第1篇 檔案管理規(guī)定國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)辦法
檔案管理規(guī)定國(guó)家標(biāo)準(zhǔn):檔案立卷管理規(guī)定
一.總則
為了規(guī)范********公司的檔案分類和整理工作,保持其方法的延續(xù)性,現(xiàn)根據(jù)《********公司檔案分類大綱》要求,結(jié)合********公司實(shí)際,特制定本辦法。
1.本辦法適用于********公司的檔案分類、整理、組織案卷、編目和排架管理,以及檔案信息系統(tǒng)的分類管理。
2.********公司各級(jí)檔案室保存的檔案種類及其代字如下。
代
字類目名稱代
字類目名稱a文書檔案類c會(huì)計(jì)檔案類j基本建設(shè)類*聲像檔案類w實(shí)物檔案類t專題檔案類
二.各類檔案的分類立卷辦法
文書檔案的分類整理1、歸檔原則遵循文件的自然形成規(guī)律,保持文件的原貌和完整,準(zhǔn)確判定文件的保管期限,適應(yīng)新技術(shù)應(yīng)用的需要,便于保管和利用。
按照歸檔范圍的規(guī)定,凡應(yīng)歸檔的文件必須齊全完整。
2、歸檔整理程序以件為歸檔單位,逐件整理歸檔。
按分類、裝訂、排列、編號(hào)、裝盒、編目的步驟進(jìn)行。
“件”的含義:2.1單份文件,一份文件為一件;2.2各種報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)、書刊等,一冊(cè)(本)為一件;2.3正本與定稿、正件與附件合為一件;2.4文件處理單(表)與被處理文件合為一件;2.5來(lái)文與復(fù)文合為一件,如果分屬不同年度的可分開(kāi)歸檔。
3、分類按年度---部門---保管期限逐級(jí)進(jìn)行分類。
由文件的形成日期決定該份文件的歸檔年度,即文件的歸檔年度可與文件內(nèi)容所針對(duì)的年度不一致。
4、裝訂4.1去掉原來(lái)文件上會(huì)生銹的金屬物,用細(xì)線或其它對(duì)紙張無(wú)損害的粘合劑重新將文件訂(粘)合。
裝訂時(shí)正本在前,定稿在后;復(fù)文在前,來(lái)文在后。
在每頁(yè)的右下角(背頁(yè)的左下角)編頁(yè)碼。
各單位可自行嘗試不同的裝訂方法,但所選的裝訂材料不能生銹,不能對(duì)紙張產(chǎn)生直接或間接的損害。
4.2凡文件尺寸大于a4紙規(guī)格的,要按a4紙規(guī)格進(jìn)行折疊或裁剪,小于16開(kāi)規(guī)格及破損的要進(jìn)行托裱,對(duì)字跡模糊的文件要進(jìn)行復(fù)制。
4.3在該份文件的正文輸入計(jì)算機(jī)之前,不宜用乳膠或縫紉機(jī)來(lái)裝訂(因?yàn)闀?huì)影響以后將該文件拆訂、掃描)。
5、排列先將歸檔文件材料按保管期限分開(kāi),同一保管期限的文件材料,按照時(shí)間先后排列,并且盡可能將關(guān)系密切(如同一次活動(dòng)、同一項(xiàng)工作、同一個(gè)會(huì)議形成的)文件材料排列在一起。
6、編號(hào)6.1在每件檔案首頁(yè)上方的空白處加蓋檔號(hào)章(格式見(jiàn)附圖1),并填寫有關(guān)欄目的內(nèi)容。
6.2檔號(hào)章的項(xiàng)目及填寫內(nèi)容:類別號(hào):文書檔案的類別號(hào)為a。
期限:即保管期限,分兩類,填寫“長(zhǎng)久”或“短期”。
年度:該份檔案實(shí)際形成的年度,以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)公元紀(jì)年。
機(jī)構(gòu):不分機(jī)構(gòu)編檔號(hào)的單位此欄可不填。
件號(hào):以年度為界線,檔案在同一保管期限中的排列順序號(hào);同一年度、同一保管期限的檔案只編一個(gè)流水號(hào),件號(hào)不得重復(fù)。
6.3在每年歸檔工作結(jié)束后,如發(fā)現(xiàn)有其它應(yīng)歸檔文件材料未歸檔,可將該文件排在已歸檔文件之后編號(hào)歸檔。
7、裝盒7.1檔案編號(hào)后,要按照編號(hào)順序裝入檔案盒(新格式),并在盒的脊背填寫“檔號(hào)”。
(樣式見(jiàn)附圖3)。
每一個(gè)檔案盒內(nèi)只能裝入同一年度、同一部門、同一保管期限的文件。
7.2填寫盒內(nèi)文件備考表。
