第1篇 檔案管理規(guī)定國家標準辦法
檔案管理規(guī)定國家標準:檔案立卷管理規(guī)定
一.總則
為了規(guī)范********公司的檔案分類和整理工作,保持其方法的延續(xù)性,現(xiàn)根據(jù)《********公司檔案分類大綱》要求,結(jié)合********公司實際,特制定本辦法。
1.本辦法適用于********公司的檔案分類、整理、組織案卷、編目和排架管理,以及檔案信息系統(tǒng)的分類管理。
2.********公司各級檔案室保存的檔案種類及其代字如下。
代
字類目名稱代
字類目名稱a文書檔案類c會計檔案類j基本建設類*聲像檔案類w實物檔案類t專題檔案類
二.各類檔案的分類立卷辦法
文書檔案的分類整理1、歸檔原則遵循文件的自然形成規(guī)律,保持文件的原貌和完整,準確判定文件的保管期限,適應新技術應用的需要,便于保管和利用。
按照歸檔范圍的規(guī)定,凡應歸檔的文件必須齊全完整。
2、歸檔整理程序以件為歸檔單位,逐件整理歸檔。
按分類、裝訂、排列、編號、裝盒、編目的步驟進行。
“件”的含義:2.1單份文件,一份文件為一件;2.2各種報表、名冊、圖冊、書刊等,一冊(本)為一件;2.3正本與定稿、正件與附件合為一件;2.4文件處理單(表)與被處理文件合為一件;2.5來文與復文合為一件,如果分屬不同年度的可分開歸檔。
3、分類按年度---部門---保管期限逐級進行分類。
由文件的形成日期決定該份文件的歸檔年度,即文件的歸檔年度可與文件內(nèi)容所針對的年度不一致。
4、裝訂4.1去掉原來文件上會生銹的金屬物,用細線或其它對紙張無損害的粘合劑重新將文件訂(粘)合。
裝訂時正本在前,定稿在后;復文在前,來文在后。
在每頁的右下角(背頁的左下角)編頁碼。
各單位可自行嘗試不同的裝訂方法,但所選的裝訂材料不能生銹,不能對紙張產(chǎn)生直接或間接的損害。
4.2凡文件尺寸大于a4紙規(guī)格的,要按a4紙規(guī)格進行折疊或裁剪,小于16開規(guī)格及破損的要進行托裱,對字跡模糊的文件要進行復制。
4.3在該份文件的正文輸入計算機之前,不宜用乳膠或縫紉機來裝訂(因為會影響以后將該文件拆訂、掃描)。
5、排列先將歸檔文件材料按保管期限分開,同一保管期限的文件材料,按照時間先后排列,并且盡可能將關系密切(如同一次活動、同一項工作、同一個會議形成的)文件材料排列在一起。
6、編號6.1在每件檔案首頁上方的空白處加蓋檔號章(格式見附圖1),并填寫有關欄目的內(nèi)容。
6.2檔號章的項目及填寫內(nèi)容:類別號:文書檔案的類別號為a。
期限:即保管期限,分兩類,填寫“長久”或“短期”。
年度:該份檔案實際形成的年度,以四位阿拉伯數(shù)字標公元紀年。
機構(gòu):不分機構(gòu)編檔號的單位此欄可不填。
件號:以年度為界線,檔案在同一保管期限中的排列順序號;同一年度、同一保管期限的檔案只編一個流水號,件號不得重復。
6.3在每年歸檔工作結(jié)束后,如發(fā)現(xiàn)有其它應歸檔文件材料未歸檔,可將該文件排在已歸檔文件之后編號歸檔。
7、裝盒7.1檔案編號后,要按照編號順序裝入檔案盒(新格式),并在盒的脊背填寫“檔號”。
(樣式見附圖3)。
每一個檔案盒內(nèi)只能裝入同一年度、同一部門、同一保管期限的文件。
7.2填寫盒內(nèi)文件備考表。
盒內(nèi)文件情況說明:主要用于填寫本盒內(nèi)文件缺損、修改、補充、銷毀等需要說明的情況,如無上述情況,可暫不填寫。
整理人:填寫本盒文件材料整理歸檔人姓名。
日期:填寫歸檔的年、月、日。
8、編目8.1編制《檔案目錄》8.1.1《檔案目錄》由“目錄夾封面和脊背”、“歸檔情況登記表”、“歸檔說明”、“歸檔文件目錄”四部分構(gòu)成。
8.1.2“目錄夾封面”(格式見附圖4)內(nèi)容應包括單位名稱、單位代碼、類別、機構(gòu)、期限、年度等六個基本項目;“目錄盒脊背”(格式見附圖2)項目由單位代碼、類別號、機構(gòu)、期限、年度等五個基本項目組成。
8.1.3“歸檔情況登記表”(格式見附圖5)內(nèi)容包括:年度、保管期限、件數(shù)、保管單位和姓名、接收單位和姓名、備注。
不同的保管期限分開不同的登記表填寫。
8.1.4“歸檔說明”的內(nèi)容包括:本年度立檔單位主要工作概況,本年度內(nèi)設機構(gòu)及主要領導人變化情況;本年度文書歸檔情況(含歸檔工作的組織情況、文件材料完整與否、檔案數(shù)量、有何缺陷和問題等)。
8.1.5“歸檔文件目錄”(格式見附圖6)應包括以下基本項目:件號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù),需要時還可增加其它項目,如“文件格式”。
件號:參見6.2。
責任者:制發(fā)文件的組織或個人,即文件的署名者或發(fā)文機關。
文號:文件的發(fā)文字號。
題名:即文件的標題,一般應照實抄錄。
原文沒有標題的應當加擬標題,外加“[]”號;原文有標題但不能說明文件內(nèi)容的,應重擬標題,重擬標題外加“[]”號,附于原標題之后。
日期:指文件形成的日期。
填寫時可省略“年”、“月”、“日”字,在表示年、月數(shù)字的右下角加“.”號或“-”號,以四位阿拉伯數(shù)據(jù)表示公元紀年。
頁數(shù):指每一份歸檔文件本身的有效頁面數(shù)。
文件格式:指歸檔文件對應的電子文件格式,如:doc、*ls、ppt、jpg、txt、wps、pdf等。
8.1.6各種保管期限的歸檔件目錄,按不同的保管期限分開裝訂在不同的目錄夾,連年續(xù)訂,直到該目錄夾裝滿。
8.1.7“歸檔文件目錄”應一式二份,其中一份移交圖書檔案中心。
8.2編制其它檢索工具。
各單位應根據(jù)實際需要,選擇編制一些其它的檔案檢索工具,如“文號檔號對照表”、各種常用的專題目錄等,以方便日常手工檢索。
9、電子文件管理9.1各單位檔案室日常在收集應歸檔紙質(zhì)文件的同時,要收集對應的電子文件,對電子文件進行集中統(tǒng)一保管,并建立相應的移交電子文件簽名確認制度,以確保電子文件的真實。
9.2圖書檔案中心要采取適當措施,確保機讀目錄和電子文件的安全,要及時用光盤或磁帶機等進行備份,要求至少備份兩套,一套用于封存保管,一套供查閱使用。
9.3各單位統(tǒng)一使用圖書檔案中心(以下簡稱中心)設計的檔案管理系統(tǒng),統(tǒng)一將數(shù)據(jù)傳送到中心的檔案數(shù)據(jù)庫服務器,中心為每個單位建立一個單獨的數(shù)據(jù)庫以確保數(shù)據(jù)的保密性。
另外中心應定期對各單位的檔案數(shù)據(jù)進行匯總。
9.4處理電子文件,應使用wps
office或msoffice,形成通用的電子文件格式,如doc、*ls、mdb、ppt、jpg、txt、wps、pdf等;掃描原文的電子文件格式為:jpg。
9.5為方便以后利用計算機進行全文查閱,要求各單位在進行電子文件導入時在“備注”欄填寫此份電子文件的關鍵字。
檔案管理系統(tǒng)在執(zhí)行文件導入時會自動將文件全文寫入數(shù)據(jù)庫,同時會在本機的指定目錄留下文件副本,其文件名與檔號相同。
9.6一般情況下,圖書檔案中心使用一套數(shù)據(jù)庫副本供查閱,另一套數(shù)據(jù)封存且不得外借。
第2篇 消防執(zhí)法檔案管理規(guī)定
檔案管理應當遵循客觀、科學、完整、安全、有效利用的原則，落實逐級責任制和崗位責任制，實行集中統(tǒng)一管理，定期和離任移交制度。
第一條?上級公安機關消防機構(gòu)應當加強對下級公安機關消防機構(gòu)執(zhí)法檔案管理工作的監(jiān)督、指導。
公安消防執(zhí)法檔案管理工作接受主管公安機關、地方檔案行政主管部門的監(jiān)督、指導。
第二章? 檔案歸檔內(nèi)容
第二條?公安消防執(zhí)法檔案包括消防行政許可檔案、消防監(jiān)督檢查檔案、消防安全重點單位檔案、重大火災隱患檔案、火災事故調(diào)查檔案、消防行政處罰檔案、消防行政強制檔案、消防執(zhí)法救濟檔案和消防刑事執(zhí)法檔案。
第三條?消防行政許可檔案分建設工程消防設計審核卷、建設工程消防驗收卷、公眾聚集場所使用（營業(yè)）前消防安全檢查卷。
（一）建設工程消防設計審核卷的歸檔內(nèi)容及裝訂順序如下：
1.?卷內(nèi)文件目錄；
2.?建設工程消防設計審核意見書及審批表；
3.?建設工程消防設計審核申報表；
