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第1篇 某某公司檔案管理辦法
某公司檔案管理辦法
一、目的:為加強公司各類檔案管理的規(guī)范性,特制定本辦法。
二、適用范圍:公司的全部文書檔案、人事檔案、會計檔案、工程檔案。
三、管理權(quán)限:各相關(guān)部門
四、檔案的立卷歸檔:
1.行政檔案的立卷:
(1)立卷范圍:公司業(yè)務活動中的收文及批辦過程中的批辦材料;以公司名義發(fā)出的文件(定稿、存本、附件);各種會議文件及會議記錄;公司內(nèi)部管理類文件(日常工作中形成的計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表、規(guī)章制度等);公司內(nèi)部形成的除人事、財務方面之外的其它請示、報告、批復;公司對外簽訂的經(jīng)濟合同原件(合同預算部一份,由財務部門一份存檔及多余份數(shù)行政辦公室保存;只有一份原件的,由財務部門保存,其他報名保存復印件,并在其上注明原件存放處);在工作過程中形成的照片、錄音帶、錄像帶、計算機軟盤及光盤、工具類書籍;公司領(lǐng)導或部門經(jīng)理外出參觀學習等活動帶回的文字、聲像、科技資料。
(2)有關(guān)部門須保留檔案原件時,行政辦公室應保存復印件,并在復印件上注明原件存放處。
2.工程檔案的立卷:
(1)立卷范圍:與工程相關(guān)的具有現(xiàn)實和長遠保存價值的各類工程文件資料(工程前期資料、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理資料、設(shè)備資料;工程竣工驗收資料等)。
(2)工程部應派專人負責技術(shù)檔案的整理、立卷、歸檔工作,歸檔文件資料必須完整、準確,經(jīng)過系統(tǒng)整理、編目后由工程部負責人審查后歸檔。
(3)工程結(jié)束后,由工程部負責移交有關(guān)部門存檔。
五、檔案的保管:
1.凡公司在各類經(jīng)營活動中形成的具有保存價值的文件資料,均應由各檔案管理有權(quán)部門進行收集、整理、立卷歸檔及甲常管理,其它部門和個人不得擅自留存。
2.凡屬立卷歸檔的文件資料,必須為原件,書寫格式必須符合要求,書寫工具須為鋼筆或黑色碳素筆,且應保證其完整、齊全、分類清楚。
3,檔案管理實行一月一整理制度,所有歸檔文件均應為已完成文件。
4.各檔案管理有權(quán)部門的部門經(jīng)理應定期對本部門全部檔案的保管及借閱登記狀況進行核查,如發(fā)現(xiàn)問題,應及時向上級主管領(lǐng)導匯報,以便及時采取措施確保檔案的安全。
5.對破損和變質(zhì)的檔案及時進行復制和修補。
六、檔案的借閱:
1.借閱檔案時需填寫《借閱登記表》;并不得將檔案帶離所在辦公室o
2.經(jīng)領(lǐng)導批準后檔案被借出時,檔案管理人員應在該檔案的位置上,放一張代替卡,卡上應標明檔案卷號、借閱時間、借閱單位、借閱人姓名,以便按時催還,防止檔案丟失。
3.秘密檔案的借閱應由行政辦公室主任在借閱登記表中簽字認可;機密檔案由檔案管理有權(quán)部門主管副總簽字認可;絕密檔案由公司總經(jīng)理簽字認可后方可借閱。
4.保密性檔案原則上不得摘抄或復印,如確實需要時,應由檔案管理有權(quán)部門最高負責人在借閱登記表中簽字認可。
5.借閱檔案的部門和個人,必須妥善保管檔案資料,不得將其拆散,或進行涂改、勾劃、折疊、抽頁等損壞性行為,也不得轉(zhuǎn)借他人使用。
6.借閱人歸還檔案時必須經(jīng)檔案管理人認真檢查后方可進行銷號。
七、檔案的銷毀:
檔案銷毀由辦公室報請公司主管副總及總經(jīng)理批準后執(zhí)行,并須由公司指派專人進行監(jiān)督。
第2篇 某電網(wǎng)公司檔案管理辦法
1 總則
1.1為加強貴州電網(wǎng)公司(以下簡稱公司)檔案管理工作的規(guī)范化、標準化和科學化,充分發(fā)揮各類檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營和管理中的作用,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》等相關(guān)法規(guī)和南方電網(wǎng)公司的有關(guān)規(guī)定,結(jié)合公司實際,制定本辦法。
1.2檔案管理是公司基礎(chǔ)管理工作的組成部分,是維護公司合法權(quán)益,記載公司發(fā)展過程的一項重要工作。檔案是公司資產(chǎn)的一部分,受國家法律保護。各單位有承擔保護檔案的義務。
1.3公司的檔案不向社會開放,只限于公司工作活動中使用。檔案管理部門要嚴格執(zhí)行國家和公司的保密規(guī)定,防止檔案的失密、泄密。
1.4對在工作中不負責任,違反本辦法,造成檔案失損、損毀的,依照公司有關(guān)規(guī)定處理;觸犯《檔案法》、《刑法》的依法追究刑事責任。
2適用范圍
本辦法適用于公司所屬各單位。
3定義
3.1公司檔案是指公司在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理、工程建設(shè)、科學研究等活動中直接形成的,具有保存和利用價值的文件材料、圖表、照片、錄音(像)帶、光盤、電子等不同形式、不同載體的原始記錄。
3.2特殊載體主要指載體類型為非紙介質(zhì)的檔案。
4管理職責
4.1公司檔案管理工作接受南方電網(wǎng)公司的統(tǒng)一領(lǐng)導,實行以本行業(yè)管理為主,地方檔案行政管理部門業(yè)務指導為輔的管理體制,實行統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理。
4.2公司辦公室是公司檔案的歸口管理部門。
4.2.1貫徹執(zhí)行國家檔案局以及上級機關(guān)頒布的有關(guān)檔案工作的政策、法規(guī)和規(guī)定,制定公司及所屬單位檔案管理工作規(guī)范、制度及實施辦法。
4.2.2負責對公司各部門及所屬單位的檔案工作進行監(jiān)督、檢查和業(yè)務指導,交流和推廣公司檔案工作經(jīng)驗。
4.2.3收集、保管本單位各類檔案。
4.2.4進行檔案修復,延長檔案壽命,并負責組織檔案鑒定和銷毀工作。
4.2.5組織所屬單位檔案管理人員的培訓工作。
4.2.6參與本單位系統(tǒng)科研成果、技術(shù)鑒定、工程竣工等項目文件資料的驗收工作。
4.2.7做好檔案統(tǒng)計和檔案資料開發(fā)利用工作,積極提供各類檔案資料信息,為公司發(fā)展服務。
4.2.8負責組織實施檔案管理現(xiàn)代化工作,建設(shè)公司數(shù)字檔案館。
5 歸檔
5.1公司單位(部門)的檔案由形成部門負責收集、整理、歸檔,單位檔案部門負責對檔案的收集、整理工作進行監(jiān)督、檢查和指導,對接收進檔案室的檔案進行集中統(tǒng)一管理并提供利用。
5.2各單位辦公室應加強對法律文書歸檔工作的指導、督促和審查。
5.3各單位的部門專兼職檔案員應及時將辦理完畢的、應歸檔的資料收集齊全,按照歸檔文件整理規(guī)則和檔案分類進行整理后在規(guī)定的時間內(nèi)統(tǒng)一向檔案室移交。對不符合歸檔要求的,檔案管理部門有權(quán)提出整改意見、限期整改。
5.4歸檔范圍包括本單位在各項工作活動中形成的,已辦理完畢,具有查考利用價值的文字、圖紙、圖表、照片、錄音、錄像、電子文件、獎狀、獎旗、獎杯、題詞和字畫等。(詳參見《科技檔案歸檔文件指導目錄》及《貴州電網(wǎng)公司本部文書檔案歸檔范圍、時間及保管期限表》)
5.5歸檔要求
5.5.1歸檔的文件和材料要求齊全、完整和準確。各部門應注意日常工作中歸檔材料的形成和積累,做好收集整理工作,檔案部門有權(quán)要求歸檔材料形成部門提供相應的資料,任何部門和個人不得以任何借口拒交文件。
5.5.2歸檔部門將歸檔文件按照歸檔規(guī)范在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入,打印移交目錄向檔案室移交。
5.6歸檔時間
5.6.1文書檔案(含信訪檔案、合同檔案、審計檔案、0-5大類照片檔案)每年3月份以前移交上年的檔案。
5.6.2科技檔案在項目竣工(成果鑒定)3個月之內(nèi)向檔案室移交。
5.6.3會計檔案每年12月底以前移交在財務部門保管了一年的檔案(例如2008年12月底以前移前2006年的檔案)。
5.6.4榮譽類、紀念品類實物檔案在收到后一周內(nèi)移交歸檔;證件類實物檔案每年1月份以前移交;印章類實物檔案在印章作廢一月內(nèi)移交歸檔。
5.6.5錄音文件的歸檔時間為錄制完成一周之內(nèi)移交歸檔。
6歸檔方式
6.1文書檔案采取檔案管理部門與檔案形成部門結(jié)合立卷的方式,即各部門兼職檔案員按照檔案室安排的時間,在檔案室的指導下對本部門的帳外文件進行補充錄入,對本部門的檔案進行整理、編號,檔案室裝盒入庫上架。
6.2科技檔案由歸檔部門兼職檔案員在專職檔案員的指導下,在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入歸檔案卷及文件,對文件進行整理并立卷,打印文件移交目錄,檔案室對案卷進行編目并入庫上架。
6.3會計檔案由財務部門兼職檔案員在專職檔案員的指導下,在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入會計檔案,對會計憑證、工資冊、對帳單、帳簿、報表進行整理、裝訂,打印移交目錄,檔案室對案卷進行編目并入庫上架。
6.4照片檔案由各拍攝者在專業(yè)檔案員的指導下,在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入照片檔案并對一組關(guān)聯(lián)照片進行組合,打印照片移交目錄,檔案室對照片檔案進行整理、裝冊并入庫上架。
6.5錄音文件檔案由錄音者在專業(yè)檔案員的指導下,在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入錄音文件,打印錄音文件移交目錄,檔案室對錄音文件進行整理入庫。
6.6實物檔案由各部門兼職檔案員在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入實物檔案,打印移交目錄,檔案室拍攝實物檔案照片并與目錄掛接,對實物檔案進行編號并入庫。
6.7光盤檔案由歸檔部門將電子數(shù)據(jù)按照年度或項目刻錄光盤,在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入光盤檔案,打印移交目錄,檔案室對光盤檔案進行編號并入庫。
6.8各類檔案的歸檔方式和流程嚴格按照《貴州電網(wǎng)公司檔案業(yè)務工作規(guī)范》(以下簡稱“規(guī)范”)中的相關(guān)要求執(zhí)行。
6.9歸檔流程所涉及的部門有責任按時完成在歸檔過程中所承擔的工作,保障檔案收集的齊全、完整、準確、規(guī)范、及時和高效。
7檔案的分類
7.1各類檔案的整理和編目工作要遵循《貴州電網(wǎng)公司檔案業(yè)務工作規(guī)范》中的整理規(guī)則、著錄信息和目錄格式規(guī)范。
7.2公司的檔案分類、編碼設(shè)置與實際工作密切結(jié)合,根據(jù)國家檔案局對企業(yè)檔案分類管理和南方電網(wǎng)公司對分類表的統(tǒng)一要求,以公司全部檔案為對象,遵循檔案形成的規(guī)律,依據(jù)公司職能,本著便于保管和利用的原則進行分類。
7.3公司檔案共設(shè)置五大門類14個檔案類型。
7.3.1文書檔案。包括:0黨群工作,1行政管理,2經(jīng)營管理,3生產(chǎn)技術(shù)管理,4財務審計和5人事勞資,六個一級類目。
7.3.2會計檔案。會計帳務類檔案屬于4大類財務審計類目下,但由于其管理方式與文書檔案不同,因此單獨設(shè)為一個門類。各單位可結(jié)合自身實際,根據(jù)其形成特點,增設(shè)類型分別編目、排架。
7.3.3科技檔案。包括:電力系統(tǒng)生產(chǎn)調(diào)度(6大類),科學技術(shù)研究(7大類),基本建設(shè)(8大類),設(shè)備儀器(9大類)。
7.3.4特殊載體檔案。其在傳統(tǒng)的10個一級類目的管理范疇,在內(nèi)容和分類上屬于上述0-9大類類目,但由于存載體形式的不同,其保管方式也不同,因此在實際管理時設(shè)立單獨的門類進行管理,包括:照片檔案、磁性載體檔案、錄音文件、實物檔案和電子文件光盤。其分類代字如下:
特殊載體檔案名稱
代字
照片檔案
zp
磁性載體檔案
c*
錄音文件
ly
實物檔案
sw
光盤
gp
7.3.5電子類文件(ed)。
8 檔案管理
8.1根據(jù)《檔案法》第十三條規(guī)定,為便于檔案的管理和利用,檔案室應建立健全各項規(guī)章制度,并制定嚴格的考核和獎懲辦法。檔案管理制度主要有《庫房管理制度》、《電子檔案保管制度》、《保密工作制度》、《統(tǒng)計制度》、《鑒定、銷毀制度》等。
8.2檔案室要設(shè)置規(guī)范的檔案專用庫房及檔案柜架。必須做到“三室分設(shè)”,即檔案室(庫)、工作室、閱覽室。檔案庫必須堅固、嚴密,做到防火、防盜、防潮、防高溫、防光、防塵、防蟲、防鼠、防磁。
8.3檔案室須配備溫(濕)度控制設(shè)備、計算機、復印機、激光掃描儀、打印機及影像設(shè)備等。
8.4各種載體的檔案進入庫房前必須進行檢查和必要的技術(shù)處理,定期進行庫藏檔案的清理和核對工作,發(fā)現(xiàn)情況,立即采取搶救措施。
8.5公司部門要定期對檔案的接收、移出、保管數(shù)量和狀況及利用情況進行統(tǒng)計。
9檔案的開發(fā)利用
9.1開發(fā)利用檔案信息是檔案工作的重要任務。檔案部門要積極開展檔案信息開發(fā)、利用工作,嚴格執(zhí)行檔案開發(fā)利用的相關(guān)制度和規(guī)范,為公司各項工作服務。檔案的開發(fā)利用制度和規(guī)范主要有《檔案借閱制度》、《檔案編研工作規(guī)范》
9.2檔案部門要積極主動配合檔案利用者,并為其提供方便。公司檔案室可根據(jù)檔案特點及工作需要,重點編寫具有參考價值的資料。如:全宗介紹、年鑒、專題介紹、科研項目及成果簡介等。
9.3檔案的開發(fā)與利用必須嚴格執(zhí)行檔案保密制度。若有違反者,按國家相關(guān)法律法規(guī)執(zhí)行。
10 附則
10.1本辦法由公司辦公室負責解釋。
10.2本辦法自印發(fā)之日起實行。
10.3《貴州電網(wǎng)公司檔案業(yè)務工作規(guī)范》《貴州電網(wǎng)公司檔案管理工作規(guī)范》《貴州電網(wǎng)公司數(shù)字檔案館系統(tǒng)管理規(guī)范》《檔案目錄格式、標準表單》是本辦法的具體管理規(guī)范,與本檔案管理辦法具有相同的效力。
第3篇 油品調(diào)運分公司檔案管理辦法
工貿(mào)油品調(diào)運分公司檔案管理辦法
第一章 總則
第一條 為加強zz石油(集團)工貿(mào)有限公司油品調(diào)運分公司(以下簡稱“油品調(diào)運分公司”或“公司”)檔案管理工作,有效地保護和利用檔案,為企業(yè)發(fā)展建設(shè)服務,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《z省檔案管理條例》、上級單位相關(guān)管理辦法及有關(guān)檔案工作的法律法規(guī),制定本辦法。
第二條 本辦法所稱檔案,是指油品調(diào)運分公司在從事基本建設(shè)、科研、經(jīng)營、管理等各項活動中直接形成的,包括外部合作,各類項目管理等活動中形成的,具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)、實物等不同形式和載體的歷史記錄。
第三條 公司檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導,分級管理的原則,維護檔案的完整與安全,便于各項工作的利用。
第四條 公司要把檔案工作列入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和計劃,把檔案工作所需經(jīng)費納入財務預算計劃,保證檔案工作所需經(jīng)費,逐步加強設(shè)施設(shè)備等必備條件,維護檔案的完整與安全。
第二章 組織機構(gòu)及職責
第五條 公司綜合辦公室負責檔案工作的監(jiān)督指導、保存利用和日常管理工作,并根據(jù)實際,設(shè)專(兼)職人員負責檔案工作。
第六條 檔案管理的主要職責:
(一)貫徹實施《檔案法》和國家關(guān)于檔案工作的法規(guī)和方針政策,以及上級主管部門制定的規(guī)定辦法,規(guī)范標準,結(jié)合本單位實際,制定有關(guān)制度、標準和實施細則。