盒內(nèi)文件情況說(shuō)明:主要用于填寫本盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、銷毀等需要說(shuō)明的情況,如無(wú)上述情況,可暫不填寫。
整理人:填寫本盒文件材料整理歸檔人姓名。
日期:填寫歸檔的年、月、日。
8、編目8.1編制《檔案目錄》8.1.1《檔案目錄》由“目錄夾封面和脊背”、“歸檔情況登記表”、“歸檔說(shuō)明”、“歸檔文件目錄”四部分構(gòu)成。
8.1.2“目錄夾封面”(格式見(jiàn)附圖4)內(nèi)容應(yīng)包括單位名稱、單位代碼、類別、機(jī)構(gòu)、期限、年度等六個(gè)基本項(xiàng)目;“目錄盒脊背”(格式見(jiàn)附圖2)項(xiàng)目由單位代碼、類別號(hào)、機(jī)構(gòu)、期限、年度等五個(gè)基本項(xiàng)目組成。
8.1.3“歸檔情況登記表”(格式見(jiàn)附圖5)內(nèi)容包括:年度、保管期限、件數(shù)、保管單位和姓名、接收單位和姓名、備注。
不同的保管期限分開(kāi)不同的登記表填寫。
8.1.4“歸檔說(shuō)明”的內(nèi)容包括:本年度立檔單位主要工作概況,本年度內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)及主要領(lǐng)導(dǎo)人變化情況;本年度文書歸檔情況(含歸檔工作的組織情況、文件材料完整與否、檔案數(shù)量、有何缺陷和問(wèn)題等)。
8.1.5“歸檔文件目錄”(格式見(jiàn)附圖6)應(yīng)包括以下基本項(xiàng)目:件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù),需要時(shí)還可增加其它項(xiàng)目,如“文件格式”。
件號(hào):參見(jiàn)6.2。
責(zé)任者:制發(fā)文件的組織或個(gè)人,即文件的署名者或發(fā)文機(jī)關(guān)。
文號(hào):文件的發(fā)文字號(hào)。
題名:即文件的標(biāo)題,一般應(yīng)照實(shí)抄錄。
原文沒(méi)有標(biāo)題的應(yīng)當(dāng)加擬標(biāo)題,外加“[]”號(hào);原文有標(biāo)題但不能說(shuō)明文件內(nèi)容的,應(yīng)重?cái)M標(biāo)題,重?cái)M標(biāo)題外加“[]”號(hào),附于原標(biāo)題之后。
日期:指文件形成的日期。
填寫時(shí)可省略“年”、“月”、“日”字,在表示年、月數(shù)字的右下角加“.”號(hào)或“-”號(hào),以四位阿拉伯?dāng)?shù)據(jù)表示公元紀(jì)年。
頁(yè)數(shù):指每一份歸檔文件本身的有效頁(yè)面數(shù)。
文件格式:指歸檔文件對(duì)應(yīng)的電子文件格式,如:doc、*ls、ppt、jpg、txt、wps、pdf等。
8.1.6各種保管期限的歸檔件目錄,按不同的保管期限分開(kāi)裝訂在不同的目錄夾,連年續(xù)訂,直到該目錄夾裝滿。
8.1.7“歸檔文件目錄”應(yīng)一式二份,其中一份移交圖書檔案中心。
8.2編制其它檢索工具。
各單位應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要,選擇編制一些其它的檔案檢索工具,如“文號(hào)檔號(hào)對(duì)照表”、各種常用的專題目錄等,以方便日常手工檢索。
9、電子文件管理9.1各單位檔案室日常在收集應(yīng)歸檔紙質(zhì)文件的同時(shí),要收集對(duì)應(yīng)的電子文件,對(duì)電子文件進(jìn)行集中統(tǒng)一保管,并建立相應(yīng)的移交電子文件簽名確認(rèn)制度,以確保電子文件的真實(shí)。
9.2圖書檔案中心要采取適當(dāng)措施,確保機(jī)讀目錄和電子文件的安全,要及時(shí)用光盤或磁帶機(jī)等進(jìn)行備份,要求至少備份兩套,一套用于封存保管,一套供查閱使用。
9.3各單位統(tǒng)一使用圖書檔案中心(以下簡(jiǎn)稱中心)設(shè)計(jì)的檔案管理系統(tǒng),統(tǒng)一將數(shù)據(jù)傳送到中心的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器,中心為每個(gè)單位建立一個(gè)單獨(dú)的數(shù)據(jù)庫(kù)以確保數(shù)據(jù)的保密性。
