第1篇 檔案管理規(guī)定國家標準辦法
檔案管理規(guī)定國家標準:檔案立卷管理規(guī)定
一.總則
為了規(guī)范********公司的檔案分類和整理工作,保持其方法的延續(xù)性,現(xiàn)根據《********公司檔案分類大綱》要求,結合********公司實際,特制定本辦法。
1.本辦法適用于********公司的檔案分類、整理、組織案卷、編目和排架管理,以及檔案信息系統(tǒng)的分類管理。
2.********公司各級檔案室保存的檔案種類及其代字如下。
代
字類目名稱代
字類目名稱a文書檔案類c會計檔案類j基本建設類*聲像檔案類w實物檔案類t專題檔案類
二.各類檔案的分類立卷辦法
文書檔案的分類整理1、歸檔原則遵循文件的自然形成規(guī)律,保持文件的原貌和完整,準確判定文件的保管期限,適應新技術應用的需要,便于保管和利用。
按照歸檔范圍的規(guī)定,凡應歸檔的文件必須齊全完整。
2、歸檔整理程序以件為歸檔單位,逐件整理歸檔。
按分類、裝訂、排列、編號、裝盒、編目的步驟進行。
“件”的含義:2.1單份文件,一份文件為一件;2.2各種報表、名冊、圖冊、書刊等,一冊(本)為一件;2.3正本與定稿、正件與附件合為一件;2.4文件處理單(表)與被處理文件合為一件;2.5來文與復文合為一件,如果分屬不同年度的可分開歸檔。
3、分類按年度---部門---保管期限逐級進行分類。
由文件的形成日期決定該份文件的歸檔年度,即文件的歸檔年度可與文件內容所針對的年度不一致。
4、裝訂4.1去掉原來文件上會生銹的金屬物,用細線或其它對紙張無損害的粘合劑重新將文件訂(粘)合。
裝訂時正本在前,定稿在后;復文在前,來文在后。
在每頁的右下角(背頁的左下角)編頁碼。
各單位可自行嘗試不同的裝訂方法,但所選的裝訂材料不能生銹,不能對紙張產生直接或間接的損害。
4.2凡文件尺寸大于a4紙規(guī)格的,要按a4紙規(guī)格進行折疊或裁剪,小于16開規(guī)格及破損的要進行托裱,對字跡模糊的文件要進行復制。
4.3在該份文件的正文輸入計算機之前,不宜用乳膠或縫紉機來裝訂(因為會影響以后將該文件拆訂、掃描)。
5、排列先將歸檔文件材料按保管期限分開,同一保管期限的文件材料,按照時間先后排列,并且盡可能將關系密切(如同一次活動、同一項工作、同一個會議形成的)文件材料排列在一起。
6、編號6.1在每件檔案首頁上方的空白處加蓋檔號章(格式見附圖1),并填寫有關欄目的內容。
6.2檔號章的項目及填寫內容:類別號:文書檔案的類別號為a。
期限:即保管期限,分兩類,填寫“長久”或“短期”。
年度:該份檔案實際形成的年度,以四位阿拉伯數字標公元紀年。
機構:不分機構編檔號的單位此欄可不填。
件號:以年度為界線,檔案在同一保管期限中的排列順序號;同一年度、同一保管期限的檔案只編一個流水號,件號不得重復。
6.3在每年歸檔工作結束后,如發(fā)現(xiàn)有其它應歸檔文件材料未歸檔,可將該文件排在已歸檔文件之后編號歸檔。
7、裝盒7.1檔案編號后,要按照編號順序裝入檔案盒(新格式),并在盒的脊背填寫“檔號”。
(樣式見附圖3)。
每一個檔案盒內只能裝入同一年度、同一部門、同一保管期限的文件。
7.2填寫盒內文件備考表。
盒內文件情況說明:主要用于填寫本盒內文件缺損、修改、補充、銷毀等需要說明的情況,如無上述情況,可暫不填寫。
整理人:填寫本盒文件材料整理歸檔人姓名。
日期:填寫歸檔的年、月、日。
8、編目8.1編制《檔案目錄》8.1.1《檔案目錄》由“目錄夾封面和脊背”、“歸檔情況登記表”、“歸檔說明”、“歸檔文件目錄”四部分構成。
8.1.2“目錄夾封面”(格式見附圖4)內容應包括單位名稱、單位代碼、類別、機構、期限、年度等六個基本項目;“目錄盒脊背”(格式見附圖2)項目由單位代碼、類別號、機構、期限、年度等五個基本項目組成。
8.1.3“歸檔情況登記表”(格式見附圖5)內容包括:年度、保管期限、件數、保管單位和姓名、接收單位和姓名、備注。
不同的保管期限分開不同的登記表填寫。
8.1.4“歸檔說明”的內容包括:本年度立檔單位主要工作概況,本年度內設機構及主要領導人變化情況;本年度文書歸檔情況(含歸檔工作的組織情況、文件材料完整與否、檔案數量、有何缺陷和問題等)。
8.1.5“歸檔文件目錄”(格式見附圖6)應包括以下基本項目:件號、責任者、文號、題名、日期、頁數,需要時還可增加其它項目,如“文件格式”。
件號:參見6.2。
責任者:制發(fā)文件的組織或個人,即文件的署名者或發(fā)文機關。
文號:文件的發(fā)文字號。
題名:即文件的標題,一般應照實抄錄。
原文沒有標題的應當加擬標題,外加“[]”號;原文有標題但不能說明文件內容的,應重擬標題,重擬標題外加“[]”號,附于原標題之后。
日期:指文件形成的日期。
填寫時可省略“年”、“月”、“日”字,在表示年、月數字的右下角加“.”號或“-”號,以四位阿拉伯數據表示公元紀年。
頁數:指每一份歸檔文件本身的有效頁面數。
文件格式:指歸檔文件對應的電子文件格式,如:doc、*ls、ppt、jpg、txt、wps、pdf等。
8.1.6各種保管期限的歸檔件目錄,按不同的保管期限分開裝訂在不同的目錄夾,連年續(xù)訂,直到該目錄夾裝滿。
8.1.7“歸檔文件目錄”應一式二份,其中一份移交圖書檔案中心。
8.2編制其它檢索工具。
各單位應根據實際需要,選擇編制一些其它的檔案檢索工具,如“文號檔號對照表”、各種常用的專題目錄等,以方便日常手工檢索。
9、電子文件管理9.1各單位檔案室日常在收集應歸檔紙質文件的同時,要收集對應的電子文件,對電子文件進行集中統(tǒng)一保管,并建立相應的移交電子文件簽名確認制度,以確保電子文件的真實。
9.2圖書檔案中心要采取適當措施,確保機讀目錄和電子文件的安全,要及時用光盤或磁帶機等進行備份,要求至少備份兩套,一套用于封存保管,一套供查閱使用。
9.3各單位統(tǒng)一使用圖書檔案中心(以下簡稱中心)設計的檔案管理系統(tǒng),統(tǒng)一將數據傳送到中心的檔案數據庫服務器,中心為每個單位建立一個單獨的數據庫以確保數據的保密性。
另外中心應定期對各單位的檔案數據進行匯總。
9.4處理電子文件,應使用wps
office或msoffice,形成通用的電子文件格式,如doc、*ls、mdb、ppt、jpg、txt、wps、pdf等;掃描原文的電子文件格式為:jpg。
9.5為方便以后利用計算機進行全文查閱,要求各單位在進行電子文件導入時在“備注”欄填寫此份電子文件的關鍵字。
檔案管理系統(tǒng)在執(zhí)行文件導入時會自動將文件全文寫入數據庫,同時會在本機的指定目錄留下文件副本,其文件名與檔號相同。
9.6一般情況下,圖書檔案中心使用一套數據庫副本供查閱,另一套數據封存且不得外借。
第2篇 新世界地產物業(yè)業(yè)主檔案管理規(guī)定
新世界物業(yè)業(yè)主檔案管理規(guī)定
1.目的
1.1規(guī)范業(yè)主檔案的管理工作
2.適用范圍
2.1適用于物業(yè)服務中心業(yè)主檔案的動態(tài)管理。
3.職責
3.1客服組主任負責監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。
3.2客服助理負責依照本規(guī)定具體實施業(yè)主檔案的建檔整理與保管。
4.程序要點:
4.1由客服組前臺對業(yè)戶檔案的管理,保證檔案管理有效性、規(guī)范性,加強對業(yè)戶資料的保密工作,特制定如下管理規(guī)定。
5.業(yè)主檔案內容:
5.1收樓資料:
5.1.1《業(yè)主家庭情況登記表》;
5.1.2《業(yè)主證領用登記表》;
5.1.3業(yè)主身份證復印件(業(yè)主及家人小一寸照片二張);
5.1.4《物品資料及鑰匙簽收表》;
5.1.5樓宇情況檢查表;
5.1.6收樓通知書;
5.1.7交款通知書;
5.1.8購房認購書
5.1.9管理公約簽約頁;
5.1.10《物業(yè)服務合同》;
5.2裝修資料:
5.2.1《裝修申請審批表》;
5.2.2《住宅室內裝修管理協(xié)議》;
5.2.3《裝修承諾書》;
5.2.4《閉水試驗確認書》;
5.2.5《房屋裝修工程、防水工程質量、防炎安全承諾書》;
5.2.6《裝修人員管理條例》;
5.2.7相關圖紙及裝修施工隊資料。(裝修申請表,施工單位營業(yè)執(zhí)照及資質證復印件,業(yè)戶委權/委托書等);
5.3入住日常資料:
5.3.1業(yè)主來函;
5.3.2客戶服務單;
5.3.3催繳費通知單;
5.3.4《整改通知單》;
6.業(yè)主檔案袋的整理
6.1業(yè)戶資料整理、分類:
6.2資料按一戶一檔,分區(qū)、分樓號存放,貼上清晰標簽,以便查找;
6.3業(yè)戶資料收集裝訂成冊,按時間先后排列,最早資料于最后一頁存放,之后增加的資料于其面上增加,編上頁碼,編寫目錄,冊面填寫'業(yè)主檔案資料情況'表;
6.4資料收集按先后順序主要分為三大部份:業(yè)主資料、裝修資料、日常管理資料。
6.5業(yè)戶資料歸檔時間和更新:
6.6客服組辦理完單元交付手續(xù)后,將業(yè)戶資料交于前臺;
6.7前臺中班人員將業(yè)戶資料輸入電腦后,按樓名整理存檔;
6.8對已收樓業(yè)戶平時所新增的資料由客服組按上述規(guī)定處理;
6.9客服組前臺每月30日進行一次檢查,發(fā)現(xiàn)問題上報主任及時采取補救措施,確保檔案的安全性及準確性;
6.10每年3月將上年度超過保管期的資料進行一次統(tǒng)一清理;
6.11銷毀檔案有關文件必須從嚴掌握,慎重從事;對經鑒定無保存價值的資料,由部門主任審批后銷毀。
7.業(yè)戶資料查閱及印取:
7.1查閱人如須查閱/印取業(yè)戶檔案資料,須于客服組前臺進行登記,并說明因由;
7.2經客服組主任審批同意后,前臺服務人員開啟相應的業(yè)戶檔案,抽取有關業(yè)戶資料;
7.3屬查閱資料的,由前臺客服助理陪同進行現(xiàn)場查閱;
7.4屬印取資料的,前臺客服助理嚴格按上級領導審批意見進行印取;
8.保密要求:
8.1業(yè)戶檔案柜除業(yè)戶資料增加、更換、查閱、印取的情況下,須予以上鎖;
8.2電腦內存放業(yè)戶資料的文件須設置密碼,并于每月30日進行一次更新;
8.3違反上述要求的,對責任人給予口頭警告處理;
8.4泄露遺失業(yè)戶資料的,對責任人給予書面警告處理,造成嚴重影響的,給予辭退。
9.業(yè)主檔案的跟蹤:
9.1對產權發(fā)生變更的業(yè)主。管理處應及時為新業(yè)主建立'業(yè)主檔案',同時對原業(yè)主的檔案另置保管,保管期三年。
9.2業(yè)主檔案屬絕密檔案,特殊情況如需查閱須報物業(yè)部經理批準,經客服組主任辦理登記手續(xù)后方可查閱。
9.3業(yè)主檔案應永久保存。
9.4將各業(yè)主資料輸入電腦進行管理。
10.本規(guī)定執(zhí)行情況作為客服組對檔案客服助理績效考評的依據之一。
11.相關文件和記錄
11.1《業(yè)主資料情況表》wi-nwgz-al.kf-06-41
11.2《業(yè)主檔案目錄》
第3篇 某企業(yè)檔案管理規(guī)定文號
企業(yè)檔案管理規(guī)定【1】
一、 總則
集團的各項檔案資料是集團行政辦公和經營活動中不可缺少的要素。為規(guī)范集團檔案管理工作并保證檔案的完整性及保密性,理順工作程序,明確工作職責,杜絕資料流失,特制定本制度。
1、凡集團總部各部門、各分子公司在工作活動中形成的,具有查考利用價值的文件材料,必須按規(guī)定定期向集團行政人事部提交備份,從而保證集團行政部作為集團檔案管理對口部門檔案資料的完整性、延續(xù)性、真實性。
2、集團總部行政人事部負責集團檔案管理、文書立卷的工作,并對各分子公司檔案管理工作進行監(jiān)督、指導。各分子公司負責人應重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作,配備專職或兼職人員負責此項工作。
二、歸檔范圍