(二)具有公司檔案工作的整體建設(shè)、統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導和檔案安全保管的職能。制定公司檔案工作計劃,并組織實施。
(三)負責公司文件材料形成、積累和歸檔工作。
(四)集中管理公司各種活動中形成的所有檔案。維護檔案的完整與安全,負責公司各類檔案的收集、歸檔、保管和開發(fā)利用。
(五)負責公司檔案工作的統(tǒng)計分析和匯總上報工作。
(六)負責向上級檔案部門移交有關(guān)檔案和資料。
(七)負責公司重點工程、重大科研項目、重要活動的歸檔材料的驗收。
(八)負責公司檔案管理網(wǎng)點的業(yè)務指導、檢查和人員的培訓。
(九)負責公司檔案管理新技術(shù)、新方法的推廣和檔案計算機管理的應用工作。
第七條 各部門應執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律、法規(guī)和政策,按照檔案工作的標準規(guī)范、規(guī)章制度,做好各部門文件資料的形成、積累、整理、立卷歸檔和移交工作。
第三章 歸檔范圍
第八條 歸檔文件材料的來源
(一)公司內(nèi)部形成的文件材料。
(二)各部門移交公司的文件材料。
(三)各部門引進項目、外購設(shè)備等附帶的文件材料。
(四)公司參加的合作項目、合作單位按要求向公司呈交文件材料。
(五)公司執(zhí)行、辦理的外來文件。
第九條 公司在籌備、成立及生產(chǎn)經(jīng)營過程中形成的具有保存價值的文件材料均應列入歸檔范圍(見附件二)。
第十條 歸檔文件材料主要包括紙質(zhì)文件、電子文件、照片及感光底片、膠片、光盤、磁帶、實物等各種載體形式。
第四章 立卷歸檔要求
第十一條 文件材料應在規(guī)定時間內(nèi)歸檔。
(一)管理性文件材料在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。
(二)產(chǎn)品、科研課題及基建項目文件材料在其項目鑒定、竣工驗收、財務決算后3個月內(nèi)歸檔,周期長的可分階段、單項歸檔。
(三)外購設(shè)備儀器的文件材料在開箱驗收后歸檔。
(四)職工參加公務活動形成的文件材料應在活動結(jié)束后15日內(nèi)歸檔。
(五)會計文件材料在會計年度終了后,由財務資產(chǎn)部門保管一年后移交歸檔。
第十二條 電子文件邏輯歸檔適時進行,物理歸檔應與紙質(zhì)文件歸檔時間一致。
第十三條 磁帶、照片及底片、膠片、實物等形式的文件材料應在工作結(jié)束后及時歸檔。
第十四條 下列文件材料應隨時歸檔:
(一)變更、修改、補充的文件材料。
(二)企業(yè)內(nèi)部機構(gòu)變動和職工調(diào)動、離崗時保留在部門或個人手中的文件材料。
(三)企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件材料。
(四)其他臨時重要活動中形成的文件材料。
第十五條 各部門必須嚴格遵守歸檔制度,不得無故延期或不交應歸檔的文件材料,如有些材料還需使用,也應先按要求立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)。
第十六條 各部門向綜合辦公室移交檔案時,要嚴格履行移交手續(xù)。
第十七條 檔案工作人員應協(xié)助各職能部門,對應歸檔文件材料的完整程度、準確性及保存價值進行確認,經(jīng)職能部門負責人簽審后歸檔。
第十八條 科研成果鑒定、產(chǎn)品定型、基建項目工程竣工驗收,重要外購設(shè)備儀器開箱驗收及項目引進、對外協(xié)作項目等有關(guān)活動,要有檔案工作人員參加,按照規(guī)定對所形成的檔案資料進行驗收。堅持“三納入、四參加”制度。沒有完整、準確、系統(tǒng)的文件材料以及項目沒有歸檔,不能申報成果或評獎;不能最后通過驗收或鑒定;所有經(jīng)費不予結(jié)算。
第十九條 立卷歸檔的總體要求:
歸檔案卷的總要求是:遵循文件材料的形成規(guī)律和特點,保持文件之間的有機聯(lián)系和系統(tǒng),符合質(zhì)量標準要求,區(qū)別不同價值,便于保管和利用。具體應做到下述幾點:
(一)歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。
(二)在職能活動中形成的,具有查考利用價值,辦理完畢的各種形式和載體材料的文件及實物材料,都必須按照規(guī)定向檔案部門移交歸檔,其電子檔案應與紙質(zhì)檔案同步歸檔。
(三)歸檔文件以件為單位,進行裝訂和系統(tǒng)化整理。
(四)卷內(nèi)文件材料應區(qū)別不同情況進行排列,密不可分的文件材料應依序排列在一起,即批復在前,請示在后;正文在前,附件在后;印件在前,定稿在后。
(五)卷內(nèi)文件材料應按照排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷,應統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號;不裝訂的案卷,應在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號,圖表和聲像材料等也應在圖表上或聲像材料的背面編號。
(六)永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄,對文件材料的題名不要隨意更改和簡化;沒有題名應擬寫題名,有的雖有題名無實質(zhì)內(nèi)容的也應重新擬寫;沒有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚,填入有關(guān)項內(nèi);卷內(nèi)文件目錄放在卷內(nèi)。
(七)聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內(nèi)容和責任
者。
(八)當年辦結(jié)的文件放在當年,跨年度的文件放在結(jié)案的年份里。長期不能結(jié)案的文件,可根據(jù)情況分階段歸檔。
(九)歸檔時要注意辦結(jié)情況,避免未結(jié)案歸檔及已結(jié)案的長期不歸檔。
第五章 檔案的移交
第二十條 檔案移交前須向檔案管理部門提交移交清冊,詳細填寫檔案的門類及數(shù)量,并經(jīng)本部門負責人簽字審核。
第二十一條 檔案管理部門要組織專門人員,對所移交檔案的案卷質(zhì)量情況進行檢查,符合要求的檔案經(jīng)檔案管理部門負責人簽字審核后,辦理交接手續(xù)。
第二十二條 檔案移交時,經(jīng)交接雙方核實后在移交清冊上簽字。
第二十三條 移交的檔案在運送過程中,移交部門應由專人負責,以確保檔案的安全。
第六章 檔案保管期限
第二十四條 按國家有關(guān)規(guī)定,檔案管理部門結(jié)合公司情況制定各類文件材料分類方案、歸檔范圍和保管期限表。文件材料的保管期限分為:永久、長期和短期。長期為10至50年左右,短期為10年以下。
第二十五條 確定公司檔案保管期限的原則:
(一)凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的,對本公司有長遠利用價值的檔案,列為永久保管。
(二)凡是反映公司一般活動,在較長期時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的文件材料,列為長期保管。
(三)凡是在較短時間內(nèi)對公司有參考價值的文件材料,列為短期保管。
第七章 檔案的鑒定與銷毀
第二十六條 檔案管理部門對所保存的檔案定期進行鑒定,對于保存期限已滿的檔案材料,按規(guī)定進行銷毀。
第二十七條 檔案鑒定工作由公司綜合辦公室主持,由業(yè)務部門領(lǐng)導、專業(yè)技術(shù)人員和檔案部門人員組成檔案鑒定小組,對被鑒定的檔案進行逐件審查,提出存毀意見。
第二十八條 檔案鑒定小組審定后,經(jīng)公司有關(guān)領(lǐng)導批準,報上級業(yè)務部門審批后,方可銷毀。原則上三年進行一次檔案銷毀工作。
第二十九條 銷毀檔案材料,要由二人以上進行,并在指定地點進行監(jiān)銷,監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字。
第八章 檔案的借閱
第三十條 公司各部門因工作需要借閱檔案需填寫檔案借閱申請單。
第三十一條 檔案管理人員依據(jù)檔案級別判斷是否需要審批。當為不受限制檔案時直接辦理借閱手續(xù)。
第三十二條 檔案借閱要堅持嚴格保密、方便利用的原則。
(一)凡政府有關(guān)部門依法執(zhí)行公務需要查閱檔案,檔案部門應按有關(guān)規(guī)定及時提供完整準確的檔案。
(二)凡社會有關(guān)方面需要借閱檔案,必須經(jīng)有關(guān)職能部門審查,由公司負責人或主管領(lǐng)導批準。
(三)外單位人員調(diào)閱檔案,一般要求在檔案室內(nèi)查閱。同時需持單位介紹信,經(jīng)有關(guān)專業(yè)職能部門批準,并登記利用檔案清單。
(四)借閱涉密檔案必須經(jīng)公司主要負責人審批。
第三十三條 若借閱涉及公司機密的受限制檔案或為外單位人員借閱時,需經(jīng)公司研究審批后方可借閱。
第三十四條 不得任意擴大借閱范圍,對需要出據(jù)檔案證明的,要認真核對摘抄內(nèi)容,進行登記。
第三十五條 借閱檔案者,不得泄密、涂改、拆散、轉(zhuǎn)借復印和攜帶檔案外出,如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時,須經(jīng)公司綜合辦公室負責人批準。
第三十六條 借閱的檔案用完后,應及時歸還,借用時間一般不得超過十天。
第三十七條 借閱人對檔案要妥善保管,不得遺失。
第三十八條 凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印,如工作需要,應按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理。
第三十九條 企業(yè)負責人和員工調(diào)離工作崗位時,必須上繳應歸檔的文件材料和借閱的檔案,檔案部門簽署意見后,方可辦理有關(guān)手續(xù)。
第九章 檔案庫房管理
第四十條 檔案庫房是保存公司檔案的重要地點,檔案管理人員要以高度負責的精神,確保檔案資料的安全完整。
第四十一條 檔案部門應集中統(tǒng)一地保管好全部檔案,設(shè)立專門的檔案管理場所,并配備符合檔案管理標準的保管設(shè)備、設(shè)施。
第四十二條 庫房內(nèi)物品進行定置管理,檔案柜統(tǒng)一編號,并定期對庫房進行整理、整頓、清掃、清潔,執(zhí)行國家有關(guān)檔案庫房的“八防”要求,保證庫房安全。
第四十三條 庫房內(nèi)的檔案資料定期(半年)清點,保證帳實一致。
第四十四條 非檔案管理人員不得隨意進入檔案庫房。
第四十五條 認真貫徹安全消防工作方針,嚴格執(zhí)行安全消防法規(guī)和規(guī)章制度。對檔案人員進行消防教育,做到人人持證上崗。
第十章 檔案信息保密與利用
第四十六條 產(chǎn)生重要檔案的部門和檔案管理部門必須執(zhí)行中華人民共和國《檔案法》和《保密法》,忠于職守,嚴守國家秘密和企業(yè)秘密。
第四十七條 加密檔案應按規(guī)定在文件上標注密級和時間期限,注意重點保管。
第四十八條 整理檔案應在專門地方(室內(nèi))進行。檔案整理人員不得將檔案帶出檔案館(室),以防失密、丟失。
第四十九條 建立完善檔案利用制度,嚴格履行利用檔案手續(xù),保護企業(yè)的知識產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密,保障企業(yè)合法權(quán)益不受損害。
第五十條 公司對所保存的重要、珍貴檔案,應當用復制品代替原件提供利用,原件應妥善保存。
第五十一條 嚴禁私自復制及對外提供檔案資料,尤其對外協(xié)作項目、研究課題等活動中利用檔案,必須簽訂利用保護協(xié)定。
第五十二條 檔案部門和檔案工作人員要通過多種方式開發(fā)利用檔案信息資源,采用編制參考資料,制發(fā)檔案證明,印發(fā)檔案匯編和編研成果等有關(guān)索引服務方式,為利用者提供方便,提高服務質(zhì)量。利用者分別采用查閱、借閱、復制、電話、網(wǎng)絡查詢檔案信息。
第五十三條 利用者應嚴格遵守“閱卷規(guī)則”,注意愛護檔案,損壞檔案按規(guī)定懲處。嚴禁拆卸、勾畫、調(diào)換、污損、轉(zhuǎn)借、短失和私自復制檔案。
第十一章 獎勵與懲罰
第五十四條 根據(jù)《檔案法》規(guī)定,有下列事跡之一的,公司應給予表彰和獎勵:
(一)對檔案的收集、整理、提供利用做出顯著成績的。
(二)對保護檔案和檔案現(xiàn)代化管理做出顯著成績的。
(三)對檔案學研究做出重要貢獻的。
(四)將重要的或者珍貴的檔案贈給企業(yè)的。
(五)同違反檔案法律、法規(guī)的行為作斗爭表現(xiàn)突出的。
第五十五條 凡違反本辦法,無故延期或不交應歸檔的文件材料的,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),限期上交,經(jīng)催交仍拖延不交的,除責令其文件負責人和部門領(lǐng)導
做出檢查外,必要時進行經(jīng)濟處罰,并予以通報批評。
第五十六條 凡違反本辦法,泄露秘密的,按保密工作相關(guān)管理辦法進行處理。對涂改、拆散、抽換、損毀丟失、盜竊倒賣或未經(jīng)批準轉(zhuǎn)借、復印或攜帶檔案外出的,視具體情況,對其部門領(lǐng)導和當事人進行處罰,并予以通報批評。
第五十七條 凡違反本辦法,不按借閱期限歸還的,限期歸還并責令其當事人寫出書面檢查。
第五十八條 遺失檔案的,應立即報告。因遺失檔案,泄露秘密的,按保密工作相關(guān)管理辦法進行處理。
第五十九條 對違反《檔案法》的有關(guān)規(guī)定,已構(gòu)成犯罪的,要依法追究其刑事責任。
第十二章 附則
第六十條 本辦法由綜合辦公室負責解釋。
第六十一條 本辦法未盡事宜,按照國家法規(guī)及工貿(mào)公司規(guī)定執(zhí)行。
第六十二條 本辦法自下發(fā)之日起施行。
附件1:
油品調(diào)運分公司檔案分類規(guī)則
為規(guī)范工貿(mào)公司油品調(diào)運分公司檔案管理工作,根據(jù)國家檔案局《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》及上級單位《檔案分類規(guī)則》,結(jié)合本企業(yè)檔案工作實際,制定本規(guī)則。
一、本規(guī)則明確了油品調(diào)運分公司檔案的分類原則、類目設(shè)置及基本范圍;
二、油品調(diào)運分公司檔案分類原則是以公司全部檔案為對象,充分反映企業(yè)的職能劃分,并結(jié)合檔案形成規(guī)律和特點,保持文件材料之間的有機聯(lián)系,便于檔案的科學管理和檔案信息資源的開發(fā)利用。
三、油品調(diào)運分公司檔案分類共設(shè)置9個一級類目,即黨群管理類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)管理類、產(chǎn)品生產(chǎn)類、項目建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會計業(yè)務類、特殊管理類。其類目名稱、排列順序統(tǒng)一使用油品調(diào)運分公司分類表(附后)標記,代碼可根據(jù)企業(yè)分類情況以英文字母或阿拉伯數(shù)字順序標記。
四、油品調(diào)運分公司檔案分類二級類目按照企業(yè)管理職能和檔案形成特點設(shè)置、檔案分類表中的二級類目是企業(yè)進行檔案分類的基本類目。二級類目的代碼和排列順序不作統(tǒng)一規(guī)定。
五、聲像、事務等非紙質(zhì)載體形式的檔案,可按其載體形式的不同組織建立案卷目錄,其保管要求應符合國家有關(guān)規(guī)定。
附件2:
油品調(diào)運分公司檔案分類表
一級類目二級類目基本范圍
代 碼名 稱代碼名稱
a黨 群 管 理 類01黨務工作黨總支綜合性工作、黨總支會、黨員代表大會及黨黨支其他事務性工作等。
02組織工作組織建設(shè),黨員管理,黨費管理,干部管理等工作。
03宣傳工作理論教育,宣傳教育,思想政治工作與精神文明建設(shè)等。
04統(tǒng)戰(zhàn)工作民族、宗教、僑務工作等。
05紀檢工作黨風黨紀教育、檢查,違紀案件審查,干部廉政建設(shè)等。