4.?消防設計文件；
5.?特殊消防設計的技術方案及說明，消防設計專家評審會紀要，采用的國際標準、境外消防技術標準的中文文本，其他有關消防設計的應用實例、產(chǎn)品說明等材料；
6.?建設單位的工商營業(yè)執(zhí)照等合法身份證明文件；
7.?新建、擴建工程的建設工程規(guī)劃許可證明文件；
8.?設計單位資質(zhì)證明文件；
9.?建設工程消防設計審核受理憑證；
10.?建設工程消防設計審核記錄表；
11.?集體會審、專家評審意見及有關記錄和材料；
12.?文書送達回執(zhí)；
13.?其他有關材料；
14.?備考表。
（二）建設工程消防驗收卷的歸檔內(nèi)容及裝訂順序如下：
1.?卷內(nèi)文件目錄；
2.?建設工程消防驗收意見書及審批表；
3.?建設工程消防驗收申報表;
4.?消防設計文件變更情況、消防設計專家評審會紀要及其他需要提供的申報材料；
5.?工程竣工驗收報告，與消防驗收有關的竣工圖紙及隱蔽工程記錄;
6.?消防產(chǎn)品質(zhì)量合格證明文件；
7.?有防火性能要求的建筑構(gòu)件、建筑材料、室內(nèi)裝修裝飾材料符合國家標準或行業(yè)標準的證明文件、出廠合格證；
8.?消防設施、電氣防火技術檢測合格證明文件；
9.?施工、工程監(jiān)理、檢測單位的合法身份證明和資質(zhì)等級證明文件；
10.?建設工程消防驗收受理憑證；
11.?建設工程消防驗收記錄表，現(xiàn)場抽樣檢查及功能測試、檢測、綜合評定等資料；
12.?不合格項目的整改證明資料，建設工程消防驗收復驗記錄表;
13.?集體會審意見；
14.?文書送達回執(zhí)；
15.?建設工程消防監(jiān)督管理移交記錄；
16.?其他有關材料；
17.?備考表。
（三）公眾聚集場所使用（營業(yè)）前消防安全檢查卷的歸檔內(nèi)容及裝訂順序如下：
1.?卷內(nèi)文件目錄；
2.?公眾聚集場所投入使用、營業(yè)前消防安全檢查合格證復印件/不同意投入使用、營業(yè)決定書及審批表；
3.?消防安全檢查申請表；
4.?建設工程消防驗收合格意見書或竣工驗收消防備案文書復印件；
5.?應依法辦理建設工程竣工驗收備案手續(xù)但未抽查的公眾聚集場所的場所室內(nèi)裝修消防設計施工圖、消防產(chǎn)品質(zhì)量合格證明文件、裝修裝飾材料防火性能符合國家標準或行業(yè)標準的證明文件和出廠合格證；
6.?申請人營業(yè)執(zhí)照或工商行政管理部門出具的名稱預先核準通知書復印件；
7.?消防安全管理制度、滅火和應急疏散預案；
8.?員工消防安全教育培訓記錄，自動消防系統(tǒng)操作人員消防行業(yè)特有工種職業(yè)資格證書復印件；
9.?公眾聚集場所投入使用、營業(yè)前消防安全檢查受理憑證；
10.?消防監(jiān)督檢查記錄；
11.?現(xiàn)場抽樣檢查、功能測試、檢測等有關記錄和資料，現(xiàn)場照片；
12.?集體討論意見；
13.?文書送達回執(zhí)；
14.?其他有關材料；
15.?備考表。
消防行政許可檔案中圖紙較多時，可將圖紙另立分冊裝訂，并注明總冊數(shù)，集中存放；有條件的地方，可以電子檔案的形式保存圖紙。
第四條?消防監(jiān)督檢查檔案分建設工程消防設計備案卷、建設工程竣工驗收備案卷、單位消防安全監(jiān)督抽查卷、舉報投訴消防安全違法行為核查卷、大型群眾性活動舉辦前消防安全檢查卷和消防產(chǎn)品監(jiān)督檢查卷。
（一）建設工程消防設計備案卷的歸檔內(nèi)容及裝訂順序如下：
1.?卷內(nèi)文件目錄；
2.?建設工程消防設計違法通知書、建設工程消防設計復查意見書及審批表；
3.?建設工程消防設計備案檢查記錄；
4.?建設工程消防設計備案表;
5.?建設工程消防設計備案受理憑證;
6.?建設工程消防設計備案檢查材料（包括：建設單位的工商營業(yè)執(zhí)照等合法身份證明文件，新建、擴建工程建設工程規(guī)劃許可證明文件，設計單位資質(zhì)證明文件，消防設計文件等）；
7.?建設工程消防設計備案檢查材料受理憑證；
8.?建設工程消防設計備案檢查的有關材料；
9.?其他有關材料；
10.?備考表。
（二）建設工程竣工驗收備案卷的歸檔內(nèi)容及裝訂順序如下：
1.?卷內(nèi)文件目錄；
2.?建設工程竣工驗收消防違法通知書、復查意見書及審批表;
3.?建設工程竣工驗收消防備案檢查記錄；
4.?建設工程竣工驗收消防備案表；
5.?建設工程竣工驗收消防備案受理憑證；
6.?建設工程竣工驗收消防備案檢查材料（包括：工程竣工驗收報告及與消防驗收有關的竣工圖紙、隱蔽工程記錄，消防產(chǎn)品質(zhì)量合格證明文件，有防火性能要求的建筑構(gòu)件、建筑材料、室內(nèi)裝修裝飾材料符合國家標準或行業(yè)標準的證明文件、出廠合格證，消防設施、電氣防火技術檢測合格證明文件，施工、工程監(jiān)理、檢測單位的合法身份證明和資質(zhì)等級證明文件等）；
7.?建設工程竣工驗收消防備案檢查材料受理憑證；
8.?建設工程竣工驗收消防備案檢查的現(xiàn)場抽樣檢查、功能測試、檢測等資料；
9.?其他有關材料；
10.?備考表。
（三）單位消防安全監(jiān)督抽查卷歸檔內(nèi)容及裝訂順序如下：
1.?卷內(nèi)文件目錄；
2.?消防監(jiān)督檢查記錄；
3.?責令改正通知書；
4.?復查記錄；
5.?行政處罰決定書等依法處理情況的文書；
6.?責令停止施工（停止使用、停產(chǎn)停業(yè)）的當事人申請恢復的申請，消防監(jiān)督檢查記錄，同意或者不同意恢復施工（使用、生產(chǎn)、經(jīng)營）決定書及審批表；
7.?文書送達回執(zhí)；
8.?其他有關材料；
9.?備考表。
單位消防安全監(jiān)督抽查卷可以以被抽查單位為單位，以抽查時間為序，按季度或年度立卷，集中歸檔。
（四）舉報投訴消防安全違法行為核查卷歸檔內(nèi)容及裝訂順序如下：
1.?卷內(nèi)文件目錄；
2.?消防安全違法行為查處情況告知舉報投訴人材料；
3.?群眾來信材料、來訪反映情況記錄；
4.?消防安全違法行為舉報、投訴受理登記；
5.?消防監(jiān)督檢查記錄；
6.?責令改正通知書；
7.?復查記錄；
8.?行政處罰決定書等依法處理情況的文書；
9.?文書送達回執(zhí)；
10.?其他有關材料；
11.?備考表。
舉報投訴消防安全違法行為核查卷可以以每起核查案件為單位，以舉報、投訴受理登記時間為序，按季度或年度立卷，集中歸檔。
（五）大型群眾性活動舉辦前消防安全檢查卷歸檔內(nèi)容及裝訂順序如下：
1.?卷內(nèi)文件目錄；
2.?大型群眾性活動舉辦前消防安全檢查意見書及審批表；
3.?公安機關治安部門通知檢查材料；
4.?消防監(jiān)督檢查記錄；
5.?其他有關材料；
6.?備考表。
大型群眾性活動舉辦前消防安全檢查卷可以以每起大型群眾性活動為單位，以公安機關治安部門通知時間為序，按季度或年度立卷，集中歸檔。
（六）消防產(chǎn)品監(jiān)督檢查卷歸檔內(nèi)容及裝訂順序如下：
1.?卷內(nèi)文件目錄；
2.?消防產(chǎn)品監(jiān)督檢查法律文書及審批表；
3.?消防產(chǎn)品監(jiān)督檢查記錄；
4.?消防產(chǎn)品現(xiàn)場檢查判定材料；
5.?消防產(chǎn)品檢驗報告及其他材料；
6.?向質(zhì)檢、工商部門的通報材料；
7.?文書送達回執(zhí)；
8.?其他有關材料；
9.?備考表。
第五條?消防安全重點單位檔案歸檔內(nèi)容及裝訂順序如下：
1.?卷內(nèi)文件目錄；
2.?消防安全重點單位告知書；
3.?消防安全重點單位申報表；
4.?單位的工商營業(yè)執(zhí)照等身份證明文件；
5.?單位消防安全基本情況材料（包括：消防安全責任人、管理人基本情況，建筑、場所的消防行政許可、備案文件，生產(chǎn)、儲存物品火災危險性，主要建筑的消防基本情況，消防安全重點部位情況，專職消防隊及其裝備情況，自動消防系統(tǒng)操作人員證書復印件，滅火和應急疏散預案，建筑消防設施年度檢測情況）；
6.?單位總平面布局圖、平面布置圖、消防設施系統(tǒng)圖等；
7.?其他有關材料；
8.?備考表。
第六條?重大火災隱患檔案歸檔內(nèi)容及裝訂順序如下：
1.?卷內(nèi)文件目錄；
2.?重大火災隱患整改通知書及審批表；
3.?立案前消防監(jiān)督檢查記錄；