1、凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料(公文、電報、傳真、圖表、電子版資料、書信、報刊、錄音、錄像等)均屬歸檔范圍。
2、公司設立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料
3、公司股東會、董事會、監(jiān)事會形成的文件材料;
4、資金借貸、業(yè)務往來方面的文件材料(含合同、重要報表、銀企聯(lián)系函件等)
5、政府、項目批文、合同;
6、公司制度體系、會議紀要、內部發(fā)文(包含總經理批示后的各項工作流程、公司決定等);
7、工程進度計劃控制文件(含各業(yè)務單位往來函件等)、工程初設、修改、竣工圖紙;
8、各分子公司及集團總部各部門年度工作計劃及資金計劃;
9、公司簽定的各類合同(含商品房買賣合同);
10、公司有效證照、證件、印章;
11、具有法律效力及保存價值的文件;
12、公司重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等;
13、員工電腦中與公司有關的電子版資料、文件等;
14、集團、各分子公司獲得的社會榮譽資料;
15、其他有必要歸檔管理的資料。包括聲像形式記錄下來的對公司經營活動產生作用的各種資料,上級領導、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻資料、有紀念意義的各種工藝制品等。
三、立卷歸檔要求
1、集團行政人事部應即時做好檔案歸檔分類保管;各分子公司應在每季度最后一天以前將上季度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷,向集團行政人事部提交備份。
2、集團各部門應及時向行政人事部移交發(fā)生的檔案材料,如有些材料還需使用,也應先按立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù);各分子必須嚴格遵守歸檔制度,不得無故延期或不交應歸檔的備份文件材料。
3、各分子公司向集團行政人事部提交備份檔案時,要嚴格履行移交手續(xù),按文件材料分類造冊,隨移交備份檔案提供兩聯(lián)清單,注明移交人,待總部行政人事部專人簽收后各留存一聯(lián)清單備查。
歸檔案卷的總要求是:遵循文件材料的形成規(guī)律和特點,保持文件之間的有機聯(lián)系,區(qū)別不同價值,便于保管和利用。具體應做到下述幾點:
(1)歸檔的文件材料種類、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。
(2)在歸檔的文件材料中,應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起,不得分開;文電應全在一立卷。
(3)卷內文件材料應區(qū)別不同情況進行排列,密不可分的文件材料應依序排列在一起,即批復在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;
(4)卷內文件材料應按排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷,應統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號;不裝訂的案卷,應在卷內每份文件材料的右上方編號,圖表和聲像材料等也應在圖表上或聲像材料的背面編號。
(5)按各類檔案資料的保密級別、保存期限,案卷必須以規(guī)定的格式逐件填寫卷內文件目錄,對文件材料的題名不要隨意更改和簡化;沒有題名應擬寫題名,有的雖有題名無實質內容的也應重新擬寫:沒有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚,填入有關項內;卷內文件目錄放在卷目。
(6)聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內容和責任者。
四、 檔案保管期限
1、文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六至五十年左右,短期為十五年以下,三年以上。
2、確定集團檔案保管期限的原則
(1)凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的,對本公司有長遠利用價值的檔案,列為永久保管。
(2)凡是反映公司一般活動,在較長期時間內對公司工作有查考利用價值的文件材料,列為長期保管。
(3)凡是在較短時間內對公司有參考價值的文件材料,列為短期保管。
五、檔案保密級別
1、檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機密二級。檔案的密級由檔案提交人提議, 行政人事部經理核定密級。
2、有密級檔案只許在檔案室翻閱,不許帶離本室;有密級檔案復制時,需經辦公室主任(行政人事部經理)及副總以上領導批準。
3、有密級檔案只限歸檔人使用,其他人員使用需經辦公室主任(集團行政人事部經理)及副總以上級領導批準。
4、對已到保密期限的檔案要請相關部門領導和辦公室主任(集團行政人事部經理)鑒定解密,對解密檔案作一般檔案管理,及時提供利用。
六、檔案的借閱
1、各部門因工作需要,借閱本部門的業(yè)務檔案需經本部門領導批準,然后到檔案管-理-員處填寫檔案調閱登記簿,方可借閱。
2、公司各部門借閱非本部門的業(yè)務檔案須經檔案所屬部門同意或辦公室主任(集團行政人事部經理)批準。
3、借閱檔案必須嚴格履行登記手續(xù),歸還的檔案要進行檢查、清點,并在登記薄上注銷。
4、借閱檔案的人員,不得泄密、涂改、折散、轉借復印和攜帶檔案外出,如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時,須經辦公室主任(集團行政人事部經理)批準。
5、有密級的檔案調閱、復制時均需辦公室主任(行政人事部經理)及副總以上領導批準。
本文來源于百分網(),轉載請保留此標記,謝謝!6、借閱的檔案用完后,應及時歸還,借用時間一般不得超過十天。
7、借閱人對檔案要妥善保管,不得遺失。
8、凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印,如工作需要,應按公司有關保密規(guī)定辦理。
七、電腦檔案的管理
1、 所有員工使用的電腦必須指定專門的區(qū)域存放公司相關的文件、資料,在指定存放區(qū)域里設定工作人員專用文件夾,使用電腦工作人員將各類文件、資料在該文件夾中設定子文件夾分類存放。
2、各分子公司辦公室主任(集團行政人事部經理)即為電腦檔案管理責任人。公司所有員工須到電腦管理責任人處對存檔電腦區(qū)域、文件夾名稱進行如實登記;各電腦檔案管理責任人須定時對本單位的電腦按照登記存放區(qū)域進行檢查。
八、檔案的鑒定與銷毀
1、集團行政人事部定期對所保存的檔案進行鑒定,對于保存期限已滿的檔案材料,按規(guī)定進行銷毀。
2、檔案鑒定工作由集團行政人事部經理主持,有關部門參加,組成檔案鑒定小組,對被鑒定的檔案進行逐件審查,提出存毀意見。
3、檔案材料鑒定小組審定,并經集團總裁批準后,方可銷毀。
4、銷毀檔案材料,要由二人以上并在指定地點進行監(jiān)銷,監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字。
九、罰則
1、集團各分子公司凡違反本制度,無故延期或不交應歸檔的備份文件材料的,一經發(fā)現(xiàn),限期上交,經催交仍拖延不交的,除責令其文件部門負責人和單位領導寫出書面檢查外,各罰款100元~500元,并予以集團內通報批評。
2、集團所有員工凡違反制度第六條第4項,泄露公司檔案秘密的,涂改、拆散或未經辦公室主任(集團行政部經理)批準轉借、復印或攜帶檔案外出的,視具體情況,對其部門領導和當事人各罰款500元~1000元,并予以通報批評;如造成惡劣后果者,視情況嚴重程度追究其法律責任。
3、集團所有員工凡違反本制度第六條第6項,不按借閱期限歸還的,限期歸還并責令其當事人寫出書面檢查。
4、集團所有員工凡違反本制度第六條第7項,遺失檔案的,應立即報告,如因遺失檔案,泄露公司商業(yè)秘密,造成惡劣后果者,視情況嚴重程度追究其相關責任。
5、檔案管-理-員丟失、規(guī)范檔案調閱流程或擅自提供泄漏檔案機密,應根據情節(jié)輕重,給予紀律處分及相應罰款,直至依法追究法律責任。
6、集團所有員工凡違反本制度第七條,不按規(guī)定存放電腦檔案,不按規(guī)定接受檢查者給予相應的紀律處分及罰款。
十、附則
1、本制度自2007年9月1日生效。
2、本制度由集團行政人事部負責解釋。
3、各子公司應根據本制度,結合本單位的實際情況,制定具體實施細則。
4、以往的相關規(guī)定與本辦法不一致的,以本制度為準。
企業(yè)檔案管理規(guī)定【2】
1.總則
為加強本公司文書立卷工作,完善檔案管理制度,特制定本規(guī)定。
2.適用范圍
歸檔的文件材料必須按年度立卷,本單位內部機構在工作活動中形成的各種有保存價值的文件材料,都要按照本規(guī)定的規(guī)定,分別立卷歸檔。
3.原則
公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結案后及時交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。
4.文件材料的收集管理
堅持部門收集、管理文件材料制度。各部門均應指定專(兼)職文書人員,負責管理本部門的文件材料,并保持相對穩(wěn)定。人員變動應及時通知檔案室。
5.辦公室收集
凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復請示、轉發(fā)文件含被轉發(fā)的原件)一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。
6.主管部門收集
6.1 一項工作由幾個部門參與辦理,在工作活動中形成的文件材料,由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。
6.2 公司工作人員外出學習、考察、調查研究、參加上級機關召開的會議等公務活動的相關人員核報差旅費時,必須將會議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù),檔案室簽字認可后財務部門才給予核報差旅費。
6.3 本公司召開會議,由會議主辦部門指定專人將會議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù),檔案室簽字認可后財務部門才給予報銷會議費用。
7.各部門專(兼)職文書的職責
7.1 了解本部門的工作業(yè)務,掌握本部門文件材料的歸檔范圍,收集管理本部門的文件材料。
7.2 認真執(zhí)行平時歸檔制度,對本部門承辦的文件材料及時收集歸卷,每年的三月份前應將歸檔文件材料歸檔完畢,并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。
7.3 承辦人員借用文件材料時,應積極地提供利用,做好服務工作,并辦理臨時借用文件材料登記手續(xù)。
8.歸檔范圍
8.1 重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等。
8.2 上級機關發(fā)來的與本公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料。
8.3 本公司對外的正式發(fā)文與有關單位來往的文書。
8.4 本公司的請示與上級機關的批復。
8.5 本公司反映主要職能活動的報告、總結。
8.6 本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。
8.7 信訪工作材料。.
