基建檔案管理細(xì)則范例
基建檔案是指從建設(shè)工程項(xiàng)目醞釀、立項(xiàng)、施工到竣工使用整個(gè)過(guò)程中直接形成的、必須進(jìn)行整理立卷的、具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖像、聲像等各種載體的文件材料,來(lái)看下面小編為大家?guī)?lái)的基建檔案管理細(xì)則:
基建檔案管理細(xì)則【1】
為進(jìn)一步加強(qiáng)基建檔案管理,促進(jìn)基建檔案管理規(guī)范化、制度化,保證基建檔案材料齊全、真實(shí),根據(jù)國(guó)家有關(guān)基建檔案資料管理的規(guī)定,結(jié)合學(xué)校實(shí)際,特制定本規(guī)定。
1、基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料是指在整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目從醞釀、決策、施工到建成使用的全過(guò)程中形成的、應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文件,
包括基本建設(shè)項(xiàng)目的提出、調(diào)研、可行性研究、評(píng)估、決策、計(jì)劃、招投標(biāo)、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、竣工、審計(jì)、保修、使用等工作活動(dòng)中形成的文字、圖紙、圖表、聲像、電子文檔等形式與載體的文件材料。
2、項(xiàng)目管理科負(fù)責(zé)全處基建檔案管理工作,校園建設(shè)處在項(xiàng)目管理科設(shè)立檔案管理員崗位。
各科室對(duì)業(yè)務(wù)范圍內(nèi)所形成的各類文件及有關(guān)資料的歸檔工作均應(yīng)作出明確要求,落實(shí)到相關(guān)人員,同時(shí)要做好基建檔案業(yè)務(wù)的培訓(xùn)和指導(dǎo)工作。
各科室負(fù)責(zé)人對(duì)本科室檔案資料的齊全、真實(shí)負(fù)有責(zé)任。
檔案管理員按照建設(shè)工程文件歸檔范圍,負(fù)責(zé)收集、整理和保管,并根據(jù)金華市城建檔案館和學(xué)校檔案館的要求,以基建項(xiàng)目為單位進(jìn)行預(yù)立卷和歸檔工作。
3、基建項(xiàng)目的檔案資料工作要與項(xiàng)目進(jìn)程同步。
項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中,現(xiàn)場(chǎng)代表應(yīng)要求各參建單位在各自的職責(zé)范圍內(nèi)做好建設(shè)項(xiàng)目文件材料的形成、積累、整理、保管和歸檔工作,在工程竣工驗(yàn)收時(shí)移交給檔案管理員。
在簽訂基建項(xiàng)目合同時(shí)應(yīng)明確規(guī)定基建檔案資料歸檔和工程款支付相掛鉤。
每月工程資料經(jīng)監(jiān)理和現(xiàn)場(chǎng)代表檢查認(rèn)可后方能支付工程款。
4、基建項(xiàng)目檔案資料分四個(gè)節(jié)點(diǎn)進(jìn)行收集整理:項(xiàng)目前期工作開(kāi)始至施工許可證辦理完畢止;工程開(kāi)工至竣工驗(yàn)收合格;工程審計(jì)結(jié)束;保修結(jié)束。
相關(guān)節(jié)點(diǎn)責(zé)任人應(yīng)將原件交給檔案管理員存檔,今后工作中需要使用該材料,需到檔案管理員處辦理借用手續(xù)。
檔案管理員對(duì)接收的所有基建項(xiàng)目檔案資料應(yīng)做好清點(diǎn)、簽字等書(shū)面交接手續(xù),并做好目錄清單,
同時(shí)負(fù)責(zé)審核檔案資料是否符合歸檔相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定,校園建設(shè)處其他相關(guān)人員應(yīng)負(fù)責(zé)審核檔案資料是否齊全和真實(shí)。
5、檔案管理員原則上應(yīng)在工程竣工兩個(gè)月內(nèi)完成檔案資料歸檔工作,并根據(jù)工作需要,將重要的和經(jīng)常使用的文件材料一套按項(xiàng)目做好內(nèi)部存檔工作。
項(xiàng)目管理科應(yīng)逐步推進(jìn)信息化管理,創(chuàng)造條件建立基建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。
6、對(duì)由于個(gè)人疏忽、失職造成重要檔案資料遺失的,應(yīng)追究當(dāng)事人的責(zé)任。
基建工程檔案管理辦法【2】
第一條 根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和蚌埠市城建檔案管理的有關(guān)規(guī)定,結(jié)合學(xué)?；üぷ鲗?shí)際,制定本辦法。
第二條 基建工程檔案是重要的工程技術(shù)資料,是工程項(xiàng)目建設(shè)情況的歷史憑證,是工程項(xiàng)目建成投入使用后,管理、維修、改建、擴(kuò)建的依據(jù)。
第三條 制定本辦法是為了加強(qiáng)和規(guī)范工程檔案管理,提高工程檔案的利用率,更好地為教學(xué)、科研和基建管理工作服務(wù)。
第四條 基建工程檔案工作接受學(xué)校綜合檔案室的業(yè)務(wù)管理和蚌埠市城建檔案館的業(yè)務(wù)指導(dǎo),實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、兩級(jí)管理、部門立卷的管理體制,由檔案資料管理專職人員管理工程檔案資料。
第五條 檔案資料管理專職人員的職責(zé):
(一)貫徹執(zhí)行國(guó)家檔案法規(guī)和學(xué)校檔案工作管理辦法,努力學(xué)習(xí)檔案工作專業(yè)知識(shí),盡職盡責(zé),認(rèn)真做好工程檔案管理工作。