06武裝工作民兵工作,征兵、復員、轉(zhuǎn)業(yè)工作,人防工作等。
07工會工作職代會,民主管理,勞動競賽,先進表彰,會員管理,勞保福利,女工工作,文體活動等。
08共青團工作組織建設(shè),政治思想教育,團代會,團員、團費、青少年管理等項工作。
09其他
b行 政 管 理 類01行政事務綜合性行政事務工作,機要文件,工作會議,專題會議,辦公會議,文秘工作,信訪、接待工作,調(diào)研工作,印信管理等。
02公安保衛(wèi)治安綜合治理,案件偵查,消防管理,自然災害防范,交通管理,戶籍管理等。
03法律事務法律事務,公證工作,專利商標,工商登記管理,政紀監(jiān)察等。
04審計工作各項審計工作,審計規(guī)章制度等。
05人事管理人力資源管理(招聘、調(diào)配、勞動合同),勞動工資管理,考核,獎懲,職稱評聘,任職、任免,離退休工作,職工教育等。
06教育工作普通教育,職業(yè)教育,高等教育、培訓教育等。
07醫(yī)療衛(wèi)生衛(wèi)生監(jiān)督、防疫、職工防病治病,計劃生育工作等。
08公用事業(yè)職工生活福利,后勤服務,職工住房等
09外事工作出訪考察、國際會議等企業(yè)涉外活動。
10公共事務企業(yè)與地方關(guān)系、政府協(xié)調(diào)、公共關(guān)系、資質(zhì)手續(xù)辦理等
11其他
c經(jīng) 營 管 理 類01經(jīng)營決策企業(yè)改革,經(jīng)營戰(zhàn)略決策,企業(yè)發(fā)展規(guī)劃,方針目標管理等。
02企業(yè)管理企業(yè)整頓和企業(yè)升級,責任制管理,企業(yè)現(xiàn)代化管理等。
03計劃統(tǒng)計綜合計劃,生產(chǎn)經(jīng)營計劃,統(tǒng)計報表,經(jīng)營分析項目審批等。
04財務管理綜合財務管理,資金管理,成本管理,稅金管理,會計工作,投資融資管理等。
05物資管理物資采購、分配,物資合同協(xié)議,物資核算調(diào)撥,倉庫管理等。
06合同管理經(jīng)濟合同管理、審核、備案等。
07知識產(chǎn)權(quán)管理企業(yè)標識、商標標識、商標侵權(quán)等。
08其他
d生 產(chǎn) 管 理 類01質(zhì)量管理全面質(zhì)量管理,產(chǎn)品質(zhì)量檢測和質(zhì)量控制,質(zhì)量認證等。
02能源管理能源消耗管理,節(jié)能消耗工作,資源管理等。
03安全環(huán)保安全生產(chǎn),事故處理,安全教育,環(huán)境保護,勞動保護等。
04計量工作計量管理,計量設(shè)備、儀器,統(tǒng)計報表等。
05標準化工作企業(yè)標準化管理工作。
06科技管理新產(chǎn)品、新技術(shù)開發(fā),科研、技措、技改管理,科技成果管理,技術(shù)引進等。
07檔案與信息管理企業(yè)檔案工作,各類數(shù)據(jù)管理,計算機信息,通訊管理等。
08其它
e 產(chǎn) 品 生 產(chǎn) 類01油氣產(chǎn)品天然氣等。
02化工產(chǎn)品聚丙烯、苯乙烯、石油苯、苯乙烯焦油、2#渣油、甲醇、醋酸、民用液化氣、液化天然氣等。
03其它
02民用設(shè)施辦公樓,科研設(shè)施,文教衛(wèi)生,體育,商業(yè)服務,住宅,環(huán)衛(wèi),園林綠化工程等。
04其它
g設(shè) 備 儀 器 類01綜合設(shè)備管理規(guī)定、辦法、方案、規(guī)劃、總結(jié)、臺賬等
02公務車輛機動車技術(shù)參數(shù)檔案、產(chǎn)權(quán)證書、完稅憑證、維修保養(yǎng)記錄等
03其它
h會 計 業(yè) 務 類01會計憑證各種會計憑證。
02會計賬簿各種財務賬薄。
03會計報表各種財務報表。
04財務報告各種財務報告(決算)。
05其他會計移交清冊,會計檔案保管、銷毀清冊,銀行余額調(diào)節(jié)表、對賬單等。
j特
殊 管 理 類01印章公司各類作廢印章,包括公章、部門印章、法人私章等。
02獎牌上級單位頒發(fā)的各類榮譽獎牌。
03獎杯上級單位頒發(fā)的各類榮譽獎杯。
04證書上級單位頒發(fā)的各類榮譽證書。
05錦旗外部單位授予的各類錦旗。
06題詞上級領(lǐng)導對公司的題詞。
07照片公司舉辦的各類重大會議、活動照片。
08光盤公司舉辦的各類重大會議、活動照片、錄音、視頻等刻制的光盤。
09磁帶公司舉辦各類重大會議、活動現(xiàn)場錄音、錄像等制作的磁帶。
第4篇 石油公司檔案管理暫行辦法
石油銷售公司檔案管理暫行辦法
第一章 總則
第一條 為加強**石油hb銷售有限公司(以下簡稱'hb公司'或' 公司')檔案管理工作,有效地保護和利用檔案,為企業(yè)發(fā)展建設(shè)服 務,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、上級單位相關(guān)管理辦法及有 關(guān)檔案工作的法律法規(guī),制定本辦法。
第二條 本辦法所稱檔案,是指公司在從事基本建設(shè)、科研、 經(jīng)營、管理等各項活動中直接形成的,包括外部合作,各類項目管 理等活動中形成的,具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子 數(shù)據(jù)、實物等不同形式和載體的歷史記錄。
第三條 公司檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導,分級管理的原則,維護 檔案的完整與安全,便于各項工作的利用。
第四條 公司要把檔案工作列入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和計劃,把檔案工 作所需經(jīng)費納入財務預算計劃,保證檔案工作所需經(jīng)費,逐步加強 設(shè)施設(shè)備等必備條件,維護檔案的完整與安全。
第二章 檔案管理的機構(gòu)和職責
第五條 公司綜合辦公室負責檔案工作的監(jiān)督指導、保存利用 和日常管理工作,并根據(jù)實際,設(shè)專(兼)職人員負責檔案工作。
第六條 檔案管理的主要職責:
(一)貫徹實施《檔案法》和國家關(guān)于檔案工作的法規(guī)和方針 政策,以及上級主管部門制定的規(guī)定辦法,規(guī)范標準,結(jié)合本單位 實際,制定有關(guān)制度、標準和實施細則。
(二)具有公司檔案工作的整體建設(shè)、統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、 監(jiān)督指導和檔案安全保管的職能。制定公司檔案工作計劃,并組織 實施。
(三)負責公司文件材料形成、積累和歸檔工作。
(四)集中管理公司各種活動中形成的所有檔案。維護檔案的 完整與安全,負責公司各類檔案的收集、歸檔、保管和開發(fā)利用。
(五)負責公司檔案工作的統(tǒng)計分析和匯總上報工作。
(六)負責向上級檔案部門移交有關(guān)檔案和資料。
(七)負責公司重點工程、重大科研項目、重要活動的歸檔材 料的驗收。
(八)負責公司檔案管理網(wǎng)點的業(yè)務指導、檢查和人員的培訓 。
(九)負責公司檔案管理新技術(shù)、新方法的推廣和檔案計算機 管理的應用工作。
第七條 各部門應執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律、法規(guī)和政策 ,按照檔案工作的標準規(guī)范、規(guī)章制度,做好各部門文件資料的形 成、積累、整理、立卷歸檔和移交工作。
第三章 歸檔范圍
第八條 歸檔文件材料的來源
(一)公司內(nèi)部形成的文件材料。
(二)各部門移交公司的文件材料。
(三)各部門引進項目、外購設(shè)備等附帶的文件材料。
(四)公司參加的合作項目、合作單位按要求向公司呈交文件 材料。
(五)公司執(zhí)行、辦理的外來文件。
第九條 公司在籌備、成立及生產(chǎn)經(jīng)營過程中形成的具有保存 價值的文件材料均應列入歸檔范圍(見附件二)。
第十條 歸檔文件材料主要包括紙質(zhì)文件、電子文件、照片及 感光底片、膠片、光盤、磁帶、實物等各種載體形式。
第四章 立卷歸檔要求
第十一條 文件材料應在規(guī)定時間內(nèi)歸檔。
(一)管理性文件材料在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。
(二)產(chǎn)品、科研課題及基建項目文件材料在其項目鑒定、竣 工驗收、財務決算后3個月內(nèi)歸檔,周期長的可分階段、單項歸檔。
(三)外購設(shè)備儀器的文件材料在開箱驗收后歸檔。
(四)職工參加公務活動形成的文件材料應在活動結(jié)束后15日 內(nèi)歸檔。
(五)會計文件材料在會計年度終了后,由財務部門保管一年 后移交歸檔。
第十二條 電子文件邏輯歸檔適時進行,物理歸檔應與紙質(zhì)文 件歸檔時間一致。
第十三條 磁帶、照片及底片、膠片、實物等形式的文件材料 應在工作結(jié)束后及時歸檔。
第十四條 下列文件材料應隨時歸檔:
(一)變更、修改、補充的文件材料。
(二)企業(yè)內(nèi)部機構(gòu)變動和職工調(diào)動、離崗時保留在部門或個 人手中的文件材料。
(三)企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件材料。
(四)其他臨時重要活動中形成的文件材料。
第十五條 各部門必須嚴格遵守歸檔制度,不得無故延期或不 交應歸檔的文件材料,如有些材料還需使用,也應先按要求立卷歸 檔后再辦理借閱手續(xù)。
第十六條 各部門向綜合辦公室移交檔案時,要嚴格履行移交 手續(xù)。
第十七條 檔案工作人員應協(xié)助各職能部門,對應歸檔文件材 料的完整程度、準確性及保存價值進行確認,經(jīng)職能部門負責人簽 審后歸檔。
第十八條 科研成果鑒定、產(chǎn)品定型、基建項目工程竣工驗收 ,重要外購設(shè)備儀器開箱驗收及項目引進、對外協(xié)作項目等有關(guān)活 動,要有檔案工作人員參加,按照規(guī)定對所形成的檔案資料進行驗 收。堅持'三納入、四參加'制度。沒有完整、準確、系統(tǒng)的文件材 料以及項目沒有歸檔,不能申報成果或評獎;不能最后通過驗收或 鑒定;所有經(jīng)費不予結(jié)算。
第十九條 立卷歸檔的總體要求:
歸檔案卷的總要求是:遵循文件材料的形成規(guī)律和特點,保持 文件之間的有機聯(lián)系和系統(tǒng),符合質(zhì)量標準要求,區(qū)別不同價值, 便于保管和利用。具體應做到下述幾點:
(一)歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊 全完整。
(二)在職能活動中形成的,具有查考利用價值,辦理完畢的 各種形式和載體材料的文件及實物材料,都必須按照規(guī)定向檔案部 門移交歸檔,其電子檔案應與紙質(zhì)檔案同步歸檔。
(三)歸檔文件以件為單位,進行裝訂和系統(tǒng)化整理。
(四)卷內(nèi)文件材料應區(qū)別不同情況進行排列,密不可分的文 件材料應依序排列在一起,即批復在前,請示在后;正文在前,附 件在后;印件在前,定稿在后。
(五)卷內(nèi)文件材料應按照排列順序依次編寫頁號或件號。裝 訂的案卷,應統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上 角填寫頁號;不裝訂的案卷,應在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號 ,圖表和聲像材料等也應在圖表上或聲像材料的背面編號。
(六)永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi) 文件目錄,對文件材料的題名不要隨意更改和簡化;沒有題名應擬 寫題名,有的雖有題名無實質(zhì)內(nèi)容的也應重新擬寫;沒有責任者、 年、月、日的文件材料要考證清楚,填入有關(guān)項內(nèi);卷內(nèi)文件目錄 放在卷內(nèi)。
(七)聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點 、中心內(nèi)容和責任者。
(八)當年辦結(jié)的文件放在當年,跨年度的文件放在結(jié)案的年 份里。長期不能結(jié)案的文件,可根據(jù)情況分階段歸檔。
(九)歸檔時要注意辦結(jié)情況,避免未結(jié)案歸檔及已結(jié)案的長 期不歸檔。
第五章 檔案的移交
第二十條 檔案移交前須向檔案管理部門提交移交清冊,詳細 填寫檔案的門類及數(shù)量,并經(jīng)本部門負責人簽字審核。
第二十一條 檔案管理部門要組織專門人員,對所移交檔案的 案卷質(zhì)量情況進行檢查,符合要求的檔案經(jīng)檔案管理部門負責人簽 字審核后,辦理交接手續(xù)。
第二十二條 檔案移交時,經(jīng)交接雙方核實后在移交清冊上簽 字。
第二十三條 移交的檔案在運送過程中,移交部門應由專人負 責,以確保檔案的安全。
第六章 檔案保管期限
第二十四條 按國家有關(guān)規(guī)定,檔案管理部門結(jié)合公司情況制 定各類文件材料分類方案、歸檔范圍和保管期限表。文件材料的保 管期限分為:永久、長期和短期。長期為10至50年左右,短期為10 年以下。
第二十五條 確定公司檔案保管期限的原則:
(一)凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的,對本公 司有長遠利用價值的檔案,列為永久保管。
(二)凡是反映公司一般活動,在較長期時間內(nèi)對公司工作有 查考利用價值的文件材料,列為長期保管。
(三)凡是在較短時間內(nèi)對公司有參考價值的文件材料,列為 短期保管。
第七章 檔案的鑒定與銷毀
第二十六條 檔案管理部門對所保存的檔案定期進行鑒定,對 于保存期限已滿的檔案材料,按規(guī)定進行銷毀。
第二十七條 檔案鑒定工作由公司綜合辦公室主持,由業(yè)務部 門領(lǐng)導、專業(yè)技術(shù)人員和檔案部門人員組成檔案鑒定小組,對被鑒 定的檔案進行逐件審查,提出存毀意見。
第二十八條 檔案鑒定小組審定后,經(jīng)公司有關(guān)領(lǐng)導批準,報 上級業(yè)務部門審批后,方可銷毀。原則上三年進行一次檔案銷毀工 作。
第二十九條 銷毀檔案材料,要由二人以上進行,并在指定地 點進行監(jiān)銷,監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字。
第八章 檔案的借閱
第三十條 公司各部門因工作需要借閱檔案需填寫檔案借閱申請 單。
第三十一條 檔案管理人員依據(jù)檔案級別判斷是否需要審批。當 為不受限制檔案時直接辦理借閱手續(xù)。
第三十二條 檔案借閱要堅持嚴格保密、方便利用的原則。
(一)凡政府有關(guān)部門依法執(zhí)行公務需要查閱檔案,檔案部門 應按有關(guān)規(guī)定及時提供完整準確的檔案。
(二)凡社會有關(guān)方面需要借閱檔案,必須經(jīng)有關(guān)職能部門審 查,由公司負責人或主管領(lǐng)導批準。
(三)外單位人員調(diào)閱檔案,一般要求在檔案室內(nèi)查閱。同時 需持單位介紹信,經(jīng)有關(guān)專業(yè)職能部門批準,并登記利用檔案清單 。
(四)借閱涉密檔案必須經(jīng)公司主要負責人審批。
第三十三條 若借閱涉及公司機密的受限制檔案或為外單位人 員借閱時,需經(jīng)公司領(lǐng)導辦公會研究審批后方可借閱。
第三十四條 不得任意擴大借閱范圍,對需要出據(jù)檔案證明的 ,要認真核對摘抄內(nèi)容,進行登記。
第三十五條 借閱檔案者,不得泄密、涂改、拆散、轉(zhuǎn)借復印 和攜帶檔案外出,如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時,須經(jīng) 公司綜合辦公室負責人批準。
第三十六條 借閱的檔案用完后,應及時歸還,借用時間一般 不得超過十天。
第三十七條 借閱人對檔案要妥善保管,不得遺失。
第三十八條 凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印,如工作 需要,應按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理。
第三十九條 企業(yè)負責人和員工調(diào)離工作崗位時,必須上繳應 歸檔的文件材料和借閱的檔案,檔案部門簽署意見后,方可辦理有 關(guān)手續(xù)。
第九章 檔案庫房管理
第四十條 檔案庫房是保存公司檔案的重要地點,檔案管理人 員要以高度負責的精神,確保檔案資料的安全完整。
