人事檔案管理細(xì)則范例
檔案就是社會(huì)組織或個(gè)人在以往的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的具有清晰、確定的原始記錄作用的固化信息,來(lái)看下面小編為大家?guī)?lái)的檔案管理細(xì)則 附審批表內(nèi)容:
人事檔案管理細(xì)則
第一章 總 則
第一條 為了實(shí)現(xiàn)干部檔案整理工作的規(guī)范化,搞好檔案建設(shè),便于檔案的保管和利用,根據(jù)《干部檔案工作條例》(以下簡(jiǎn)稱(chēng)《條例》)及有關(guān)規(guī)定,特制訂本細(xì)則。
第二條 干部檔案的整理工作,是檔案建設(shè)的基礎(chǔ)工作之一。
它是將收集起來(lái)的每個(gè)干部的檔案材料,進(jìn)行鑒別、分類(lèi)、排序、編目、技術(shù)加工和裝訂成卷,并在此基礎(chǔ)上,不斷對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充的工作。
第三條 各級(jí)干部檔案管理部門(mén),均應(yīng)按本細(xì)則和有關(guān)規(guī)定的要求,對(duì)所管理的干部檔案進(jìn)行認(rèn)真的整理。
第二章 整理工作的基本要求
第四條 整理干部檔案,須做到認(rèn)真鑒別、分類(lèi)準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。
通過(guò)整理使每卷檔案達(dá)到完整、真實(shí)、條理、精煉、實(shí)用的要求。
第五條 整理干部檔案,事先要收集好干部檔案材料,并備齊卷皮、目錄紙、襯紙、切紙刀、打孔機(jī)、縫紉機(jī)等必需的物品和設(shè)備。
第六條 整理干部檔案的人員,必須努力學(xué)習(xí)黨的干部工作方針、政策和檔案工作的專(zhuān)業(yè)知識(shí),熟悉整理干部檔案的有關(guān)規(guī)定,掌握整理工作的基本方法和技能,認(rèn)真負(fù)責(zé)做好整理工作。
第三章 檔案材料的鑒別
第七條 干部檔案材料的鑒別工作,是干部檔案管理部門(mén)對(duì)收集起來(lái)準(zhǔn)備歸檔的材料進(jìn)行審查,甄別材料的真?zhèn)?判定材料的保存價(jià)值,確定其是否歸入干部檔案的工作。
第八條 鑒別歸檔材料,必須根據(jù)中央有關(guān)文件的精神,以《條例》和《關(guān)于干部檔案材料收集、歸檔的暫行規(guī)定》等有關(guān)規(guī)定為依據(jù),嚴(yán)肅認(rèn)真地進(jìn)行。
第九條 鑒別工作應(yīng)堅(jiān)持歷史唯物主義和辯證唯物主義的觀點(diǎn),具體問(wèn)題具體分析,根據(jù)形成材料的歷史條件、材料的主要內(nèi)容、用途及其保存價(jià)值,確定材料是否歸入檔案。
第十條 鑒別歸檔材料的具體做法:
(一)判定材料是否屬于所管干部的材料及應(yīng)歸入干部檔案的內(nèi)容。
發(fā)現(xiàn)有同名異人、張冠李戴的,或不屬于干部檔案內(nèi)容和重復(fù)多余的材料,應(yīng)清理出來(lái)。
對(duì)其中有保存價(jià)值的文件、資料,可交文書(shū)檔案或轉(zhuǎn)有關(guān)部門(mén)保存。
不屬于干部檔案內(nèi)容,比較重要的證件、文章等,組織不需要保存的,退給本人。
無(wú)保存價(jià)值又不宜退回本人的,應(yīng)登記報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀;
(二)審查材料是否齊全、完整。
政審材料一般應(yīng)具備審查結(jié)論、調(diào)查報(bào)告、上級(jí)批復(fù)、主要證明材料、本人的交待等。
處分材料一般應(yīng)具備處分決定(包括免予處分的決定)、調(diào)查報(bào)告、上級(jí)批復(fù)、個(gè)人檢討或?qū)μ幏值囊庖?jiàn)等。
