟技術指標季報和年報。
2、主要設備技術狀況年報。
3、十五項總體指標年報。
4、主要設備事故統(tǒng)計報表。
四、 要根據(jù)設備技術資料、檔案材料的管理要求做好以下幾項工作：
1、要有一名專職或兼職的設備資料員，負責設備技術基礎資料的收集整理工作。
2、設備部建立的設備運行檔案包括：
(1)動、靜設備臺帳和靜密封點臺帳
(2)主要設備要建立設備技術檔案和設備缺陷記錄
(3)鍋爐及壓力容器檔案：按國家勞動部頒發(fā)的壓力容器安全技術檢查規(guī)程建立。
(4)設備防腐檔案：包括防腐工作記錄和技術報告
(5)設備考核指標記錄：包括設備完好率綜合指標原始記錄
(6)檢修資料：包括檢修規(guī)程，重大檢修方案、設備檢修試驗與技術鑒定記錄、大檢修變更記錄、各種檢修計劃、檢修記錄和設備檢修驗收記錄等
(7)主要設備事故記錄
(8)設備潤滑、設備用水管理臺帳
3、設備資料員要經(jīng)常深入班組，檢查核實各項記錄，及時糾正資料錄取工作中存在的問題。
4、每月定期向公司生產(chǎn)運行部上報設備管理報表，具體為：
(1)設備修理費用臺帳
(2)設備運行統(tǒng)計報表
(3)設備故障統(tǒng)計臺帳
(4)設備備品備件庫存及使用臺帳
(5)設備潤滑記錄
五、公司生產(chǎn)中心每年12月初要組織全公司范圍內(nèi)的設備帳、物、卡符合大檢查，對存在問題的單位和有關責任人要進行處罰。
第5篇 某中學家長學校檔案資料管理制度
中學家長學校檔案資料管理制度
1、學校成立專門的檔案資料室,專人負責管理各類檔案。
2、凡家長學校所開展的所有活動,都必須有資料積累,并及時把資料歸并成冊,分類裝訂。
3、教師在家長學校活動中的教案、隨筆、個案分析等都分門別類裝訂成冊,交送資料統(tǒng)一保管。
4、家長會簽到單、學員名冊、優(yōu)秀學員名冊等按學期分類裝訂,送資料定保管。
5、資料室工作人員應盡心盡職,做到資料裝訂分門別類,存放整齊有序,不漏收、漏裝資料。
6、加強學校領導對資料室的管理,不間斷地進行檢查,及時提出完善意見。
第6篇 某項目安全生產(chǎn)資料檔案管理制度
項目安全生產(chǎn)資料(檔案)管理制度
1、建立安全生產(chǎn)資料檔案室,指定專人負責管理。
2、項目經(jīng)理部安排一或兩人(資料員、安全員)負責記錄、整理、收集安全生產(chǎn)資料,建立檔案。
3、項目經(jīng)理要經(jīng)常檢查了解指導資料整理建檔工作。
第7篇 物業(yè)管理處站檔案資料管理制度
項目物業(yè)管理處/站檔案資料管理制度
管理處/站檔案資料具有物業(yè)管理軟件和保證管理服務工作可追溯的雙重作用,搞好管理處/站文檔的管理是物業(yè)管理工作的重要內(nèi)容。因此,為規(guī)范管理處/站的文件、檔案管理,特制定本規(guī)定。
一、指定一兼職資料員負責公司文檔的全面管理,負責管理處/站所有文件(上級文件、通知、命令、公函、總結、報告等)和資料(技術資料、公司資料、員工檔案、政府法規(guī)、住戶檔案等)的分類、收集和保管。
二、資料管理人員須對來文發(fā)文進行登記,及時合理歸檔,歸檔時按資料分類方法進行分類,以便查閱,對于可進入電腦的資料及時輸入電腦。
三、接收文檔資料必須認真驗收,并辦理交接登記手續(xù)。
四、任何人員借閱相關文件資料,須登記日期、用途、經(jīng)手人及歸還日期。
五、屬公司機密文件,要妥善保管,不準散播其內(nèi)容,不準給未經(jīng)領導批準的人員翻閱,不準復印,不準帶離辦公室;員工個人檔案屬秘密材料,他人無權翻閱,文檔管理人員也不準將這些資料擅自給他人過目。
六、對于產(chǎn)權人及用戶的相關資料,對管理相關的人員可查閱,不得給其他無關人員。
七、經(jīng)常對檔案進行檢查、清理、核對,時間長的文件資料應分類裝訂成冊,以備查閱;已失去保存價值的檔案根據(jù)上級檔案部門規(guī)定檔案保管期限,經(jīng)相關領導批準后進行銷毀;對受損、變質檔案,及時修補和復制;做好資料的防火、防盜、防潮、防蟲等工作,以確保文檔完整。
第8篇 某實驗室資料檔案管理制度
1與生物安全相關的各類活動的記錄均應按照本制度執(zhí)行。
2生物安全實驗室的記錄、資料保存不得少于20年。
3生物安全實驗室記錄、資料應至少包括:生物安全手冊、生物安全管理制度、人員培訓考核記錄、生物安全檢查記錄、健康監(jiān)護檔案、事故報告、分析處理記錄、廢物處置記錄、實驗記錄、菌(毒)種和樣本收集、運輸、保存、領用、銷毀等記錄、生物危害評估記錄、生物安全柜現(xiàn)場檢測記錄、消毒、滅菌效果監(jiān)測記錄等。
4生物安全實驗室資料檔案原則上不外借。
5因工作需要復制檔案資料者需經(jīng)批準。
6超過保存期限的檔案資料、記錄,應通過生物安全委員會的討論、鑒定,批準是否實施銷毀,銷毀應至少兩人實施,做好銷毀記錄。
第9篇 樣品、資料、檔案管理制度
1、試驗室對材料樣品進行抽樣，負責對樣品進行登記、試驗和出具試驗報告等工作。
2、對于樣品要妥善保管，確保各種樣品取樣的正確性、完整性和具有代表性，對于易變質失效的材料樣品要及時組織試驗。
3、試驗過后要及時填寫試驗報告單，試驗報告準確真實，嚴格按照有關規(guī)范進行。試驗報告要有試驗者和復核者及技術負責人的簽字。
4、對試驗資料和檔案要有專人保管，對所有有效試驗資料都應先登記后存放。
5、試驗報告只出示給中心實驗室、建設管理處、質檢站等質量控制和試驗人員，對工程無關單位和個人，試驗室有權拒絕其查看報告的要求。
第10篇 設備檔案資料管理制度
1.目的作用