第四十一條 檔案部門應集中統(tǒng)一地保管好全部檔案,設(shè)立專 門的檔案管理場所,并配備符合檔案管理標準的保管設(shè)備、設(shè)施。
第四十二條 庫房內(nèi)物品進行定置管理,檔案柜統(tǒng)一編號,并 定期對庫房進行整理、整頓、清掃、清潔,執(zhí)行國家有關(guān)檔案庫房 的'八防'要求,保證庫房安全。
第四十三條 庫房內(nèi)的檔案資料定期(半年)清點,保證帳實 一致。
第四十四條 非檔案管理人員不得隨意進入檔案庫房。
第四十五條 認真貫徹安全消防工作方針,嚴格執(zhí)行安全消防 法規(guī)和規(guī)章制度。對檔案人員進行消防教育,做到人人持證上崗。
第十章 檔案信息保密與利用
第四十六條 產(chǎn)生重要檔案的部門和檔案管理部門必須執(zhí)行中 華人民共和國《檔案法》和《保密法》,忠于職守,嚴守國家秘密 和企業(yè)秘密。
第四十七條 加密檔案應按規(guī)定在文件上標注密級和時間期限 ,注意重點保管。
第四十八條 整理檔案應在專門地方(室內(nèi))進行。檔案整理 人員不得將檔案帶出檔案館(室),以防失密、丟失。
第四十九條 建立完善檔案利用制度,嚴格履行利用檔案手續(xù) ,保護企業(yè)的知識產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密,保障企業(yè)合法權(quán)益不受損害。
第五十條 公司對所保存的重要、珍貴檔案,應當用復制品代 替原件提供利用,原件應妥善保存。
第五十一條 嚴禁私自復制及對外提供檔案資料,尤其對外協(xié) 作項目、研究課題等活動中利用檔案,必須簽訂利用保護協(xié)定。
第五十二條 檔案部門和檔案工作人員要通過多種方式開發(fā)利 用檔案信息資源,采用編制參考資料,制發(fā)檔案證明,印發(fā)檔案匯 編和編研成果等有關(guān)索引服務方式,為利用者提供方便,提高服務 質(zhì)量。利用者分別采用查閱、借閱、復制、電話、網(wǎng)絡查詢檔案信 息。
第五十三條 利用者應嚴格遵守'閱卷規(guī)則',注意愛護檔案, 損壞檔案按規(guī)定懲處。嚴禁拆卸、勾畫、調(diào)換、污損、轉(zhuǎn)借、短失 和私自復制檔案。
第十一章 獎勵與懲罰
第五十四條 根據(jù)《檔案法》規(guī)定,有下列事跡之一的,公司 應給予表彰和獎勵:
(一)對檔案的收集、整理、提供利用做出顯著成績的。
(二)對保護檔案和檔案現(xiàn)代化管理做出顯著成績的。
(三)對檔案學研究做出重要貢獻的。
(四)將重要的或者珍貴的檔案贈給企業(yè)的。
(五)同違反檔案法律、法規(guī)的行為作斗爭表現(xiàn)突出的。
第五十五條 凡違反本
辦法,無故延期或不交應歸檔的文件材 料的,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),限期上交,經(jīng)催交仍拖延不交的,除責令其文件 負責人和部門領(lǐng)導做出檢查外,必要時進行經(jīng)濟處罰,并予以通報 批評。
第五十六條 凡違反本辦法,泄露秘密的,按保密工作相關(guān)管 理辦法進行處理。對涂改、拆散、抽換、損毀丟失、盜竊倒賣或未 經(jīng)批準轉(zhuǎn)借、復印或攜帶檔案外出的,視具體情況,對其部門領(lǐng)導 和當事人進行處罰,并予以通報批評。
第五十七條 凡違反本辦法,不按借閱期限歸還的,限期歸還 并責令其當事人寫出書面檢查。
第五十八條 遺失檔案的,應立即報告。因遺失檔案,泄露秘 密的,按保密工作相關(guān)管理辦法進行處理。
第五十九條 對違反《檔案法》的有關(guān)規(guī)定,已構(gòu)成犯罪的, 要依法追究其刑事責任。
第十二章 附則
第六十條 本辦法由公司綜合辦公室負責解釋。
第六十一條 本辦法自下發(fā)之日起施行。
附件:1.檔案分類規(guī)則
第5篇 集團公司檔案管理辦法-范本
集團公司檔案管理辦法范本
第一章總則
第一條為了加強ee公司系統(tǒng)的檔案管理,實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化、更好地為ee公司各項工作服務,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和(總公司辦公制度》有關(guān)規(guī)定,結(jié)合公司實際情況,特制定本辦法。
第二條凡總公司各部門、專業(yè)公司(下稱各單位)在工作活動中形成的,具有查考利用價值的文件材料,必須按規(guī)定定期向總公司機要檔案室移交,集中管理,任何單位和個人不得據(jù)為已有。
第三條各單位的領(lǐng)導應重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作,配備專職或兼職人員負責此項工作。
第四條ee公司系統(tǒng)的文書立卷工作和檔案管理工作由總公司辦公室負責監(jiān)督和指導。
第二章歸檔范圍
第五條凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料(公文、電報、傳真、圖表、書信、報刊、錄音、錄像、盤片j員片等)均屬歸檔范圍。
第六條上級機關(guān)文件材料應歸檔的有。
(一)上級機關(guān)頒發(fā)的需要公司貫徹執(zhí)行的文件材料;
(二)黨和國家領(lǐng)導人及上級機關(guān)有關(guān)領(lǐng)導視察、檢查公司工作時的重要指示、講話。題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等聲像材料及登載相關(guān)內(nèi)容的報刊。
(三)代上級機關(guān)草擬并被采用為文件的定稿和印本。
(四)其他文件材料。
第七條公司文件材料應歸檔的有。
(一)公司頒發(fā)的(包括轉(zhuǎn)發(fā)及其他單位聯(lián)合頒發(fā)的)各種正式文件的簽發(fā)稿、印本、重要文件的修改稿。
(二)公司的請求與上級機關(guān)的批復文件,各部門、各專業(yè)公司、各子公司及其他各所屬企業(yè)的請求與本公司的批復文件;
(三)公司及各部門的工作計劃、總結(jié)、報告;
(四)公司召開的各種會議的全套文件以及會議形成的聲像材料;
(五)公司領(lǐng)導公務活動形成的重要文件、電報、電話記錄,從外單位帶回的與公司有關(guān)的文件材料;
(六)公司領(lǐng)導或各部門有關(guān)負責人代表公司對電視臺、廣播電臺及報刊記者的新聞發(fā)布稿和聲像材料、撰寫專題文章及在外單位重要講話的稿本;
(七)反映公司經(jīng)營和管理的專業(yè)文件材料,如實業(yè)投資項目、房地產(chǎn)開發(fā)、貿(mào)易、證券、信貸、租賃、世行貸款、轉(zhuǎn)貸等業(yè)務中產(chǎn)生的各種文件、資料、合同、樣票等;
(八)公司或公司匯總的統(tǒng)計報表和統(tǒng)計分析資料(包括計算機盤片等);
(九)公司及各部門、各專業(yè)公司成立、啟用印章及其組織機構(gòu)、人員編制等文件材料;
(十)公司及各部門、各專業(yè)公司制定的規(guī)章制度等;
(十一)公司的歷史沿革(包括公司簡介)、大事記、年鑒,反映公司重要活動、事件的剪報、聲像材料,榮譽獎勵證書,有紀念意義和憑證性的實物及展覽照片、錄音、錄像等文件材料;
(十二)公司編印的公司要聞、簡報等刊物的定稿和印本,編輯出版物的定稿、樣本;
(十三)公司及各部門、各專業(yè)公司干部任免、調(diào)配、培訓、專業(yè)技術(shù)職務評定、職工的錄用、轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資退職、退休、醫(yī)療、扶恤、死亡、獎懲等工作形成的文件材料;
(十四)公司干部、工人、黨員、團員名冊、報表;
(十五)公司干部、工人轉(zhuǎn)移工資、行政、黨、團關(guān)系的介紹信存根;
(十六)公司外事活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結(jié)、重要簡報、會議紀要、會談記錄、聲像材料、有參考價值的材料、互贈禮品清單、工作來往文件等;
(十六)公司解決法律糾紛問題形成的文件材料;
(十八)公司或部門、專業(yè)公司與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等文件材料;
(十九)公司固定資產(chǎn)登記,財產(chǎn),物資、檔案等移交憑證;
(二十)公司購置大型設(shè)備和基建工作中形成的憑證、協(xié)議合同、圖紙文件材料。
第八條同級機關(guān)和非隸屬機關(guān)文件材料應歸檔的有:
(一)同級機關(guān)和非隸屬機關(guān)頒發(fā)的非本公司經(jīng)營范圍但需要執(zhí)行的法規(guī)性文件;
(二)有關(guān)業(yè)務機關(guān)檢查本公司工作形成的重要文件;
(三)同級機關(guān)和非隸屬機關(guān)與本公司聯(lián)系、協(xié)商工作的來往文件。
第三章立卷歸檔要求
第九條公司各單位應在每年3月底以前將上年度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷,向總公司辦公室移交。
第十條各單位必須嚴格遵守歸檔制度,不得無故延期或不交應歸檔的文件材料,如有些材料還需使用,也應先按立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)。
第十一條各單位向總公司辦公室移交檔案時,要嚴格履行移交手續(xù)。
第十二條歸檔案卷的總要求是:遵循文件材料的形成規(guī)律和特點,保持文件之間的有機聯(lián)系,區(qū)別不同價值,便于保管和利用。具體應做到下述幾點:
(一)歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。歸檔的項目檔案應包括如下文件:項目建議書、可行性研究報告、立項批復、項目評估報告、批準項目文件、協(xié)議、合同、營業(yè)執(zhí)照(復印件)、章程、項目人員任兔文件,有關(guān)項目業(yè)務的各種意向書、紀要、備忘錄、電話記錄、請示、報告、批復及其它有關(guān)項目業(yè)務的音像制品、計算機盤片等。
(二)在歸檔的文件材料中,應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起,不得分開;文電應全在一立卷。
(三)卷內(nèi)文件材料應區(qū)別不同情況進行排列,密不可分的文件材料應依序排列在一起,即批復在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;
(四)卷內(nèi)文件材料應按排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷,應統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號;不裝訂的案卷,應在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號,圖表和聲像材料等也應在圖表上或聲像材料的背面編號。
(五)永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄,對文件材料的題名不要隨意更改和簡化;沒有題名應擬寫題名,有的雖有題名無實質(zhì)內(nèi)容的也應重新擬寫:沒有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚,填入有關(guān)項內(nèi);卷內(nèi)文件目錄放在卷目。
(六)聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內(nèi)容和責任者。
(七)本公司各部門及各專業(yè)公司立卷所需的案卷封皮、卷內(nèi)文件目錄表由總公司辦公室統(tǒng)一發(fā)給。
第四章檔案保管期限
第十三條文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六至五十年左右,短期為十五年以下,三年以上。
第十四條確定公司檔案保管期限的原則
(一)凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的,對本公司有長遠利用價值的檔案,列為永久保管。
(二)凡是反映公司一般活動,在較長期時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的文件材料,列為長期保管。
(三)凡是在較短時間內(nèi)對公司有參考價值的文件材料,列為短期保管。
第五章檔案的鑒定與銷毀
第十五條公司辦公室秘書處對所保存的檔案定期進行鑒定,對于保存期限已滿的檔案材料,按規(guī)定進行銷毀。
第十六條檔案鑒定工作由辦公室主持,有關(guān)部門參加,組成檔案鑒定小組,對被鑒定的檔案進行逐件審查,提出存毀意見。
第十七條檔案材料鑒定小組審定,并經(jīng)公司有關(guān)領(lǐng)導批準后,方可銷毀。
第十八條銷毀檔案材料,要由二人以上并在指定地點進行監(jiān)銷,監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字。
第六章檔案的借閱
第十九條公司各部門因工作需要,借閱本部門的業(yè)務檔案需經(jīng)本部門領(lǐng)導批準,然后到公司辦公室秘書處機要室填寫檔案借閱單,方可借閱。
第二十條公司各部門借閱非本部門的業(yè)務檔案須經(jīng)檔案所屬部門同意或公司領(lǐng)導批準。
第二十一條借閱檔案必須嚴格履行登記手續(xù),歸還的檔案要進行檢查、清點,并在登記薄上注銷。
第二十二條借閱檔案的同志,不得泄密、涂改、折散、轉(zhuǎn)借復印和攜帶檔案外出,如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時,須經(jīng)辦公室主任批準。
第二十三條借閱的檔案用完后,應及時歸還,借用時間一般不得超過十天。
第二十四條借閱人對檔案要妥善保管,不得遺失,如有遺失,按本制度第七章第三十一條進行處罰。
第二十五條凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印,如工作需要,應按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理。
第七章罰&nb
sp; 則
第二十六條公司各單位凡違反制度第三章第九條,無故延期或不交應歸檔的文件材料的,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),限期上交,經(jīng)催交仍拖延不交的,除責令其文件負責人和單位領(lǐng)導寫出書面檢查外,各罰款100元~500元,并予以通報批評。
第二十七條公司各單位凡違反制度第六章第十四條,泄露秘密,按《公司保密工作條例)進行處理。對涂改、拆散或未經(jīng)辦公室領(lǐng)導批準轉(zhuǎn)借、復印或攜帶檔案外出的;視具體情況,對其單位領(lǐng)導和當事人各罰款500元~1000元,并予以通報批評。
第二十八條公司各單位凡違反本制度第六章第二十五條,不按借閱期限歸還的,限期歸還并責令其當事人寫出書面檢查。
第二十九條公司各單位凡違反本制度第六章第二十六條,遺失檔案的,應立即報告。因遺失檔案,泄露秘密的,按《公司保密工作條例》進行處理。
第八章附則
第三十條本辦法由總公司辦公室負責解釋。
第三十一條各子公司應根據(jù)本辦法,結(jié)合本單位的實際情況,制定具體實施細則。
第6篇 門業(yè)公司檔案管理辦法
門業(yè)制造公司檔案管理辦法
第一條 公司檔案由行政部統(tǒng)一管理,專業(yè)檔案可由各部室負責,但檔案清單須定期送行政部備存,并接受公司指導監(jiān)督。
第二條 公司檔案按以下分類:音像資料、相冊、表格、iso文件、制度、公文、傳真、通告、剪報、政府文件、備存資料、人事檔案等。
第三條 檔案資料的收集、整理、存檔依照企業(yè)名稱(規(guī)范化縮寫)、文種、時間、編號、機密級別依次順序編排進行分類,格式為:
()[ ] ()
── ────-------
企業(yè)名稱 文種時間編號機密級別
(縮寫)
第四條 文件、材料歸檔的范圍
一、政府部門的文件材料
(一)公司、行業(yè)主管部門、政府職能部門頒發(fā)或下達的正式文件、材料和會議文件;
(二)政府職能部門下發(fā)的與公司業(yè)務有關(guān)的行業(yè)管理的規(guī)章制度、文件;
(三)政府部門正處級以上領(lǐng)導來公司視察、檢查工作所形成的文件、材料(如指示、講話、題詞、照片、錄像等);
(四)市級以上新聞媒體有關(guān)公司的報道材料;
