文書檔案管理細(xì)則范例
文書檔案是綜合反映各項工作的書面歷史材料,建設(shè)銀行發(fā)布了《中國人民建設(shè)銀行文書檔案管理暫行辦法》,來看小編為大家?guī)淼奈臅鴻n案管理細(xì)則內(nèi)容:
文書檔案管理細(xì)則
文書檔案管理規(guī)定如下
第一條 為了加強(qiáng)建設(shè)銀行文書檔案的科學(xué)管理,充分發(fā)揮文書檔案的作用,根據(jù)國家檔案局有關(guān)檔案工作的制度、規(guī)定及《中國人民建設(shè)銀行檔案管理暫行辦法》,特制定本辦法。
第二條 建設(shè)銀行文書檔案是各級行在各項工作活動中形成的,具有查考利用價值并經(jīng)過分類整理而保存起來的文件材料。
第三條 建設(shè)銀行文書檔案的收集范圍包括:
1.本級行自身形成及本級行與有關(guān)部門聯(lián)合頒發(fā)的,反映本行主要工作活動的文件材料;
2.上級行和上級黨政機(jī)關(guān)頒發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)的針對本行工作或本行須遵循貫徹的文件材料;
3.下級行報送的具有查考利用價值的文件材料;
4.同級機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)頒發(fā)的本級行需要執(zhí)行的文件及與本行聯(lián)系、協(xié)商工作的重要來往文件;
5.本行附屬企業(yè)和本行投資入股的各類公司的反映其基本面貌和經(jīng)營狀況的重要文件材料。
第四條 各級行黨、政、工、青、婦等部門在工作活動中形成的文書檔案材料,均應(yīng)由本行檔案部門集中統(tǒng)一管理和保管,任何單位或個人都不得據(jù)為己有,以維護(hù)建設(shè)銀行檔案的完整與安全。
第五條 各級建設(shè)銀行應(yīng)實行由文書部門或職能部門整理立卷的制度,檔案部門負(fù)責(zé)對立卷工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和檢查督促。
第六條 各立卷部門應(yīng)指定人員負(fù)責(zé)文書立卷歸檔工作。
承辦人員在文件材料處理完畢后,應(yīng)及時將全部文件材料交文書立卷人員,由文書立卷人員負(fù)責(zé)整理立卷,并按規(guī)定的時間向本行檔案部門移交。
移交時,雙方根據(jù)移交的案卷目錄進(jìn)行清點、核對,并履行移交手續(xù)。
第七條 文書立卷工作要遵循文件材料形成的規(guī)律和特點,保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同價值,便于保管和利用。
第八條 立卷歸檔要求
1.做好文件材料收集工作。
應(yīng)歸檔的文件材料的種類、份數(shù)及每份文件的底稿、附件和與文件有關(guān)的簽報、批示等附屬材料,均應(yīng)齊全、完整。
2.按照歸檔文件材料的保存價值確定保管期限。
不同保管期限的文件材料應(yīng)分開立卷。
3.行內(nèi)幾個部門共同辦理的文件,由主辦部門立卷,本行同外單位聯(lián)合制發(fā)的文件,由行內(nèi)交主部門立卷。
4.不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的請示與批復(fù),可放在復(fù)文年立卷;未作批復(fù)的,放在請示年立卷;跨年度的規(guī)劃,放在規(guī)劃期的第一年立卷;跨年度的總結(jié),放在總結(jié)期的最后一年立卷;跨年度的會議文件,放在會議開幕年立卷;各類案件放在結(jié)案年立卷。
5.卷內(nèi)文件材料應(yīng)按下述要求進(jìn)行排列:批復(fù)在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,審定稿在后;重要法規(guī)性文件的歷次草稿、修改稿依次排列在審定稿之后;各類案件的案卷,其結(jié)論、決定、判決性文件在前,依據(jù)性材料在后;其他文件材料應(yīng)依其形成規(guī)律或特點合理組織立卷。
6.卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序依次編寫頁號或件號。
裝訂的案卷,應(yīng)在有文字的每頁材料的正面的右上角、背面的左上角填寫頁號;不裝訂的案卷應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料首頁的右上方逐件編件號。
7.歸檔的每一案卷均應(yīng)填寫一式三份卷內(nèi)文件目錄,其中一份置卷首,一份由立卷部門留底,另一份交檔案部門作為檢索工具。
每一案卷的卷尾均應(yīng)放置備考表,用以填寫本卷需要說明的有關(guān)情況及立卷人姓名、立卷完成時間等。
8.案卷封皮應(yīng)逐項按規(guī)定填寫清楚。
案卷題名要簡明、概括、字跡工整。
案卷封皮一律用毛筆或鋼筆書寫。
9.卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物,對破損的張頁應(yīng)進(jìn)行托裱,寬大的張頁應(yīng)折疊整齊,裝訂線外有字跡的張頁應(yīng)加寬邊。
案卷采用三點一線的裝訂方法,并保持右邊、底邊整齊。
不裝訂的案卷,其卷內(nèi)文件應(yīng)逐件用細(xì)線裝訂。
10.立卷完成后,立卷人員應(yīng)按照不同的保管期限,分別填制一式兩份案卷目錄。