4.?重大火災隱患現(xiàn)場照片；
5.?立案前集體討論、專家論證意見；
6.?給當?shù)毓矙C關、政府的報告，政府批復意見；
7.?單位撤銷重大火災隱患的申請；
8.?復查時消防監(jiān)督檢查記錄；
9.?重大火災隱患整改后的照片；
10.?復查后集體討論、專家論證意見；
11.?重大火災隱患銷案通知書及審批表；
12.?消防行政處罰、消防行政強制情況記錄；
13.?政府督辦的有關材料；
14.?文書送達回執(zhí)；
15.?其他有關材料；
16.?備考表。
第七條?火災事故調(diào)查檔案分火災事故簡易調(diào)查卷、火災事故調(diào)查卷和火災事故認定復核卷。
（一）火災事故簡易調(diào)查卷歸檔內(nèi)容及裝訂順序如下：
1.?卷內(nèi)文件目錄；
2.?火災事故簡易調(diào)查認定書；
3.?現(xiàn)場調(diào)查材料；
4.?其他有關材料；
5.?備考表。
第3篇 公司人事檔案管理規(guī)定
公司關于人事檔案管理的暫行規(guī)定
一、為了加強員工的人事檔案的管理,保護好企業(yè)與員工的利益,按照國家對人事檔案管理的有關規(guī)定,制定本暫行規(guī)定。
二、經(jīng)公司領導批準,凡有城鎮(zhèn)居民戶口,已建立個人檔案關系的人員,與公司簽定了一年以上的勞動合同,一般員工可在試用期滿后,可將個人的人事檔案轉(zhuǎn)移到公司。并與公司簽定好檔案保存協(xié)議。
三、公司負責按人事檔案管理的要求,分類歸檔、整理。并保證客觀公正反映員工在公司工作期間的真實記載。
四、除公司特批外,員工的檔案可存放在社會人事服務的中介機構(gòu)。除此之外,凡符合上述要求,目前個人檔案仍在社會人事服務的中介機構(gòu)存放檔案的員工,在公司已報銷個人檔案保存費的保存期滿后,一律將個人檔案轉(zhuǎn)往公司。拒不轉(zhuǎn)移的,公司不再報銷其個人的檔案保存費。
五、因開除、辭退、除名,長期出國逾期不歸、就勞動合同的提前終止或解除達不成一致意見、接到公司不續(xù)簽勞動合同書面通知,不做書面答復,擅離崗位、或被依法追究刑事責任的員工,公司有權(quán)按照規(guī)定,將其檔案關系轉(zhuǎn)往個人所在地的街道勞動部門。
六、員工給公司造成經(jīng)濟損失,或者出現(xiàn)按勞動合同約定應對公司作出經(jīng)濟賠償?shù)臈l款,按勞動合同雙方約定的條款處理。公司不應扣留乙方的人事檔案。
七、年終對于被公司授予的獎勵和評選的優(yōu)秀工作者,經(jīng)公司領導批準,將具體事跡和獎勵的內(nèi)容,填寫好在相應的表格內(nèi),進入個人檔案,以資鼓勵。
八、因個人原因,提出出國學習、留學和三個月以上的探親,公司不負責辦理出國的有關手續(xù)。在提前解除勞動合同后,必需將個人檔案轉(zhuǎn)出公司。
九、非工作原因,公司不辦理員工的各類出境的手續(xù)證明和邊境通行證,特別是私人護照的辦理。情況特殊的,必需經(jīng)公司人事部門審核,報公司領導特別批準。
十、本規(guī)定經(jīng)公司領導簽發(fā)后執(zhí)行,本規(guī)定由公司人事負責的解釋。
第4篇 國電電力新能源公司檔案管理規(guī)定
一 總 則
1、為加強公司文書檔案的科學、規(guī)范管理,提高文書檔案工作質(zhì)量,保證和維護檔案的安全、完整,進一步充分發(fā)揮檔案的功能,提高利用價值為公司經(jīng)營管理直接服務的作用,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及檔案法實施辦法,結(jié)合本公司實際情況特制訂本暫行規(guī)定。
2、本規(guī)定所稱檔案,是指公司在經(jīng)營、管理活動中形成的各種有保存價值的資料,包括文本資料、電子記錄資料、聲像資料和實物資料等。
3、公司各部門、分子公司所有員工均有保護公司檔案的義務。
4、公司的檔案工作實行統(tǒng)一領導,分級管理,定期歸檔的方式,共同做好檔案資料的收集、保管、整理、立卷和歸檔工作。
二 檔案管理的機構(gòu)和職責
1、公司行政部為公司檔案管理的主管部門,對公司的檔案資料實行統(tǒng)一歸檔和日常管理。
2、公司檔案工作實行部門收集整理,檔案室統(tǒng)一歸檔的原則。
3、各部門為檔案管理的分管部門,由指定專人負責本部門的檔案資料收集、保管和移交歸檔工作。
4、行政部檔案管理員和各部門檔案管理員(兼職)均為公司的檔案管理工作人員,應保持相對的穩(wěn)定,各部門專(兼)職檔案管理員名單須報行政部備案,如有變動須及時通知行政部。
5、檔案管理員出現(xiàn)工作變動或離職,應將其經(jīng)辦或保管的檔案資料向接辦人移交,嚴禁擅自帶走或銷毀。
6、檔案管理員應當忠于職守,遵守公司《檔案管理規(guī)定》和《保密規(guī)定》,保守公司秘密,不得向其他人員泄露檔案內(nèi)容。
三 檔案的收集
1、堅持部門收集、管理資料的原則。各部門、分子公司專(兼)職檔案管理員按本部門資料的歸檔范圍負責及時收集、管理本部門的資料,即把好文件“質(zhì)量關”,要檢查文件及附件是否完整,文書處理程序是否完備,處理的來龍去脈是否注明,文件質(zhì)量符合要求。采取每月、每季度或次年三月前移交公司檔案室歸檔立卷,并辦好交接簽收手續(xù)。
2、凡公司發(fā)出的公文(含原稿、正件和附件)一律由行政部統(tǒng)一收集管理。
3、一項工作由幾個部門參與辦理,在工作活動中形成的文件材料,由主辦部門收集、立卷、歸檔。
4、公司與外單位簽訂的合同或協(xié)議,在用印時即按合同約定的份數(shù)收取歸檔。
5、召開的各種重大會議,由會議主管部門將會議紀要、會議材料、聲像資料等向行政部移交,季度統(tǒng)一向檔案室移交。
6、其他聲像檔案的收集應在聲像資料形成后一個月內(nèi)隨立檔部門其它載體形態(tài)的檔案同時歸檔(歸檔的聲像資料均必須為原版、原件,照片含底片)。
四、歸檔范圍
1、公司應歸檔的資料包括:公司在日常工作和經(jīng)營活動中形成的有保存和利用、參考價值的文書資料、工程資料、圖片和聲像制品。
2、上級部門發(fā)來的與本公司有關的決定、決議、指示、批復、命令、條例、規(guī)定等文件材料。
3、公司對外的正式發(fā)文以及與有關單位來往的文書。
4、公司對內(nèi)進行管理、規(guī)范事務的正式發(fā)文。
5、重要的會議材料,參加上級部門會議帶回的會議材料,公司內(nèi)部會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領導講話、典型發(fā)言、會議紀要和會議記錄等。
6、公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表、簡報及合理化建議等。
7、公司與有關單位簽訂的合同、協(xié)議書和有關法律文書等文件材料。
8、公司的財務報表、賬本、憑證等。
9、公司關于員工勞動、人事、工資、福利方面的文件材料以及對員工獎勵、處分的文件材料。
10、公司工程項目資料及有關報建審批手續(xù)和驗收記錄、證明資料。
11、公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動的報道、照片、錄音、錄像等。
12、凡是加蓋過公章未經(jīng)正式使用文件資料的必須交回行政部。
五 檔案的立卷
1、公司各部門要堅持檔案資料的平時立卷工作。
2、各部門對處理完畢或保存的文件資料,由專(兼)職檔案管理員集中統(tǒng)一保管。
3、各部門應根據(jù)業(yè)務范圍及當年工作任務,編制平時文件材料立卷使用的“案卷類目”?！鞍妇眍惸俊钡臈l款必須簡明確切,并編上條款號。
4、公文承辦人員應及時將辦理完畢或經(jīng)領導簽發(fā)的文件材料,收集齊全,加以整理,送交本部門專(兼)職檔案人員歸卷。
5、專(兼)職檔案管理員應及時將收集的文件材料,按照“案卷類目”條款,放入平時保存文件卷夾內(nèi)“對號入座”,并在收發(fā)文登記簿上注明。
6、公司檔案年度立卷工作由檔案室負責統(tǒng)一規(guī)范立卷,保證案卷質(zhì)量,各相關部門專(兼)職檔案人員配合,共同做好檔案的立卷、組卷、編目工作。
五、文件歸檔與移交
1、各部門文檔應于次年三月份以前向檔案室移交;
2、《移交清單》(見附表一)一式二份,清單上需包含的內(nèi)容:文件名稱、文件號、行文日期、文件頁數(shù)、是否原件、文件密級、移交人、監(jiān)交人、接收人信息。