上述材料,屬于成套的,必須齊全;每份歸檔材料,必須完整。
對(duì)頭尾不清、來(lái)源和時(shí)間不明的材料,要查清注明后再歸檔,凡是查不清楚或?qū)ο蟛幻鞔_的材料,不能歸檔;
(三)審查材料是否手續(xù)完備。
凡規(guī)定需由組織蓋章的,要有組織蓋章。
審查結(jié)論、處分決定、組織鑒定、民主評(píng)議和組織考核中形成的綜合材料,應(yīng)有本人的簽署意見(jiàn)或由組織注明經(jīng)過(guò)本人見(jiàn)面。
任免呈報(bào)表須注明任免職務(wù)的批準(zhǔn)機(jī)關(guān)、批注時(shí)間和文號(hào)。
出國(guó)、出境審批表,須注明出去的任務(wù)、目的及出去與返回的時(shí)間。
凡不符合歸檔要求,手續(xù)不完備的檔案材料,須補(bǔ)辦完手續(xù)后再歸檔;
(四)鑒別中發(fā)現(xiàn)涉及干部政治歷史問(wèn)題或其它重要問(wèn)題,需要查清而未查清的材料及未辦理完畢的材料,不能歸人干部檔案,應(yīng)交有關(guān)組織處理;
(五)鑒別時(shí),發(fā)現(xiàn)檔案中缺少的有關(guān)材料,要及時(shí)進(jìn)行登記并收集補(bǔ)充。
第四章 檔案材料的分類(lèi)
第十一條 對(duì)歸檔的材料必須按照《干部檔案工作條例》中關(guān)于正、副本十類(lèi)內(nèi)容的劃分進(jìn)行分類(lèi)。
第十二條 干部檔案正本,由歷史地、全面地反映干部情況的材料構(gòu)成。
其內(nèi)容分類(lèi):
第一類(lèi) 履歷材料;干部履歷表(書(shū))、簡(jiǎn)歷表,干部、職工、教師、醫(yī)務(wù)人員、軍人、學(xué)生等各類(lèi)人員登記表,個(gè)人簡(jiǎn)歷材料,更改姓名的材料。
第二類(lèi) 自傳及屬于自傳性質(zhì)的材料。
第三類(lèi) 鑒定(含自我鑒定)、考察、考核材料:以鑒定為主要內(nèi)容的各類(lèi)人員登記表,組織正式出具的鑒定性的干部表現(xiàn)情況材料;作為干部任免、調(diào)動(dòng)依據(jù)的正式考察綜合材料;考核登記表,干部考核和民主評(píng)議的綜合材料。
第四類(lèi) 學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績(jī)、培訓(xùn)和專(zhuān)業(yè)技術(shù)情況的材料:報(bào)考高等學(xué)校學(xué)生登記表、審查表,畢業(yè)登記表,學(xué)習(xí)(培訓(xùn)結(jié)業(yè))成績(jī)表,學(xué)歷證明材料,選拔留學(xué)生審查登記表;專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格申報(bào)表,專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)考績(jī)材料,聘任專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)的審批表,套改和晉升專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)(職稱(chēng))審批表;干部的創(chuàng)造發(fā)明、科研成果、著作及有重大影響的論文(如獲獎(jiǎng)或在全國(guó)性報(bào)刊上發(fā)表的)等目錄。
第五類(lèi) 政審材料:審查干部政治歷史情況(包括黨籍問(wèn)題)的調(diào)查報(bào)告、審查結(jié)論、上級(jí)批復(fù)、本人對(duì)結(jié)論的意見(jiàn)、檢查交待或說(shuō)明情況的材料,主要證明材料;甄別、復(fù)查結(jié)論(意見(jiàn)、決定)、調(diào)查報(bào)告、批復(fù)及有關(guān)的依據(jù)材料;入黨、入團(tuán)、參軍、出國(guó)等政審材料;更改干部的民族、年齡、國(guó)籍、入黨入團(tuán)和參加工作時(shí)間的組織審查意見(jiàn),上級(jí)批復(fù)以及所依據(jù)的證明材料。