(五)行業(yè)主管部門印發(fā)征求意見或傳達討論的各種重要文件、材料。
(六)經(jīng)行政部經(jīng)理以上領(lǐng)導審閱批準要求歸檔的各類行業(yè)文件、材料、報道材料;
(七)政府官員、知名人士的題字和牌匾等。
二、公司內(nèi)部的文件材料
(一)公司股東會、董事會及對外投資企業(yè)所形成的決議、紀要、記錄、章程等所有權(quán)益證明材料;
(二)公司向行業(yè)主管部門、政府職能部門的請示、報告、各類函件及上級的批復件;
(三)公司對外發(fā)送的一切具有法律效力的正式文電和法定代表人對外簽署的各類文本資料;
(四)公司對外簽訂的有關(guān)合同、協(xié)議、契約、意向書、基建圖紙等;
(五)各類資產(chǎn)類權(quán)證、工商證照等;
(六)公司主持召開的有公司以外企業(yè)、政府部門參加的各種會議和公司主持召開的各類重要會議文件、會議記錄及有保存價值的音像材料;
(七)公司領(lǐng)導同志外出參加各種會議帶回的文件、材料及他們參加外事、外經(jīng)活動等形成的文件、剪報、照片等材料,經(jīng)行政部經(jīng)理審核須歸檔的;
(八)公司出版、編輯的各類出版物,收到或發(fā)出的重要賀電、賀信等;
(九)公司的年度工作計劃、總結(jié)、各種統(tǒng)計報表、財務報表、審計材料、規(guī)章制度、重要文件登記本等;
(十)企業(yè)的成立、合并、撤消、變更、歷史沿革;
(十一)公司制發(fā)的各種印章的印模、用章登記本、印信啟用;
(十二)組織機構(gòu)、人員編制、大事記、主要活動的剪報、聲像材料、榮譽證書、法人標準照、工作照、文字材料等;
(十三)公司建設(shè)項目資料,包括政府批文、征地、規(guī)劃、施工和竣工圖紙、文件、大中型設(shè)備資料;
(十四)干部任免、調(diào)配、名冊、報表;員工招聘、錄用、定級調(diào)資、退職解聘開除、員工社保等文件資料;
(十五)公司的財產(chǎn)、物資、檔案、印章等交接清單和責任書;
(十六)經(jīng)處理的重要來信。
第五條 密級:
一、機密文件(a級文件):公司章程、股東會、董事會紀要、決議,合同、各類證照、總經(jīng)理會議紀要、a級財務資料(財務報表、驗資報告、重要函件)、資產(chǎn)類權(quán)證、重大項目可行性報告、政府重要批文、企業(yè)歷史文獻。
二、普通文件(b級文件):除a級外的文件均屬b級。
第六條 文件、材料歸檔的辦法與時間
一、凡屬公司的a級檔案,對外簽訂、發(fā)送的a級材料,隨時由行政部歸檔;
二、公司的其他會議紀要和行政部的各類會議記錄,由會議主辦處每半年向行政部歸檔一次;
三、公司法人的材料由行政部在當年第一季度歸檔上一年的文件、資料、照片。
四、公司與其他單位的聯(lián)合行文,原件由主辦單位立卷歸檔,其他單位保存復印件;
五、各部(室)自行立卷歸檔的檔案,應在當年第一季度內(nèi)向行政部移交上一年的檔案目錄和案卷。
第六條 歸檔資料必須準確做好文件索引,案卷按機構(gòu)、年代排列,永久與長期(16-50年)、短期(15年以下)分別組卷,編上順序號及注明存放案卷年號與卷號;卷內(nèi)文件應把正文和底稿、文件和附件、請示和批復放在一起,卷內(nèi)頁號一律在右下角。由于公司系統(tǒng)成立才幾年,不必分保管期限,按年度排列即可。
第七條 原則上所有資料應以原件存檔,當存檔資料確因客觀因素而不能存放原件時,可用復印件替代,但公文復制件作為正式文件使用時,應當加蓋復制機關(guān)證明章,附頁說明原件所在處及不能存留原件的原因,并視同正式文件妥善保管。
第八條 案卷裝訂前應拆除金屬物,做好文件材料的檢查,如對破損或褪色的材料,應當進行修補和復制,裝訂部位過窄或有字跡的材料,要用紙加襯邊;紙面過大的書寫材料,按宗卷大小折疊整齊,對字跡難以辨認的材料,應附上抄件,案卷標題要標明相關(guān)署名、部門、問題等,文字要求簡練、確切;用鋼筆書寫,字跡端正。
第九條 注意做好保密工作,存放檔案的門窗要堅固,并做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠蟲、防高溫、防強光等措施。
第十條 每年定期對檔案材料的數(shù)量、保管等情況進行一次檢查,發(fā)現(xiàn)問題應及時采取補救措施,確保檔案的安全。
第十一條 借閱文件檔案(包括資料),必須由借閱人填寫借閱單,經(jīng)各部室負責人,財務資料同時須經(jīng)財務負責人簽字后到行政部辦理借閱手續(xù)。a級檔案須由公司法人或其授權(quán)人批準方能借閱;b級檔案由行政部負責人批準借閱。
第十二條 裝訂成冊的檔案不出借,只供現(xiàn)場查閱,未立卷的文件及資料可出借。
第十三條 查閱檔案的人員必須愛護文件檔案,不得隨便攜帶或轉(zhuǎn)借他人閱讀。做好檔案的安全和保密,不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、復印、攝影、轉(zhuǎn)借或損壞。否則,將追究當事人責任;如確需復印、摘抄等須經(jīng)有權(quán)審批人批準后方可
。
第十四條 查閱的文件檔案交還時,必須當面點交清楚,如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,應立即報告領(lǐng)導處理。
第十五條 對摘抄卷內(nèi)檔案,應按檔案級別經(jīng)有權(quán)審批人同意,對摘抄的材料應進行審查、簽章。
第十六條 檔案的銷毀須在行政部負責人領(lǐng)導下,組織相關(guān)人員對檔案進行鑒定,銷毀失去保存價值的檔案須由參與鑒定人員提出意見,登記造冊,經(jīng)總經(jīng)理批準后,由二人以上在指定地點監(jiān)銷,并在銷毀檔案記錄上簽字。
附相關(guān)表單:
1.檔案收件單;
2.檔案借閱單;
第7篇 物業(yè)管理公司檔案管理辦法7
物業(yè)管理公司檔案管理辦法(七)
第一章總則
第一條為加強公司檔案管理工作,完整地保存和科學地管理公司檔案,充分發(fā)揮檔案在公司發(fā)展中的作用,根據(jù)國家有關(guān)檔案法律法規(guī),結(jié)合公司實際情況,特制定此辦法。
第二條公司檔案包括公司在各項經(jīng)濟活動中形成的全部檔案的總和,按保存時間分為永久保存(五十年以上)、長期保存(十六年至五十年)、和短期保存(十五年以下)。
第三條公司檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導,集中管理的原則,由綜合部加強對公司檔案管理的領(lǐng)導,負責建立健全檔案工作制度,以達到檔案完整、準確、安全和有效利用的目的。
第二章檔案管理工作機構(gòu)和管理員職責
第四條公司檔案管理由綜合部統(tǒng)一領(lǐng)導,由業(yè)務素質(zhì)過硬,熱愛公司的專職人員擔任,同時其他各部門要設(shè)置兼職的檔案管理員。
第五條檔案管理人員基本職責:
一、認真貫徹集團公司有關(guān)的檔案管理制度;
二、忠于職守,嚴格執(zhí)行檔案管理制度,維護檔案的完整與安全。
三、負責統(tǒng)一管理公司全部檔案(除公司另有管理規(guī)定的特殊資料外)。
四、負責建立健全公司檔案管理的工作方針、工作目標、工作程序。
第三章檔案的形成
第六條歸檔文件要求書寫工整,圖樣清晰,材料完整,能準確地反映公司本次活動的真實內(nèi)容和整個過程。
第七條檔案材料必須遵循文件材料的形成規(guī)律和特點,保持文件之間的有機聯(lián)系,區(qū)別不同價值,便于保管和利用。
第八條檔案管理員必須按集團公司檔案管理的有關(guān)制度和要求定期編制各類材料的歸檔范圍。
第九條各部門工作人員因公外出參觀學習等活動中帶回的材料要及時歸檔。
第十條各項經(jīng)濟活動中形成的文件材料在次年5月份前必須完成歸檔,公司檔案管理員要督促各部門執(zhí)行。
第四章檔案管理
第十一條公司檔案管理員必須對公司各部門移交的檔案按規(guī)定進行分類:
一、根據(jù)集團公司檔案分類編號的有關(guān)規(guī)定進行檔案分類編號,并要求保持一定的穩(wěn)定性,不得隨意改動。
二、分類和編號要遵循材料的形成規(guī)律,要求為檔案的保管和利用提供方便。
三、公司各項經(jīng)濟活動、技術(shù)性及財務等管理性文件,要按其文件內(nèi)容分別歸入各類檔案中統(tǒng)一編號。
第十二條公司綜合部要根據(jù)需要編制案卷總目錄、全引目錄、專題目錄、分案目錄、底圖目錄等不同形式的檢索工具,并且進行檔案著錄工作,便于查找利用。
第十三條檔案保管要求:
一、對底圖保管必須采取平放或卷放,不允許折疊保管。
二、聲像檔案要統(tǒng)一分類編號,單獨存放。
三、實物檔案要統(tǒng)一編號集中保管。
第十四條經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案,要編制銷毀清冊,經(jīng)批準后指派專人負責監(jiān)銷,并由監(jiān)銷人員在銷毀清冊上簽字。
第五章移交和利用
第十五條公司檔案室要按集團公司檔案有關(guān)規(guī)定及時向集團檔案室移交有關(guān)檔案。
第十六條公司檔案應簡化借閱程序,做到科學而不繁瑣,利于公司員工查閱檔案。
第十七條公司檔案原則上不借出,若特殊情況,須由檔案主管領(lǐng)導簽字,并進行登記,但不得超出三天。
第十八條公司檔案原則上不外借,僅供內(nèi)部參閱。若情況特殊,經(jīng)主管領(lǐng)導簽字同意,可借出復印件,原件概不外借。
第六章附則
第十九條本辦法自下發(fā)之日起執(zhí)行,解釋權(quán)歸綜合部。
第8篇 x總公司檔案管理辦法
總公司檔案管理暫行規(guī)定
第一章總則
第一條為加強公司檔案管理,提高檔案利用效率,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》,結(jié)合企業(yè)實際,制定本規(guī)定。
第二章 檔案管理
第二條公司檔案實行集中與分級管理相結(jié)合的原則,檔案室在總經(jīng)理辦公室領(lǐng)導下,負責全公司主體檔案的管理,并對部門及所屬單位檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查。
第三條檔案室履行下列職責:
(一)貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策,制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度;
(二)統(tǒng)籌規(guī)劃并負責本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作;
(三)指導各部門和所屬單位文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作;
(四)監(jiān)督、指導本企業(yè)所屬機構(gòu)的檔案工作。
第四條各部門確定人員負責歸檔文件材料的收集和整理,按各種檔案歸檔時間定期交檔案室集中管理。
第五條檔案工作人員應當忠于職守,遵紀守法,具有相應的檔案專業(yè)知識和業(yè)務能力。
第三章 檔案的歸檔
第六條 歸檔的范圍是公司在籌備、成立、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的具有保存價值的文件材料。
一、本企業(yè)內(nèi)部形成的文件材料;
二、本企業(yè)所屬單位和派出機構(gòu)(包括境外機構(gòu))應報本企業(yè)的文件材料;
三、本企業(yè)引進項目、外購設(shè)備等帶來的文件材料;
四、本企業(yè)投資的全資、控股、參股企業(yè)應向本企業(yè)提交的文件材料;
五、本企業(yè)參與的合作項目,合作單位按要求應向本企業(yè)提交的文件材料;
六、本單位執(zhí)行、辦理的外來文件材料。
第七條 歸檔的時間:
一、管理性文件材料一般應在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。
二、工業(yè)企業(yè)產(chǎn)品、非工業(yè)企業(yè)業(yè)務項目、科研課題、基建項目文件材料在其項目鑒定、竣工后或財務決算后三個月內(nèi)歸檔,周期長的可分階段、單項歸檔。
三、外購設(shè)備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記,安裝調(diào)試后歸檔。
四、企業(yè)職工外出參加公務活動形成的文件材料應在活動結(jié)束后及時歸檔。
五、會計文件材料在會計年度終了后由會計部門整理歸檔,保管一年后向檔案部門移交。
六、電子文件邏輯歸檔實時進行,物理歸檔應與紙質(zhì)文件歸檔時間一致。
七、磁帶、照片及底片、膠片、實物等形式的文件材料應在工作結(jié)束后及時歸檔。
第八條下列文件材料應隨時歸檔:
一、變更、修改、補充的文件材料;
二、企業(yè)內(nèi)部機構(gòu)變動和職工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料;
三、企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件材料;
四、其他臨時活動中形成的文件材料。
第四章 檔案的鑒定
第九條每年應對檔案進行一次清理,從檔案的內(nèi)容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面鑒別,確定各類檔案的保管期限(文書、財務、科技檔案見具體辦法附表)。
公司檔案保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限的,保管期限從長。
第五章 檔案的銷毀
第十條檔案銷毀的具體工作由檔案室管理室承辦,對已失效的檔案,認真鑒定,編制銷毀清冊,立卷歸檔,永久保存。
第十一條 送交檔案形成部門(分公司)對擬銷毀案卷的清冊進行初審,經(jīng)處(分公司)級負責人簽字同意后,連同銷毀檔案的書面報告送總經(jīng)理簽字批準。
第十二條 銷毀時要有檔案人員二人以上,并由主管部門派人監(jiān)銷,共同在銷毀清冊上簽字。
第六章 檔案的保密安全
第十三條 檔案管理人員和借閱檔案人員必須嚴格遵守國家保密法及公司各項保密制度,認真做好保密工作。
檔案管理人員,必須嚴格執(zhí)行檔案查閱借閱制度;履行借閱登記手續(xù),認真審查審批權(quán)限是否符合規(guī)定的要求。
第十四條 借出的檔案材料務必定期歸還。借出使用期間,不許轉(zhuǎn)借他人,不許帶入公共場所。
第十五條 任何人不許將檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員,如有泄露和公布檔案內(nèi)容者,應視情節(jié)輕重,按《檔案法》要求嚴肅處理。
第十六條 檔案管理人員向借閱檔案者提供、出具有關(guān)證明時,一定要以檔案材料原始記載為依據(jù),不得弄虛作假出假證;涉及企業(yè)機密的檔案材料,必須經(jīng)總經(jīng)理同意后再作決定,嚴防泄密。
第十七條 檔案室禁止吸煙,嚴禁將易燃易爆物品和私人物品帶入庫房, 明顯處要有安全防火設(shè)備。
第十八條 非檔案管理人員,未經(jīng)批準不準進入。
第十九條 檔案人員下班必須對檔案室進行檢查,鎖好門窗、檔案柜,切斷電源后方可離開。
第七章 檔案的利用
第二十條 凡需利用檔案者,均須填寫文件查閱單,依據(jù)調(diào)閱權(quán)限和檔案密級,經(jīng)各級領(lǐng)導簽批后方能憑單閱檔。
第二十一條 案卷一般僅供在檔案室閱看,利用檔案人員必須愛護檔案,不得涂改、損壞、私自抄錄、復印、圈點、批注等。
第二十二條 查閱文書、人事、財務、科技檔案,分別由總經(jīng)理辦公室、人事、黨委、財務、技術(shù)、設(shè)計等主管部門負責人簽批。抄摘檔案內(nèi)容,須主管部門同意才能帶出檔案室。如需復印檔案資料,應有主管部門批準并在查閱單中注明復印內(nèi)容,由總經(jīng)理辦公室安排。
第二十三條 本單位借閱檔案應由本部門負責人簽字,外單位借閱檔案,應持有單位介紹信,主管部門簽署意見后,經(jīng)總公司主管領(lǐng)導或總經(jīng)理、黨委書記批準。
第二十四條 借閱期限不得超過15天,到期歸還;如需再借,應辦理續(xù)借手續(xù)。
第二十五條 借閱檔案應嚴格履行手續(xù),辦理借閱登記,當面點交清楚。歸還時嚴格檢查,并在借用登記予以注銷。借閱者要愛護檔案,確保檔案的完整性,不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時,須當面查看清楚,如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,應及時報告主管領(lǐng)導。