3、文件移交清單三方簽字為有效。
4、公司檔案資料分類組卷由行政部統(tǒng)一規(guī)范,具體的分類標準為:先大類(行政管理、經(jīng)營、科研、后勤),后部門(董事會、行政、人事、財務部、項目部等),再小類(文件在前、資料在后)。
5、保管期限分為永久、長期(50年)、短期(15年)三種。新規(guī)則對2007年以后形成的歸檔文件,保管期限分為永久、長期(30年、10年)兩種。
6、確定文件材料歸檔范圍和劃分保管期限的原則是:
(1)從維護公司歷史面貌完整出發(fā),用全面的、歷史的、發(fā)展的觀點,分析和鑒定文件材料的現(xiàn)實作用和歷史作用,以文件材料形成部門的職能作用及文件材料的具體內(nèi)容作為判定歸檔范圍和劃分保管期限的基本要素。
(2)凡是記錄和反映公司主要經(jīng)營管理活動、中心工作和基本歷史面貌的,在維護公司權(quán)益等方面具有永久性憑證價值和文化價值,對公司有長遠利用價值的各種文件材料應定為永久保管;
(3)凡是記錄和反映公司經(jīng)營管理活動,在較長時間內(nèi)對本公司工作有查考利用價值,在維護公司權(quán)益方面具有憑證性價值的文件材料,應定為長期保管。
7、案卷質(zhì)量總的要求是:遵循文件資料的形成規(guī)律和特點,保持文件資料之間的 有機聯(lián)系,區(qū)別不同的價值,便于保管和利用。
8、歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。
在歸檔的文件材料中,應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件,放在一起,不得分開;絕密文件單獨立卷。
9、不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的請示與批復,放在復文年立卷;沒有復文的,放在請示年立卷;跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷;跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年;工程資料放在項目驗收年度;其它文件的立卷按照有關規(guī)定執(zhí)行。
10、卷內(nèi)文件材料應區(qū)別不同情況進行排列,密不可分的文件材料應依次序排列在一起,即批復在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點,應保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。
11、卷內(nèi)文件材料應按排列順序,依次編寫頁號。裝訂的案卷應統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右下角,背面的左上角打印頁號。
永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)目錄。填寫的字跡要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。
12、有關卷內(nèi)文件材料的情況說明,都應逐項填寫在備考表內(nèi)。若無情況可說明,也應將立卷人、檢查人的姓名和日期填上以示負責。備考表應置卷尾。
六、檔案的保管、統(tǒng)計
1、公司檔案資料實行專人、專柜、專室管理。
2、公司檔案資料的保管按機構(gòu)、年度、保存期限、編號次序進行保管,并編制好案卷目錄等工作。
3、檔案管理員須做好檔案資料的保護工作,做到“八防”:防盜、防火、防蟲、防潮、防塵、防鼠、防霉、防光。
4、公司檔案實行計算機監(jiān)控管理,實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、自動化、現(xiàn)代化。
5、公司檔案室應當加強檔案的管理和利用,定期對檔案的價值進行鑒定。
6、聲像檔案在保管期限內(nèi)須進行定期檢查,防止檔案的變質(zhì)、退磁。對重要的聲像檔案應制作光盤保管。嚴禁私自撤銷、清洗、消磁和修改。
文書檔案的統(tǒng)計
7、文書檔案要建立健全統(tǒng)計制度,對檔案的收進、移出、庫存、利用、銷毀等情況進行統(tǒng)計,統(tǒng)計數(shù)據(jù)做到準確可靠。
編制案卷目錄、全引目錄,專題卡片、資料等檢索工具,方便利用,提高效率。
七、檔案的查閱、借閱
1、公司員工查閱、借閱檔案資料時,應嚴格按程序辦理,填寫《查(借)閱檔案審批表》,檔案室負責人對查(借)閱人、查閱檔案內(nèi)容、查閱時間和歸還時間進行詳細登記后方予查閱。
2、查(借)閱檔案員工應根據(jù)申請內(nèi)容進行查閱,對檔案內(nèi)容與本身工作無關的檔案,一律不得查閱。
3、檔案查(借)閱的批準人:普通檔案由文件歸屬部門總監(jiān)審批;秘密級以上檔案由總裁或主管副總裁審批。
4、公司檔案原件原則上不外借,如因工作需要確需外借帶出,普通檔案由行政部經(jīng)理批準,秘密級檔案由總裁或主管副總裁批準。對常用的檔案資料,檔案室可提供復印副本供借閱,副本在使用部門使用完畢后,應及時交還檔案室。嚴禁未經(jīng)允許私自對檔案資料進行復印和復制。
查(借)閱檔案人員須愛護檔案,不得在文件上作任何標記、標志或涂改,不得在閱覽桌上擺放茶水、墨水瓶,不得在閱覽時吸煙,以免造成檔案的損壞。
5、聲像檔案一般不得借閱。在不影響保密的前提下,經(jīng)總裁或主管副總裁批準可用于公司內(nèi)部學習、對外宣傳。
八、檔案的銷毀
1、對超過保管期限和確已失去價值的檔案,檔案工作人員應定期整理,進行銷毀。檔案的銷毀具體見《檔案銷毀程序》。
2、檔案需要銷毀時,由行政部檔案管理員提出銷毀意見,經(jīng)行政部經(jīng)理會同相關職能部門經(jīng)理嚴格審查,并編制檔案銷毀清冊,經(jīng)公司相關系統(tǒng)總監(jiān)審核,并在會計檔案銷毀清冊上審批簽字后銷毀。
3、其他檔案銷毀前,應將需銷毀檔案在清單一一列明,報行政部經(jīng)理審核,經(jīng)總裁或主管副總裁審批后,方可實施銷毀。其他任何人不得私自銷毀檔案。
4、檔案銷毀時須有兩人以上人員進行現(xiàn)場監(jiān)督,并在銷毀清單上簽字確認該檔案確已銷毀。不得一人單獨進行檔案的銷毀。
九、罰則
有下列行為之一的,由公司行政部責令限期改正;情節(jié)嚴重的,報請總裁或主管副總裁對負責的主管人員和直接責任人給予處分。
1、將公務活動中形成的應當歸檔的文件、資料據(jù)為己有,拒絕移交檔案室歸檔的。
2、違反公司規(guī)定擅自縮小檔案收集范圍的。
3、明知所保存的檔案面臨危險而不采取措施,造成檔案損失的。
4、檔案管理員、對檔案負有領導責任的人員玩忽職守,造成檔案損失的。
5、未經(jīng)批準,私自復印或銷毀檔案的。
拆件、涂改、勾劃、折疊、轉(zhuǎn)借,損毀、丟失和擅自提供、抄錄、涂改、6、6、偽造檔案的。
7、擅自發(fā)布或傳播公司尚未對外公布的檔案內(nèi)容的。
十、附則
本規(guī)定由行政部制訂和解釋,經(jīng)總裁或主管副總裁審批,修改時亦同。
本規(guī)定施行后,凡既有的類似制度自行終止。
本規(guī)定自2023年10月30日起試實行。
第5篇 檔案室資料管理規(guī)定
一、 科學管理，資料完整、準確，及時為設備管理、維修工作提供資料。
二、 檔案資料分門別類編號入檔案櫥保管，有專人負責、專人管理。
三、 各種資料擺放整齊，有相關的記錄。
四、 原則上圖紙資料不外借，在資料室查閱后放歸原處，如必須外借，一律簽字，注明借閱人、借閱時間、歸還時間、并到時一定歸還。
五、 查閱資料時，要愛護資料，不允許有撕頁破損及涂臟現(xiàn)象。
六、 有收發(fā)、借用、歸還記錄。
七、 未經(jīng)領導批準，圖紙、資料一律不借外來單位。
八、 打印圖紙有記錄，交付施工圖紙有記錄。
九、 如有借閱丟失現(xiàn)象，原則上補還資料，否則罰款100元。
十、 新到設備隨機資料交檔案室統(tǒng)一保管，未交者按資料丟失予以處罰。
十一、 檔案室所有資料、記錄除資料保管員以外任何人沒有外借的權(quán)利。
第6篇 工程設備檔案管理規(guī)定6
工程設備檔案管理規(guī)定(六)
1目的
加強設備檔案的管理工作,達到標識清晰、案卷齊全、保管符合規(guī)定,為園區(qū)的運行和維修提供可靠的資料。