8.8 本公司與有關單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。
8.9 本公司干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分的文件材料。
8.10 本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。
8.11 本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。
9.平時歸卷
各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料,由專(兼)職文書集中統(tǒng)一保管。
10.案卷目錄
各部門應根據本部門的業(yè)務范圍及當年工作任務,編制平時文件材料歸卷使用的“案卷類目”?！鞍妇眍惸俊钡臈l款必須簡明確切,并編上條款號。
11.資料送交
公文承辦人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件材料,收集齊全,加以整理,送交本部門專(兼)職文書歸卷。
12.登記
專(兼)職文書人員應及時將已歸卷的文件材料,按照“案卷類目”條款,放人平時保存文件卷夾內“對號入座”,并在收發(fā)文登記簿上注明。
13.案卷質量
為統(tǒng)一立卷規(guī)范,保證案卷質量,立卷工作由相關部室兼職檔案員配合,檔案室文書檔案員負責組卷、編目。
案卷質量的基本要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點,保持文件之間的有機聯(lián)系,區(qū)別不同的價值,便于保管和利用。
14.歸檔資料
歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整,會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報等要及時送檔案室存檔。
15.檔案檢查
檔案室要定期開展檔案質量檢查。對于沒有及時歸檔或者歸檔資料不全、格式不符合要求的,應當及時予以糾正。
16.本規(guī)定自公布之日起施行。
第4篇 學校聲像檔案管理暫行規(guī)定-4
聲像檔案是指以聲音和形象為表現(xiàn)形式的檔案。聲像檔案包括在本單位各項活動中形成的影片、照片、錄音帶、像帶等聲像文件材料,是本單位活動的真實紀錄,具有重要的憑證、參考價值,特制定本規(guī)定。
一、聲像檔案應定期向檔案室歸檔。凡是本單位工作活動中形成的照片、錄像、錄音帶等辦理完畢的具有保存價值的,均應及時交檔案室集中統(tǒng)一管理,任何人不得據為已有。
二、向檔案室移交的照片,應包括底片、照片和文字說明三部分,文字說明應包括時間、地點、中心內容和責任者等。
三、向檔案室移交的錄像帶、錄音帶應是原版,并在錄像帶、錄音帶上寫上文字說明。
四、聲像檔案應按規(guī)定整理與編目,便于查找和統(tǒng)計。
五、檔案庫房必須做到六防,便于聲像檔案的保管。
六、因工作需要查詢和利用聲像檔案應辦理登記手續(xù),定期歸還。
第5篇 員工檔案管理規(guī)定辦法
員工檔案管理規(guī)定【1】
第一條 檔案工作任務
1、保管員工檔案;
2、收集、鑒別和整理員工檔案材料;
3、辦理員工檔案的查閱、借用和轉遞;
4、通過檔案熟悉員工,為人事工作提供情況;
5、逐步實現(xiàn)員工檔案管理工作的科學化和現(xiàn)代化。
第二條 檔案材料內容
1、履歷表;
2、自傳;
3、鑒定;
4、考核材料;
5、政治歷史問題的審查及甄別、復查材料;
6、參加黨、團材料;
7、獎勵及先進事跡材料;
8、處分、取消處分材料;
9、招聘、轉正定級、吸收錄用審批表、任免報告表、考評技術資格、學位審批表、出國人員審批表、調整工資審批表、離休退休、辭職審批表等;
10、其他可供組織上參考的材料,如員工個人寫的思想、工作、學習總結、檢查等。形成以上檔案材料的部門和職能人員應及時將完備的材料轉交檔案室存檔。
第三條 檔案的管理
員工檔案按照管理(任免)權限實行分級管理。
1、正、副總監(jiān)以上領導檔案,報送總公司人事部。
2、物業(yè)管理有限公司部門經理以下員工檔案,由各單位人事部門自行管理。
3、根據人事回避原則,檔案管理人員的檔案由人事部領導直接保管。
4、出國(境)不歸及死亡員工檔案仍按上述分工管理。
5、員工辭職、自動離職、開除公職、降名及解除勞動合同后,檔案管理人員于15日內將其檔案轉至戶口所在地的街道辦事處保管。
第四條 檔案材料的收集和歸檔
1、人事檔案管理人員要根據檔案管理規(guī)定,通過有關部門收集入檔材料。有關部門應積極配合,檔案管理人員對歸檔材料應及時歸檔。
2、凡歸檔材料,均應認真鑒別,材料應詳實、完整,用鋼筆或毛筆謄寫(不得用圓珠筆、鉛筆等書寫),并經組織審查蓋章或本人簽字后生效,否則不得歸檔。
3、員工檔案必須分類明確,編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。
第五條 檔案的保管
1、員工檔案由人事部門設專人保管,檔案管理人員必須是*正式黨員。
2、員工檔案應存入保險柜。檔案室必須堅固適用,有防盜、防火、防潮等安全措施。
3、對保管的檔案要逐一登記造冊、編號,每年檢查一次,發(fā)現(xiàn)缺少,及時查找。
4、檔案移交要填寫移交清單,交接雙方應共同清點并簽字留據。
5、嚴禁任何人私自保存他人的檔案材料,對造成泄密或其他后果的,視情節(jié)輕重,給予嚴肅處理。
6、逐步實現(xiàn)檔案管理工作的科學化、現(xiàn)代化。
第六條 檔案的查閱和借用
1、外單位前來查閱員工檔案須憑黨組織或人事部門的介紹信、公檢法系統(tǒng)的組織介紹信,并經人事部門領導批準。
2、大廈部門領導和黨組織、紀檢人員查閱員工檔案應經人事部門領導批準。
3、檔案管理人員應根據主管領導指示提供有關材料。
4、員工檔案一般不外借,特殊情況,經人事部門領導批準亦可借閱,但必須嚴格履行登記手續(xù),按期歸還。
5、私人不得查閱或借用員工本人及其親屬的檔案。
6、查閱檔案必須嚴格遵守保密制度,嚴禁涂改、圈劃、拆換檔案材料,不得向無關人員談論或泄露檔案內容,違犯者將視情節(jié)輕重,給予批評教育甚至紀律處分。:
第七條 檔案的接收與轉遞
1、員工試用期滿轉正后,應及時到人事檔案室辦理檔案調入手續(xù),檔案管理人員接收檔案后應及時進行登記,并將檔案回執(zhí)及時退回原單位。
2、員工調出或辭職后,檔案管理人員要及時辦理檔案轉遞手續(xù)。
3、員工檔案轉遞應密封,一般應通過機要交通轉遞,也可由組織指派專人傳送,但不得由員工本人自帶。來源:考試大的美女編輯們
4、有關職能部門應及時將員工獎勵材料、入黨團的材料轉交檔案室存檔。
第八條 檔案工作人員守則
1、認真學習黨和國家的勞動人事政策、檔案管理規(guī)定,不斷提高工作水平。
2、熱愛本職工作,忠于職守,刻苦鉆研業(yè)務,提高業(yè)務水平和工作能力,努力為人事工作服務。
3、保護檔案安全,不得擅自轉移、分散和銷毀檔案。嚴禁在檔案室用火、吸煙或存放易燃、易爆等危險品。來源:考試大
4、嚴格遵守保密制度,不得向他人提供或泄露檔案內容,無關人員不得進入檔案室。
5、堅持原則,遵守紀律,嚴格按照檔案工作的各項規(guī)章制度辦事。
員工檔案管理規(guī)定【2】
企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定
第一章 總 則
第一條 為加強企業(yè)職工檔案管理,有效地保護和利用檔案,提高科學管理水平,為社會主義現(xiàn)代化建設服務,根據《中華人民共和國檔案法》有關規(guī)定,制定本規(guī)定。
第二條 企業(yè)職工檔案是企業(yè)勞動、組織、人事等部門在招用、調配、培訓、考核、獎懲、選拔和任用等工作中形成的有關職工個人經歷、政治思想、業(yè)務技術水平、工作表現(xiàn)以及工作變動等情況的文件材料。是歷史地、全面地考察職工的依據,是國家檔案的組成部分。
第三條 企業(yè)職工檔案工作,在國家檔案行政管理部門宏觀管理、組織協(xié)調下,由勞動主管部門領導與指導,實行分級管理, 同時接受同級檔案行政管理部門的監(jiān)督、指導。
第四條 企業(yè)職工檔案管理工作必須貫徹執(zhí)行黨和國家有關檔案、保密的法規(guī)和制度。
第二章 機構和職責
第五條 職工檔案由所在企業(yè)的勞動(組織人事)職能機構管理:實行檔案綜合管理的企業(yè)單位,檔案綜合管理部門應設專人管理職工檔案。
第六條 職工失蹤、逃亡、合理流動或出國不歸者,其檔案由原所在單位保管,也可由當地勞動行政部門代為保管。
第七條 職工死亡后,其檔案由原管理部門保存五年后,移交企業(yè)綜合檔案部門保存。對國家和企業(yè)有特殊貢獻的英雄、模范人物死亡以后,其檔案由企業(yè)綜合檔案部門按規(guī)定向有關檔案館移交。
第八條 企業(yè)職工檔案管理部門的職責:
(一)保管職工檔案;
(二)收集、鑒別和整理職工檔案材料;
(三)辦理職工檔案的查閱、借閱和轉遞手續(xù);
(四)登記職工工作變動情況;
(五)為有關部門提供職工情況;
(六)做好職工檔案的安全、保密、保護工作;
(七)定期向企業(yè)檔案室(館)移交檔案。
(八)辦理其他有關事項。
第三章 檔案的內容
第九條 企業(yè)職工檔案的內容和分類:
(一)履歷材料;
(二)自傳材料;
(三)鑒定、考核、考察材料;
(四)評定崗位技能和學歷材料(包括學歷、學位、學績、培訓結業(yè)成績表和評定技能的考績、審批等材料);
(五)政審材料;
(六)參加中國共產黨、共青團及民主黨派的材料;
(七)獎勵材料;
(八)處分材料;
(九)招用、勞動合同,調動、聘用、復員退伍、轉業(yè)、工資、保險福利待遇、出國、退休、退職等材料;
(十)其他可供組織參考的材料。
第四章 檔案的收集、保管和銷毀
第十條 職工所在企業(yè)的勞動(組織人事)職能機構對職工進行考察、考核、培訓、獎懲等所形成的材料要及時收集,整理立卷,保持檔案的完整。
第十一條 立卷歸檔的材料必須認真鑒別,保證材料的真實、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經組織審查蓋章或本人簽字的,應在蓋章、簽字后歸檔。