設備檔案資料是設備制造、使用、管理、維修的重要依據(jù)，為保證設備維修工作質量、使設備處于良好的技術狀態(tài)，提高使用、維修水平，充分發(fā)揮設備檔案資料為日常設備管、修、用服務的職能，特制定本制度。
2.管理職責
2.1 設備檔案資料對公司的資產(chǎn)管理起著至關重要的作用，對其管理的主要負責部門是公司設備動力科，主要應做好的工作是：資料來源的組織工作；歸集記錄工作；資料加工分析工作；歸檔審定工作以及資料使用過程的管理工作。
2.2 設備的檔案資料應統(tǒng)一存放于公司檔案室。除了設備動力科可保留部分常用設備資料（主要應為復制件），凡是需用資料的部門均應到檔案室借用。公司檔案室管理員應嚴格按公司制定的《檔案管理條例》，加強對設備檔案的管理包括資料借閱和審批手續(xù)等。
3.主題釋意與說明
3.1 有關設備資料是指從設備規(guī)劃、設計、制造（購置）、安裝、使用、維修改造、更新、直至報廢等全過程中形成并經(jīng)整理應當歸檔保存的圖紙、圖表、文字說明、計算資料、照片、錄像、錄音帶等科技文件資料，設備管理部門負責將全公司生產(chǎn)設備逐臺建立設備資料袋及設備資料的管理工作。
3.2 設備檔案資料應包括如下內(nèi)容：
3.2.1 制造廠的技術檢驗文件、合格證、技術說明書、裝箱單。
3.2.2 設備安裝驗收移交書。
3.2.3 設備附件及工具清單。
3.2.4 設備大、中修理施工記錄，竣工驗收單，修理檢測記錄。
3.2.5 精度校驗及檢驗記錄。
3.2.6 設備改裝、更新技術。
3.2.7 設備缺陷記錄及事故報告單（原因分析處理結果）。
3.2.8 設備技術狀況鑒定表。
3.2.9 安裝基礎圖及土建圖。
3.2.10 設備結構及易損件、主要配件圖紙。
3.2.11 設備操作規(guī)程（包括：崗位職責、主要技術條件、操作程序、維護保養(yǎng)項目等）。
3.2.12 設備檢修規(guī)程（包括：檢修周期、工期、項目、質量標準及驗收規(guī)范等）。
3.2.13 其他資料。
3.3 設備檔案資料管理的范圍包括公司內(nèi)機械、電氣、動力設備及土建設施的有關圖紙說明書、技術文件、設備制造圖、備件圖冊、設備檔案袋、設備改裝圖紙、修理工具圖冊及設備維修、使用原始等。
4.設備檔案資料的收集
4.1 設備管理部門負責圖紙資料的收集工作，將設計通用標準、檢驗標準、設備說明書以及各種型號的設備制造圖、裝配圖，重要易損零件圖配置完整。
4.2 新設備進公司，開箱應通知資料員及有關人員收集隨機帶來的圖紙資料，如果是進口設備需提請主管生產(chǎn)（設備）的領導組織翻譯工作。隨機說明書上的電器圖，在新設備安裝前必須復制，以指導安裝施工，原圖分級妥善保管。
4.3 設備檢修與維修期間，由設備管理部門組織車間技術人員及有關人員對設備的易損件、傳動件等進行測繪，經(jīng)校對后將測繪圖紙匯總成冊存檔管理。
4.4 隨機帶來的圖紙資料及外購圖紙和測繪圖紙由設備管理部門組織審核校對，發(fā)現(xiàn)圖紙與實物不符，必須做好記錄，并在圖紙上修改。設備管理部門組織將全公司設備常用圖紙如裝配圖、傳動系統(tǒng)圖、電器原理圖、潤滑系統(tǒng)圖等，進行描曬制后供生產(chǎn)車間維修使用，原圖未經(jīng)批準一律不外借或帶出資料室。
5.設備檔案資料的整理 所有進人資料室保管的藍圖，資料員必須經(jīng)過整理、清點編號、裝訂（指藍圖），登賬后上架妥善保管。
5.1 圖紙人資料室后必須按總圖、零件、標準件、外購件目錄、部件總圖、零件的圖號順序整理成套，并填寫圖紙目錄和清單，詳細記明實有張數(shù)，圖面必須符合國家制圖標準，有名稱、圖號，有設計、校對、審核人簽字。
5.2 底圖的保管
5.2.1 所有底圖按設備類別清點、編號、記賬以保證抽曬、歸還準確無誤。
5.2.2 底圖的修改應由設備管理部門有關負責人員簽名（蓋章）批準，注明修改日期。
5.2.3 底圖作廢、銷毀，應由資料員提出交設備管理部門組織技術員分別核實，確定無保存價值者，列出清單，經(jīng)設備管理部門負責人批準后方可銷毀。
5.3 動力傳導設備技術檔案資料的保管
5.3.1 動力傳導設備技術檔案資料是指蒸氣管系、壓縮空氣管系、，乙炔管系、氧氣管系、高低壓電力電纜、電力架空線路、電話電纜等的平面附設布置圖。
5.3.2 動力傳導設備檔案資料由設備管理部門組織有關技術人員按照各種電纜、管道的實際附設走向進行測繪，底圖交公司資料室作密級資料保管。
5.3.3 檔案資料必須保持與實物或實際情況相符，根據(jù)公司管線布置變動的情況，檔案資料必須作相應的變動，修改后歸檔。
6.設備檔案資料管理的具體要求
6.1 技術文件應力求齊全、完整、準確
6.2 檢驗（檢測）、檢修、驗收記錄等資料由設備動力科分管人員作分類整理后交資料員作集中統(tǒng)一管理。
6.3 所有圖紙要有統(tǒng)一的編號 6.4 圖紙上的各項技術要求標注齊全，圖紙清晰。
6.5 型號相同的設備，因制造廠和出廠年份不同，零件尺寸可能不同，應與實物核對，并在圖紙索引中加以注明。
6.6 設備經(jīng)改裝或改造后，圖紙應及時修改。
6.7 圖紙的修改應表示在底圖上，并在修改索引上注明。
6.8 凡原制造廠的圖紙，一律沿用原制造廠的編號。
6.9 訂制設備、年久設備和無制造廠設備圖紙的編號，按下列辦法進行，即第一節(jié)為設備型號，第二節(jié)為部件號，第三節(jié)為零件號，每節(jié)用短橫線連接。每個部件的零件號都從001開始，以便書寫整齊和查閱清楚。
6.10 嚴禁將圖冊中的圖紙拆下作為加工和外協(xié)等用。