2范圍
所轄設備設施檔案。
3職責
3.1檔案員負責園區(qū)土建、機械、電器及其所有原始圖紙、資料、說明書及其它材料的收集、整理、歸類工作。
3.2工程部負責提供相應專業(yè)的維修、改造后的圖紙、資料、繪制工作。
3.3工程部經(jīng)理負責檢查檔案管理規(guī)定的內(nèi)容執(zhí)行情況。
4內(nèi)容
4.1設備臺賬
4.1.1本設備臺賬,包括園區(qū)所有設備,存放于工程部。
4.1.2內(nèi)容包括:序號、設備編號、設備名稱、型號、制造廠家、出廠編號、出廠日期、技術特性、安裝時間、工作狀況、使用地點、備注(設備編號參考集團物業(yè)管理中心下發(fā)的《小區(qū)設備與機房編碼辦法》)。
4.1.3使用磁盤記錄和硬盤拷貝記錄兩種方式進行存儲。
4.2設備檔案
4.2.1主要設備(大中型設備)應建立設備檔案。
4.2.1.1設備檔案內(nèi)容有:檔案封面、卷內(nèi)目錄、設備主頁、設備相關使用說明、維修保養(yǎng)手冊、設備安裝圖紙、檢驗報告及合格證、檢修記錄等。
4.2.1.2設備檔案應使用電子磁盤記錄和硬拷貝記錄兩種方式進行存儲。
4.3設備大中修計劃
4.3.1工程部應建立設備大中修計劃。
4.3.2設備大中修計劃包括序號、設備編號、設備名稱、型號、制造廠家、安裝時間、使用地點、大中修年份等。
4.3.3設備大中修計劃根據(jù)設備使用頻次、工作環(huán)境和常規(guī)維修規(guī)律確定,即使用頻次高、工作環(huán)境差的設備維修周期應縮短,使用頻次低、工作環(huán)境好的設備應延長大中修時間。
4.3.4設備應嚴格按照大中修計劃實施維修,如需改變維修時間,應得到管理者代表的批準,以保證園區(qū)設備的完好率和使用壽命。
4.4維修記錄
4.4.1設備大中修應在填寫《設備維修保養(yǎng)記錄》的同時填寫《設備檔案》,《設備維修保養(yǎng)記錄》應與《設備保養(yǎng)計劃》、《設備檔案》相對應。
4.4.2《設備維修保養(yǎng)記錄》內(nèi)容包括維修時間、設備編號、設備名稱、維修內(nèi)容、更換部件、設備狀態(tài)、維修人、檢驗人、備注等。
4.4.3《設備維修保養(yǎng)記錄》由部門經(jīng)理審核簽字。
4.5監(jiān)視測量器具
4.5.1建立監(jiān)視、測量器具校驗計劃表,該計劃表起到器具臺賬、校驗計劃、校驗實施三種功能。
4.5.2監(jiān)視測量器具校驗計劃內(nèi)容包括:序號、編號、名稱、型號、規(guī)格、精度、出廠編號、安裝位置用途以及檢驗計劃、備注。
4.5.3監(jiān)視、測量器具校驗計劃表中的檢驗計劃應送檢。
4.6其他資料的管理
4.6.1設備圖紙、使用說明書、維修保養(yǎng)說明書、出廠合格證等資料以附件的形式訂錄在《設備檔案》附頁內(nèi)。
4.6.2設備檔案附件頁應記錄4.6.1所述資料。
4.6.3設備檔案應裝訂成冊進行保管。
4.6.4上述資料在使用時應使用復印件,以保證資料的完整和使用壽命。
5記錄
《設備臺賬》hd**-gc-003-a-01
《設備檔案》hd**-gc-003-a-02
《設備維護保養(yǎng)記錄》hd**-gc-033-a-01
第7篇 某小區(qū)業(yè)戶檔案管理規(guī)定
小區(qū)業(yè)戶檔案管理規(guī)定
1、為便于掌握小區(qū)內(nèi)業(yè)戶的基本情況,服務中心實行建立業(yè)戶一戶一檔并實行電腦管理制。
2、業(yè)戶檔案統(tǒng)一由客服部建立并管理,客服部負責人負責業(yè)戶檔案柜鑰匙的管理。
3、業(yè)戶檔案包括:業(yè)戶入住資料、裝修資料、業(yè)戶給物業(yè)公司的書面信件(包括投訴、表揚、建議)、物業(yè)公司的回復、業(yè)戶產(chǎn)權(quán)變更或出租(商住)資料、費用支付情況等。
4、業(yè)戶檔案資料應分類分戶建立、保存(一戶一檔),并要建立統(tǒng)一的目錄,各類目錄上要列明所有應保留的業(yè)戶資料名稱,如果有該資料,則在該內(nèi)容前畫勾,以顯示目前業(yè)戶都有哪些檔案在冊。
5、在業(yè)戶的聯(lián)系方式、物業(yè)產(chǎn)權(quán)等發(fā)生變化時客戶主任應及時對業(yè)戶資料進行變更并在總臺備案,保證資料的完整性及有效性。由客戶主任每季度進行一次業(yè)戶家庭情況的普查,對拖欠管理費和其他費用一個季度以上的業(yè)主,各區(qū)域客戶主任應每7天跟蹤一次。
6、業(yè)戶檔案必須嚴密保管,嚴禁非客服部人員查看,其他部門人員若需查看,必須經(jīng)客服部負責人許可,并填寫《業(yè)戶檔案查閱登記表》。嚴禁將業(yè)戶檔案資料帶離檔案存放地點。
7、業(yè)戶檔案需鎖放在指定檔案柜中,鑰匙由客服部負責人保管。存放地點周圍要保持清潔、干凈、通風、干燥,檔案存放地點禁止吸煙、堆放雜物,以避免引起火災。
8、客戶主任在日常工作中,嚴禁將業(yè)戶任何信息透露給其他人,以保護業(yè)戶的隱私,同時也維護了物業(yè)公司的形象。
9、嚴格控制出租及商住房屋的管理,凡是出租或商住房屋,客戶主任應及時跟進業(yè)戶將房屋的出租情況或商住情況到客服部辦理登記手續(xù),并填寫《租戶情況登記表》。
10、業(yè)戶檔案建立后,應將所有情況輸入電腦,形成《業(yè)戶情況一覽表》,以便及時查找,更正有關內(nèi)容。
支持文件:
1、《業(yè)戶檔案查閱登記表》
2、《租戶情況登記表》
3、《業(yè)戶情況一覽表》
第8篇 某大廈管理處人事檔案管理規(guī)定
大廈管理處人事檔案管理規(guī)定
1、人事檔案的內(nèi)容:員工人事檔案是關于員工個人及有關方面歷史情況資料,其內(nèi)容主要包括:
記載和敘述員工要人經(jīng)歷、基本情況、成長歷史及思想發(fā)展變化進程的履歷,自傳材料等。
員工以往工作或?qū)W習單位對員工本人優(yōu)缺點進行的鑒別和評價,對其學歷、專長、業(yè)務及有關能力的評定和考核材料。
對員工的有關歷史問題進行審查,選擇與復查的人事材料。
記載員工專家反組織紀律而受到處分及受到各級各類表彰、獎勵的人事材料。
2、人事檔案保密規(guī)定:大廈人力資源部在員工入職時所填寫材料一定要調(diào)查核實確保人事檔案的真實性,對其檔案內(nèi)的一切材料不得加以刪除或銷毀,并且必須嚴格保密,不得擅自向外擴散。
3、員工人事檔案變更規(guī)定:員工入店后,由其本人填寫《職位申請表》,其內(nèi)容包括員工姓名、性別、出生年月、民族、籍貫、政治面貌、文化程度、婚姻狀況、家庭住址、聯(lián)系電話、家庭情況、個人興趣愛好、學歷、工作經(jīng)歷、特長及專業(yè)技能、獎懲記錄等項目。項目內(nèi)容如有變化,員工應以書面的方式及時準確地向人力資源部報告,以便使員工個人檔案內(nèi)有關記錄得以相應更正,確保人力資源部掌握正確無誤的資料。
4、員工人事檔案的使用,員工人事檔案為大廈的決策部門提供各種人事方面的基本數(shù)據(jù),并為人事統(tǒng)計分析提供資料。大廈人事決策人員可以通過對有效數(shù)據(jù)分析,了解大廈人員結(jié)構(gòu)的變動情況,為制定大廈人力資源發(fā)發(fā)展規(guī)劃提供依據(jù)。大廈認真做好員工檔案材料的收集、鑒別、整理、保管和利用,充分發(fā)揮員工檔案材料的作用,為大廈人力資源的規(guī)范化管理奠定扎實基礎。
第9篇 z城市建設檔案管理規(guī)定
城市建設檔案管理規(guī)定
建設部
城市建設檔案管理規(guī)定
中華人民共和國建設部令
第61號
《城市建設檔案管理規(guī)定》已于一九九七年十二月十八日經(jīng)第八次部常務會議通過,現(xiàn)予發(fā)布,自一九九八年一月一日起施行。
部長 侯捷
一九九七年十二月二十三日
城市建設檔案管理規(guī)定
第一條 為了加強城市建設檔案(以下簡稱城建檔案)管理,充分發(fā)揮城建檔案在城市規(guī)劃、建設、管理中的作用,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國城市規(guī)劃法》、《科學技術檔案工作條例》,制定本規(guī)定。
第二條 本規(guī)定適用于城市內(nèi)(包括城市各類開發(fā)區(qū))的城建檔案的管理。