第二十六條 檔案管理人員對查閱借閱檔案及歸還檔案,均應在檔案查閱登記薄上進行登記;對重大或重要項目的查閱,要做好利用效果的反饋工作。
第八章 附則
第二十七條 總公司制定的其他專項檔案管理辦法及保管期限,為本規(guī)定的補充。
第二十八條 本規(guī)定從印發(fā)
第9篇 電網(wǎng)公司檔案管理辦法
1 總則
1.1為加強貴州電網(wǎng)公司（以下簡稱公司）檔案管理工作的規(guī)范化、標準化和科學化，充分發(fā)揮各類檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營和管理中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》等相關(guān)法規(guī)和南方電網(wǎng)公司的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實際，制定本辦法。
1.2檔案管理是公司基礎(chǔ)管理工作的組成部分，是維護公司合法權(quán)益，記載公司發(fā)展過程的一項重要工作。檔案是公司資產(chǎn)的一部分，受國家法律保護。各單位有承擔保護檔案的義務。
1.3公司的檔案不向社會開放，只限于公司工作活動中使用。檔案管理部門要嚴格執(zhí)行國家和公司的保密規(guī)定，防止檔案的失密、泄密。
1.4對在工作中不負責任，違反本辦法，造成檔案失損、損毀的，依照公司有關(guān)規(guī)定處理；觸犯《檔案法》、《刑法》的依法追究刑事責任。
2適用范圍
本辦法適用于公司所屬各單位。
3定義
3.1公司檔案是指公司在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理、工程建設(shè)、科學研究等活動中直接形成的，具有保存和利用價值的文件材料、圖表、照片、錄音（像）帶、光盤、電子等不同形式、不同載體的原始記錄。
3.2特殊載體主要指載體類型為非紙介質(zhì)的檔案。
4管理職責
4.1公司檔案管理工作接受南方電網(wǎng)公司的統(tǒng)一領(lǐng)導，實行以本行業(yè)管理為主，地方檔案行政管理部門業(yè)務指導為輔的管理體制，實行統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理。
4.2公司辦公室是公司檔案的歸口管理部門。
4.2.1貫徹執(zhí)行國家檔案局以及上級機關(guān)頒布的有關(guān)檔案工作的政策、法規(guī)和規(guī)定，制定公司及所屬單位檔案管理工作規(guī)范、制度及實施辦法。
4.2.2負責對公司各部門及所屬單位的檔案工作進行監(jiān)督、檢查和業(yè)務指導，交流和推廣公司檔案工作經(jīng)驗。
4.2.3收集、保管本單位各類檔案。
4.2.4進行檔案修復，延長檔案壽命，并負責組織檔案鑒定和銷毀工作。
4.2.5組織所屬單位檔案管理人員的培訓工作。
4.2.6參與本單位系統(tǒng)科研成果、技術(shù)鑒定、工程竣工等項目文件資料的驗收工作。
4.2.7做好檔案統(tǒng)計和檔案資料開發(fā)利用工作，積極提供各類檔案資料信息，為公司發(fā)展服務。
4.2.8負責組織實施檔案管理現(xiàn)代化工作，建設(shè)公司數(shù)字檔案館。
5 歸檔
5.1公司單位（部門）的檔案由形成部門負責收集、整理、歸檔，單位檔案部門負責對檔案的收集、整理工作進行監(jiān)督、檢查和指導，對接收進檔案室的檔案進行集中統(tǒng)一管理并提供利用。
5.2各單位辦公室應加強對法律文書歸檔工作的指導、督促和審查。
5.3各單位的部門專兼職檔案員應及時將辦理完畢的、應歸檔的資料收集齊全，按照歸檔文件整理規(guī)則和檔案分類進行整理后在規(guī)定的時間內(nèi)統(tǒng)一向檔案室移交。對不符合歸檔要求的，檔案管理部門有權(quán)提出整改意見、限期整改。
5.4歸檔范圍包括本單位在各項工作活動中形成的，已辦理完畢，具有查考利用價值的文字、圖紙、圖表、照片、錄音、錄像、電子文件、獎狀、獎旗、獎杯、題詞和字畫等。（詳參見《科技檔案歸檔文件指導目錄》及《貴州電網(wǎng)公司本部文書檔案歸檔范圍、時間及保管期限表》）
5.5歸檔要求
5.5.1歸檔的文件和材料要求齊全、完整和準確。各部門應注意日常工作中歸檔材料的形成和積累，做好收集整理工作，檔案部門有權(quán)要求歸檔材料形成部門提供相應的資料，任何部門和個人不得以任何借口拒交文件。
5.5.2歸檔部門將歸檔文件按照歸檔規(guī)范在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入,打印移交目錄向檔案室移交。
5.6歸檔時間
5.6.1文書檔案(含信訪檔案、合同檔案、審計檔案、0-5大類照片檔案)每年3月份以前移交上年的檔案。
5.6.2科技檔案在項目竣工（成果鑒定）3個月之內(nèi)向檔案室移交。
5.6.3會計檔案每年12月底以前移交在財務部門保管了一年的檔案（例如2008年12月底以前移前2006年的檔案）。
5.6.4榮譽類、紀念品類實物檔案在收到后一周內(nèi)移交歸檔；證件類實物檔案每年1月份以前移交；印章類實物檔案在印章作廢一月內(nèi)移交歸檔。
5.6.5錄音文件的歸檔時間為錄制完成一周之內(nèi)移交歸檔。
6歸檔方式
6.1文書檔案采取檔案管理部門與檔案形成部門結(jié)合立卷的方式，即各部門兼職檔案員按照檔案室安排的時間，在檔案室的指導下對本部門的帳外文件進行補充錄入，對本部門的檔案進行整理、編號，檔案室裝盒入庫上架。
6.2科技檔案由歸檔部門兼職檔案員在專職檔案員的指導下，在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入歸檔案卷及文件，對文件進行整理并立卷，打印文件移交目錄，檔案室對案卷進行編目并入庫上架。
6.3會計檔案由財務部門兼職檔案員在專職檔案員的指導下，在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入會計檔案，對會計憑證、工資冊、對帳單、帳簿、報表進行整理、裝訂，打印移交目錄，檔案室對案卷進行編目并入庫上架。
6.4照片檔案由各拍攝者在專業(yè)檔案員的指導下，在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入照片檔案并對一組關(guān)聯(lián)照片進行組合，打印照片移交目錄，檔案室對照片檔案進行整理、裝冊并入庫上架。
6.5錄音文件檔案由錄音者在專業(yè)檔案員的指導下，在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入錄音文件，打印錄音文件移交目錄，檔案室對錄音文件進行整理入庫。
6.6實物檔案由各部門兼職檔案員在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入實物檔案，打印移交目錄，檔案室拍攝實物檔案照片并與目錄掛接，對實物檔案進行編號并入庫。
6.7光盤檔案由歸檔部門將電子數(shù)據(jù)按照年度或項目刻錄光盤，在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入光盤檔案，打印移交目錄，檔案室對光盤檔案進行編號并入庫。
6.8各類檔案的歸檔方式和流程嚴格按照《貴州電網(wǎng)公司檔案業(yè)務工作規(guī)范》（以下簡稱“規(guī)范”）中的相關(guān)要求執(zhí)行。
6.9歸檔流程所涉及的部門有責任按時完成在歸檔過程中所承擔的工作，保障檔案收集的齊全、完整、準確、規(guī)范、及時和高效。
7檔案的分類
7.1各類檔案的整理和編目工作要遵循《貴州電網(wǎng)公司檔案業(yè)務工作規(guī)范》中的整理規(guī)則、著錄信息和目錄格式規(guī)范。
7.2公司的檔案分類、編碼設(shè)置與實際工作密切結(jié)合，根據(jù)國家檔案局對企業(yè)檔案分類管理和南方電網(wǎng)公司對分類表的統(tǒng)一要求，以公司全部檔案為對象，遵循檔案形成的規(guī)律，依據(jù)公司職能，本著便于保管和利用的原則進行分類。
7.3公司檔案共設(shè)置五大門類14個檔案類型。
7.3.1文書檔案。包括：0黨群工作，1行政管理，2經(jīng)營管理，3生產(chǎn)技術(shù)管理，4財務審計和5人事勞資，六個一級類目。
7.3.2會計檔案。會計帳務類檔案屬于4大類財務審計類目下，但由于其管理方式與文書檔案不同，因此單獨設(shè)為一個門類。各單位可結(jié)合自身實際，根據(jù)其形成特點，增設(shè)類型分別編目、排架。
7.3.3科技檔案。包括：電力系統(tǒng)生產(chǎn)調(diào)度（6大類），科學技術(shù)研究（7大類），基本建設(shè)（8大類），設(shè)備儀器（9大類）。
7.3.4特殊載體檔案。其在傳統(tǒng)的10個一級類目的管理范疇，在內(nèi)容和分類上屬于上述0－9大類類目，但由于存載體形式的不同，其保管方式也不同，因此在實際管理時設(shè)立單獨的門類進行管理，包括：照片檔案、磁性載體檔案、錄音文件、實物檔案和電子文件光盤。其分類代字如下：
| 特殊載體檔案名稱 | 代字 |
| 照片檔案 | zp |
| 磁性載體檔案 | cx |
| 錄音文件 | ly |
| 實物檔案 | sw |
| 光盤 | gp |
7.3.5電子類文件（ed）。
8 檔案管理
8.1根據(jù)《檔案法》第十三條規(guī)定，為便于檔案的管理和利用，檔案室應建立健全各項規(guī)章制度，并制定嚴格的考核和獎懲辦法。檔案管理制度主要有《庫房管理制度》、《電子檔案保管制度》、《保密工作制度》、《統(tǒng)計制度》、《鑒定、銷毀制度》等。
8.2檔案室要設(shè)置規(guī)范的檔案專用庫房及檔案柜架。必須做到“三室分設(shè)”，即檔案室（庫）、工作室、閱覽室。檔案庫必須堅固、嚴密，做到防火、防盜、防潮、防高溫、防光、防塵、防蟲、防鼠、防磁。
8.3檔案室須配備溫（濕）度控制設(shè)備、計算機、復印機、激光掃描儀、打印機及影像設(shè)備等。
8.4各種載體的檔案進入庫房前必須進行檢查和必要的技術(shù)處理，定期進行庫藏檔案的清理和核對工作，發(fā)現(xiàn)情況，立即采取搶救措施。
8.5公司部門要定期對檔案的接收、移出、保管數(shù)量和狀況及利用情況進行統(tǒng)計。
9檔案的開發(fā)利用
9.1開發(fā)利用檔案信息是檔案工作的重要任務。檔案部門要積極開展檔案信息開發(fā)、利用工作，嚴格執(zhí)行檔案開發(fā)利用的相關(guān)制度和規(guī)范，為公司各項工作服務。檔案的開發(fā)利用制度和規(guī)范主要有《檔案借閱制度》、《檔案編研工作規(guī)范》
9.2檔案部門要積極主動配合檔案利用者，并為其提供方便。公司檔案室可根據(jù)檔案特點及工作需要，重點編寫具有參考價值的資料。如：全宗介紹、年鑒、專題介紹、科研項目及成果簡介等。
9.3檔案的開發(fā)與利用必須嚴格執(zhí)行檔案保密制度。若有違反者，按國家相關(guān)法律法規(guī)執(zhí)行。
10 附則
10.1本辦法由公司辦公室負責解釋。
10.2本辦法自印發(fā)之日起實行。
10.3《貴州電網(wǎng)公司檔案業(yè)務工作規(guī)范》《貴州電網(wǎng)公司檔案管理工作規(guī)范》《貴州電網(wǎng)公司數(shù)字檔案館系統(tǒng)管理規(guī)范》《檔案目錄格式、標準表單》是本辦法的具體管理規(guī)范，與本檔案管理辦法具有相同的效力。
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第10篇 某某廣電物業(yè)公司檔案管理辦法
某廣電物業(yè)公司檔案管理辦法(暫行)
一、各部室應在每年元月底向公司辦公室移交上年度需存檔的文書檔案并履行清交手續(xù)。
二、各部室應明確規(guī)定檔案責任人,檔案責任人(檔案員)對本部門檔案的收集、建檔、保管、借閱和利用負全責。
三、各類規(guī)章制度、辦法、人事、工資資料、會議記錄、會議紀要、簡報、重要電話記錄、接待來訪記錄、上級來文、公司發(fā)文、工作計劃和工作總結(jié)以及添
第11篇 總公司檔案管理辦法
總公司檔案管理暫行規(guī)定 第一章總則
第一條 為加強公司檔案管理,提高檔案利用效率,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》,結(jié)合企業(yè)實際,制定本規(guī)定。第二章 檔案管理
第二條 公司檔案實行集中與分級管理相結(jié)合的原則,檔案室在總經(jīng)理辦公室領(lǐng)導下,負責全公司主體檔案的管理,并對部門及所屬單位檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查。
第三條 檔案室履行下列職責:
(一) 貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策,制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度;
(二) 統(tǒng)籌規(guī)劃并負責本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作;
(三) 指導各部門和所屬單位文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作;
(四) 監(jiān)督、指導本企業(yè)所屬機構(gòu)的檔案工作。
第四條 各部門確定人員負責歸檔文件材料的收集和整理,按各種檔案歸檔時間定期交檔案室集中管理。
第五條 檔案工作人員應當忠于職守,遵紀守法,具有相應的檔案專業(yè)知識和業(yè)務能力。第三章 檔案的歸檔
第六條 歸檔的范圍是公司在籌備、成立、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的具有保存價值的文件材料。
一、本企業(yè)內(nèi)部形成的文件材料;
二、 本企業(yè)所屬單位和派出機構(gòu)(包括境外機構(gòu))應報本企業(yè)的文件材料;
三、 本企業(yè)引進項目、外購設(shè)備等帶來的文件材料;
四、 本企業(yè)投資的全資、控股、參股企業(yè)應向本企業(yè)提交的文件材料;
五、 本企業(yè)參與的合作項目,合作單位按要求應向本企業(yè)提交的文件材料;
六、 本單位執(zhí)行、辦理的外來文件材料。
第七條 歸檔的時間:
一、管理性文件材料一般應在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。
二、 工業(yè)企業(yè)產(chǎn)品、非工業(yè)企業(yè)業(yè)務項目、科研課題、基建項目文件材料在其項目鑒定、竣工后或財務決算后三個月內(nèi)歸檔,周期長的可分階段、單項歸檔。
三、 外購設(shè)備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記,安裝調(diào)試后歸檔。
四、 企業(yè)職工外出參加公務活動形成的文件材料應在活動結(jié)束后及時歸檔。
五、 會計文件材料在會 度終了后由會計部門整理歸檔,保管一年后向檔案部門移交。
六、 電子文件邏輯歸檔實時進行,物理歸檔應與紙質(zhì)文件歸檔時間一致。
七、 磁帶、照片及底片、膠片、實物等形式的文件材料應在工作結(jié)束后及時歸檔。
第八條 下列文件材料應隨時歸檔:
一、變更、修改、補充的文件材料;
二、 企業(yè)內(nèi)部機構(gòu)變動和職工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料;
三、 企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件材料;
四、 其他臨時活動中形成的文件材料。第四章 檔案的鑒定
第九條 每年應對檔案進行一次清理,從檔案的內(nèi)容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面鑒別,確定各類檔案的保管期限(文書、財務、科技檔案見具體辦法附表)。公司檔案保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限的,保管期限從長。第五章 檔案的銷毀
第十條 檔案銷毀的具體工作由檔案室管理室承辦,對已失效的檔案,認真鑒定,編制銷毀清冊,立卷歸檔,永久保存。
第十一條 送交檔案形成部門(分公司)對擬銷毀案卷的清冊進行初審,經(jīng)處(分公司)級負責人簽字同意后,連同銷毀檔案的書面報告送總經(jīng)理簽字批準。