第六類(lèi) 加入黨團(tuán)的材料:中國(guó)共產(chǎn)黨入黨志愿書(shū),入黨申請(qǐng)書(shū)(l-2份全面系統(tǒng)的)和轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書(shū),中國(guó)共產(chǎn)黨黨員登記表,不予登記的決定、組織審批意見(jiàn)及所依據(jù)的材料;民主評(píng)議黨員中形成的組織意見(jiàn)或黨員登記表、認(rèn)定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實(shí)依據(jù)材料和組織審批材料,*材料,取消預(yù)備黨員資格的組織意見(jiàn);中國(guó)共產(chǎn)主義青年團(tuán)入團(tuán)志愿書(shū)、申請(qǐng)書(shū),團(tuán)員登記表、退團(tuán)材料;加人民主黨派的有關(guān)材料。
第七類(lèi) 獎(jiǎng)勵(lì)(包括科技和業(yè)務(wù)獎(jiǎng)勵(lì))材料:各種先進(jìn)人物登記表、先進(jìn)模范事跡、嘉獎(jiǎng)、通報(bào)表?yè)P(yáng)等材料。
第八類(lèi) 干部違犯黨紀(jì);政紀(jì)、國(guó)法等材料:處分決定(免予處分的處理意見(jiàn)),查證核實(shí)報(bào)告,上級(jí)批復(fù),本人對(duì)處分的意見(jiàn)和檢查、交待材料;通報(bào)批評(píng)材料;甄別、復(fù)查報(bào)告、決定,上級(jí)批復(fù)及本人意見(jiàn);法院審判工作形成的判決書(shū)等。
第九類(lèi) 干部工資級(jí)別登記表、職務(wù)工資變動(dòng)登記表、干部調(diào)資審批表,定級(jí)和解決待遇的審批材料;干部任免呈報(bào)表(包括附件),錄用和聘用審批表,聘用干部合同書(shū),續(xù)聘審批表,解聘、辭退材料;退(離)休審批表;軍銜審批表、軍隊(duì)轉(zhuǎn)業(yè)干部審批表;出國(guó)、出境人員審批表;黨*會(huì)、人代會(huì)、政協(xié)會(huì)議、工青婦等群眾團(tuán)體代表會(huì)、民主黨派代表會(huì)代表登記表。
第十類(lèi) 其他可供組織參考有保存價(jià)值的材料:有殘疾的體檢表、殘疾等級(jí)材料;干部逝世后報(bào)紙報(bào)道的消息或訃告,悼詞(生平),非正常死亡的調(diào)查報(bào)告及有關(guān)情況的遺書(shū)等,
第十三條 干部檔案副本內(nèi)容,是由正本中以下類(lèi)別主要材料的重復(fù)件或復(fù)制件構(gòu)成:
第一類(lèi)的近期履歷材料。
第三類(lèi)的主要鑒定,干部考核材料。
第四類(lèi)的學(xué)歷、學(xué)位,評(píng)聘專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)的材料。
第五類(lèi)的政治歷史情況的審查結(jié)論(包括甄別、復(fù)查結(jié)論)材料。
第七類(lèi)的獎(jiǎng)勵(lì)材料。
第八類(lèi)的處分決定(包括甄別、復(fù)查結(jié)論)材料。
第九類(lèi)的任免呈報(bào)表和工資、待遇的審批材料。
其它類(lèi)別多余的重要材料,也可歸人副本。
第十四條 內(nèi)容交叉的材料,可根據(jù)材料的主要內(nèi)容或用途確定類(lèi)別。
(一)帶自傳的履歷或簡(jiǎn)歷表,以自傳為主,歸第二類(lèi)。
(二)履歷表和簡(jiǎn)歷表有鑒定的,以履歷為主,歸第一類(lèi)。