本規(guī)定所稱城建檔案是指在城市規(guī)劃、建設及其管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。
第三條 國務院建設行政主管部門負責全國城建檔案管理工作,業(yè)務上受國家檔案部門的監(jiān)督、指導。
縣級以上地方人民政府建設行政主管部門負責本行政區(qū)域內(nèi)的城建檔案管理工作,業(yè)務上受同級檔案部門的監(jiān)督、指導。
城市的建設行政主管部門應當設置城建檔案工作管理機構(gòu)或者配備城建檔案管理人員,負責全市城建檔案工作。城市的建設行政主管部門也可以委托城建檔案館負責城建檔案工作的日常管理工作。
第四條 城建檔案館的建設資金按照國家或者地方的有關規(guī)定,采取多種渠道解決。城建檔案館的設計應當符合檔案館建筑設計規(guī)范要求。城建檔案的管理應當逐步采用新技術,實現(xiàn)管理現(xiàn)代化。
第五條 城建檔案館重點管理下列檔案資料:
(一)各類城市建設工程檔案:
1、工業(yè)、民用建筑工程;
2、市政基礎設施工程;
3、公用基礎設施工程;
4、公共交通基礎設施工程;
5、園林建設、風景名勝建設工程;
6、市容環(huán)境衛(wèi)生設施建設工程;
7、城市防洪、抗震、人防工程;
8、軍事工程檔案資料中,除軍事禁區(qū)和軍事管理區(qū)以外的穿越市區(qū)的地下管線走向和有關隱蔽工程的位置圖。
(二)建設系統(tǒng)各專業(yè)管理部門(包括城市規(guī)劃、勘測、設計、施工、園林、風景名勝、環(huán)衛(wèi)、市政、公用、房地產(chǎn)管理、人防等部門)形成的業(yè)務管理和業(yè)務技術檔案。
(三)有關城市規(guī)劃、建設及其管理的方針、政策、法規(guī)、計劃方面的文件、科學研究成果和城市歷史、自然、經(jīng)濟等方面的基礎資料。
第六條 建設單位應當在工程竣工驗收后六個月內(nèi),向城建檔案館報送一套符合規(guī)定的工程建設檔案。凡工程建設檔案不齊全的,應當限期補充。
停建、緩建工程的檔案,暫由建設單位保管。
撤銷單位的工程建設檔案,應當向上級主管機關或者城建檔案館移交。
第七條 對改建、擴建和重要部位維修的工程,建設單位應當組織設計、施工單位據(jù)實修改、補充和完善原工程建設檔案。凡結(jié)構(gòu)和平面布置等改變的,應當重新編制工程建設檔案,并在工程竣工后三個月內(nèi)向城建檔案館報送。
第八條 列入城建檔案館檔案接收范圍的工程,其竣工驗收應當有城建檔案館參加。
第九條 建設系統(tǒng)各專業(yè)管理部門形成的業(yè)務管理和業(yè)務技術檔案,凡具有永久保存價值的,在本單位保管使用一至五年后,按本規(guī)定全部向城建檔案館移交。有長期保存價值的檔案,由城建檔案館根據(jù)城市建設的需要選擇接收。
城市地下管線普查和補測補繪形成的地下管線檔案應當在普查、測繪結(jié)束后三個月內(nèi)接收進館。
房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案的管理,建設部另行規(guī)定。
第十條 經(jīng)省、自治區(qū)、直轄市人民政府同意收取的工程檔案保證金,應當納入城市財政專戶管理。其利息經(jīng)建設行政主管部門批準報財政部門同意,用于城建檔案的保管和保護事業(yè)。建設單位按照規(guī)定向城市建設檔案館報送工程檔案資料后,工程檔案保證金全部退還。
第十一條 城建檔案館對接收的檔案應當及時登記、整理,編制檢索工具。做好檔案的保管、保護工作,對破損或者變質(zhì)的檔案應當及時搶救。特別重要的城建檔案應當采取有效措施,確保其安全無損。
城建檔案館應當積極開發(fā)檔案信息資源,并按照國家的有關規(guī)定,向社會提供服務。
第十二條 建設行政主管部門對在城建檔案工作中做出顯著成績的單位和個人,應當給予表彰和獎勵。
第十三條 違反本規(guī)定有下列行為之一的,由建設行政主管部門對直接負責的主管人員或者其他直接責任人員依法給予行政處分;構(gòu)成犯罪的,由司法機關依法追究刑事責任:
(一)無故延期或者不按照規(guī)定歸檔、報送的;
(二)涂改、偽造檔案的;
(三)檔案工作人員玩忽職守,造成檔案損失的。
第十四條 省、自治區(qū)、直轄市人民政府建設行政主管部門可以根據(jù)本規(guī)定制定實施細則。
第十五條 本規(guī)定由建設部負責解釋。
第十六條 本規(guī)定自1998年1月1日起施行。以前發(fā)布的有關規(guī)定與本規(guī)定不符的,按本規(guī)定執(zhí)行。
第10篇 物業(yè)服務中心檔案資料管理規(guī)定
物業(yè)服務中心檔案資料管理規(guī)定
根據(jù)國家《檔案法》和《檔案管理規(guī)定》,為進一步提高服務中心文檔管理工作的質(zhì)量和管理水平,確保文檔的完整與安全,特制定本規(guī)定:
一、服務中心檔案管理員負責服務中心所有文件(通知、規(guī)定、公函、總結(jié)、報告、通報、會議紀要等)及資料(技術圖紙、說明書、手冊、聲像、員工檔案、市府法規(guī)、車輛檔案等)的收集、存檔和保管工作,做到資料系統(tǒng)、準確、完整。
二、保密級文件由檔案管理員妥善保管,不得散播其內(nèi)容,未經(jīng)領導批準,任何人不得翻閱、復印、或帶離辦公室。
三、文件資料存檔時要進行合理分類,做到標識清楚,查找方便,并注明保存期限。
四、定期檢查存檔文件,過期的文件資料,經(jīng)服務中心領導批準后,做銷毀處理。
五、服務中心購置的重要設備到貨時,會同有關部門,檢查驗收說明等材料,并及時歸檔。
六、服務中心各項活動拍攝的照片、聲像材料,必須在活動結(jié)束后一周內(nèi)整理完整,注明時間、地點、來賓姓名、活動內(nèi)容,交資料室保存。
七、政府往來文件、公司下發(fā)的文件須按類別及時存檔,保證資料的完整性。
八、服務中心內(nèi)部發(fā)文須由檔案管理員對格式、方法等方面進行審核,編發(fā)文號,并在電腦內(nèi)保存后,交項目/部門經(jīng)理批準,方可按規(guī)定發(fā)送,同時發(fā)文原件由資料室存檔。
九、文件、資料的借閱須按公司有關文件的規(guī)定執(zhí)行,由檔案管理員負責完善借閱手續(xù)。
第11篇 金融大廈業(yè)主檔案資料管理規(guī)定
金融中心(大廈)業(yè)主檔案資料管理規(guī)定
1.目的:
規(guī)范業(yè)主檔安資料的管理。
2.職責范圍
2.1文員負責檔案資料的收集、整理、歸檔和保管。
3.管理規(guī)定
3.1檔案的文件材料,必須字跡清楚、真實、齊全。
3.2業(yè)主資料要及時歸檔,歸檔時要注意整齊,層次分明,便于快速查找,不得零散堆放,也不得隨意丟失。
3.3業(yè)主檔案的內(nèi)容包括:業(yè)主入住登記表、住宅裝飾、裝修委托申請表、房屋、設備裝修申報表、裝飾、裝修責任書、住戶裝潢竣工驗收表、物業(yè)管理公約。
3.4檔案資料屬于保密文件,應妥善保管,不準散播其內(nèi)容,不準給未經(jīng)領導批準的人員翻閱,不準復印。
3.5未經(jīng)領導同意不得擅自將業(yè)主檔案調(diào)出,如遇特殊情況調(diào)出,須填寫《文件借閱、復制記錄表》,并督促借調(diào)人及時歸還。
3.6檔案的管理環(huán)境必須做到'三防'即:防火、防潮、防變質(zhì)。
3.7日常檔案資料檢查中發(fā)現(xiàn)破損現(xiàn)象應立即進行修復處理。
質(zhì)量記錄:
1.《文件借閱、復制記錄表》zc-05/b05
第12篇 城建檔案管理規(guī)定辦法
《城市建設檔案管理規(guī)定》(建設部令第90號)
中華人民共和國建設部令
第90號
《建設部關于修改<城市建設檔案管理規(guī)定>的決定》已經(jīng)2001年6月29日建設部第44次常委會議審議通過,現(xiàn)予發(fā)布,自發(fā)布之日起施行。
部長 俞正聲
2001年7月4日
城市建設檔案管理規(guī)定
(1997年12月23日建設部令第61號發(fā)布, 根據(jù)2001年7月4日《建設部發(fā)布關于修改〈城市建設檔案管理 規(guī)定〉的決定》修正)
第一條 為了加強城市建設檔案 (以下簡稱城建檔案)管理,充分發(fā)揮城建檔案在城市規(guī)劃、建設、管理中的作用,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國城市規(guī)劃法》、《建設工程質(zhì)量管理條例》、《科學技術檔案工作條例》,制定本規(guī)定。