7.圖紙資料的借閱管理規(guī)定
7.1 資料管理員認真按《圖紙資料借閱登記表》填寫名稱、圖號、張數(shù)、借閱時間、借閱期限等項。
7.2 借閱人在《圖紙資料借閱登記表》簽字欄簽字。
7.3 絕密文件資料借閱，資料管理員需報請設備管理部門負責人批準后方可借閱。
7.4 資料借閱時間規(guī)定為10天內(nèi)，借閱期滿，資料管理員應催收。需繼續(xù)借閱者，應辦順延手續(xù)，該歸還不歸還或遺失、損失者，由設備管理部按其損失作估價賠償。
7.5 非為我公司服務的外單位人員不得借閱公司的設備檔案資料。為我公司服務的人員，經(jīng)設備部允許，可在資料室查閱有關的檔案資料，但不得將檔案資料帶出資料室。外單位人員因工作需要，需將檔案資料帶出資料室，應經(jīng)公司領導批準。
7.6 原圖原件或無備件的技術檔案資料一律不得外借，只能在資料室查閱。
7.7 本單位人員調(diào)出我公司或辦理離、退休手續(xù)前，有借閱設備檔案資料未歸還者，須到資料室辦理歸還手續(xù)。否則，辦公室不得辦理調(diào)動或退休手續(xù)。
8.附件
第11篇 某大廈管理處人事資料檔案管理制度
大廈管理處人事資料檔案管理制度
第一條 凡新聘員工轉正后須在兩個月內(nèi)將人事檔案及社會保險關系轉入人事代理公司,并簽訂勞動合同。
第二條 所有員工應提交個人人事信息資料,包括求職應聘表、個人簡歷、個人身份證復印件、學歷復印件、職稱證明復印件,并張貼個人1寸彩色照片,行政部裝訂保存。
第三條 行政部根據(jù)員工個人人事資料建立電子版員工信息,包括員工個人基本信息、入職時間、任職部門、任職崗位。
第四條 所有錄用員工必須如實提供個人基本信息、學歷證明、職稱證明、身份證信息、如有隱瞞及虛報,一經(jīng)查實,將被解除勞動關系。
第五條 員工入職后,個人資料信息如發(fā)生變動,須于變更后一個星期內(nèi)通知行政部并提供有關證明資料。
第六條 人事檔案管理人員應注意人事檔案信息的安全和保密工作,不得擅自向外透露所管人事檔案的相關信息。
第七條 員工個人人事資料自其離職后,保存期限不得少于2年。
此制度自2023年11月1日起執(zhí)行。
第12篇 某煤礦應急資料檔案管理制度
(一)為加強應急救援資料檔案管理工作 , 全面提高檔案管理水平 , 充分發(fā)揮檔案作用 , 根據(jù)《煤礦安全規(guī)程》(2016)第 672 條“煤礦企業(yè)應當落實應急管理主體責任,建立健全事故預警、應急值守、信息報告、現(xiàn)場處置、應急投入、救援裝備和物資儲備、
安全避險設施管理和使用等規(guī)章制度”的規(guī)定,制定本制度。
(二)應急救援檔案歸檔范圍:凡是煤礦經(jīng)營管理活動中形成的具有保存價值的文件材料均應歸檔,主要包括:
1. 具有保存價值的正式收文、發(fā)文(包括正件和附件)。
2. 本單位在應急救援活動中產(chǎn)生的與上級領導部門間的往來文件,包括請示、報告、項目立項、重要函件、應急救援合同等。
3. 本單位在應急救援活動中產(chǎn)生的各種文件材料 ( 即內(nèi)部文件 );如規(guī)章制度、計劃、總結、條例、會議紀要、機構調(diào)整、人事任免、部門管理職能性文件、部門崗位職責等。
(三)應急救援檔案歸檔要求
1. 已經(jīng)辦理完畢并有保存價值的文件都應及時歸檔,任何人不得隨意留存。
2. 歸檔的文件材料要收集齊全 ( 包括附件,附圖 ),按照文件形成的先后次序排列清楚,剔出其中的廢稿、重復稿和不重要的便條等。
3. 存檔文件必須為原件。
4. 文件歸檔時要有交接手續(xù)。
(四)應急救援檔案的保管及銷毀
1. 綜合檔案室負責集中統(tǒng)一管理所有檔案資料。
2. 專職檔案員對各部門移交的檔案資料按標準進行整理,分類、編目、統(tǒng)計、保管,進行數(shù)據(jù)化管理。
3. 專職檔案員要對各部門檔案資料的歸檔進行監(jiān)督指導。
4. 檔案保管期限分為永久、長期、定期三種,定期開展檔案鑒定工作,對保管期滿的檔案經(jīng)相關手續(xù)后可以銷毀,建立檔案資料銷毀清冊。
第13篇 技術質量部工程資料檔案管理制度
工程資料檔案管理制度第一條 為加強工程管理，建立健全工程項目建設檔案，根據(jù)國家有關法律法規(guī)的要求，制定本制度。
第二條 管理部門
工程資料檔案由技術質量部負責管理。各部門與工程項目有關的資料要在工程竣工驗收后，經(jīng)整理統(tǒng)一移交。
第三條 歸檔范圍：
（一）經(jīng)營檔案：由經(jīng)營預算部按建設項目分單位工程立卷歸檔。
1、工程預算、重點工程合同預算；
2、詢價、報價、投標、補充單價申請與批復，工程分析材料等；
3、工程的協(xié)議書、合同、合同附件，資格預審材料，可行性研究報告，談判記錄、協(xié)議、議定書
（二）工程技術檔案：由工程技術部在工程竣工后，按建設項目分單項工程立卷歸檔。
1、施工依據(jù)性材料：
（1）開工報告、批準文件；
（2）協(xié)議書、合同書、施工執(zhí)照。
2、施工指導性文件：
（1）施工組織設計、施工方案、技術交底；
（2）施工技術措施、施工計劃。
3、 施工過程中形成的文件材料：
（1）洽商記錄：建設、施工、設計單位三方會談紀要、圖紙會審紀要，修改設計通知單、技術核定單、工程變更洽商單；
（2）各種材料、構件、配件、設備等出廠合格證書 ，以及開箱記錄；
（3）隱蔽工程檢查驗收記錄，預檢復核記錄；
（4）各種管道的安裝，試壓、泄漏、探傷等記錄；