(三)有任免職務(wù)內(nèi)容的干部登記表、任免呈報(bào)表所附的考察材料或主要表現(xiàn)情況的綜合材料、提升工資級(jí)別的評(píng)級(jí)、評(píng)定軍銜的鑒定表等材料,以其主要用途為主,歸第九類(lèi)。
(四)政治歷史問(wèn)題與違紀(jì)錯(cuò)誤混同一起給予處分的結(jié)論、調(diào)查報(bào)告、處分決定等材料,一律歸第八類(lèi);凡未給予處分,以政治歷史問(wèn)題為主的,歸第五類(lèi),以違紀(jì)錯(cuò)誤為主的歸第八類(lèi)。
第五章 檔案材料的排序與編目
第十五條 每類(lèi)干部檔案材料,都要根據(jù)材料內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系和材料之間的銜接或材料的形成時(shí)間排列順序,并在每份材料的右上角編上類(lèi)號(hào)和順序號(hào),在其右下角編寫(xiě)頁(yè)數(shù)。
第十六條 檔案材料排序的基本方式:
(一)按檔案材料形成時(shí)間排序的:第一類(lèi)、第二類(lèi)、第三類(lèi)、第四類(lèi)、第七類(lèi)、第十類(lèi)材料;
(二)按檔案材料內(nèi)容的主次關(guān)系進(jìn)行排序的:第五類(lèi)、第六類(lèi)、第八類(lèi)材料。
其中第五類(lèi)、第八類(lèi)材料的排列順序?yàn)?上級(jí)批復(fù),結(jié)論或處分決定,本人對(duì)結(jié)論或處分決定的意見(jiàn),調(diào)查報(bào)告,證明材料,本人檢討或交待材料等,其證明材料應(yīng)根據(jù)每份材料所證明的主要問(wèn)題相應(yīng)集中排列。
第六類(lèi)材料,入團(tuán)志愿書(shū)應(yīng)排在入團(tuán)的其他材料之前;入黨志愿書(shū)應(yīng)書(shū)應(yīng)排在入黨的其他材料之前,黨員登記表等可按時(shí)間先后依次排序;
(三)第九類(lèi)材料可根據(jù)不同層次干部的檔案材料情況,采用按時(shí)間順序或按材料性質(zhì)相對(duì)集中排序。
按材料性質(zhì)相對(duì)集中排序的方法是:1、工資情況的材料;2、任免材料;3、出國(guó)、出境材料;4、其它材料。
每種材料再根據(jù)形成材料的時(shí)間順序排列。
第十七條 每卷干部檔案必須有詳細(xì)的檔案材料目錄。
目錄是查閱檔案內(nèi)容的索引,要認(rèn)真進(jìn)行編寫(xiě)。
具體要求:
(一)按照類(lèi)別排列順序及檔案材料目錄格式,逐份逐項(xiàng)地進(jìn)行填寫(xiě);
(二)根據(jù)材料題目填寫(xiě)'材料名稱(chēng)'。
無(wú)題目的材料,應(yīng)擬定題目。
材料的題目過(guò)長(zhǎng),可適當(dāng)簡(jiǎn)化。
擬定或簡(jiǎn)化題目,必須確切反映材料的主要內(nèi)容或性質(zhì)特點(diǎn)。
凡原材料題目不符合實(shí)際內(nèi)容的,須另行擬定題目或在目錄上加以注明;
(三)'材料形成時(shí)間',一般采用材料落款標(biāo)明的最后時(shí)間。
復(fù)制的檔案材料,采用原材料形成時(shí)間;
(四)填寫(xiě)'材料份數(shù)',以每份完整的材料為一份(包括附件);材料頁(yè)數(shù)的計(jì)算,采用圖書(shū)編頁(yè)法,每面為一頁(yè),印有頁(yè)碼的材料、表格,應(yīng)如數(shù)填寫(xiě);
(五)書(shū)寫(xiě)目錄要工整、正確、清楚、美觀,不得使用圓珠筆、鉛筆,紅色及純藍(lán)墨水書(shū)寫(xiě)目錄。
填寫(xiě)目錄后,要檢查核對(duì),做到準(zhǔn)確無(wú)誤;
(六)書(shū)寫(xiě)目錄時(shí),每類(lèi)目錄之后,須留出適量的空格,供補(bǔ)充檔案材料時(shí)使用。