另外中心應(yīng)定期對(duì)各單位的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總。
9.4處理電子文件,應(yīng)使用wps
office或msoffice,形成通用的電子文件格式,如doc、*ls、mdb、ppt、jpg、txt、wps、pdf等;掃描原文的電子文件格式為:jpg。
9.5為方便以后利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行全文查閱,要求各單位在進(jìn)行電子文件導(dǎo)入時(shí)在“備注”欄填寫此份電子文件的關(guān)鍵字。
檔案管理系統(tǒng)在執(zhí)行文件導(dǎo)入時(shí)會(huì)自動(dòng)將文件全文寫入數(shù)據(jù)庫(kù),同時(shí)會(huì)在本機(jī)的指定目錄留下文件副本,其文件名與檔號(hào)相同。
9.6一般情況下,圖書檔案中心使用一套數(shù)據(jù)庫(kù)副本供查閱,另一套數(shù)據(jù)封存且不得外借。
第2篇 質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化辦公室檔案管理員崗位責(zé)任制
1、在質(zhì)標(biāo)辦主任的領(lǐng)導(dǎo)下,負(fù)責(zé)標(biāo)準(zhǔn)化檔案材料的收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用工作。
2、要認(rèn)真做好接收、借閱登記、及時(shí)整理和分類排擋,并按照規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的要求,做好收集、整理、裝訂及歸檔工作。
3、切實(shí)做好檔案的保護(hù)工作,保持室內(nèi)清潔和整潔,確保標(biāo)準(zhǔn)化檔案材料的完整與安全。
4、要加強(qiáng)政治和業(yè)務(wù)學(xué)習(xí),不斷提高自身的政治和業(yè)務(wù)素質(zhì),提高工作水平。
5、按時(shí)完成質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化辦公室主任交代的其他工作。
第3篇 物業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序
一、目的
規(guī)范檔案的編號(hào)、分類、整理、保管及借閱工作。
二、適用范圍
適用于物業(yè)部各類檔案的管理。
三、職責(zé)
1、總經(jīng)理審批檔案的借閱申請(qǐng)及清單。
2、行政部經(jīng)理監(jiān)督檔案管理的實(shí)施工作。
3、檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。
四、程序要點(diǎn)
1、檔案的編號(hào)
(1)公司、物業(yè)部編號(hào):
①物業(yè)部 編號(hào)為:wy(英文縮寫)。
(2)部門編號(hào):
①辦公室 ;
②財(cái)務(wù)部 ;
③事務(wù)處 ;
④工程處 ;
⑤護(hù)衛(wèi)處 ;
(3)年份編號(hào):引用年份序號(hào)―2000、2001、2002……。
(4)檔案順序號(hào):采用阿拉伯?dāng)?shù)字取3位有效數(shù)字―001、002、003……。
(5)檔案編號(hào)舉例:
①物業(yè)部編號(hào):
※※※―※※―※※※―※※※
檔案序號(hào)
類別編號(hào)
部門編號(hào)
物業(yè)部編號(hào)
②物業(yè)部編號(hào):
※※※―※※―※※※―※※※
檔案序號(hào)
類別編號(hào)
部門編號(hào)
物業(yè)部編號(hào)
2、檔案的分類
(1)區(qū)分全宗,按物業(yè)管理的組織機(jī)構(gòu)劃分,全宗可分為以下幾類:
①行政、人事類;
②財(cái)務(wù)類;
③公共事務(wù)類;
④保潔類;
⑤園林綠化類;
⑥機(jī)電維修類;
⑦經(jīng)營(yíng)類;
⑧品質(zhì)類。