（5）儀器、儀表、設備的安裝、檢驗、調(diào)試記錄，驗收標準及操作規(guī)范等；
（6）施工日志：冬、雨季施工記錄；
（7）分項、分部、單位工程質量評定；
（8）工程質量事故處理記錄及對影響工程質量或使用的遺留問題處理意見；
（9）施工總結、技術總結。
4、竣工文件材料：
（1）竣工測量、竣工圖、工程預決算、工程經(jīng)濟技術分析；
（2）竣工工程一覽表（竣工工程項目、單位工程名稱、位置、結構型式、造價、工期、工效等）；
（3）竣工驗收證明書、報告及會議文件；
（4）工程質量評審材料。
5、優(yōu)質工程必須具有檢查評定材料、上級審批文件及檢查評定結果。
（四）產(chǎn)品檔案：由材料部、經(jīng)營預算部 ，按產(chǎn)品型號立卷歸檔。
1、技術協(xié)議書、委托書以及有關的合同文件；
2、 產(chǎn)品合格證，使用說明書；
3、 產(chǎn)品加工、審核、質量檢查、標準化審查、技術標準、驗收等文件；
第四條 歸檔要求
1、歸檔的資料檔案，應按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則和歸檔要求特征及內(nèi)容進行歸檔。
2、在一個卷內(nèi)要按問題或文件形成的時間，系統(tǒng)地排列。
3、案卷標題要簡明準確，整理好的案卷要確定案卷的保管期限，原則上分為永久、長期（十五年以上）、短期（十五年以下）三種。
4、按歸檔要求進行裝訂、編號、填寫卷內(nèi)目錄備考表。
5、全部案卷組成后，要對案卷作統(tǒng)一排列并編寫檔號，然后逐卷登記，填寫案卷目
第五條 本制度由技術質量部負責解釋。
八、項目經(jīng)理部勞動保障管理
項目勞動管理工作例會制度
一、本例會每月定期召開一次，遇有特殊情況可隨時召開。
二、參加人員為：項目經(jīng)理部領導小組全體成員、其它相關人員。
三、會議由公司項目經(jīng)理主持。
四、會議內(nèi)容：
1、審議各參建單位勞動力管理員提交的本月勞動管理、矛盾隱患排查相關工作開展情況；
2、總結、分析項目合同履約、結算支付、工資發(fā)放、員工變動、資料歸檔等各項工作開展情況；
3、討論本月發(fā)生的變更、洽商、合同外增減量并進行及時確認；
4、核對工程款、勞務費支付情況是否符合合同約定；
5、針對勞動管理工作存在的問題制定整改方案；對糾紛、隱患制定化解方案；
6、落實上月例會提出的各項工作目標，并制定下月的工作計劃。
第14篇 文件、檔案資料管理制度
一、文件管理
1、文書人員在起草文件之前，應首先了解事情的背景、起草該文件的目的及所需注意事項，并收集相關素材，做好前期的準備工作。
2、文書人員在起草文件的過程中，要做到內(nèi)容詳實、準確并根據(jù)文件的性質及運用場合的不同而選用不同的書寫和表達方式，做到適時、貼切。
3、各種文件在下發(fā)之前要經(jīng)總經(jīng)理審閱，文件下發(fā)時要迅速、及時，并做好下發(fā)記錄；若是一些需要回收的表格和文件，還要做好事后的回收工作。
4、文件下發(fā)后要及時進行整理存檔；對于回收的資料也要及時整理存檔。
5、有限定發(fā)放范圍的文件，要注意做好相關的保密工作。
二、檔案資料管理
1、檔案資料在收發(fā)借閱存檔銷毀各環(huán)節(jié)中，應嚴格登記。
2、借閱文件應在借閱指定地點進行并在指定期限內(nèi)按時歸還，借閱文件資料時嚴格按照文件密級管理為準執(zhí)行，同時辦理檔案資料借閱手續(xù)。
3、所有檔案資料均要定期清查，借出的檔案資料要在指定期限內(nèi)歸還，若發(fā)現(xiàn)丟失的要及時追查處理，并且及時采取補救措施；對絕密的檔案資料要在主管的監(jiān)督下進行核對，必須做到物單相符。
4、借閱的文檔資料未經(jīng)領導>;批準，不得隨意擴大閱讀范圍，否則將進行嚴肅處理。
5、機密、絕密類文檔資料如需復制和摘抄，必須經(jīng)總經(jīng)理批示。
6、收發(fā)傳遞和外出攜帶絕密類文件時，應由指定人員負責，并采取必要的安全措施。
7、對各類文檔資料應指定其存檔期限，以便及時清理。
8、在部門主管安排、監(jiān)督下，定期對退檔資料進行銷毀，并且及時在文檔目錄上做出更改，確保現(xiàn)有文檔資料與目錄清單一致。
9、檔案柜中的資料應保持干凈、整潔、明了。
10、各部門文檔負責人對自己所負責保存的文檔資料要有詳細的目錄，對有價值的文檔要及時備份并做好保密工作，若因丟失、文件備份不及時或泄露相關機密，從而給公司帶來損失的，視情節(jié)輕重予以責任人相應的處罰。
11、文檔資料負責人對所有保存文檔要按順序分類存放，同時做出相對應的文檔目錄清單，如果有新資料入檔，必須在文檔目錄中及時添加。
12、若文檔負責人離職時，須按文檔目錄清單做好工作交接，按照文檔目錄清單與現(xiàn)存文檔核對，如果出現(xiàn)物單不符，給公司造成損失的，視情節(jié)輕重予以責任人相應處罰。
13、新接管檔案管理的負責人要盡快熟悉負責保存的文檔，繼續(xù)做好文檔的保存、保密工作，并及時對文檔進行更新、備案。
14、如因檔案資料保管人工作疏忽或交接手續(xù)不嚴謹造成文件資料丟失的要追究相應責任。
第15篇 a物業(yè)管理公司日常檔案資料管理制度
物業(yè)管理公司日常檔案資料管理制度
1文檔管理人員專職負責管理處所有文件(通知、命令、公函、總結報告、通報、會議紀要)及資料(技術圖紙、說明書、手冊、個人簡歷、員工檔案市府法規(guī)、車輛檔案、住戶檔案等)的存檔、收集和保管。