(二)認(rèn)真落實(shí)檔案管理工作的收集、整理、立卷、保管、利用5個(gè)環(huán)節(jié)。
(三)完成工程檔案的立卷歸檔工作,按時(shí)做好向?qū)W校檔案室移交工作。
(四)負(fù)責(zé)后勤與國(guó)有資產(chǎn)管理處工程檔案和工程資料的保管、安全、保密和提供利用。
(五)定期檢查檔案裝具及案卷的保管情況,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。
(六)參加學(xué)校檔案室和蚌埠市城建檔案館組織的各種檢查、評(píng)比工作。
第六條 基建工程檔案工作是基建管理工作的一部分,納入基建管理工作計(jì)劃和工作業(yè)績(jī)考核內(nèi)容。
后勤與國(guó)有資產(chǎn)管理處指定1名專職的檔案工作責(zé)任人,有關(guān)科室指定直接負(fù)責(zé)收集歸檔材料的工作人員,做好歸檔材料的收集及相關(guān)工作。
第七條 工程檔案的收集是工程檔案管理工作的基礎(chǔ),必須按國(guó)家有關(guān)規(guī)定,認(rèn)真收集。
第八條 工程檔案歸檔材料的收集是后勤與國(guó)有資產(chǎn)管理處各職能科室和全體職工共同的責(zé)任,必須提高檔案意識(shí),認(rèn)識(shí)到工程檔案的重要性,齊心協(xié)力把歸檔材料收集齊全。
第九條 工程項(xiàng)目立項(xiàng)、投資歸檔材料的收集工作由綜合科負(fù)責(zé)。
承擔(dān)年度基建投資計(jì)劃編制的工作人員,在工作完成后應(yīng)當(dāng)立即向檔案資料室移交歸檔材料。
同時(shí),處領(lǐng)導(dǎo)檢查、落實(shí)。
第十條 認(rèn)真做好工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)變更及規(guī)劃報(bào)建歸檔材料的收集工作由工程科負(fù)責(zé)。
承擔(dān)設(shè)計(jì)委托及報(bào)建的工作人員在工作完成后應(yīng)當(dāng)立即向檔案資料室移交歸檔材料。
同時(shí),處領(lǐng)導(dǎo)檢查、落實(shí)。
第十一條 認(rèn)真做好工程項(xiàng)目招標(biāo)檔案的收集、整理、立卷、保管、利用工作由工程科負(fù)責(zé)。
為了保證工程檔案的完整性,工程科必須在每項(xiàng)工程招投標(biāo)工作完成后10天內(nèi),向檔案資料室移交3套完整的招標(biāo)文件。
同時(shí),處領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)真做好協(xié)調(diào)、落實(shí)。
第十二條 工程項(xiàng)目施工及施工報(bào)建歸檔材料的收集工作工程科負(fù)責(zé)。
同時(shí),處領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)真做好檢查、落實(shí)。
第十三條 檔案資料管理專職員應(yīng)當(dāng)及時(shí)了解各工程項(xiàng)目的進(jìn)展情況,督促有關(guān)負(fù)責(zé)收集歸檔材料的工作人員及時(shí)移交歸檔材料。
第十四條 因工作需要借用已收集好的歸檔材料時(shí),按檔案保管利用的規(guī)定,辦理借用手續(xù),并限定使用時(shí)間,用完后及時(shí)歸還。
第十五條 工程項(xiàng)目的建設(shè)是一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程,因此收到歸檔材料后必須隨時(shí)整理、分類,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。
第十六條 已整理好的歸檔材料應(yīng)使用專用的裝具裝好,注明工程項(xiàng)目名稱,存放在專用的柜子里,建立歸檔材料檢索,取放方便。
第十七條 處工作人員查閱或復(fù)印工程檔案,須經(jīng)處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),認(rèn)真辦理查閱登記手續(xù)后,在檔案資料室內(nèi)進(jìn)行;查閱人必須遵守保密制度,不翻閱與所查內(nèi)容無(wú)關(guān)的案卷,嚴(yán)禁涂改、毀損、抽拆和改變檔案內(nèi)容。
第十八條 校內(nèi)單位、個(gè)人查閱或復(fù)印工程檔案,須經(jīng)處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),按第十七條規(guī)定辦理。
第十九條 校外單位、個(gè)人查閱或復(fù)印工程檔案,應(yīng)持有單位介紹信、本人工作證或身份證,按第十七條規(guī)定辦理,必要時(shí)須經(jīng)學(xué)校檔案室或校領(lǐng)導(dǎo)同意。
第二十條 工程檔案的原件一般不外借,確因工作需要借出的,校內(nèi)單位、個(gè)人要寫(xiě)出書(shū)面借條,經(jīng)過(guò)處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借出;校外單位、個(gè)人要寫(xiě)出書(shū)面借條,經(jīng)學(xué)校檔案室或校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借出。
借出時(shí)間一般不超過(guò)3天,確需延長(zhǎng)的,須按上述程序辦理續(xù)借手續(xù),續(xù)借時(shí)間最長(zhǎng)不超過(guò)15天。
第二十一條 檔案管理專職人員要堅(jiān)持每月清理檔案借閱情況,到期未還的,及時(shí)催還;問(wèn)題突出的,及時(shí)報(bào)告處領(lǐng)導(dǎo),協(xié)調(diào)解決。