(2)全宗檔案的分類:要從檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律出發(fā),符合檔案形成的實(shí)際情況,保持檔案之間的歷史聯(lián)系,它應(yīng)具有思想性、科學(xué)性、排它性和縮縮性。根據(jù)物業(yè)管理的物性,我們采用組織機(jī)構(gòu)――問(wèn)題分類法,如:
收文類
發(fā)文類
合同類
① 辦公室
員工人事檔案類
圖紙類
后勤類
收文類
發(fā)文類
報(bào)表類
② 財(cái)務(wù)部
帳冊(cè)類
憑證類
合同類
工程圖紙類
合同類
收文類
發(fā)文類
業(yè)主檔案類
③ 事務(wù)部 員工檔案類
維修類
投訴類
回訪類
有償服務(wù)與多種經(jīng)營(yíng)類
計(jì)劃總結(jié)類
……
3、立卷與編制目錄
(1)立卷:就是按照單份文件相互之間的聯(lián)系和價(jià)值大小組合成案卷。檔案管理員按以上分類方法,用檔案盒(或文件夾)將檔案分別立卷:
①根據(jù)檔案(或文件夾)的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)準(zhǔn)貼紙;
②在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑一號(hào)字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機(jī)構(gòu)、名稱組成,如:
――物業(yè)行政部、人事部收文:※※※―*z―收文;
――物業(yè)財(cái)務(wù)部報(bào)表:※※※―cw―報(bào)表;
――物業(yè)部服務(wù)處業(yè)主檔案:
※※※―※※※―fw―業(yè)主檔案。
③將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒(或文件夾)左側(cè)立面距頂部3cm位置處,并排列在檔案柜中;
④將需歸檔的資料按其所屬類別及入檔時(shí)間先后順序存放于相應(yīng)檔案盒(或文件夾內(nèi))。
(2)編制目錄:
①檔案管理員在檔案盒內(nèi)首頁(yè)位置準(zhǔn)備活頁(yè)《檔案目錄》;
②每一份檔案在歸檔時(shí),均需將該份檔案登記在《檔案目錄》(內(nèi)容包括:序號(hào)、文件編號(hào)、文件標(biāo)題、頁(yè)數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、接收日期、歸檔編號(hào)、備注等項(xiàng)目)中,以便查閱。
4、檔案的保管期限
(1)檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。
(2)各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)依據(jù)部門工作情況及其部門有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序,對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定及標(biāo)注。
5、檔案的保管
(1)檔案保管的工作任務(wù)是:
①便于查閱;
②保證檔案的安全;
③防止檔案的損壞;
④采取修復(fù)技術(shù),延長(zhǎng)檔案壽命。
(2)檔案保管的責(zé)任部門:
①財(cái)務(wù)部保管財(cái)務(wù)檔案;
②辦公室保管公司對(duì)內(nèi)、對(duì)外文件、合同、員工人事檔案、圖紙、后勤資料及公司其他部門所需保管的資料;iso9000質(zhì)量體系文件、資料、質(zhì)量記錄和員工績(jī)效考評(píng)檔案;分供方評(píng)審、物業(yè)租憑和多種經(jīng)營(yíng)資料;
③工程處保管管理處工程圖紙、合同、收發(fā)文、業(yè)主檔案、員工檔案、維修、投訴資料、回訪記錄、有償服務(wù)多種經(jīng)營(yíng)記錄及計(jì)劃、總結(jié)及物業(yè)部各職能部門需要保管的其他檔案;
④各職能部門除經(jīng)常使用的部分資料外,原則上不保管檔案。
(3)檔案的保管程序:
①各職能部門將需保管的資料經(jīng)文書處理程序后,移交給檔案管理員;
②檔案管理員將該管理資料登記在《檔案目錄》中,歸入相應(yīng)案卷并統(tǒng)一編號(hào);
③檔案管理員定期將《檔案目錄》輸入電腦,以便查詢;
④檔案原則上保管原則件。
6、檔案的密級(jí)
(1)檔案的密級(jí)分為三級(jí):絕密、機(jī)密、普通;