第十二條 企業(yè)職工檔案材料統(tǒng)一使用16開規(guī)格辦公用紙,不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復寫紙書寫。
第十三條 按規(guī)定需要銷毀檔案材料時,必須經單位主管檔案工作的領導批準。
第十四條 檔案卷皮、目錄和檔案袋的樣式、規(guī)格實行統(tǒng)一的制作標準(見附件一)。
第十五條 嚴禁任何人私自保存他人檔案或利用檔案材料營私舞弊。對違反規(guī)定者,應視情節(jié)輕重,嚴肅處理。對違反(中華人民共和國檔案法)、《中華人民共和國保守秘密法》的,要依法處理。
第十六條 職工檔案管理單位應建立健全工作制度,做好防火、防蛀、防潮、防光、防盜等工作。
第五章 檔案的提供利用
第十七條 因工作需要查閱和借用檔案,須遵守下列規(guī)定:
(一)查閱檔案應憑蓋有黨政機關、人民團體、企事業(yè)單位公章的介紹信。
(二)查閱、使用企業(yè)職工檔案的單位,應派可靠人員到保管單位查閱室查閱。
(三)檔案除特殊情況外一般不借出查閱。如必須借出查閱時,應事先提交報告,說明理由,經企業(yè)或企業(yè)授權的主管檔案工作的領導批準,嚴格履行登記手續(xù),并按期歸還。
(四)任何個人不得查閱或借用本人及親屬(包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等)的檔案。
(五)各單位應制定查閱檔案的制度。查閱檔案必須嚴格遵守保密制度和閱檔規(guī)定,嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內容。對違反者,應視情節(jié)輕重予以批評教育,直至紀律處分,或追究法律責任。
(六)因工作需要從檔案中取證的,須請示單位主管檔案工作的領導批準后才能復制辦理。
第六章 檔案的轉遞
第十八條 企業(yè)職工調動、辭職、解除勞動合同或被開除、辭退等,應由職工所在單位在一個月內將其檔案轉交其新的工作單位或其戶口所在地的街道勞動(組織人事)部門。職工被勞教、勞改,原所在單位今后還準備錄用的,其檔案由原所在單位保管。
第十九條 轉遞檔案應遵守下列規(guī)定:
(一)通過機要交通或派專人送取,不準郵寄或交本人自帶。
(二)對轉出的檔案,必須按統(tǒng)一規(guī)定的'企業(yè)職工檔案轉遞通知單'(見附件二)的項目登記,并密封包裝。
(三)對轉出的材料,不得扣留或分批轉出。
(四)接收單位收到檔案經核對無誤后,應在回執(zhí)上簽名蓋章,并將回執(zhí)立即退回。逾期一個月轉出單位未收到回執(zhí)應及時催問,以防丟失。
第七章 附 則
第二十條 本規(guī)定由勞動部負責解釋。
第二十一條 本規(guī)定自下達之日起執(zhí)行。各省、自治區(qū)、直 轄市和國務院各部門可結合實際情況制定實施辦法或細則。
第6篇 公司檔案管理規(guī)定范本
公司檔案管理規(guī)定
一、為規(guī)范公司檔案管理,增強公司檔案的實用性和有效性,特制定本制度。
二、歸檔范圍
公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。
三、公司的檔案管理由總經理辦公室檔案室檔案管理員負責。
四、檔案管理員的職責:保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。
五、資料的收集與整理
1.公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度,即:每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。
2.在檔案資料歸檔期,由檔案管理員分別向各主管部門收集應該歸檔的原始資料。各主管部門經理應積極配合與支持。
3.凡應該及時歸檔的資料,由檔案管理員負責及時歸檔。
4.各部門專用的收、發(fā)文件資料,按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。
5.檔案管理員根據公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。
六、資料的分類與歸檔
1.公司檔案資料的分類依據《文書立卷歸檔管理制度》的有關規(guī)定執(zhí)行。
2.公司檔案資料的歸檔每年一次,屬于平時立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內。
七、檔案的借閱
1.總經理、副總經理、總監(jiān)、總經理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。
2.因工作需要,公司的其他人員需借閱非密級檔案時,由部門經理辦理《借閱檔案申請表》送總經理辦公室主任核批。
3.公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別,絕密級檔案禁止調閱,機密級檔案只能在檔案室閱覽,不準外借;秘密級檔案經審批可以借閱,但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經理或分管副總經理批準。總經理因公外出時可委托副總經理或總經理辦公室主任審批,具體按委托書的內容執(zhí)行。
4.檔案借閱者必須做到:
①愛護檔案,保持整潔,嚴禁涂改。
②注意安全保密,嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。
八、檔案的銷毀
1.公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司檔案資料。
2.當某些檔案到了銷毀期時,由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經理辦公室主任審核經總經理批準后執(zhí)行。
3.凡屬于密級的檔案資料必須由總經理批準方可銷毀;一般的檔案資料,由總經理辦公室主任批準后方可銷毀。
4.經批準銷毀的公司檔案,檔案管理員須認真核對,將批準的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。
5.在銷毀公司檔案資料時,必須由總經理或分管副總經理或總經理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。
第7篇 監(jiān)理公司檔案管理規(guī)定
建設監(jiān)理公司檔案管理規(guī)定
第一章 總則
為建立健全公司檔案工作,規(guī)范檔案管理,更好地為企業(yè)提高經營管理水平和經濟效益服務,根據國家有關法規(guī),結合公司具體情況,制定本制度。
第一條 公司檔案是指公司在各項經營和管理活動中形成的全部檔案總和,包括工程建設監(jiān)理、工程技術咨詢、財務管理、勞動工資、行政管理、董事會等方面形成的檔案資料。
第二條 公司檔案工作是維護公司經濟利益、合法權益和歷史真實面貌的一項工作。是企業(yè)基礎管理工作的組成部分。
第三條 公司檔案工作采取集中統(tǒng)一管理。
第二章 文件材料的形成和歸檔
第四條 公司經營和管理活動中形成的文件材料(含膠片、照片、錄音、錄像和磁卡等)由責任人積累、整理后歸檔。
第五條 文件材料歸檔的基本要求
1.歸檔的文件材料必須完整。
2.歸檔的文件材料必須準確地反映公司工程建設和經營管理等各項活動的真實內容和歷史過程。
3.歸檔材料必須層次分明,符合其形成規(guī)律。
4.歸檔文件必須編制目錄。
第六條 文件材料的歸檔范圍主要有以下幾個方面:
1.建設行政主管部門來文。
2.董事會會議紀要、決議及監(jiān)理公司內部規(guī)章制度。
3.監(jiān)理咨詢合同、協(xié)議。
4.向政府有關主管部門的報告或復文。
5.與監(jiān)理項目有關的業(yè)主、承建商的來文及復文。
6.按監(jiān)理項目形成的監(jiān)理業(yè)務檔案、技術檔案、監(jiān)理工作總結。
7.有關公司人事管理檔案。
8.公司經營業(yè)務檔案。
9.公司會議紀要及決議。
10.其他。
第七條 歸檔時間
1.工程項目及科研項目,在項目告一段落或項目完成后,責任人應在14日內將應歸檔的文件材料組成保管單位,交檔案管理部門歸檔。
2.各類文件材料歸檔一式一份,重要文件及自制文件應將原件歸檔。
3.公司工作人員因公外出學習、考察和參加各種會議收集得到的文件材料,要按照歸檔范圍的規(guī)定,及時交檔案管理部門歸檔。
4.文件材料的形成、積累、整理和移交歸檔是各部門的職責范圍和有關人員崗位責任。
第八條 公司檔案管理部門要對公司各部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進行指導、監(jiān)督、檢查。
第三章 檔案管理
第九條 檔案實行分類管理,檔案分類要遵循文件材料的形成規(guī)律,并且便于保管利用。
第十條 公司檔案分類
1.工程監(jiān)理及咨詢類
2.財務管理類
3.人事管理類
4.行政文書類
5.董事會類
第十一條 檔案鑒定
檔案保管期限分永久、長期、短期三種,其確定保管期限的基本原則是;
1.對公司有長遠利用價值的檔案應永久保存。
2.對公司在一定時期內有利用價值的檔案分別為長期或短期保存。
3.符合國家有關檔案管理的規(guī)定。
第四章 檔案利用
第十二條 檔案借閱手續(xù)
1.檔案管理部門應建立《借閱檔案登記簿》
2.借閱檔案應向檔案管理員說明其利用目的,并在登記簿加以記載,由檔案管理員提供服務。
3.借閱涉及公司秘密的檔案,應經總經理同意,方可借閱。
4.未經總經理同意,不得向非公司人員提供檔案。
第十三條 公司合同檔案由合同管理人員統(tǒng)一管理,不得隨意讓他人查閱或帶出公司,若確因工作需要須查看或帶出公司,必須經合同統(tǒng)管機構批準,并出具借條,注明合同類型、編號方可借走,完后即時歸還。
第十四條 非檔案管理人員不得擅自提取檔案。
第8篇 檔案室安全管理規(guī)定辦法
檔案室安全管理制度就是學校為確保全校師生的檔案安全而制定的檔案管理制度,來看小編為大家提供的關于學校檔案管理的制度,來看下面:
(一)檔案工作制度
1、檔案工作是行政管理工作的一部分,須有一名校領導分管。