其中一份交檔案部門留存,另一份經(jīng)檔案部門編填卷號后退立卷部門備查。
第九條 本級行附屬企業(yè)的文書立卷歸檔工作,比照本行職能部門辦理。
本級行投資入股的各類公司的屬于本行文書檔案管理范圍的各類檔案材料,由本行文書部門或本行業(yè)務(wù)管理部門一并立卷歸檔。
第十條 文書檔案保管期限分為永久、長期、短期三種。
長期為16年至50年,短期為15年以下(含15年)。
對不易判定保管期限的檔案材料,應(yīng)按照宜長不宜短的原則進(jìn)行保管。
第十一條 凡是反映本級行主要業(yè)務(wù)活動和基本歷史面貌的,對本級行各項工作和經(jīng)濟(jì)建設(shè)、歷史研究具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案,列為永久保管。
其主要內(nèi)容包括:
1.本級行制定的重要的法規(guī)性文件;處理重要問題形成的文件材料;召開重要會議的主要文件材料;重要的請示、報告、總結(jié)和綜合統(tǒng)計報表;機(jī)構(gòu)演變,本級行領(lǐng)導(dǎo)人任免的文件材料等。
2.上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的針對本行主要業(yè)務(wù)工作并需要本行貫徹執(zhí)行的重要文件材料。
第十二條 凡是反映本級行工作活動,在較長的時間內(nèi)對本級行具有查考利用價值的檔案,列為長期保管。
主要內(nèi)容包括:
1.本級行處理一般工作問題形成的文件材料,一般會議的主要文件材料,一般的規(guī)章制度等。
2.上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬于本行主要業(yè)務(wù)并需貫徹執(zhí)行的一般文件材料。
3.下級行報送的重要的總結(jié)、報告和統(tǒng)計報表等文件材料。
第十三條 凡是在較短時間內(nèi)對本行有參考利用價值的檔案,列為短期保管。
主要內(nèi)容包括:
1.本級行一般事務(wù)性的文件材料。
2.上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的非本行主管業(yè)務(wù)。
但本行需貫徹執(zhí)行的文件材料。
3.下級行報送的一般性工作總結(jié)、報告和統(tǒng)計報表等文件材料。
4.同級機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)頒發(fā)的需要本級行執(zhí)行的法規(guī)性文件及與本行聯(lián)系、協(xié)商工作的重要來往文件。
第十四條 文書檔案的保管期限應(yīng)從檔案所屬年代的下一年1月1日起計算。
長期規(guī)劃、計劃等文件材料的保管期限則按其有效期滿后的下一年1月1日起計算。
第十五條 各級行檔案部門對所接收的案卷應(yīng)進(jìn)行審核把關(guān),對不符合質(zhì)量要求的案卷應(yīng)退立卷部門重新加工整理。
第十六條 各級行檔案部門應(yīng)以便于保管和提供利用為前提,按照本行文件形成的規(guī)律和特點,選擇年度——組織機(jī)構(gòu)分類法或年度——問題分類法對歸檔案卷進(jìn)行分類。
所用的分類方法應(yīng)保持前后一致,盡量保持固定,不能隨意變動。
第十七條 案卷的排列應(yīng)以檔案分類方法為基礎(chǔ),按照不同的保管期限分別排列入庫。
案卷排列方法應(yīng)統(tǒng)一,前后一致。
第十八條 按照案卷的排列順序編制卷號,以固定案卷位置。
在一冊案卷目錄內(nèi)不得出現(xiàn)重復(fù)的案卷號。
第十九條 案卷目錄應(yīng)區(qū)分不同的保管期限,分年度或混年度編制目錄號。
在一個全宗內(nèi),案卷目錄號不能重復(fù)。
第二十條 各級行檔案部門應(yīng)充分利用檔案信息資源,積極開展檔案編研工作,根據(jù)需要編寫各種類型的檔案資料,主動為機(jī)關(guān)各項工作服務(wù)。
第二十一條 各級行檔案部門應(yīng)努力做好檔案利用工作,除編制案卷目錄、卷內(nèi)目錄或全引目錄外,還應(yīng)根據(jù)利用者借閱檔案的規(guī)律和特點,編制重要文件目錄(卡片)、專題文件目錄(卡片)、文號索引等檔案檢索工具,力求做到查找使用方便,調(diào)卷迅速準(zhǔn)確。
第二十二條 各級行檔案部門應(yīng)根據(jù)本行具體情況,制定檔案的借閱制度,嚴(yán)格辦理借閱手續(xù)和掌握借閱范圍,防止密級檔案失密、泄密,確保檔案安全。
第二十三條 各級行應(yīng)定期向當(dāng)?shù)貦n案館移交檔案。
移交檔案的具體時間、范圍和進(jìn)館要求,按照當(dāng)?shù)貦n案局、館的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第二十四條 對超過保管期限的文書檔案,應(yīng)由本行檔案部門按照《中國人民建設(shè)銀行檔案管理暫行辦法》的規(guī)定組織鑒定和銷毀工作。
第二十五條 本辦法適用于各級建設(shè)銀行。
第二十六條 本辦法由總行辦公室負(fù)責(zé)解釋。
補充、修改時同。
第二十七條 本辦法自頒布之日起執(zhí)行。
(87)建總辦字第20號《關(guān)于印發(fā)〈中國人民建設(shè)銀行系統(tǒng)檔案管理試行辦法〉的通知》同時廢止。