第十二條 銷毀時要有檔案人員二人以上,并由主管部門派人監(jiān)銷,共同在銷毀清冊上簽字。 第六章 檔案的保密安全
第十三條 檔案管理人員和借閱檔案人員必須嚴格遵守國家保密法及公司各項保密制度,認真做好保密工作。檔案管理人員,必須嚴格執(zhí)行檔案查閱借閱制度;履行借閱登記手續(xù),認真審查審批權(quán)限是否符合規(guī)定的要求。
第十四條 借出的檔案材料務必定期歸還。借出使用期間,不許轉(zhuǎn)借他人,不許帶入公共場所。
第十五條 任何人不許將檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員,如有泄露和公布檔案內(nèi)容者,應視情節(jié)輕重,按《檔案法》要求嚴肅處理。
第十六條 檔案管理人員向借閱檔案者提供、出具有關(guān)證明時,一定要以檔案材料原始記載為依據(jù),不得弄虛作假出假證;涉及企業(yè)機密的檔案材料,必須經(jīng)總經(jīng)理同意后再作決定,嚴防泄密。
第十七條 檔案室禁止吸煙,嚴禁將易燃易爆物品和私人物品帶入庫房, 明顯處要有安全防火設(shè)備。
第十八條 非檔案管理人員,未經(jīng)批準不準進入。
第十九條 檔案人員下班必須對檔案室進行檢查,鎖好門窗、檔案柜,切斷電源后方可離開。第七章 檔案的利用
第二十條 凡需利用檔案者,均須填寫文件查閱單,依據(jù)調(diào)閱權(quán)限和檔案密級,經(jīng)各級領(lǐng)導簽批后方能憑單閱檔。
第二十一條 案卷一般僅供在檔案室閱看,利用檔案人員必須愛護檔案,不得涂改、損壞、私自抄錄、復印、圈點、批注等。
第二十二條 查閱文書、人事、財務、科技檔案,分別由總經(jīng)理辦公室、人事、黨委、財務、技術(shù)、設(shè)計等主管部門負責人簽批。抄摘檔案內(nèi)容,須主管部門同意才能帶出檔案室。如需復印檔案資料,應有主管部門批準并在查閱單中注明復印內(nèi)容,由總經(jīng)理辦公室安排。
第二十三條 本單位借閱檔案應由本部門負責人簽字,外單位借閱檔案,應持有單位介紹信,主管部門簽署意見后,經(jīng)總公司主管領(lǐng)導或總經(jīng)理、黨委書記批準。
第二十四條 借閱期限不得超過15天,到期歸還;如需再借,應辦理續(xù)借手續(xù)。
第二十五條 借閱檔案應嚴格履行手續(xù),辦理借閱登記,當面點交清楚。歸還時嚴格檢查,并在借用登記予以注銷。借閱者要愛護檔案,確保檔案的完整性,不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時,須當面查看清楚,如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,應及時報告主管領(lǐng)導。
第二十六條 檔案管理人員對查閱借閱檔案及歸還檔案,均應在檔案查閱登記薄上進行登記;對重大或重要項目的查閱,要做好利用效果的反饋工作。第八章 附則
第二十七條 總公司制定的其他專項檔案管理辦法及保管期限,為本規(guī)定的補充。
第二十八條
第12篇 投資公司檔案管理規(guī)定辦法
投資公司檔案管理規(guī)定
外商投資企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定
(生效日期:1995.12.29--失效日期:)
第一條 為加強外商投資企業(yè)(包括中外合資經(jīng)營企業(yè)、中外合作經(jīng)營企業(yè)、外資企業(yè))的檔案管理工作,有效地保護和利用檔案,維護企業(yè)的合法權(quán)益,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和國家有關(guān)外商投資企業(yè)的法律、法規(guī),特制定本規(guī)定。
第二條 外商投資企業(yè)檔案是指外商投資企業(yè)籌建以來的各項活動中形成的對本企業(yè)以及對國家、社會具有利用、保存價值的各種文件材料(包括不同載體形式)。
第三條 外商投資企業(yè)檔案屬企業(yè)所有,受國家法律保護。企業(yè)承擔保護檔案的義務。
第四條 外商投資企業(yè)檔案工作是企業(yè)管理基礎(chǔ)工作的組成部分,是維護企業(yè)經(jīng)濟利益、合法權(quán)益和歷史真實面貌的一項工作,是國家全部檔案工作的組成部分。其主要任務是貫徹執(zhí)行國家檔案工作的有關(guān)法律、法規(guī),建立健全本企業(yè)檔案管理規(guī)章制度;統(tǒng)一管理本企業(yè)的檔案,并對本企業(yè)所屬單位的檔案工作進行監(jiān)督和指導。
第五條 外商投資企業(yè)應當加強對其檔案工作的領(lǐng)導,把企業(yè)檔案工作列入企業(yè)管理計劃,并確定管理檔案的部門和人員負責本企業(yè)的檔案工作。
負責管理檔案的人員應有檔案專業(yè)知識、技能和企業(yè)管理知識。
各級政府檔案行政管理部門和上級主管部門,有權(quán)對本級行政區(qū)域內(nèi)或本系統(tǒng)、本行業(yè)的下屬外商投資企業(yè)的檔案工作進行監(jiān)督和檢查,承擔有關(guān)服務工作。
第六條 外商投資企業(yè)文件材料的歸檔范圍主要包括:
1.外商投資企業(yè)設(shè)立和變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料(包括外商投資企業(yè)的章程及投資各方簽訂的合資、合作合同);
2.董事會或聯(lián)合管理機構(gòu)形成的文件材料;
3.財務、會計及其管理方面的文件材料;
4.勞動工資、人事、法律事務管理方面的文件材料;
5.經(jīng)營管理方面的文件材料;
6.生產(chǎn)技術(shù)管理方面的文件材料;
7.產(chǎn)品生產(chǎn)方面的文件材料;
8.儀器、設(shè)備方面的文件材料;
9.基本建設(shè)方面的文件材料;
10.科學技術(shù)研究、技術(shù)引進、技術(shù)轉(zhuǎn)讓方面的文件材料;
11.教育培訓方面的文件材料;
12.情報信息方面的文件材料;
13.*黨組織和工會組織的文件材料;
14.其它具有利用和保存價值的文件材料。
第七條 外商投資企業(yè)各部門形成的文件材料原則上由本部門負責立卷和歸檔,按本企業(yè)的規(guī)定,定期向檔案部門或指定的部門移交,任何個人不得據(jù)為已有。
第八條 外商投資企業(yè)所形成的檔案參照國家標準、規(guī)范和國際先進方法,進行科學分類和整理。
第九條 外商投資企業(yè)應當有庫房和必要的設(shè)施及保護設(shè)備保管檔案,確保檔案的安全。暫不具備檔案安全保管條件的企業(yè),可委托主管部門或當?shù)貒覚n案館代為保管。檔案代管單位必須保障代管檔案的安全,做好代管檔案的所有者利用檔案的各項服務工作。
第十條 外商投資企業(yè)應當根據(jù)檔案的實際價值和國家有關(guān)規(guī)定,編制檔案保管期限表。檔案保管期限分永久、長期、短期三種。具有長遠查考利用及研究價值的永久保存;在一定時期內(nèi)有查考利用價值的長期或短期保存;凡是介于兩種保管期限之間的檔案,其保管期限從長。
第十一條 外商投資企業(yè)對保管到期的檔案應當進行鑒定。鑒定工作由企業(yè)負責人、專業(yè)人員和檔案人員組成的鑒定小組負責,直接對檔案進行鑒定。對失去保存價值的檔案列出銷毀清單,報經(jīng)董事會審批后銷毀,銷毀清單永久保存。其中,會計檔案按《中華人民共和國會計法》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第十二條 外商投資企業(yè)的中外各方都有利用檔案的權(quán)利,應當建立健全并嚴格執(zhí)行檔案利用制度,防止失密和泄密。
中國政府有關(guān)部門依法執(zhí)行公務需要查閱企業(yè)檔案時,企業(yè)應予提供。
第十三條 外商投資企業(yè)終止、解散后,中外合資經(jīng)營企業(yè)、中外合作經(jīng)營企業(yè)的檔案交由原中方合資、合作者妥為保存,或向當?shù)貒覚n案館移交。外資企業(yè)的檔案按以下情況,分別處理:
1.外資企業(yè)延長期限、分立、合并或其它事項變更的,該企業(yè)的檔案向變更后的企業(yè)移交。
2.外資企業(yè)期滿或依法宣告破產(chǎn)的,該企業(yè)的檔案按第十一條規(guī)定執(zhí)行。
3.外資企業(yè)因違反法律、行政規(guī)章被依法責令關(guān)閉的,按照有關(guān)機關(guān)的決定處理。
4.原企業(yè)根據(jù)需要可保存有關(guān)檔案的復制件。
第十四條 有下列行為之一的,根據(jù)情節(jié)輕重,給予行政處分或處罰;造成損失的,根據(jù)檔案的價值和數(shù)量,責令賠償;構(gòu)成犯罪的,應當依法追究當事人的責任:
1.損毀、丟失或擅自銷毀應當歸檔保存的文件材料和檔案的;
2.涂改、偽造檔案的;
3.私自出賣、倒賣檔案的;
4.擅自占有和非法攜帶檔案出境的;
5.檔案工作人員玩忽職守造成損失的。
第十五條 香港、澳門、臺灣地區(qū)的公司、企業(yè)和其它經(jīng)濟組織或者個人在中國大陸舉辦的企業(yè)比照本規(guī)定執(zhí)行。
第十六條 本規(guī)定由國家檔案局負責解釋。
第十七條 本規(guī)定自發(fā)布之日起施行。
第13篇 客運專線公司檔案管理暫行辦法
第一章 總 則
第一條 為貫徹《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》以及鐵道部有關(guān)檔案管理的規(guī)章制度,切實加強哈佳鐵路客運專線有限責任公司(以下簡稱“公司”)的檔案管理,制訂本辦法。
第二條 本辦法所稱的檔案是指公司在經(jīng)營管理活動中形成的對國家、社會和公司有保存價值的各種形式、各種載體的文件材料。
第三條 公司檔案是公司自身發(fā)展的歷史記錄,是公司管理基礎(chǔ)工作的重要組成部分,是維護公司經(jīng)濟利益、合法權(quán)益一項重要工作。
第二章 檔案工作機構(gòu)及職責
第四條 公司綜合部設(shè)立檔案室,專人負責指導文件材料的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作,并對公司各部門的檔案工作進行監(jiān)督檢查。
第五條 公司綜合部負責制定公司檔案工作的規(guī)章制度和檔案工作計劃,并組織工作計劃的實施。
第六條 檔案部門應借助先進的信息技術(shù)手段,為檔案的保管利用提供便捷的服務,采用新技術(shù)、新設(shè)備來改善保管形式和檢索條件,逐步實現(xiàn)檔案管理信息化。
第三章 檔案管理要求
第七條 檔案工作涉及公司建設(shè)、經(jīng)營管理活動的全過程,應建立健全檔案鑒定工作的領(lǐng)導體系,成立檔案工作領(lǐng)導小組和檔案鑒定工作領(lǐng)導小組,明確檔案工作分管領(lǐng)導,建立包括各部門縱向到底、橫向到邊的專兼職人員組成的檔案管理網(wǎng)絡體系,建立健全檔案工作各項規(guī)章制度。
第八條 根據(jù)國家集中統(tǒng)一、分級管理的規(guī)定,對科技、文書、會計、聲像檔案進行分類管理?？萍紮n案由工程管理部管理,會計檔案、各種合同由計劃財務部管理,文書和聲像檔案由綜合部管理。
第九條 歸檔的文件材料,由公司各部門進行收集、整理,定期歸檔。凡是應歸檔的文件材料,任何單位和個人不得以任何理由拒絕歸檔。
第十條 歸檔的文件材料應齊全、完整、系統(tǒng),準確地反映公司科研、工程建設(shè)、經(jīng)營、財務管理等各項活動的真實內(nèi)容;歸檔文件的書寫筆跡和載體材料應能耐久保存,嚴禁使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水、紅墨水書寫和復印紙、熱敏紙復寫;歸檔文件材料必須紙質(zhì)優(yōu)良,線條、字跡、圖像清晰,反差良好。
第十一條 公司各部門應按規(guī)定對需歸檔文件材料進行系統(tǒng)、科學地分類、組合、排列和編目,并定期向檔案室移交集中管理,任何個人不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔。工作人員調(diào)離工作崗位,應及時向檔案人員辦理歸檔文件材料的交接。
文書檔案類歸檔文件材料由公司各業(yè)務部門收集齊全后移交檔案室整理、編目;人事檔案由綜合部負責整理、編目;基本建設(shè)檔案、科學研究檔案、設(shè)備儀器檔案、會計檔案、招投標檔案等由相關(guān)業(yè)務部門設(shè)專人負責整理、歸檔。
對歸檔的檔案,應嚴格按照上級及行業(yè)案卷質(zhì)量標準進行整理,按歸檔要求及時整理上架。
第十二條 對機密檔案、涉及公司自主知識產(chǎn)權(quán)的專利檔案和涉及商業(yè)秘密的檔案,要制定檔案安全保密制度,切實加強安全保管,確保檔案的絕對安全。
第十三條 應采取科學的方法和手段加強檔案保管工作,應設(shè)置專門的檔案庫房,購置足夠的檔案裝具,檔案庫房面積應滿足需要;要切實做好檔案的防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲、防光、防有害氣體、防污染等工作,確保檔案的安全防護和長期保存。
第四章 文件的收集與歸檔
第十四條 各部門要結(jié)合文件材料形成的流程、文件材料的專業(yè)內(nèi)容特征等分類確定文件材料的收集和歸檔部門。
(一)綜合部:收文、發(fā)文、會議文件、電報、申請、企業(yè)章程、公司領(lǐng)導講話、周報、簡報、會議紀要、聲像資料、照片(底片)、專題報告、計劃總結(jié)、大事記、會議記錄、會議材料、人事干部管理及黨群工作等文件材料,勞動合同、勞動工資、社會保險、福利待遇形成的文件材料,專業(yè)技術(shù)職務評聘形成的文件材料,干部教育與培訓工作形成的文件材料,法律事務、公證工作形成的文件材料,由綜合管理部專人負責收集、整理、歸檔,各部門有關(guān)人員要予以配合。
(二)計財部:會計檔案及驗工計價、各種合同文本及文件、招投標文件、資金管理、成本價格管理和環(huán)境評價方面的文件材料,有關(guān)業(yè)務部門的兼職人員或特定專人負責收集、整理。
(三)工管部:施工圖、建設(shè)用地、征地拆遷、竣工文件、環(huán)境保護、三電遷改、地下管線、文物遷改、林地手續(xù)、初驗等文件材料。
(四)安質(zhì)部:預可行性研究、可行性研究、初步設(shè)計、可研報告、試驗檢測報告、咨詢監(jiān)理及招標文件、質(zhì)量安全、工作總結(jié)報告等文件材料。
(五)物設(shè)部:甲供物資及設(shè)備招標等文件材料。
第十五條 文件材料的歸檔要求
綜合部對收集來的零散的檔案要進行系統(tǒng)、科學地分類、組合、排列和編目。公文辦結(jié)后,公文起草部門應及時將公文原稿和有關(guān)材料送綜合部管存,按年度進行分類整理,列清目錄,立卷歸檔。個人不得保存應歸檔的公文。對不符合整理要求,不便于保管利用的案卷要進行加工。整理時要充分利用原有基礎(chǔ),按照文件之間的歷史聯(lián)系,分門別類,使整理出來的檔案能夠反映歷史活動的真實面貌,便于保管利用。
文書檔案按《鐵路歸檔文件整理規(guī)則》(辦檔〔2003〕14號)、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(gb/t18894-2002)執(zhí)行;
基本建設(shè)檔案、科學研究檔案、設(shè)備儀器檔案、招投標檔案按《鐵路科學技術(shù)檔案分類與代碼》(tb/t1588-2005)、《科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(gb/t11822-2000)、《cad電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》(gb/t17678-1999)執(zhí)行;
會計檔案按《鐵路系統(tǒng)會計檔案管理實施細則》(辦檔〔1998〕22號)及《鐵路系統(tǒng)會計檔案管理實施細則補充規(guī)定》(辦檔〔1999〕22號)執(zhí)行;
聲像檔案按《鐵路聲像檔案管理暫行辦法》(辦檔〔1993〕14號)執(zhí)行;
照片檔案按《照片檔案整理》(gb/t11821-2002)執(zhí)行。
第十六條 立卷、歸檔應做到:
(一)文件、資料及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。
(二)正確反映項目管理機構(gòu)的主要業(yè)務工作情況,有利于保管、查找和利用。
(三)立卷范圍應按規(guī)定的范圍歸檔,并根據(jù)公文內(nèi)容確定保管期限。