2、檔案人員應及時將上級檔案部門的有關指示向分管領導匯報,以便及時了解檔案工作動向,領導本校檔案工作。
3、檔案工作由校辦公室負責,對各處室的兼職檔案員進行業(yè)務指導,在檔案移交時檢驗案卷質量。
4、遵照“集中統(tǒng)一管理”的原則,本校各類檔案應集中存放在校綜合檔案室,實行統(tǒng)一管理。
5、根據國家有關檔案管理的規(guī)定,結合學校檔案工作的實際適用本校實際的保管期限表、歸檔范圍等。
6、建立以校各處室兼職檔案員為骨干的學校檔案工作網絡,定期活動。
7、編制各種檢索工具、參考工具,積極為學校管理提供便利,及時做好登記和統(tǒng)計工作。
8、檔案人員應加強學習,不斷提高思想覺悟和不斷更新業(yè)務知識,使學校檔案工作更趨規(guī)范化、科學化。
(二)檔案工作人員崗位責任制
1、檔案工作人員必須嚴格遵守《中華人民共和國檔案法》和《中華人員共和國保密法》規(guī)定的各項條款,依法辦事;認真貫徹執(zhí)行檔案工作的各項規(guī)章制度。
2、指導各部門的立卷人員和專業(yè)技術人員按時做好文件材料的收集、立卷歸檔工作,努力提高案卷質量。
3、做好檔案的收集、整理、鑒定和登記、統(tǒng)計等基礎工作,熟悉所保管的檔案情況。
4、做好檔案的利用服務工作,編制多種檢索工作和參考資料
做到調卷及時迅速、準確無誤。
5、 做好檔案的防火、防盜、防潮、防塵、防蟲、防光等安全
防護工作,維護國家的檔案不受損失。
6、刻苦學習檔案業(yè)務知識,提高業(yè)務能力和學術水平,努力實現(xiàn)檔案管理科學化、現(xiàn)代化。
7、遵守保密制度。
未經批準,不得利用職權擅自擴大檔案的利
用范圍,不得泄露檔案的機密和內容,確保檔案機密的安全。
(三)檔案資料歸檔制度
1、凡是在學校各項活動中形成的具有查閱利用價值的各種文件資料均屬歸檔范圍。
2、各種資料的形成積累立卷和歸檔工作是各處室的任務之一,應列入各部門兼職檔案員的職責范圍,建立崗位責任制,學校檔案室做好指導和監(jiān)督的同時搞好檔案集中和統(tǒng)一管理工作。
3、各處室在工作中形成的具有保存價值的文件資料,均應整理立卷后歸檔,由檔案室統(tǒng)一管理,不得分散在部門或個人手中。
4、每年三月底以前,處室兼職檔案員必須將上一年度檔案材料按要求整理立卷歸入處室檔案,并將上一年度檔案材料移交檔案室。
5、凡歸檔的案卷必須編制歸檔檔號、案卷號、填寫案卷目錄及卷內文件目錄,做好向檔案室移交的準備工作。
6、部門移交案卷時應經檔案室工作人員驗收,移交時應履行移交手續(xù),填寫移交清冊。
(四)檔案庫房管理制度
1、努力創(chuàng)造條件實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理,使庫房管理更趨科學化。
2、庫房由檔案人員負責管理,并負責每天檢查門窗電的開關情況。
3、庫房必須具備防盜、防火、防潮、防光線、防塵等基本保護條件,并每月檢查一次,發(fā)現(xiàn)問題及時處理。
4、明確各類檔案的界限,實行分類分柜存放保管。
5、庫房必須具有專用櫥柜,并被有必要的安全保護設施,以確保檔案的安全。
6、非檔案室工作人員不得進入庫房,查閱檔案不得在庫房內進行。
7、庫房內不得堆放其他物品,以保證庫房的整潔。
(五)檔案保密保衛(wèi)制度
1、保守檔案機密是每個檔案工作人員的神圣職責。
2、檔案室設專用檔案庫房,配置專用檔案櫥柜存放檔案。
3、檔案室內應設置閱覽檔案室,建立監(jiān)閱制度,防止失密、泄密。
4、檔案庫房和檔案櫥柜必須明確專人管理,鑰匙由專管人員使用。
檔案人員工作調動時,必須辦理交接手續(xù)。
5、檔案人員不得將機密文件、檔案資料帶回家,或探親訪友,或出入公共場所。
6、不得擅自翻印、復印上級機密文件或資料,不得在私人通信或普通電話中涉及檔案機密;不準向無關人員談論、泄露有關檔案內容。
在立卷中形成的各種草稿、廢紙等不得亂扔,一律按保密紙?zhí)幚砘蜾N毀。
7、非檔案人員不得進入庫房,不得在庫房中接待親友。
(六)檔案資料借閱制度
根據《檔案法》和有關規(guī)定,特制定本制度。
1、外單位查閱檔案,應持單位介紹信,一般應有二人。
查閱機、絕密或組織、人事方面的文件,必須是黨員。
2、查閱各種檔案必須在查閱室進行,未經同意,不準私自帶走。
3、凡查閱利用本單位重要的機密檔案或在一定范圍內控制使用的檔案,應經單位領導同意。
4、學校檔案嚴格控制借出,如確因工作需要,應經本單位領導批準,借出時間一般不得超過三天。
借閱期間,要確保檔案的安全。
5、凡摘抄本校檔案材料,應寫明年代、卷號、張?zhí)?并認真校核。
出具證明材料,要加蓋公章,方能有效。
如需要復制,須經經辦部門同意。
6、利用檔案者,必須注意保守機密,不得任意瀉漏和向外公布。
7、查閱檔案,必需注意保護檔案不得在文件材料上圈點。
批注、勾畫、污損,更不得拆卷抽取;撕毀原件,違者將依據《檔案法》規(guī)定追究責任。
8、對利用檔案產生了明顯經濟效益和社會效益的典型事例,利用者責任向檔案室提供信息反饋。
(七)檔案銷毀制度
1、檔案銷毀必須經校領導和上級主管部門負責人審核同意。
2、凡需銷毀的檔案必須編造清冊,并撰寫包括:本單位和卷宗的簡短歷史情況、銷毀檔案所屬年代、保管期限及其數量和詳細內容、鑒定的情況和銷毀的理由等內容的書面報告。
3、銷毀檔案時必須有兩人以上進行監(jiān)銷,在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和日期,并需簽名蓋章以示負責。
4、被銷毀檔案如送造紙廠打漿,必須在監(jiān)督下進行,打成紙漿后監(jiān)銷人員方可離開。
(八)檔案保管制度
1、檔案庫房和檔案柜、資料架要統(tǒng)一編號,檔案、資料要按全宗和分類順序排列整齊,
重點檔案和一般檔案要分別保管并定期檢查,對破損和模糊不清的檔案、資料及時修復和復制。
2、 認真落實檔案庫房的八防措施。
庫房內嚴禁吸煙和存放易
燃品,庫房內外放置滅火器材,以應急需;庫房門窗要裝置防盜設備,及時關開、上鎖,鑰匙由專人專柜保管,不得隨身攜帶;經常清掃、整理庫房內外和櫥架內外的清潔衛(wèi)生;注意觀測庫房溫濕度,盡量控制在規(guī)定標準;每年四月份放置一次殺蟲劑,并視情況及時采取措施,防止鼠咬蟲蛀。
3、對檔櫥、架要經常進行保養(yǎng),防止銹蝕,保持美觀清潔。
4、檔案人員每年對檔案保管情況進行一次全面檢查,并作記錄。
(九)檔案統(tǒng)計與匯報制度
檔案統(tǒng)計,是掌握情況,分析和研究檔案工作問題的一種有利工具。
加強檔案統(tǒng)計工作是提高檔案科學管理水平的必要措施和重要標志。
為進一步加強檔案統(tǒng)計工作,特制度如下統(tǒng)計制度。
1、辦公室要指定專人兼管檔案統(tǒng)計工作;負責全校檔案構成、檔案利用、檔案工作人員構成、檔案室基本概況等情況的統(tǒng)計工作;負責上級檔案部門需要的各種報表的填報工作。
2、抓好檔案統(tǒng)計的原始記錄工作。
檔案的登記是檔案統(tǒng)計的基礎,應結合實際,做好各項原始材料的登記,主要包括下述內容:卷內目錄、案卷目錄、檔案收進、移出登記、檔案利用與利用效益登記。
3、建立健全統(tǒng)計臺帳,掌握檔案的收進、整理、利用、移出、銷毀和室內各種情況數據,按上級部門的要求及時報送各種報表。
到年末各類檔案的增減數據應做到類別清楚、數字準確無誤。
4、上級檔案部門需要的各類報表,要按時間要求,準確無誤地報出,所報各類數據不得弄虛作假。
5、統(tǒng)計人員要將統(tǒng)計工作穿插在檔案的接收、整理、鑒定、移出、銷毀、利用等各項日常工作中進行,隨時保證檔案與帳目相符;每年底對本年度的各類數字要進行綜合統(tǒng)計,形成完整的統(tǒng)計資料。
6、統(tǒng)計
第9篇 花園機電設備資料檔案管理規(guī)定
花園機電設備資料、檔案管理規(guī)定
1.目的
確保機電設備資料、檔案的完整,為設備維護維修提供支持。
2.適用范圍
適用于**花園機電設備資料、檔案的管理。
3.內容
3.1機電設備資料的管理
3.1.1機電設備資料原件統(tǒng)一由管理處兼職資料員保管,需標識清楚。
3.1.2常用的機電設備資料可復印一份保存于機電值班室按班移交。
3.1.3機電設備資料的借用需經機電主管批準后到管理處兼職資料員處借閱,并及時返還。
3.1.4發(fā)生設備資料缺頁現(xiàn)象由管理處兼職資料員報管理處主任嚴肅處理。
3.2機電設備檔案的管理
3.2.1機電設備維護維修檔案由機電主管統(tǒng)一集中保管。
3.2.2機電設備大中修檔案長期保管直到設備報廢一年后銷毀。
3.2.3機電設備維護維修檔案的借閱須辦理借閱手續(xù),并按時歸還。
3.3機電設備資料、檔案應保存通風良好,干濕度正常的房間。
3.4機電設備資料、檔案應半年檢查一次,發(fā)現(xiàn)問題及時處理。
4.記錄
無。
5.附件
無。
第10篇 檔案管理規(guī)定范本
檔案管理規(guī)定
第一章 總則
第一條 為加公司檔案管理工作,有效地保護和利用檔案,維護公司合法權益,特制訂本規(guī)定。
第二條 本規(guī)定所稱的檔案是指過去和現(xiàn)在的公司各級部門及員工從事業(yè)務、經營、企業(yè)管理、公關宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有辦存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。
第三條 公司及各部門、員工有保護檔案的義務。
第四條 檔案工作實行統(tǒng)一領導,分級保管、分級查閱的原則,進行網絡化管理。
第二章 檔案機構及其職責
第五條 公司各部門指定專人負責檔案管理工作(即資料員)。
第六條 檔案工作由公司總經理統(tǒng)一領導,辦公室負責接收,收集、整理、立卷、保管由附件二指定的由辦公室保管的檔案和提供其利用工作,并監(jiān)督各部門、各下屬子公司、各參股公司、各合資合作公司的檔案工作。
第七條 辦公室應逐步完善檔案制度,確保檔案安全和方便利用,采用科學手段,逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。
第三章 檔案的管理
第八條 整理辦法:
1. 方法:以問題特征為主,立小卷,一事一卷。
2. 步驟:
a. 收集
文書檔案:當年立前一年的卷,并預立當年的卷。
企業(yè)科技檔案類:立竣工工程卷,未竣工工程資料整理成冊。
b. 整理根據分類和成立時間整理。
c. 分類根據下述分類方法分類
d. 立卷區(qū)分不同價值確定保管期限:永久、長期、短期。
第九條 過程管理:
1. 屬于公司保管的檔案:公司及各下屬子公司的各部門的資料員做好平時文件的預立卷工作,并在事件結束后或在每季頭一個月的十日前將上季需歸檔的預立卷的文件整理成冊移交辦公室保管,任何人不得據為己有。
2. 屬部門保管的檔案:在每季頭一個月十日前匯編成冊上報辦公室,各分級保管者在每年的二月十日前將檔案總目錄、預立卷材料的目錄交辦公室。
第十條 監(jiān)督:辦公室根據各部門和各部門上報的檔案總目錄、預立卷材料的目錄,進行定期或不定期的檢查,來監(jiān)督各部門及各部門檔案的管理工作。
第十一條 銷毀:須報總經理批準,銷毀時應有兩人以上負責監(jiān)銷,并在清單上簽字。
第十二條 公司檔案的分類及編號:指定資料員經辦公室培訓后,按有關檔案分類及編號要求操作。
第十三條 在業(yè)務中對外簽署的各種經濟合同按《合同管理規(guī)定》處理。
第十四條 借閱:因公司需要借閱文檔的,應填好檔案查閱單,員工不得隨意外帶有關公司重要的文件材料,確因工作需要外帶,需辦理檔案外借手續(xù),經辦公室核準后,方可帶出,用畢即歸還。閱檔人對所借閱檔案必須妥善保管,不得私自復制、調換、涂改、污損、劃線等,更不能隨意亂放,以免遺失。
第十五條 分級查閱:具體的查閱分檔,公司擁有絕對的制定權。
第四章 檔案備份制度
第十六條 公司所有有價值的文件、報表、業(yè)務記錄等必須備份。
第十七條 各部門應盡量采用電腦管理和工作,便于業(yè)務資料的數字化處理和保存。對存入電腦的資料、檔案,按《計算機管理辦法》管理。
第十八條 備份盤與源盤應分開存放,公司的備份盤應在公司外保存。
第五章 處理條例
第十九條 有下列行為之一,據情節(jié)輕重,給予50~500元扣薪處理,若構成犯罪依法追究刑事責任:
1. 毀損、丟失或擅自銷毀企業(yè)檔案
2. 擅自向外界提供、抄摘企業(yè)檔案
3. 涂改、偽造檔案
4. 未及時上報歸檔或管理不善的檔案管理者
5. 未按手續(xù)就借閱、外帶者或越級查閱者(檔案管理者同罰)
第六章 責任
第二十一條 本制度適用于偉凡公司各員工各部門。
第二十二條 本制度監(jiān)督責任部門為公司辦公室,第一責任人為各部門指定的資料員;第二責任人為資料員所在部門的部門經理。
第11篇 企業(yè)檔案室管理規(guī)定辦法
企業(yè)檔案室管理規(guī)定【1】
1.總則
為加強企業(yè)檔案管理,逐步實現(xiàn)規(guī)范化、標準化、制度化,更好地為企業(yè)經營生產服務,根據《檔案法》及總公司有關檔案工作的規(guī)定,結合公司實際制定本制度。
2.檔案歸檔制度
2.1.適用范圍
公司檔案主要包括:1.黨群工作;2.行政管理;3.經營管理類;4.生產技術管理類;5.產品檔案;6.科學技術研究檔案;7.基建檔案;8.設備儀器;9.會計檔案;10.干部職工檔案等十類檔案管理。
2.2.文件資料的形成和歸檔。
2.2.1.公司生產經營活動中形成的各種文件資料,由部門指定專人負責日常積累、整理和歸檔;各項管理工作中形成的文件資料,由各職能部門的兼職檔案員分門別類做好日常積累、整理和歸檔工作。
2.2.1.1.公司黨群工作檔案、人事檔案、行政檔案由辦公室按年度進行整理,以上資料于第二年六月底前移交到檔案室進行分類、整理、立卷歸檔。
2.2.1.2.經營管理類包括經營部分包合同、分包結算、分包商評價表(包括供應商評價表);生產部的生產計劃、統(tǒng)計(表)報表、設備報表、設備檢查計劃報告等按年度整理、組卷,于第二年六月底前移交檔案室歸檔。
2.2.1.3.生產技術管理類檔案由質量部專人按年度負責整理,于第二年六月底前移交檔案室進行分類、整理、立卷歸檔。
2.2.1.4.產品檔案涉及到的資料由各個部門按《分類規(guī)則》11.5進行收集整理,以承接項目全部完工后進行整理,以產品入庫時間為準兩個月內整理、立卷移交檔案室歸檔。
2.2.1.5.科學技術研究檔案,由技術部在完成每一項科技成果之后兩個月內,按《分類規(guī)則》11.6進行整理、組卷,并向檔案室移交歸檔。
2.2.1.6基建檔案,在基建項目竣工驗收質保期后兩個月內,由基建領導小組按《檔案分類規(guī)則》11.7進行整理、組卷、排列、編號,并移交檔案室歸檔。
2.2.1.7.設備儀器檔案及新購進設備隨機資料,由生產設備部按《分類規(guī)則》11.8進行整理、組卷,并在兩個月內移交檔案室保管。
2.2.1.8.會計檔案,由財務部按《分類規(guī)則》11.9整理裝訂成冊,排列編號并編制分類目錄。在會計年度終了后在本部門保存一年后移到檔案室保管。
2.2.2.資料歸檔的基本要求
2.2.2.1.文件資料必須保持成套性和完整性。
2.2.2.2.歸檔的文件資料必須準確反映各項活動的真實內容。
2.2.2.3.在一個年度或一個項目結束后,由檔案員按照文件的特點,系統(tǒng)整理組成一個或若干個保管單位(卷、冊、袋、盒),經主管負責人審查簽字之后,按移交歸檔程序和時間要求,向檔案室移交歸檔。
2.2.2.4.每一個保管單位都要填寫案卷封面(包括:單位名稱、項目名稱、保管單位名稱、編制日期、張數、保管期限、檔案號等)卷內目錄和備考表。
2.2.2.5.歸檔的文件資料必須符合國家規(guī)定的文件種類、文件格式等有關要求,書寫工整清楚,不準使用圓珠筆、鉛筆及純藍墨水書寫。
2.2.3.歸檔份數
2.2.3.1.各類檔案歸檔一份。
2.2.3.2.聲像、電子版檔案歸檔二份。
2.2.4.歸檔案卷的交接
2.2.4.1.公司各部門形成的技術文件,由資料員按照《分類規(guī)則》進行整理,填寫《移交清單》一式兩份(本部門和公司檔案室各存一份),由部門經理審核后移交檔案室。
2.2.4.2.公司技術部、質量部形成的技術文件,包括經營管理、產品、基建、科研類等文件,由資料員按照《分類規(guī)則》進行整理、組卷,并編寫技術文件歸檔說明書,填寫《移交清單》一式兩份(本部門和公司檔案室各存一份)。
2.2.4.3.確定檔案保管期限的原則:
a.凡記述和反映公司重要活動和歷史面貌,對企業(yè)有長遠利用價值的檔案,列為永久保存。
b.凡在較長時期內需要查考利用的檔案列為長期保存(30年)。
c.凡在短時期內需要查考利用的檔案列為短期保存(10年)。
d.介于兩者之間的檔案,一律從長保存。
3.檔案接收制度
3.1.接收檔案必須認真驗收,并辦理接交手續(xù)。
3.2.存放檔案必須有專用柜,排列方法一律從左向右自上而下。
3.3.底圖存放要扎邊平放。藍圖按四號大小琴式折疊。
3.4.借閱檔案必須按借閱制度辦理。
3.5.每年12月31日前對庫房檔案進行一次清點、核對,做到賬物相符。
4.檔案保管制度
4.1.檔案庫房應具有防火、防盜、防光、防高溫氣體、防潮、防塵、防有害生物、防污染等設施條件。
4.2.檔案室每月進行一次安全檢查,檢查情況應登記,發(fā)現(xiàn)問題當即處理或向領導反映解決。
4.3.非庫房管理人員,不得進入庫房。如因工作需要進入庫房的,應由管理人員陪同。
5.檔案登記統(tǒng)計制度
5.1.檔案統(tǒng)計主要包括:檔案管理基本情況、檔案數量、檔案利用效果。
5.2.嚴格履行借閱手續(xù),如實填寫《借閱檔案登記表》,并妥善保存,作為積累檔案利用的依據。
5.3.檔案員要主動與利用者聯(lián)系,請利用者協(xié)助填寫“檔案利用效果登記表”并將利用效果實例匯編成冊。
5.4.檔案統(tǒng)計報表每年年底報總公司檔案室和唐山市檔案局一份,檔案室留兩份。
6.檔案的保密制度
6.1.檔案管理人員必須貫徹執(zhí)行國家保密制度及公司的檔案保密規(guī)定,確保檔案的安全。
6.2.檔案管理人員對所保管的檔案內容不得泄露。
6.3.不得擅自翻印、復印、傳抄檔案、資料。
6.4.經鑒定批準銷毀的檔案、資料,必須送指定造紙廠銷毀,不準賣給廢品收購站。
6.5.發(fā)現(xiàn)檔案、資料丟失或下落不明,要立即報告保衛(wèi)部門。
7.檔案借閱制度
7.1.借閱檔案應根據檔案的重要程度履行不同的借閱手續(xù)。
7.2.機關各部室因工作需要在檔案室查閱檔案者,須經部門經理簽字。調閱檔案且離開檔案室或復印案卷內容(不帶出機關)者,須經部門經理、經理辦公室主任簽字,方準予借閱或復印。
7.3.凡外單位借閱檔案或復印案卷內容并帶出機關者,必須持單位介紹信,經公司主管領導簽字,方可調閱或復印,“介紹信”留存檔案室。
7.4.借閱檔案,借出時間最長不超過15天。
7.5.借閱檔案的人員,必須保守檔案的機密,保證檔案的安全,不得涂改、勾劃、剪裁、拆散或擅自復印、轉借。
借出后歸還的檔案,檔案管理人員要認真核對、檢查,發(fā)現(xiàn)問題要向借閱人當面提出,查明情況報告領導。
8.檔案利用制度
8.1.黨群、行政、經營、生產技術管理檔案實行新規(guī)則的編制歸檔文件目錄;產品、基建、設備儀器、科技、會計檔案編制總目錄、分類目錄等。
8.2.生產經營和其他各項工作中形成的全部檔案為一個全宗。檔案室應在文書和業(yè)務部門立卷基礎上,按照“分類規(guī)則”進行分類、組卷、編目、排列、上架。
8.3.檔案室根據各類檔案的不同要求,分別按年度或項目編制必要的目錄、卡片、索引等檢索工具。
8.4.全宗內的案卷目錄,應依分類方案及時間順序排列并編號,專柜保存,并繪制案卷存放標識。
8.5.應用計算機存貯和檢索檔案。
9.檔案鑒定銷毀制度
9.1.檔案的鑒定,由檔案鑒定小組負責,檔案鑒定小組由公司主管領導、業(yè)務技術部門、經理辦和檔案室的負責人員組成。
9.2.鑒定工作每三至五年進行一次。
9.3.根據檔案保管期限規(guī)定,對超過保管期限的檔案由鑒定小組提出存毀意見。
9.4.銷毀的檔案登記造冊,報經公司主管領導批準后,由二人在指定地點監(jiān)銷,監(jiān)銷人在銷毀冊上簽字并注明年、月、日,銷毀清冊立卷歸檔長期保存。
10.違規(guī)處罰
對違反下列行為之一的直接責任人及主管領導人應視情節(jié)輕重給予不同程度的處罰,構成犯罪的依法追究刑事責任:
10.1.不按規(guī)定整理檔案,不按期向檔案室移交檔案的;