第二條 本規(guī)定適用于城市內(nèi) (包括城市各類開發(fā)區(qū))的城建檔案的管理。
本規(guī)定所稱城建檔案,是指在城市規(guī)劃、建設及其管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。
第三條 國務院建設行政主管部門負責全國城建檔案管理工作,業(yè)務上受國家檔案部門的監(jiān)督、指導。
縣級以上地方人民政府建設行政主管部門負責本行政區(qū)域內(nèi)的城建檔案管理工作,業(yè)務上受同級檔案部門的監(jiān)督、指導。
城市的建設行政主管部門應當設置城建檔案工作管理機構(gòu)或者配備城建檔案管理人員,負責全市城建檔案工作。城市的建設行政主管部門也可以委托城建檔案館負責城建檔案工作的日常管理工作。
第四條 城建檔案館的建設資金按照國家或地方的有關規(guī)定,采取多種渠道解決。城建檔案館的設計應當符合檔案館建筑設計規(guī)范要求。城建檔案的管理應當逐步采用新技術,實現(xiàn)管理現(xiàn)代化。
第五條 城建檔案館重點管理下列檔案資料:
(一)各類城市建設工程檔案:
1、工業(yè)、民用建筑工程;
2、市政基礎設施工程;
3、公用基礎設施工程;
4、交通基礎設施工程;
5、園林建設、風景名勝建設工程;
6、市容環(huán)境衛(wèi)生設施建設工程;
7、城市防洪、抗震、人防工程;
8、軍事工程檔案資料中,除軍事禁區(qū)和軍事管理區(qū)以外的穿越市區(qū)的地下管線走向和有關隱蔽工程的位置圖。
(二)建設系統(tǒng)各專業(yè)管理部門(包括城市規(guī)劃、勘測、設計、施工、監(jiān)理、園林、風景名勝、環(huán)衛(wèi)、市政、公用、房地產(chǎn)管理、人防等部門)形成的業(yè)務管理和業(yè)務技術檔案。
( 三)有關城市規(guī)劃、建設及其管理的方針、政策、法規(guī)、計劃方面的文件、科學研究成果和城市歷史、自然、經(jīng)濟等方面的基礎資料。
第六條 建設單位應當在工程竣工驗收后三個月內(nèi), 向城建檔案館報送一套符合規(guī)定的建設工程檔案。凡建設工程檔案不齊全的,應當限期補充。
停建、緩建工程的檔案,暫由建設單位保管。
撤銷單位的建設工程檔案,應當向上級主管機關或者城建檔案館移交。
第七條 對改建、 擴建和重要部位維修的工程,建設單位應當組織設計、施工單位據(jù)實修改、補充和完善原建設工程檔案。凡結(jié)構(gòu)和平面布置等改變的,應當重新編制建設工程檔案,并在工程竣工后三個月內(nèi)向城建檔案館報送。
第八條 列入城建檔案館檔案接收范圍的工程, 建設單位在組織竣工驗收前,應當提請城建檔案管理機構(gòu)對工程檔案進行預驗收。預驗收合格后,由城建檔案管理機構(gòu)出具工程檔案認可文件。
第九條 建設單位在取得工程檔案認可文件后, 方可組織工程竣工驗收。建設行政主管部門在辦理竣工驗收備案時,應當查驗工程檔案認可文件。
第十條 建設系統(tǒng)各專業(yè)管理部門形成的業(yè)務管理和業(yè)務技術檔案,凡具有永久保存價值的,在本單位保管使用一至五年后,按本規(guī)定全部向城建檔案館移交。有長期保存價值的檔案,由城建檔案館根據(jù)城市建設的需要選擇接收。
城市地下管線普查和補測補繪形成的地下管線檔案應當在普查、測繪結(jié)束后三個月內(nèi)接收進館。地下管線專業(yè)管理單位每年應當向城建檔案館報送更改、報廢、漏測部分的管線現(xiàn)狀圖和資料。
房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的管理,由國務院建設行政主管部門另行規(guī)定。
第十一條 城建檔案館對接收的檔案應當及時登記、 整理,編制檢索工具。做好檔案的保管、保護工作,對破損或者變質(zhì)的檔案應當及時搶救。特別重要的城建檔案應當采取有效措施,確保其安全無損。
城建檔案館應當積極開發(fā)檔案信息資源,并按照國家的有關規(guī)定,向社會提供服務。
第十二條 建設行政主管部門對在城建檔案工作中做出顯著成績的單位和個人,應當給予表彰和獎勵。
第十三條 違反本規(guī)定有下列行為之一的, 由建設行政主管部門對直接負責的主管人員或者其他直接責任人員依法給予行政處分;構(gòu)成犯罪的,由司法機關依法追究刑事責任:
(一)無故延期或者不按照規(guī)定歸檔、報送的;
(二)涂改、偽造檔案的;
(三)檔案工作人員玩忽職守,造成檔案損失的。
第十四條 建設工程竣工驗收后, 建設單位未按照本規(guī)定移交建設工程檔案的,依照《建設工程質(zhì)量管理條例》的規(guī)定處罰。
第十五條 省、 自治區(qū)、直轄市人民政府建設行政主管部門可以根據(jù)本規(guī)定制定實施細則。
第十六條 本規(guī)定由國務院建設行政主管部門負責解釋。
第十七條 本規(guī)定自1998年1月1日起施行。以前發(fā)布的有關規(guī)定與本規(guī)定不符的,按本規(guī)定執(zhí)行。
第13篇 流動人員人事檔案管理規(guī)定辦法
流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定
第一章總則
第一條 為進一步加強流動人員人事檔案的管理,維護人事檔案的真實性、嚴肅性、完善人才流動社會化服務體系,促進人才合理流動,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《干部檔案工作條例》及有關法律、法規(guī),制定本規(guī)定。
第二條 本規(guī)定所稱流動人員人事檔案是指:
(一)辭職或被辭退的機關工作人員、企事業(yè)單位專業(yè)技術人員和管理人員的人事檔案;
(二)與用人單位解除勞動合同或聘用合同的專業(yè)技術人員和管理人員的人事檔案;
(三)待業(yè)的大中專畢業(yè)生的人事檔案;
(四)自費出國留學人員的人事檔案;
(五)外商投資企業(yè)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)、區(qū)街企業(yè)、民營科技企業(yè)、私營企業(yè)等非國有企業(yè)聘用的的專業(yè)技術人員和管理人員的人事檔案;
(六)外國企業(yè)常駐代表機構(gòu)的中方雇員的人事檔案;
(七)其它流動人員的人事檔案。
第三條 流動人員人事檔案管理遵循“集中統(tǒng)一,歸口管理”的原則,接愛同級黨委組織部門、政府人事行政部門的監(jiān)督和指導。
第二章流動人員人事檔案管理機構(gòu)
第四條 流動人員人事檔案管理機構(gòu)為縣以上(含縣)黨委組織部門和政府人事行政部門所屬的人才流動服務機構(gòu)(以下簡稱人才流動服務機構(gòu)),其他任何單位不得擅自管理流動人員人事檔案;嚴禁個人保管他人人事檔案。
第五條 跨地區(qū)流動人員人事檔案,可由其戶籍所在地的人才流動服務機構(gòu)管理,也可其現(xiàn)工作單位所在地的人才流動服務機構(gòu)管理。
第六條 尚未建立人才流動服務機構(gòu)的地區(qū),流動人員人事檔案仍由原人事管理單位管理。
第七條 人才流動服務機構(gòu)應認真做好流動人員人事檔案的收集、整理、保管、利用、轉(zhuǎn)遞等管理工作,認真做好與流動人員人事檔案管理有關的流動人員身份認定、檔案工資記載、出國(出境)政審工作,經(jīng)授權(quán)做好相關的職稱資格考評、合同鑒證、社會保險等社會化服務工作。
第三章流動人員人事檔案的轉(zhuǎn)遞
第八條 人才流動服務機構(gòu)憑符合國家有關政策規(guī)定的人員流動的有效文書,向流動人員原單位開具調(diào)檔函,原單位接到調(diào)檔函十五天內(nèi),將流動人員人事檔案隨檔案轉(zhuǎn)遞必須完整齊全,不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出。
人才流動服務機構(gòu)經(jīng)審核無誤后,及時將檔案轉(zhuǎn)遞通知單回執(zhí)退回原單位。
人才流動服務機構(gòu)發(fā)現(xiàn)轉(zhuǎn)來的檔案材料不齊全或不清楚的,應要求原單位補齊或查清楚。
第九條 流動人員人事檔案轉(zhuǎn)遞,應通過機要交通或?qū)Ｈ怂腿?不得郵寄或交流動人員本人自帶。