2任何人員借閱上述文件資料,須登記日期、用途、經(jīng)手人及歸還日期。
3屬秘密文件的要妥善保管,不準散播其內(nèi)容,不準給未經(jīng)領導批準的人員翻閱,不準復印,不準帶離辦公室。
4職員、員工個人檔案材料屬秘密材料,他人無權翻閱,文檔管理人員也不準將這些資料擅自給他人過目。
5文件資料等要朝廷合歸檔,歸檔要注意整齊,歸檔前要先把資料分類,無論是按字母順序還是內(nèi)容、按時間等形式分類,其目的都是為了查找迅速方便,因此都必須在檔案夾里清楚的標明。
6要經(jīng)常進行清理歸檔,以免資料堆積混亂,對過期的文件資料,要及時清理,無保存必要的材料,經(jīng)領導批準可做銷毀處理。
第16篇 公司檔案資料管理制度
一、為規(guī)范公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度，公司檔案管理制度。
二、歸檔范圍
公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。
三、公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負責。
四、檔案管理員的職責：保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便，管理制度《公司檔案管理制度》。
五、資料的收集與整理
1.公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。
2.在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應積極配合與支持。
3.凡應該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔。
4.各部門專用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。
5.檔案管理員根據(jù)公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。
六、資料的分類與歸檔
1.公司檔案資料的分類依據(jù)《文書立卷歸檔管理制度》的有關規(guī)定執(zhí)行。
2.公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。
七、檔案的借閱
1.總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。
2.因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經(jīng)理辦理《借閱檔案申請表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。
3.公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調(diào)閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準外借;秘密級檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準?？偨?jīng)理因公外出時可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。
4.檔案借閱者必須做到：
①愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。
②注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。
八、檔案的銷毀
1.公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。
2.當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準后執(zhí)行。
3.凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準方可銷毀;一般的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準后方可銷毀。
4.經(jīng)批準銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。
5.在銷毀公司檔案資料時，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。
第17篇 安全檔案資料管理制度
為加強集團公司安全檔案資料的統(tǒng)一歸口管理,使各項目在生產(chǎn)經(jīng)營過程中的各種安全管理資料完整保存,為職業(yè)安全健康體系的監(jiān)督審核、安全生產(chǎn)許可證的審驗及日常安全生產(chǎn)管理工作的改進、更新、查閱、事故調(diào)查處理等諸多問題提供依據(jù),特制定本制度。
第一章 安全檔案資料管理人員崗位責任
第一條 積極學習安全生產(chǎn)法律、法規(guī)知識,掌握安全生產(chǎn)技術規(guī)范,熟悉安全資料管理業(yè)務,了解集團公司、單位安全生產(chǎn)業(yè)務范圍。
第二條 用科學的方法管理安全資料,熟悉各項方針政策和各項規(guī)章制度。
第三條 具體監(jiān)督和指導項目做好安全資料的整理、接收、歸檔工作,檢查資料是否齊全,各種報表是否符合要求,不同項目分別保管,不斷提升管理水平。