10.2.因保管不善,造成檔案損毀、丟失的;
10.3.偽造、涂改檔案的;
10.4.擅自銷毀、抄錄、復制檔案的;
10.5.泄露檔案內容,造成嚴重后果的。
11.分類規(guī)則
11.1.檔案分類
依據《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》要求,根據公司實際情況設置十個一級類目,即黨群工作類、行政管理類、經營管理類、生產技術管理類、產品類、科學技術研究類、基本建設類、設備儀器類、會計檔案類、干部職工檔案類。
11.2.檔號編制原則
11.2.1.唯一性原則:
檔案館內檔號應指代單一。不是編號對象應賦于不同代碼,一個代碼只表示一個編號對象。
11.2.2.合理性原則:檔號結構必須與館藏檔案的整理分類體系相適應。
11.2.3.穩(wěn)定性原則:檔號一經確定,一般不應隨意改變。
11.2.4.擴充性原則;檔號必須留有適當的遞增容量,以便適應不斷擴充檔案的需要。
11.2.5.單性原則:檔號力求簡短明了,以便減少代碼差錯,節(jié)省存儲空間,提高處理效率。
11.3.檔號的結構
目錄號—類別號—案卷號—頁號
*—*·**—**—*
11.4.黨群工作、行政管理、經營管理、生產技術管理檔案類目設置及編號
11.4.1.一級類目代號:0黨群工作類;1行政管理類;2經營管理類;3生產技術管理類
11.4.2.按二級類目組織案卷。
11.4.3.檔號的結構形式
上述四類檔案編號結構形式采用四段式,編號由左至右排列,格式如下:
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第一段為目錄號。
第二段為一級類目代號,用“0、1、2、3”表示。
第三段為部門代號(二級類目)。
第四段為案卷號,同一保管期限內流水編號。
11.4.4.案卷排列與編目
同一保管期限內按黨群工作類、行政管理類、經營管理類、生產技術管理類的順序逐年編制流水卷號,分三種保管期限編制案卷目錄。
利用新規(guī)則進行文件級管理的,同一保管期限內同一年度按黨群工作類、行政管理類、經營管理類、生產技術管理類順序編制流水件號,分三種保管期限編制歸檔文件目錄。
11.5.產品檔案類目設置及編號
產品生產檔案按所承接的工程項目----子項專業(yè)設置類目,按二級類目組織案卷。
11.5.1.檔號的結構形式
產品檔案結構形成采用四段式,編號由左至右排列,格式如下:。
*—4·**—**
第一段為目錄號。
第二段為一級類目,用“4”表示產品檔案。
第三段為二級類目,按產品種類或型號設置。
第四段為案卷號,同一類產品檔案的編號。
11.6.科學技術研究檔案
11.6.1.類目設置
科學技術研究檔案按科研課題設置類目,二級類目根據科研課題完成的時間順序編制,按二級類目組織案卷。
11.6.2.編號的結構形式
科學技術研究檔案編號的結構形式采用四段式,格式如下:
*—5·**—*
第一段為目錄號
第二段為一級類目(科學技術研究檔案)代號,用“5”表示。
第三段為課題代號,根據科研項目排序編號。
第三段為案卷號,按項目流水編號。
11.6.3.案卷排列按二級類目順序排列。
11.7.基本建設檔案類目設置及編號
11.7.1.類目設置
基本建設檔案按建設項目設置類目,二級類目根據基建項目完成的時間順序編制,按二級類目組織案卷。
11.7.2.編號的結構形式
基建檔案編號的結構形式采用五段式,格式如下:
*—6·**·**—*
第一段為目錄號
第二段為一級類目(基本建設檔案)代號,用“6”表示。
第三段為建設項目代號,根據項目排序編號。
第四段為三級類目代號,用01-11表示。
第五段為案卷號,按項目流水編號。
11.7.3.案卷排列按二級類目順序排列。
11.8.設備儀器檔案類目設置及編號
11.8.1.類目設置.設備儀器檔案按設備種類(用途)設置類目,設備儀器類設置八個二級類目(見類目代號表),按單位設備組織案卷。
11.8.2.編號的結構形式
設備儀器檔案的編號結構形式采用五段式,格式如下:
*—7·**·**—*
第一段為目錄號。
第一段為一級類目(設備儀器檔案)代號,用“7“表示。
第二段為二級類目代號,用01-08表示。
第三段為三級類目,根據實有設備食品情況設備。
第四段為案卷號,按二級類目流水編號。
11.8.3.案卷排列:按二級類目順序排列。
11.9.會計檔案分類、編號、排架細則
11.9.1.類目設置會計檔案按文件形式(名稱)設置類目,會計檔案類設置四個二級類目(見類目代號表)。
11.9.2.會計檔案結構形成采用五段式,格式如下:
*—8·**·**—*
第一段為目錄號。
第二段為一級類目(會計檔案)代號,用“8'表示。
第三段為二級類目代號,用01-04表示。
第四段為三級類目代號,用二位自然數表示。
第五段為案卷號,按二級類目流水編號。
11.9.3.案卷排架(憑證、報表、其他)按二級類目從1起流水排列、編號,賬簿類按三級類目流水排列編號。
11.10.干部職工檔案類目設置及編號
11.10.1.類目設置
干部職工檔案設置管理人員檔案、員工檔案、死亡職工檔案三個二級類目
11.10.2. 編號的結構形式
干部職工檔案的結構采用四段式,格式如下:
*—9·**—*
第一段為目錄號
第二段為一級類目(干部職工類檔案)代號,用“9”表示。
第三段為二級類目代號。
第四段為案卷號。
11.10.3.案卷排列按二級類目順序排列。
企業(yè)檔案室管理規(guī)定【2】
一、總則
集團的各項檔案資料是集團行政辦公和經營活動中不可缺少的要素。為規(guī)范集團檔案管理工作并保證檔案的完整性及保密性,理順工作程序,明確工作職責,杜絕資料流失,特制定本制度。
1、凡集團總部各部門、各分子公司在工作活動中形成的,具有查考利用價值的文件材料,必須按規(guī)定定期向集團行政人事部提交備份,從而保證集團行政部作為集團檔案管理對口部門檔案資料的完整性、延續(xù)性、真實性。
2、集團總部行政人事部負責集團檔案管理、文書立卷的工作,并對各分子公司檔案管理工作進行監(jiān)督、指導。各分子公司負責人應重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作,配備專職或兼職人員負責此項工作。
二、歸檔范圍
1、凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料(公文、電報、傳真、圖表、電子版資料、書信、報刊、錄音、錄像等)均屬歸檔范圍。
2、公司設立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料
3、公司股東會、董事會、監(jiān)事會形成的文件材料;
4、資金借貸、業(yè)務往來方面的文件材料(含合同、重要報表、銀企聯(lián)系函件等)
5、政府、項目批文、合同;
6、公司制度體系、會議紀要、內部發(fā)文(包含總經理批示后的各項工作流程、公司決定等);
7、工程進度計劃控制文件(含各業(yè)務單位往來函件等)、工程初設、修改、竣工圖紙;
8、各分子公司及集團總部各部門年度工作計劃及資金計劃;
9、公司簽定的各類合同(含商品房買賣合同);
10、公司有效證照、證件、印章;
11、具有法律效力及保存價值的文件;
12、公司重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等;
13、員工電腦中與公司有關的電子版資料、文件等;
14、集團、各分子公司獲得的社會榮譽資料;
15、其他有必要歸檔管理的資料。包括聲像形式記錄下來的對公司經營活動產生作用的各種資料,上級領導、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻資料、有紀念意義的各種工藝制品等。
三、立卷歸檔要求
1、集團行政人事部應即時做好檔案歸檔分類保管;各分子公司應在每季度最后一天以前將上季度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷,向集團行政人事部提交備份。
2、集團各部門應及時向行政人事部移交發(fā)生的檔案材料,如有些材料還需使用,也應先按立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù);各分子必須嚴格遵守歸檔制度,不得無故延期或不交應歸檔的備份文件材料。
3、各分子公司向集團行政人事部提交備份檔案時,要嚴格履行移交手續(xù),按文件材料分類造冊,隨移交備份檔案提供兩聯(lián)清單,注明移交人,待總部行政人事部專人簽收后各留存一聯(lián)清單備查。
4、歸檔案卷的總要求是:遵循文件材料的形成規(guī)律和特點,保持文件之間的有機聯(lián)系,區(qū)別不同價值,便于保管和利用。具體應做到下述幾點:
(1)歸檔的文件材料種類、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。
(2)在歸檔的文件材料中,應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起,不得分開;文電應全在一立卷。
(3)卷內文件材料應區(qū)別不同情況進行排列,密不可分的文件材料應依序排列在一起,即批復在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;
(4)卷內文件材料應按排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷,應統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號;不裝訂的案卷,應在卷內每份文件材料的右上方編號,圖表和聲像材料等也應在圖表上或聲像材料的背面編號。
(5)按各類檔案資料的保密級別、保存期限,案卷必須以規(guī)定的格式逐件填寫卷內文件目錄,對文件材料的題名不要隨意更改和簡化;沒有題名應擬寫題名,有的雖有題名無實質內容的也應重新擬寫:沒有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚,填入有關項內;卷內文件目錄放在卷目。
(6)聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內容和責任者。
四、檔案保管期限