第六章 復(fù)制與技術(shù)加工
第十八條 檔案材料載體變質(zhì)或字跡退色不清時(shí),須進(jìn)行搶救。
搶救材料,一般可采用修復(fù)、打印、抄寫(xiě)、復(fù)印等方法。
凡打印、秒寫(xiě)的材料,必須認(rèn)真細(xì)致、核對(duì)無(wú)誤,注明復(fù)制單位和日期。
第十九條 建立檔案副本的材料不夠時(shí),可選擇正本中的材料進(jìn)行復(fù)制,將復(fù)制件存副本,其原件必須存入正本。
第二十條 為便于裝訂、保管和利用,延長(zhǎng)檔案材料的壽命,對(duì)一些紙張不規(guī)則、破損、卷角、折皺的材料,應(yīng)進(jìn)行技術(shù)加工。
其主要方法:
(一)對(duì)超出16開(kāi)規(guī)格的檔案材料,在不影響材料的完整和不損傷字跡的條件下,可酌情進(jìn)行剪執(zhí)不能購(gòu) 的材料,須進(jìn)行折疊。
折疊時(shí),要根據(jù)材料的具體情況,采用橫折疊、豎折疊、橫豎交叉或梯形折疊等辦法。
折疊后的檔案材料,要保持整個(gè)案卷的平整,文字、照片不得損壞;便于展開(kāi)閱讀;
(二)對(duì)破損、卷角、折皺和小于16開(kāi)規(guī)格的檔案材料,要進(jìn)行裱糊。
主要方法有:單面裱糊、夾面裱糊、開(kāi)窗裱糊、魚(yú)鱗或梯形托裱、膠紙粘貼等。
裱糊用的襯紙,必須采用白紙。
漿糊和膠水必須能防蟲(chóng)蛀、不腐蝕紙張;裱糊后的檔案材料要涼干,不得在陽(yáng)光下暴曬或使用高溫燙烤;
(三)對(duì)過(guò)窄或破損未空出裝訂線的檔案材料,須進(jìn)行加邊。
打眼裝訂,不得壓字和損傷材料內(nèi)容;
(四)拆除檔案材料上的大頭針、曲別針、訂書(shū)釘?shù)冉饘倨?以防止氧化銹毀材料。
第七章 裝訂與驗(yàn)收入庫(kù)
第二十一條 每個(gè)干部的檔案材料,必須裝訂成卷。
裝訂 后的檔案,目錄在卷首,材料排列順序與目錄相符;卷面整潔,全卷整齊、平坦,裝訂結(jié)實(shí)實(shí)用,具體做法:
(一)將目錄與材料核對(duì)無(wú)誤;
(二)把全卷材料理齊。
材料條件好的應(yīng)做到四面整齊,條件較差的,以裝訂線一邊和下邊兩面為齊j
(三)在材料左側(cè)豎直打上統(tǒng)一的裝訂孔。
孔距規(guī)格應(yīng)符合《條例》附件一的規(guī)定;
(四)一律使用《條例》附件一規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)干部檔案卷皮。
檔案卷皮須書(shū)寫(xiě)檔案人的姓名、籍貫、檔案號(hào)。
書(shū)寫(xiě)姓名不得用同音字或不規(guī)范的簡(jiǎn)化字。
第二十二條 干部檔案整理裝訂成卷后,必須進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的檢查,經(jīng)驗(yàn)收合格后,方能入庫(kù)。
第八章 整理工作的注意事項(xiàng)
第二十三條 干部檔案整理工作人員必須認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》和干部檔案工作的有關(guān)規(guī)定,嚴(yán)格遵守安全保密制度,保守黨和國(guó)家的秘密。
(一)在整理檔案時(shí),嚴(yán)禁吸煙,以確保檔案的安全;
(二)不得私自涂改、抽取或偽造檔案材料;
(三)不得擅自處理或銷(xiāo)毀檔案材料。
整理中按規(guī)定剔出的檔案材料,須進(jìn)行登記,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)后分別情況予以處理。
(四)在整理檔案過(guò)程中,要加強(qiáng)對(duì)檔案材料的管理,防止丟失檔案材料和泄露干部檔案內(nèi)容。
第九章 附 則
第二十四條 本細(xì)則由中央組織部干部檔案工作部門(mén)負(fù)責(zé)解釋。