對流動人員本人自帶的人事檔案,人才流動服務機構(gòu)不得接收。
第十條 人才流動服務機構(gòu)管理流動人員人事檔案,須由流動人員或其現(xiàn)所在單位辦理委托存檔手續(xù)。
人才流動服務機構(gòu)應與流動人員或其現(xiàn)所在單位簽訂檔案管理合同書,合同書須明確雙方的權(quán)利、義務等內(nèi)容。
第十一條 人才流動服務機構(gòu)開具的轉(zhuǎn)檔手續(xù),與機關、國有企事單位開具的轉(zhuǎn)檔手續(xù)具有相同的效力。
機關、國有企事業(yè)單位必須憑人才流動服務機構(gòu)開具的轉(zhuǎn)檔手續(xù),方可接收流動人員人事檔案。
第四章流動人員人事檔案的收集、整理與利用
第十二條 人才流動服務機構(gòu)應加強與流動人員及其現(xiàn)所在的工作單位的聯(lián)系,做好流動人員檔案材料的收集工作,不斷充實流動人員人事檔案的內(nèi)容。
收集的材料,必須經(jīng)過認真的鑒別。
需經(jīng)單位蓋章或本人簽字的,簽字蓋章后方能歸入檔案。
第十三條 人才流動服務機構(gòu)應按照干部檔案整理工作的有關規(guī)定,認真做好流動人員檔案材料的整理工作。
在整理檔案過程中,要防止丟失檔案材料和擅自泄露檔案內(nèi)容,不得擅自涂改、抽取、銷毀或流動人員人事檔案材料。
第十四條 人才流動服務機構(gòu)應按照《干部檔案工作條例》中的有關規(guī)定,建立健全流動人員人事檔案查閱、借閱工作制度和注意事項。
(一)查閱流動人員人事檔案應辦理審批手續(xù)。
查閱單位應申明查閱單理由,管檔單位根據(jù)規(guī)定和需要確定需提供的檔案材料。
(二)查閱單位應*黨員到人才流動服務機構(gòu)查閱流動人員人事檔案。
對不符合規(guī)定條件的,人才流動服務機構(gòu)可根據(jù)實際情況向查閱單位介紹被查閱人的有關情況。
(三)人才流動服務機構(gòu)對高級專來技術人員和涉及國家秘密的流動人員人事檔案要嚴格保管,嚴格查閱手續(xù)。
(四)任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案。
(五)查閱檔案必須嚴格守保密規(guī)定和閱檔規(guī)定,嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料,查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。
第五章流動人員人事檔案的保管
第十五條 人才流動服務機構(gòu)應具備管理流動人員人事檔案的物質(zhì)條件,建立堅固的防火、防潮的專用檔案庫房,配備鐵質(zhì)的檔案柜;經(jīng)常檢查庫房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施和安全措施;檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室應三室分開。
要不斷研究和改進檔案的保管方法和保護技術,逐步實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。
第十六條 建立健全流動人員人事檔案管理的內(nèi)部規(guī)章制度,加強流動人員人事檔案工作的政策研究和理論研究,實行目標管理,不斷提高流動人員人事檔案管理的效率和質(zhì)量。
第十七條 流動人員人事檔案管理應由專人負責。
檔案管理人員必須是黨性強、作風正、忠于職守、具有一定的檔案管理專業(yè)知識的共產(chǎn)黨員。
第六章監(jiān)督與處罰
第十八條 對違反本規(guī)定有下列情形的,由黨委組織部門會同有關部門進行處理:
(一) 擅自管理流動人員人事檔案的單位或個人:
(二) 擅自涂改檔案內(nèi)容或造檔案材料的:
(三) 擅自向外公布、泄露檔案內(nèi)容的:
(四) 在流動人員人事檔案的收集、整理、保管、利用、轉(zhuǎn)遞等管理工作中,出現(xiàn)違反本規(guī)定行為,造成嚴重后果的。
對前款所列情形負有責任的單位或直接責任者,現(xiàn)視情節(jié)輕重,給批評教育或黨紀、政紀處分;違犯法律的,要依法追究責任。
第七章附則
第十九條 人才流動服務機構(gòu)管理流動人員人事檔案,應本著“服務為主,適當收費”的原則,按照有關規(guī)定收取服務費,但不得以蠃利為目的。
第二十條 各省、自冶區(qū)、直轄市可根據(jù)本規(guī)定制定實施辦法或工作細則,并報人事部備案。
第二十一條 本規(guī)定由人事部負責解釋。
第二十二條 本規(guī)定自頒布之日起施行。
*中央組織部、人事部《關于加強流動人員人事檔案管理工作的通知》(人調(diào)發(fā)[1989]11號)和《關于進一步加強流動人員人事檔案管理的補充通知》(人調(diào)發(fā)[1989]11號)同時停止。
第14篇 基建處工程檔案資料管理實施規(guī)定
基建處工程檔案資料管理實施辦法
一.認真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》,以及黨和國家關于檔案工作的方針、政策,努力做好基建檔案歸檔工作。
二.檔案資料的收集范圍,凡屬新建、改建、擴建的房屋,從設計資料,上級部門對項目建議書、可行性研究報告及擴初設計的批復,地質(zhì)鉆探資料,小區(qū)規(guī)劃、土方平衡,室外標高、外水、外電、下水,道路駁岸,初步設計,擴大初步設計,施工預算,招投標工作文件,開工報告,測量定位記錄,各類合同及附件,工程協(xié)議書,圖紙會審記錄,修改設計資料,設計變更與工程洽商資料,監(jiān)理文件,施工日志,審計結(jié)論及相關財務資料,各種驗收證件,檢測報告,材料設備的合格證及說明書,竣工圖,隱蔽工程圖,室內(nèi)設備安裝資料和圖紙,竣工結(jié)算,財產(chǎn)移交手續(xù)及其它需要存檔的文件資料。
三.檔案資料統(tǒng)一由資料管理員收集整理、歸檔,各類資料的經(jīng)辦人都必須主動將原件資料交資料室存檔。資料室所存放的所有資料,不論是內(nèi)部還是外部人員來查閱時,均必須辦理手續(xù),隨查隨還,不得任意攜出室外。特殊情況必需借出時,由處領導批準,限期交還。若有丟失,除須作出書面檢討外,還視其情節(jié)處以100-500元賠償。
四.凡屬訂購、采購各類書籍資料,由基建處統(tǒng)一辦理,所需數(shù)量由處領導審批決定。需借閱使用,或因工作需要長期使用者,統(tǒng)一由資料室編目登記,使用者應及時歸還或辦理移交手續(xù)。若有丟失損壞,視其情節(jié)處以賠償。
五.資料室管理人員,要認真做好基建檔案資料的收集,整理鑒定、保管、統(tǒng)計和利用工作,為領導決策提供依據(jù)。
六.妥善保存好圖片資料、建筑模型。對已竣工項目的基建檔案資料,項目負責人協(xié)調(diào)有關部門辦理竣工驗收手續(xù),各種資料應及時歸檔。經(jīng)資料員收集、整理并按規(guī)定裝訂成冊后,送交檔案館內(nèi)存檔。
七.歸檔的文字材料必須用不易褪色的具有較長保管時間的黑色、蘭黑繪圖書寫墨水,而不應用紅色墨水、復寫紙、鉛筆、圓珠筆等。
八.檔案管理工作人員應努力收集歸檔文件、資料,工作人員應積極協(xié)助,主動配合,做到基建檔案完整、準確、無遺失。
第15篇 汽車維修技術檔案管理規(guī)定
1、技術檔案，指本企業(yè)進行生產(chǎn)經(jīng)營活動所用的一切重要圖片、圖紙、光碟、圖書、報表、技術資料、有關設備、技術的文字說明等技術文件，整理后歸并文件檔案。
2、本廠設置技術檔案有：維修汽車技術質(zhì)量檔案，車間、辦公室基建檔案、技術標準、規(guī)程、工藝文件、統(tǒng)計報表等生產(chǎn)技術檔案、設備檔案和科研產(chǎn)品開發(fā)檔案。
3、本廠技術檔案室由技術部門負責建立、保管、運用或提供使用。保管工作由技術部指定專人負責。
4、每當檔案資料進入本企業(yè)、技術部應在一周內(nèi)建立檔案。建檔時要分類編號，登記立卷歸檔，并進行必要的整理編制卡片，以利查閱。
5、技術檔案不外借。內(nèi)部技術人中辦理借閱手續(xù)后，可以借閱，但屬秘密的資料不得外借，不得隨便復印。技術檔案閱后要及時歸還并辦理歸還手續(xù)。
6、技術部定期對技術檔案進行鑒定，確定保管年限，及時毀銷失去使用價值的檔案。