1、文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六至五十年左右,短期為十五年以下,三年以上。
2、確定集團檔案保管期限的原則
(1)凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的,對本公司有長遠利用價值的檔案,列為永久保管。
(2)凡是反映公司一般活動,在較長期時間內對公司工作有查考利用價值的文件材料,列為長期保管。
(3)凡是在較短時間內對公司有參考價值的文件材料,列為短期保管。
五、檔案保密級別
1、檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機密二級。檔案的密級由檔案提交人提議,行政人事部經理核定密級。
2、有密級檔案只許在檔案室翻閱,不許帶離本室;有密級檔案復制時,需經辦公室主任(行政人事部經理)及副總以上領導批準。
3、有密級檔案只限歸檔人使用,其他人員使用需經辦公室主任(集團行政人事部經理)及副總以上級領導批準。
4、對已到保密期限的檔案要請相關部門領導和辦公室主任(集團行政人事部經理)鑒定解密,對解密檔案作一般檔案管理,及時提供利用。
六、檔案的借閱
1、各部門因工作需要,借閱本部門的業(yè)務檔案需經本部門領導批準,然后到檔案管理員處填寫檔案調閱登記簿,方可借閱。
2、公司各部門借閱非本部門的業(yè)務檔案須經檔案所屬部門同意或辦公室主任(集團行政人事部經理)批準。
3、借閱檔案必須嚴格履行登記手續(xù),歸還的檔案要進行檢查、清點,并在登記薄上注銷。
4、借閱檔案的人員,不得泄密、涂改、折散、轉借復印和攜帶檔案外出,如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時,須經辦公室主任(集團行政人事部經理)批準。
5、有密級的檔案調閱、復制時均需辦公室主任(行政人事部經理)及副總以上領導批準。
6、借閱的檔案用完后,應及時歸還,借用時間一般不得超過十天。
7、借閱人對檔案要妥善保管,不得遺失。
8、凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印,如工作需要,應按公司有關保密規(guī)定辦理。
七、電腦檔案的管理
1、所有員工使用的電腦必須指定專門的區(qū)域存放公司相關的文件、資料,在指定存放區(qū)域里設定工作人員專用文件夾,使用電腦工作人員將各類文件、資料在該文件夾中設定子文件夾分類存放。
2、各分子公司辦公室主任(集團行政人事部經理)即為電腦檔案管理責任人。公司所有員工須到電腦管理責任人處對存檔電腦區(qū)域、文件夾名稱進行如實登記;各電腦檔案管理責任人須定時對本單位的電腦按照登記存放區(qū)域進行檢查。
八、檔案的鑒定與銷毀
1、集團行政人事部定期對所保存的檔案進行鑒定,對于保存期限已滿的檔案材料,按規(guī)定進行銷毀。
2、檔案鑒定工作由集團行政人事部經理主持,有關部門參加,組成檔案鑒定小組,對被鑒定的檔案進行逐件審查,提出存毀意見。
3、檔案材料鑒定小組審定,并經集團總裁批準后,方可銷毀。
4、銷毀檔案材料,要由二人以上并在指定地點進行監(jiān)銷,監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字。
九、罰則
1、集團各分子公司凡違反本制度,無故延期或不交應歸檔的備份文件材料的,一經發(fā)現(xiàn),限期上交,經催交仍拖延不交的,除責令其文件部門負責人和單位領導寫出書面檢查外,各罰款100元-500元,并予以集團內通報批評。
2、集團所有員工凡違反制度第六條第4項,泄露公司檔案秘密的,涂改、拆散或未經辦公室主任(集團行政部經理)批準轉借、復印或攜帶檔案外出的,視具體情況,對其部門領導和當事人各罰款500元-1000元,并予以通報批評;如造成惡劣后果者,視情況嚴重程度追究其法律責任。
3、集團所有員工凡違反本制度第六條第6項,不按借閱期限歸還的,限期歸還并責令其當事人寫出書面檢查。
4、集團所有員工凡違反本制度第六條第7項,遺失檔案的,應立即報告,如因遺失檔案,泄露公司商業(yè)秘密,造成惡劣后果者,視情況嚴重程度追究其相關責任。
5、檔案管理員丟失、規(guī)范檔案調閱流程或擅自提供泄漏檔案機密,應根據情節(jié)輕重,給予紀律處分及相應罰款,直至依法追究法律責任。
6、集團所有員工凡違反本制度第七條,不按規(guī)定存放電腦檔案,不按規(guī)定接受檢查者給予相應的紀律處分及罰款。
十、附則
1、本制度自20**年9月1日生效。
2、本制度由集團行政人事部負責解釋。
3、各子公司應根據本制度,結合本單位的實際情況,制定具體實施細則。
4、以往的相關規(guī)定與本辦法不一致的,以本制度為準。
第12篇 某工廠職業(yè)健康安全管理檔案與員工健康監(jiān)護檔案管理規(guī)定
1、目的
為加強職業(yè)健康安全管理檔案管理工作，確保職業(yè)健康安全管理檔案的完整、準確、系統(tǒng)，達到有效利用的目的，特制定本制度。
2、適用范圍
適用于某工廠安委會職業(yè)健康安全管理工作全過程。
3、工作職責
3.1某工廠安全管理委員會負責制定公司生產作業(yè)場所職業(yè)健康安全管理檔案與員工健康監(jiān)護檔案標準表格，同時監(jiān)督、指導各部門正確使用；
3.2各部門兼職安全員負責本部門職業(yè)健康安全管理檔案與員工健康監(jiān)護檔案的建立、填寫與保存，最終上報安委辦確認存檔。
4、工作內容
4.1職業(yè)健康安全管理檔案的建立
4.1.1職業(yè)健康安全管理檔案是職業(yè)病防治過程的真實記錄和反映，也是安監(jiān)、衛(wèi)生行政執(zhí)法中的重要參考依據，某工廠安委會與各部門需按規(guī)定要求建立健全職業(yè)健康安全管理檔案。
4.1.2本單位應建立的職業(yè)健康安全管理檔案內容包括：
4.1.2.1 國家有關職業(yè)病防治工作的法律、法規(guī)、規(guī)范、標準及有關文件；
4.1.2.2職業(yè)健康安全管理方針、計劃、目標和職業(yè)健康安全管理制度；
4.1.2.3 職業(yè)健康專（兼）職安全管理組織機構、職能及人員分工；
4.1.2.4職業(yè)健康安全管理方案、程序、作業(yè)指導書和其他內部文件；
4.1.2.5建設項目職業(yè)病危害管理檔案（提供保存清單，注明保存地點）包括：
4.1.2.5.1建設項目計劃任務書及批準文件等；
4.1.2.5.2建設項目初步設計書；
4.1.2.5.3工程新建、改建、擴建及維修、使用中變更的圖紙及有關資料；
4.1.2.5.4全套竣工圖紙、驗收報告、竣工總結；
4.1.2.5.5職業(yè)病危害預評價委托書與預評價報告；
4.1.2.5.6職業(yè)病危害控制效果評價委托書與效果評價報告；
4.1.2.5.7衛(wèi)生行政部門審查意見書；
4.1.2.5.8衛(wèi)生行政部門驗收意見書。
4.1.2.6 建設項目職業(yè)病危害因素申報資料：包括職業(yè)病危害因素（種類、存在崗位、來源、預防策略）清單；
4.1.2.7 儲存和使用的危險化學品清單，包括種類、量、使用的部位、儲存的部位、毒性資料、預防對策；
4.1.2.8工作場所職業(yè)病危害因素檢測與評價資料，包括職業(yè)病危害因素檢測與評價委托書，職業(yè)病危害因素檢測記錄與評價報告；
4.1.2.9職業(yè)病預防控制措施技術檔案：
4.1.2.9.1工藝改造技術措施檔案；
4.1.2.9.2職業(yè)病防護設施檔案。
4.1.2.10職業(yè)病防護用品檔案，包括工種清單，應配備的清單，實配備的清單，使用情況等；
4.1.2.11職業(yè)健康安全培訓教育計劃、培訓內容、授課記錄及考核成績；
4.1.2.12各種監(jiān)督文書；
4.1.2.13各種設備、危險化學品中文說明書；
4.1.2.14職業(yè)病事故應急救援預案及演練有關資料；
4.1.2.15各種匯總資料，包括：
4.1.2.15.1單位職業(yè)健康基本情況、生產工藝、有毒、有害因素分布；
4.1.2.15.2職業(yè)病危害因素檢測結果匯總資料；
4.1.2.15.3職業(yè)有害因素接觸情況匯總表；
4.1.2.15.4職業(yè)病防治工作年度總結。
4.2員工職業(yè)健康監(jiān)護檔案內容
4.2.1員工職業(yè)健康監(jiān)護檔案是記錄員工職業(yè)健康變化與職業(yè)危害因素關系的客觀材料,按國家規(guī)定永久妥善保存。
4.2.2職業(yè)健康監(jiān)護資料內容包括：
4.2.2.1職業(yè)健康監(jiān)護委托書；
4.2.2.2職業(yè)性健康檢查工種及人員名單；
4.2.2.3職業(yè)健康檢查結果與分析報告；
4.2.2.4職業(yè)禁忌證名單及調離情況；
4.2.2.5個體職業(yè)健康監(jiān)護檔案：
4.2.2.5.1 員工基本情況；
4.2.2.5.2員工職業(yè)史、既往史和職業(yè)病危害接觸史；
4.2.2.5.3相應工作場所歷年職業(yè)病危害因素監(jiān)測結果；
4.2.2.5.4 職業(yè)健康檢查報告和評價報告；
4.2.2.5.5職業(yè)病報告卡；
4.2.2.5.6單位對職業(yè)病患者和職業(yè)禁忌癥者處理和安置記錄；
4.2.2.5.7單位在職業(yè)健康監(jiān)護中提供的其它資料和職業(yè)健康檢查機構記錄整理的相關資料。
5、工作記錄
5.1《某工廠生產作業(yè)場所職業(yè)健康安全管理檔案》
5.1.1《員工職業(yè)健康監(jiān)護臺帳》
5.1.1.1職業(yè)健康監(jiān)護委托書；
5.1.1.2年度職業(yè)性健康檢查工種及人員名單；
5.1.1.3職業(yè)健康檢查結果與分析報告；
5.1.1.4職業(yè)禁忌證名單及調離情況；
5.1.1.5員工職業(yè)健康監(jiān)護管理檔案。
6、相關法律、法規(guī)清單
6.1《作業(yè)場所職業(yè)健康監(jiān)督管理暫行規(guī)定》(國家安監(jiān)總局令[2009]第23號)；
6.2《職業(yè)健康監(jiān)護管理辦法》(中華人民共和國衛(wèi)生部令[2002]第23號)；
6.3《作業(yè)場所職業(yè)病危害申報管理辦法》(國家安監(jiān)總局令[2009]第27號)。