①絕密檔案包括:員工人事檔案、合同、業(yè)主檔案、公司重大經(jīng)營(yíng)、管理、決策、形成的檔案、財(cái)務(wù)類檔案、其他屬絕密的檔案;
②機(jī)密檔案包括:iso9000質(zhì)量體系文件、重要的會(huì)議記錄(紀(jì)要)、公司收發(fā)文(通知、通告除外)、工程圖紙、維修、回訪記錄、計(jì)劃總結(jié)和其他屬機(jī)密的檔案;
③普通檔案包括:
公司的通知、通告等普通性文件。
7、檔案的查閱權(quán)限
(1)總經(jīng)理可查閱公司所有檔案。
(2)副總經(jīng)理(總經(jīng)理助理)可查閱分管工作的檔案。
(3)部門負(fù)責(zé)人可查閱該部門所有檔案。
(4)其他人員根據(jù)審批查閱有關(guān)檔案。
8、檔案的查閱/借閱/復(fù)制
(1)查閱/借閱/復(fù)制人到檔案室在《文件查閱/借閱/復(fù)制登記表》中登記。
(2)檔案管理員審核其查(借)閱資格:
①權(quán)限內(nèi)(經(jīng)授權(quán)/審批)的按正常手續(xù)辦理;
②權(quán)限外的,檔案管理員開(kāi)具《檔案查閱/借閱/復(fù)制審批單》給查閱人辦理審批手續(xù):
③屬部門(財(cái)務(wù)類除外)的檔案,由部門負(fù)責(zé)人審批;屬管理處的檔案,由管理處經(jīng)理審批;屬公司的檔案,由總經(jīng)理審批;財(cái)務(wù)類的檔案也應(yīng)由總經(jīng)理審批。
9、在檔案歸還日期前,檔案管理員應(yīng)督促借閱人將檔案完好交還檔案室。
10、須復(fù)制檔案的,絕密檔案報(bào)總經(jīng)理審批;機(jī)密檔案由人事部負(fù)責(zé)人審批;普通檔案由部門負(fù)責(zé)人審批。
11、檔案的銷毀
(1)超過(guò)保管期限的檔案,由檔案管理員依據(jù)檔案的保管期限(詳見(jiàn)各部門標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程)每年編制銷毀計(jì)劃及清單位,報(bào)行政部、人事部經(jīng)理審核。
(2)行政部、人事部經(jīng)理審核無(wú)誤后報(bào)總經(jīng)理審批。
(3)總經(jīng)理審批同意后由行政部、人事部經(jīng)理指定3名監(jiān)銷人員(檔案管理員、人事部文員、行政部文員)將超過(guò)保存期限的檔案銷毀。
(4)監(jiān)銷人員確認(rèn)銷毀文件無(wú)誤簽字后,選擇安全地點(diǎn)銷毀檔案。
五、記錄
1、《檔案目錄》
2、《檔案查閱/借閱/復(fù)制審批表》
3、《檔案查閱/借閱/復(fù)制登記表》
4、《檔案銷毀清單》
六、相關(guān)支持文件
1、《文書管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》
第4篇 物業(yè)公司檔案管理程序標(biāo)準(zhǔn)
物業(yè)公司檔案管理程序與標(biāo)準(zhǔn)
程序 標(biāo)準(zhǔn)
1、收集
1)接收本單位文書部門或業(yè)務(wù)部門歸檔的案卷;
2)了解本單位工作活動(dòng),產(chǎn)生哪些檔案,是否形成和歸檔;
3)歸檔文件齊全、完整;
4)歸檔案卷質(zhì)量符合要求。
2、整理
1)要保持文件之間的歷史聯(lián)系;
2)要充分利用原有基礎(chǔ);
3)便于檔案的保管和利用。
3、鑒定
1)以國(guó)家檔案局制定的《關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》和《文書檔案保管期限表》為標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行;
2)以案卷為單位進(jìn)行鑒定。即:由鑒定人直接地、逐卷、逐件、逐頁(yè)審查案卷;
3)對(duì)于零散或未整理的檔案文件鑒定,可與檔案的整理和編目工作同時(shí)進(jìn)行。
4、保管
1)防治檔案的損壞;
2)延長(zhǎng)檔案的壽命;
3)維護(hù)檔案的安全。
5、統(tǒng)計(jì)
1)對(duì)檔案的數(shù)量進(jìn)行統(tǒng)計(jì);
2)檔案利用情況的統(tǒng)計(jì);
3)基本情況統(tǒng)計(jì)。
6、利用
1)做到熟悉庫(kù)存家底,了解各種情況,主動(dòng)開(kāi)展利用工作;
2)編制有適用價(jià)值的參考工具。