第四條 做好各種安全資料的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計、保管、利用等工作,熟悉資料保管情況。采用適用的查閱方法,迅速準確的查調(diào)資,做到積極、主動、為生產(chǎn)一線服務。
第五條 保護安全資料的完整齊全,未經(jīng)批準不得擅自銷毀。
第六條 對一些有利用價值的安全資料,不得擅自處理。
第七條 創(chuàng)造條件,做好安全資料的編制研究工作。
第二章 安全檔案資料的接收
第八條 安全資料實行統(tǒng)一管理,服務于各項目安全生產(chǎn)工作。
第九條 凡屬集團公司內(nèi)的一切安全資料均由歸口部門統(tǒng)一監(jiān)管、審核,任何人不得以任何借口拒絕進行移交。
第十條 項目安全處負責人按已完工程匯總整理后報公司安全保衛(wèi)科,安全保衛(wèi)科審核合格后交公司資料室管理人員分類存檔。
第十一條 各單位完工項目的安全資料必須由該項目安全處負責人整理,并在一個月內(nèi)交單位安全保衛(wèi)科審核移交資料室。
第十二條 安全資料交接必須建立清單,材料齊全,由交接雙方簽字移交。
第三章 安全檔案資料的整理
第十三條 單位資料管理人員應根據(jù)有關規(guī)定將不同類別的資料按期限、承建道路的等級歸類整理、標注、編號存檔。
第十四條 項目安全處負責人應根據(jù)路面、路基、橋梁、隧道等施工面,安全側重點和資料管理分類的要求,將安全資料分類裝訂存放,以利管理和移交存檔。
第十五條 凡從財務部門收集的安全投入復印憑證連同傷亡事故報表一并整理,編號存檔。
第四章 安全檔案資料的保管
第十六條 存放的安全資料必須標志明顯,排放整齊,方便查找利用。
第十七條 安全資料在項目完工后存放年限按檔案資料管理有關規(guī)定執(zhí)行,超過存檔期的資料,需銷毀的必須上報公司領導和集團公司安全生產(chǎn)和設備動力部批準。
第十八條 防止重要資料的缺損、丟失,一經(jīng)發(fā)現(xiàn)及時予以修補,保證資料的完整性。
第五章 安全檔案資料的利用
第十九條 積極了解各項目安全生產(chǎn)工作的實際需要,主動提供與項目施工相關的安全資料。
第二十條 根據(jù)工程施工的需要,組織安全生產(chǎn)管理人員研究、討論、改進安全生產(chǎn)管理工作。
第二十一條 各單位、各項目在工程施工安全管理中有利于推廣的安全管理資料報集團公司安全生產(chǎn)和設備動力部審核后有利于全集團公司推廣使用。
第二十二條 各級安全管理人員要積極探索安全生產(chǎn)管理經(jīng)驗,搜集總結有利用價值的安全資料為工程生產(chǎn)不斷充實新的內(nèi)容。
第六章 安全檔案資料管理的獎罰
第二十三條 對于在安全生產(chǎn)過程中各種安全資料齊全,能夠總結先進安全生產(chǎn)經(jīng)驗的安全管理人員予以獎勵。
第二十四條 對于只注重現(xiàn)場管理,忽視安全資料整理或安全管理無資料的人員給予處罰。
第二十五條 安全資料管理獎罰按集團公司獎懲管理制度的有關規(guī)定執(zhí)行。
第七章 附 則
第二十六條 本制度由集團公司安全生產(chǎn)和設備動力部負責解釋。
本制度自發(fā)布之日起施行。
第18篇 x地產(chǎn)公司人事檔案和人事資料管理制度
地產(chǎn)公司人事檔案和人事資料管理制度
為了加強公司人員人事檔案的保密性,建立建全人事資料和檔案,制定本制度如下:
一.人事檔案是指由公司委托市人才托管的員工人事檔案和員工在公司工作期間而形成的各種可留存的資料(公司內(nèi)部人事資料)。
二.員工一旦轉正,應將人事檔案轉入公司。如因種種原因而不能將你的檔案轉入公司,本人必須提交書面說明,報人力資源部歸檔。
三.員工轉入公司的人事檔案應該包括:
1.記載和敘述員工本人經(jīng)歷、基本情況、成長歷史的履歷;
2.相關學歷證書、畢業(yè)生登記表;
3.以往工作期間產(chǎn)生的勞動合同原件;
4.相關職稱評定的資料;
5.其它存檔人事資料
四.公司人力資源部對接收員工原單位轉遞而來的人事檔案內(nèi)容,有審核權。如發(fā)現(xiàn)員工人事檔案與員工入職所填寫相關資料內(nèi)容有出入,有權調(diào)查確定真實情況。
五.員工與公司簽定的勞動合同、在公司服務期間內(nèi)評定的相關職稱證明和再教育證明等由公司人力資源部統(tǒng)一留存,定期向市人才移交,存入員工人事檔案中。
六.員工入職時,需填寫一系列的個人資料。員工須詳實地填寫每一個項目,公司有權進行甄別。如有虛假,視同嚴重違反公司規(guī)章制度。
七.員工若有以下信息的變更,需15日內(nèi)通知公司人力資源部,以確保與員工有關的各項權益:
1.姓名、身份證號碼;
2.家庭住址或電話號碼;
3.婚姻狀況及家庭成員狀況;
4.員工本人工資卡號;
5.遇意外或在緊急情況下需通告的人;
6.新取得的某種學歷、技術、資格、稱號等。
7.其他你認為有必要知會公司的個人信息
以上個人資料均應如實填寫,公司保留審查的權利,嚴禁虛假,否則立即予以除名。
八.公司人力資源部對接收員工原單位轉遞而來的人事檔案內(nèi)容,不得加以刪除或銷毀,并且必須嚴格保密。
員工人事檔案,由公司統(tǒng)一委托市人才交流中心保管。
第19篇 安全質量標準化檔案資料管理制度
1、檔案資料實行一專業(yè)一柜管理制度,各專業(yè)要按照新標準認真做好本專業(yè)安全質量標準化各類軟件資料的歸檔管理工作。