(四)應歸檔的公文要收集齊全,分類準確,組卷合理;卷內(nèi)公文排列系統(tǒng),編號清楚;案卷標題簡明確切,語言通順;裝訂要整齊、結(jié)實,卷皮字跡要工整。
第十七條 歸檔時間:
文書檔案:當年形成的文件材料應在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。
基本建設(shè)檔案:業(yè)務部門形成的按年度歸檔,施工單位形成的在其工程項目竣工驗交后三個月內(nèi)歸檔或分階段、單項歸檔。
會計檔案:在會計年度終了后由會計部門整理歸檔,保管一年后(出納人員不得監(jiān)管會計檔案)向檔案室移交。
招投標檔案:應在每個項目招標結(jié)束后歸檔。
科學研究檔案:應在每項科研課題完成或停止后歸檔。
設(shè)備儀器檔案:應在每個設(shè)備儀器安裝調(diào)試或使用后歸檔。
電子文件、照片及底片、聲像材料、實物等載體的文件材料可隨時歸檔或與紙質(zhì)文件的歸檔時間一致。
第十八條 沒有歸檔和存查價值的公文,經(jīng)公司有關(guān)人員鑒別和分管領(lǐng)導人批準,在立卷歸檔工作結(jié)束后銷毀。一般公文,在收發(fā)文簿上加蓋“銷毀”戳或清冊銷毀,秘密及以上公文要填寫銷毀清單,并有兩人監(jiān)銷,保證不丟失、不漏銷。
第十九條 檔案鑒定工作應根據(jù)檔案的保存價值,從范圍(政治、經(jīng)濟、文化)、從時間(現(xiàn)實的、當代的和將來的)、從有用性(作參考、作憑證)等各方面全面地估計和預測,確定需要保存的檔案和保存時間,銷毀已失去價值的檔案,達到有區(qū)別有重點地保存檔案。對已過保管期限的檔案適時提出銷毀建議,經(jīng)綜合部負責人審核同意,報公司分管領(lǐng)導批準后實施。
第二十條 工程建設(shè)所有檔案資料原則上不得外借,如需調(diào)閱、復印,必須經(jīng)公司領(lǐng)導批準。
第二十一條 項目竣工后,各部門要做好所有檔案資料移交工作或自存?zhèn)洳椤?/p>
第四章 附則
第二十二條 本辦法由綜合部負責解釋。
第二十三條 本辦法自發(fā)布之日起施行。
第14篇 工程公司檔案管理辦法
**工程有限公司檔案管理辦法
第一章總則
第一條為了規(guī)范和嚴肅公司檔案管理,根據(jù)國家檔案法有關(guān)規(guī)定結(jié)合公司的具體情況,制定本規(guī)章制度。
第二條檔案工作的宗旨:收集齊全、及時歸檔、完好保存,方便利用。
第三條檔案管理的基本原則及要求:
一、歸檔原則
1.集中保管:公司各檔案材料由辦公室集中保管。
2.主動上交和積極催收相結(jié)合:各部門主動上交和辦公室主動催收相結(jié)合。
3.詳細登記:各部門將原文或其他各種介質(zhì)的預歸材料整理完好,4.標5.著清楚,6.以便分類歸檔。
二、交接原則
員工離職或請假超過15個工作日,當事人必須主動將經(jīng)辦的檔案材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。檔案材料有損壞或缺失的,根據(jù)檔案材料的重要性,每損壞或缺失一份,在考核結(jié)果中對相關(guān)責任人進行責任處理;
檔案材料交接單是員工辦理離職或請假時必須具備的文件,沒有合法的檔案材料交接單,公司不予辦理相關(guān)手續(xù)。(檔案交接單見附表六)
第四條檔案管理的組織機構(gòu)及責任劃分
檔案管理實行集中管理。
辦公室集中統(tǒng)一管理,各部門負責部門檔案工作,維護檔案的完整與安全。
一、辦公室
辦公室全面負責公司檔案的收集、歸檔和借閱。其主要職責包括:
收集、整理、立卷和歸檔公司的檔案材料。
檔案材料的保管和銷毀;
檔案材料的借閱、催還;
指導部門檔案管理人員的工作;
領(lǐng)導交辦的其他檔案管理工作。
二、部門檔案管理人員
各部門應指定專人負責本部門的檔案管理工作。
部門檔案管理人員在辦公室的業(yè)務指導下,負責本部門檔案材料的具體管理工作。其主要職責見附件一、部門檔案管理人員職責。
第五條檔案管理分類
對檔案的管理,按照載體分為紙質(zhì)檔案、聲像檔案。
第二章紙質(zhì)檔案管理
第六條紙質(zhì)檔案的內(nèi)容
紙質(zhì)檔案指一切以紙質(zhì)形式存在的檔案資料,對應于聲像檔案資料。
第七條檔案的收集
檔案的收集按照以下兩種情況執(zhí)行:
1、需要經(jīng)辦公室流轉(zhuǎn)的文件資料收集,正式文件一經(jīng)產(chǎn)生,在流出辦公室之前,先交辦公室歸檔(具體見“發(fā)文管理辦法”和“收文管理辦法”)。
2、公司各部門在工作中形成后,不需要行文,不經(jīng)辦公室流轉(zhuǎn)文件、檔案(如工程圖紙、技術(shù)資料等)的收集,采到以下辦法收集:
事先登記
a.部門在每年制定工作計劃時均要同b.時注明各項任務要產(chǎn)生的檔案目錄清單,c.并不d.得出現(xiàn)明顯漏報,e.在制定完工作計劃3天內(nèi)必須報送辦公室,f.辦公室秘書根據(jù)部門上報的情況,g.結(jié)合以往工程或工作情況和歷史經(jīng)驗,h.編制當年各部門應該上交的檔案材料目錄并確定上交時間,i.下發(fā)各部門執(zhí)行;
j.公司各項目部在項目竣工驗收結(jié)束后2個月之內(nèi)上交檔案材料;
k.對于公司部門會議文件,l.各部門在召開會議前須到辦公室申請會議室借用登記,m.辦公室按照登記向相關(guān)部門催收會議文件。辦公室秘書根據(jù)會議登記表向各部門催收文件;
事后查收
辦公室秘書根據(jù)各部門上報的檔案目錄清單和既定時間,及時向相關(guān)部門催收檔案;
各部門須嚴格按規(guī)定主動、及時向辦公室上交檔案材料;
對不按要求及時提交資料或提交資料不齊全的,除要求限時補齊外,根據(jù)資料重要性,在考核結(jié)果中對相關(guān)部門經(jīng)理進行責任處理;
對于辦公室秘書催收不力或工作疏忽造成文件漏收的,在考核結(jié)果中對辦公室秘書進行責任處理。
第八條檔案的立卷、整理和歸檔,具體見附件二,“檔案資料立卷歸檔規(guī)則”。
第三章聲像檔案管理
第九條 聲像檔案一般由錄音帶、錄像帶、攝像帶、影片(母片)、照片(含底片)、光盤和文字說明兩部分組成。
第十條 聲像檔案資料的收集
一、收集范圍
反映公司主要職能活動,業(yè)務、工程等工作成果和存在問題的聲像資料;
各級領(lǐng)導人參加的與公司有關(guān)的重大活動的聲像資料;
公司有關(guān)人員組織或參加的重要會議、會見以及外事活動的聲像資料;
其它單位形成的與公司有關(guān)的重要聲像資料;
其它具有保存價值的聲像資料。
二、收集方法及要求
事先確認
制作、使用錄音帶、錄像帶、攝像帶、影片、照片(合底片)的部門和人員,在借用聲像器材時,經(jīng)辦人認真填寫《聲像器材借用申請表》,詳細說明本次制作所要形成的聲像檔案所制作的內(nèi)容,數(shù)量和質(zhì)量要求,完成時間。(見附表八、聲像器材借用申請表)
嚴格審核
經(jīng)辦人經(jīng)部門經(jīng)理審核后,交辦公室主任審批后,辦公室即轉(zhuǎn)交《聲像器材借用申請表》至辦公室秘書,辦公室秘書登記后借出器材;
積極催收、嚴格檢查、驗收
對到期未及時交還器材并同時上交所制作的聲像檔案的,辦公室秘書積極催收。
辦公室原則上只接收原版、原件。
經(jīng)辦人按規(guī)定上交的歸還器材時,必須同時上交制作的聲像檔案資料及其它載體形態(tài)的檔案,凡涉及公司重大事件的,相關(guān)部門和人員應向辦公室報送目錄和必要的文字說明。
辦公室秘書嚴格按規(guī)定檢查經(jīng)辦人員上交的聲像資料,聲像資料要齊全,文字說明內(nèi)容要真實;底片、原件與影像、復制品要相符。
如果因特殊原因未能按規(guī)定提交聲像資料,除非經(jīng)部門經(jīng)理、辦公室主任審核,總經(jīng)理審批,否則視為私用公司財物,其形成費用不予報銷,在考核結(jié)果中對相關(guān)責任人進行處理。
第十一條 聲像檔案的整理和保管(見附件三、聲像檔案整理、保管規(guī)則)
第四章檔案查借閱管理制度
第十二條 公司員工可以根據(jù)公司確定的查閱權(quán)限,查閱有關(guān)文件。
第十三條 由辦公室秘書按相應的查閱權(quán)限原則上執(zhí)行,如需越權(quán)查閱,需上一級主管領(lǐng)導批準。
序號
職位
查閱權(quán)限
(a級―絕密,b級―機密,c級―秘密,d級―公開)
1
董事長、總經(jīng)理
a、b、c、d級文件資料
2
公司高層管理人員
b級(含)以下文件資料
3
部門經(jīng)理
c級(含)以下文件資料
4
一般員工
d級文件資料
a級文件(絕密):指最重要的公司秘密,一旦泄露會使公司權(quán)益受到重大損害的文件資料,包括:財務分析報告、工程決算材料;合同、協(xié)議文本;對高層管理者的考核報告、評議等;對工資分配方案及所屬文件;涉及項目成本、利潤的報告或論證材料;如投資計劃與分析、項目可研報告等;公司尚未實施或正在實施的經(jīng)營戰(zhàn)略決策、公司項目技術(shù)的核心資料;公司其它認為應列入絕密范疇內(nèi)的文件資料及聲像材料。
b級文件(機密):指重要的公司文件,一旦泄露會使公司權(quán)益受到損害的文件資料,包括:公司注冊及相關(guān)文件;技術(shù)資料、工程建設(shè)的重要圖紙;立項報告、業(yè)務進度分析報告;各種末正式批復或采取的計劃、方案;涉及公司尚未公開或不宜公開情報的來往文書,政府部門對公司的處罰決定等;公司其它認為應列入機密范疇內(nèi)的文件材料及聲像材料。如經(jīng)濟糾紛、工程招投標文件等。
c級文件(秘密),包括:各種證明材料;工程方面的洽商等;公司其它應列為秘密的文件資料及聲像材料,如給領(lǐng)導的函件、竣工圖、竣工資料等。
d級文件(普通):指一般性的,可以提供給所有的員工查考利用的文件資料,包括:
平時各種工作條例、規(guī)章制度;一般業(yè)務工作來往文件(不涉及絕密、機密的文件);各類一般性的請示、通知、會議紀要,簡報、情況反映等;行政管理工作的計劃、總結(jié)、報告;一般性的月、季工作計劃與總結(jié)報告;有關(guān)干部任免、調(diào)配、定級等的文件;財產(chǎn)、物資、檔案等各類行政交接手續(xù)憑證,其它。
查(借)閱檔案(包括資料、文件、光盤)必須在檔案查(借)閱登記簿登記后方可查(借)閱;
密級檔案在辦公室查閱,不能帶出,必須帶出辦公室查閱的,需辦公室主任審核報總經(jīng)理簽字才可。
第十四條 檔案原件一般不外借,如必須借閱,一般檔案時間不超過十天,密級檔案不超過一星期。并且必須得到辦公室主任審批并辦理相關(guān)手續(xù)(見附表二)。
第十五條 借閱檔案的人必須愛護檔案,要保護檔案的安全與保密,不得擅自涂改、勾畫、裁減、抽取、拆散、摘抄、復印、攝影、轉(zhuǎn)借或損壞。
第十六條 借檔人確因工作原因需要打印、復印、摘抄文件,須經(jīng)辦公室主任批準并辦理相關(guān)手續(xù)。(見附表四)并由辦公室秘書負責打印、復印。但須進行技術(shù)處理,保證復印件與原件有明顯的區(qū)別,并且只復印文件上相關(guān)的部分,其他與其查閱無關(guān)的內(nèi)容在復印時必須進行遮蔽處理;
第十七條 借用的檔案,當事人必須在規(guī)定時間歸還辦公室;如確需延期,當事人必須提前一個工作日辦理續(xù)借手續(xù)(見附表三)。否則視為無故不及時歸還,在考核結(jié)果中對責任人進行責任處理。
第十八條 借閱檔案交還時,必須當面點交清除,與發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,應立即報告領(lǐng)導,并根據(jù)文件性質(zhì)、損壞程度在考核結(jié)果中對責任人進行處理。
第十九條 外部合作單位查閱檔案,應持有單位介紹信,并經(jīng)總經(jīng)理批準后方能查閱,但不能將檔案帶離辦公室。
第二十條 外部合作單位摘抄卷內(nèi)檔案,應經(jīng)總經(jīng)理同意,對摘抄的資料要進行審查、簽章。
第15篇 集團公司檔案管理辦法范本
集團公司檔案管理辦法范本第一章總則
第一條 為了加強ee公司系統(tǒng)的檔案管理,實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化、更好地為ee公司各項工作服務,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和(總公司辦公制度》有關(guān)規(guī)定,結(jié)合公司實際情況,特制定本辦法。
第的文件材料要考證清楚,填入有關(guān)項內(nèi);卷內(nèi)文件目錄放在卷目。
(六) 聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內(nèi)容和責任者。
(七) 本公司各部門及各專業(yè)公司立卷所需的案卷封皮、卷內(nèi)文件目錄表由總公司辦公室統(tǒng)一發(fā)給。第四章檔案保管期限
第十三條 文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六至五十年左右,短期為十五年以下,三年以上。
第十四條 確定公司檔案保管期限的原則
(一) 凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的,對本公司有長遠利用價值的檔案,列為永久保管。
(二) 凡是反映公司一般活動,在較長期時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的文件材料,列為長期保管。
(三) 凡是在較短時間內(nèi)對公司有參考價值的文件材料,列為短期保管。第五章檔案的鑒定與銷毀
第十五條 公司辦公室秘書處對所保存的檔案定期進行鑒定,對于保存期限已滿的檔案材料,按規(guī)定進行銷毀。
第十六條 檔案鑒定工作由辦公室主持,有關(guān)部門參加,組成檔案鑒定小組,對被鑒定的檔案進行逐件審查,提出存毀意見。
第十七條 檔案材料鑒定小組審定,并經(jīng)公司有關(guān)領(lǐng)導批準后,方可銷毀。
第十八條 銷毀檔案材料,要由二人以上并在指定地點進行監(jiān)銷,監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字。第六章檔案的借閱
第十九條 公司各部門因工作需要,借閱本部門的業(yè)務檔案需經(jīng)本部門領(lǐng)導批準,然后到公司辦公室秘書處機要室填寫檔案借閱單,方可借閱。
第二十條 公司各部門借閱非本部門的業(yè)務檔案須經(jīng)檔案所屬部門同意或公司領(lǐng)導批準。
第二十一條 借閱檔案必須嚴格履行登記手續(xù),歸還的檔案要進行檢查、清點,并在登記薄上注銷。
第二十二條 借閱檔案的同志,不得泄密、涂改、折散、轉(zhuǎn)借復印和攜帶檔案外出,如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時,須經(jīng)辦公室主任批準。
第二十三條 借閱的檔案用完后,應及時歸還,借用時間一般不得超過十天。
第二十四條 借閱人對檔案要妥善保管,不得遺失,如有遺失,按本制度第七章
第三十一條 進行處罰。
第二十五條 凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印,如工作需要,應按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理。第七章罰 nbsp; 則
第二十六條 公司各單位凡違反制度第三章
第九條 ,無故延期或不交應歸檔的文件材料的,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),限期上交,經(jīng)催交仍拖延不交的,除責令其文件負責人和單位領(lǐng)導寫出書面檢查外,各罰款100元~500元,并予以通報批評。
第二十七條 公司各單位凡違反制度第六章
第十四條 ,泄露秘密,按《公司保密工作條例)進行處理。對涂改、拆散或未經(jīng)辦公室領(lǐng)導批準轉(zhuǎn)借、復印或攜帶檔案外出的;視具體情況,對其單位領(lǐng)導和當事人各罰款500元~1000元,并予以通報批評。
第二十八條 公司各單位凡違反本制度第六章
第二十五條 ,不按借閱期限歸還的,限期歸還并責令其當事人寫出書面檢查。
第二十九條 公司各單位凡違反本制度第六章
第二十六條 ,遺失檔案的,應立即報告。因遺失檔案,泄露秘密的,按《公司保密工作條例》進行處理。第八章附則
第三十條 本辦法由總公司辦公室負責解釋。
第三十一條 各子公司應根據(jù)本辦法,結(jié)合本單位的實際情況,制定具體實施細則。第三十二公司以往的相關(guān)規(guī)定與本辦法不一致的,以本辦法為準。