2、軟件資料歸檔要按照新標準所列項目分項歸檔,如果一個檔案盒放不下的可按序號放下一個檔案盒,依次類推。
3、每個檔案盒內(nèi)要有本盒內(nèi)所有內(nèi)容匯總記錄,放在盒內(nèi)第一頁。
4、每個檔案柜內(nèi)要有柜內(nèi)所存內(nèi)容匯總記錄,放在本檔案柜的第一層。
5、檔案柜及檔案盒要保持清潔、整齊、有序,有關人員借閱資料,必須登記并負責收回,出現(xiàn)資料丟失,要對軟件負責人進行嚴肅處理。
6、檔案管理工作必須認真細致、條目清晰、一目了然,對不負責任的有關責任人要進行嚴肅處理。
7、安全質量標準化辦公室每周要對各專業(yè)的軟件資料的歸檔管理進行系統(tǒng)檢查驗收,對照標準缺項、不完善和需要更新的軟件資料及時的督促各專業(yè)補全、完善和更新。
第20篇 建設項目監(jiān)理資料檔案管理制度
建設項目監(jiān)理資料及檔案管理制度
一、監(jiān)理文件的管理
1、監(jiān)理文件是指監(jiān)理項目部的監(jiān)理人員在監(jiān)理作業(yè)中所形成的文類管理;
2、監(jiān)理文件的分級管理是指文件形成的過程中,按職責權限進行編制、審查和簽發(fā);
3、監(jiān)理文件的分類管理是指文件形成后的編號、發(fā)送、傳遞和保管。
二、監(jiān)理項目部發(fā)出的監(jiān)理文件的編制和審批分為五級管理
1、監(jiān)理項目部管理制度及監(jiān)理作業(yè)指導文件、監(jiān)理規(guī)劃、專業(yè)監(jiān)理實施細則由有關人員編制后總監(jiān)審定,作為ⅰ級文件;'監(jiān)理規(guī)劃'作為公司文件經(jīng)公司批準后,作為ⅰ級文件管理;
2、監(jiān)理項目部向業(yè)主提交的重要報告:總結、月報、專題報告、圖紙會審/評審紀要、工程暫停令、嚴懲工期審批、索賠簽證、質量和安全事故報告,由有關專業(yè)監(jiān)理工程師編制,總監(jiān)審批簽發(fā),作為ⅱ級文件。
3、監(jiān)理項目部所發(fā)正式函件由有關監(jiān)理工程師編制,總監(jiān)理工程師簽發(fā),作為ⅲ級文件。
4、監(jiān)理項目部所發(fā)工程聯(lián)系單、通知單、備忘錄、報表、各類審查單以及監(jiān)理作業(yè)表等由有關專業(yè)監(jiān)理工程師編制,交規(guī)定的簽發(fā)人審核后簽發(fā),作為ⅳ級文件。
5、監(jiān)理統(tǒng)計表以及其他監(jiān)理內(nèi)部文件通知等作為ⅴ級文件。
三、監(jiān)理作業(yè)中形成監(jiān)理文件的分類
1、按專業(yè)分類,分為以下11類:鍋爐、汽機、土建(含勘測)、儀表及控制、爐保、焊接、化學、給排水、技經(jīng)及綜合等。
2、文件性質分類:
綜合管理:監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理的管理制度、監(jiān)理項目部的重要報告、總結、月報。對施工組織設計,施工單位的作業(yè)指導書等綜合性施工作業(yè)指導文件進行審核所發(fā)的工程聯(lián)系單;
質量管理:對施工質量、設備質量、消缺方案等所發(fā)的通知單、聯(lián)系單等有關質量控制文件;
進度管理:對開工報告的審核意見,有關開工、停工、復工令的監(jiān)理項目部有關進度控制文件;
投資管理:對施工單位的工程變更和材料代用及設計單位的設計變更所引起的費用變更的答復所發(fā)出的聯(lián)系單、通知單等有關投資控制的文件;
安全文明控制:對施工單位的安全管理和文明施工所進行的監(jiān)督文件;
合同管理:對合同執(zhí)行中的問題(包括索賠)所提出的意見而發(fā)出的聯(lián)系單和通知單等文件。
四、監(jiān)理部收到的工程文件的分類管理
1、來自建設單位的工程文件:
建設單位的正式公文,可作為業(yè)主來函(包括上級審批文件)建檔管理;
建設單位所編制的日常工程文件按如下分類進行管理:
--建設單位所編制的會議紀要;
--建設單位和第三方所簽訂的合同文件;
--建設單位有關建設項目報建文件;
--建設單位所轉發(fā)的設備文件;
--建設單位所轉發(fā)的設計文件;
--質量監(jiān)督站文件;
--建設單位所發(fā)的通知單、聯(lián)系單;
--施工現(xiàn)場建設管理制度。
2、來自設計單位的文件,可按如下分類管理:
初步設計文件及概算書;
主/輔機設備技術規(guī)范書;
施工圖設計文件;
施工圖預算;
設計變更;
設計聯(lián)絡會資料。
3、來自施工和承包單位的工程文件可按如下分類管理:
施工依據(jù)文件和技術文件(施工組織設計及作業(yè)指導書);
開工報批文件;
要求變更施工設計或材料代用的文件和聯(lián)系單;
質量保證資料;
要求變更施工進度的文件和聯(lián)系單;
要求增加費用或要求索賠的文件和憑證;
關于施工質量方面的文件或聯(lián)系單;
關于設備質量和開箱驗收的文件和聯(lián)系單;
工程調(diào)試文件;
施工質量驗評資料及安裝調(diào)試記錄;
制造廠家的變更、答復、提供資料、方案等;
承包單位提供的檢驗文件和自制文件、憑證和單據(jù);
各承包單位的正式來函做專檔管理;
事故處理及不合格項處理;
施工總結及技術總結。
五、文件的傳送
1、所有文件的收發(fā)傳送由信息員負責;
2、監(jiān)理文件發(fā)出前應按32條的規(guī)定,由審批人簽字后發(fā)出;
3、收入文件應交總監(jiān)批閱,按批閱意見交有關負責人處理;
4、監(jiān)理部編制對外發(fā)送報表應按報表規(guī)定的審簽權限審批;
5、承包單位的報表審查,按36條規(guī)定的審簽權限分別遞送審查;
6、監(jiān)理部收發(fā)文件用表見表
六、監(jiān)理作業(yè)表示及審批
對施工單位報審表的審批:
1、'工程開工/復工報審表'(a1、a6)由總監(jiān)理工程師審批;
2、'施工組織設計(方案)報審表'(a3.1)由專業(yè)監(jiān)理工程師審查,由總監(jiān)理工程師批準;
3、'分包單位資格報審表'(a3.4)由專業(yè)監(jiān)理工程師審查,由總監(jiān)理工程師批準;
4、'工序報驗申請表'(a3.3)由專業(yè)監(jiān)理工程師審查,由總監(jiān)理工程師批準;
5、'工程款支付申請表'(a4.3)由專業(yè)監(jiān)理工程師審查,并填寫'工程款支付證書'由總監(jiān)簽發(fā);
6、'延長工期報審表'(a2.2)由專業(yè)監(jiān)理工程師審查,由總監(jiān)簽發(fā);
7、'費用索賠申請表'(a4.2)由專業(yè)監(jiān)理工程師審查,并填寫'費用索賠審批表'由總監(jiān)簽發(fā);
8、'工程材料/構配件/設備報審表'(a3.2)由專業(yè)監(jiān)理工程師審查,由總監(jiān)或專業(yè)監(jiān)理工程師批準;
9、'工程竣工報驗單'(a7)由專業(yè)監(jiān)理工程師審查,由總監(jiān)簽證;
10、'工程變更單'(a9)由專業(yè)監(jiān)理工程師審查,由總監(jiān)批準;
11、'監(jiān)理工程師通知單'(b2)由專業(yè)監(jiān)理工程師審查,由總監(jiān)或專業(yè)監(jiān)理工程師簽發(fā);
12、'工程暫停令'(b1)由專業(yè)監(jiān)理工程師審查,由總監(jiān)批準。
七、文件編號
1、文件的分類表示:
文件資料歸檔都應按不同類別進行標識。
文件資料的分類標識如圖3-1所示。
2、文件編號
'監(jiān)理現(xiàn)場用表'按如下編號:
*
* -------- 年月---------**
后兩位數(shù)字 流水號(二位以上)
表式
3、文件簽字加蓋印章
在監(jiān)理作業(yè)中需要發(fā)出文件時,編制人及審核人均應由本人簽字,信息員歸檔,加蓋印章發(fā)送。
八、監(jiān)理統(tǒng)計用表及監(jiān)理臺帳
監(jiān)理統(tǒng)計用表是監(jiān)理項目部內(nèi)部的管理用表,作為監(jiān)理人員的工作臺帳,由監(jiān)理項目部自存,不向外發(fā)送,主要有:
1、項目監(jiān)理作業(yè)大事記;
2、設計變更工程聯(lián)系單匯總登記表;
3、單位工程形象進度一覽表;
4、施工質量驗評統(tǒng)計表;
5、設備缺陷匯總表;
6、監(jiān)理作業(yè)信息月報;
7、承建單位月進度款支付臺帳。
九、監(jiān)理文件的移交和歸檔
1、監(jiān)理文件的移交
安裝工程結束后,施工文件向建設單位進行移交的同時,監(jiān)理文件也要按規(guī)定向建設單位進行移交,移交監(jiān)理文件的目次要求和建設單位協(xié)商后確定,一般移交如表3-3所示文件或按gb/t50328-2001規(guī)定移交。
表3-3
序號文件名稱文件級別序號文件名稱文件級別
1監(jiān)理規(guī)劃
(含修改內(nèi)容)ⅰ11工程暫停令ⅱ
2分包單位資格審查資料ⅵ12延長工期報審及審批資料ⅵ
3設計交底與圖紙會審會議紀要ⅱ13監(jiān)理工作聯(lián)系單ⅵ
4設計變更資料
(審查單)ⅳ14施工備忘錄
5工程變更資料
(審查單)ⅳ15工程資料缺陷及事故處理資料ⅱ
6施工指導文件審查資料ⅳ16工程施工竣工結算資料ⅱ
7施工測量放線資料
(審查單)ⅳ17
索賠資料簽證單ⅱ
8工程材料/構配件/設備質量檢查及抽查試驗資料ⅳ18施工質量ⅱ
19監(jiān)理月報ⅱ
9隱蔽工程驗收資料
(驗收單)ⅳ20監(jiān)理工作總結ⅱ
10整改通知單ⅳ21會議紀要ⅱ
2、監(jiān)理文件的歸檔
監(jiān)理項目部撤離現(xiàn)場后,應將監(jiān)理文件向公司檔案部門歸檔。
監(jiān)理項目部在撤離現(xiàn)場后,對有保存價值和供今后追溯的文件/資料/憑證,均應想本公司歸檔。
監(jiān)理依據(jù)資料按以下案卷歸檔:
第一卷 工程審批文件
第二卷 工程合同/協(xié)議文件
第三卷 工程報建資料及開工審批文件
第四卷 工程設備招標投標資料
第五卷 工程設計圖紙資料
監(jiān)理作業(yè)資料按以下案卷歸檔:
第一卷 監(jiān)理合同文件
第二卷 監(jiān)理部質量體系文件
第三卷 監(jiān)理內(nèi)部管理制度
第四卷 監(jiān)理部來往公文函件
第五卷 監(jiān)理月報/簡報
第六卷 監(jiān)理總結報告
第七卷 監(jiān)理會議紀要
第八卷 監(jiān)理部質量控制過程文件
第九卷 監(jiān)理部進度控制過程文件
第十卷 監(jiān)理部投資控制過程文件
第十一卷 監(jiān)理部安全文明控制文件
第十二卷 工程索賠文件
對承包單位資料的歸檔,按如下案卷:
第一卷 施工組織設計
第二卷 施工作業(yè)指導書
第三卷 安全技術措施文件
第四卷 調(diào)試及試運行文件
第五卷 工程達標驗收文件
