后勤發(fā)展總公司財務(wù)管理實施細則
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為了進一步加強總公司的資金管理,規(guī)范財務(wù)制度,在總公司[20**]14號文件規(guī)定的原則下,結(jié)合各行業(yè)公司的特點,特制定總公司的財務(wù)管理實施細則:
一、各類經(jīng)費審批程序及權(quán)限:
1、總公司所有的人員經(jīng)費(工資、崗位津貼、效益工資、各類補貼等)發(fā)放,以總公司人力資源部核定的人員為準;根據(jù)各部門內(nèi)部分配辦法,由部門主要負責人審核,報分管領(lǐng)導審批。
2、部門的各類分配管理辦法,需經(jīng)征求部門員工意見,報總公司審核同意后報財務(wù)備案方能執(zhí)行。各部門增減人員(含非校編職工),都必須經(jīng)過人力資源部同意備案,否則財務(wù)結(jié)算中心有權(quán)不予支付一切費用。
3、總公司直屬的接待費、宣傳費、培訓費、車輛費、會務(wù)費、社會保障費,勞保用品費、離退休管理經(jīng)費、各類規(guī)費等由公司總經(jīng)理審批。
4、總公司的職工福利費、工會經(jīng)費開支,在總公司核定的預(yù)算范圍內(nèi),由總公司工會主席審批。
5、總公司內(nèi)所有辦公、經(jīng)營設(shè)備、固定資產(chǎn)、低值易耗品、維修、裝修物品等的申購,按總公司資產(chǎn)設(shè)備管理辦法執(zhí)行。申購時應(yīng)填寫部門、名稱、數(shù)量、單價、所需金額及用途,報總公司辦公室審核,經(jīng)總經(jīng)理審批后,交配送中心統(tǒng)一集中采購,配送中心應(yīng)按審批數(shù)予以配送。
6、總公司的對外投資、對外借款(含各部門積累資金),均需總公司辦公會議通過,總經(jīng)理簽批后予以執(zhí)行;總公司投資改造的項目,各部門要提交項目報告,進行可行性分析論證說明,經(jīng)辦公會討論。50000元以上工程按規(guī)定進行招投標,并報學校紀委監(jiān)察處審核。
7、各部門人員經(jīng)費、業(yè)務(wù)接待經(jīng)費開支,在核定范圍內(nèi),由各部門主要負責人審核報分管領(lǐng)導審批,交財務(wù)結(jié)算中心核對并發(fā)放。各部門的各類運行經(jīng)費開支,則按各部門的運行特點、方式,分別制定審批程序(附件1)后執(zhí)行。各項經(jīng)費超計劃開支,則須報總經(jīng)理審批。
8、按規(guī)定創(chuàng)收留存用于人員獎勵部分的各種費用開支及非在編人員培訓費由分管領(lǐng)導審批。
9、各部門的會務(wù)費、差旅費等外出開支費用報銷,按有關(guān)標準執(zhí)行,在規(guī)定的范圍內(nèi),由財務(wù)結(jié)算中心預(yù)先審核后經(jīng)分管領(lǐng)導審批。
10、各部門自行組織工會活動或福利,在人員經(jīng)費中支出,由分管領(lǐng)導審批。
11、總公司所有的經(jīng)費開支,都應(yīng)符合規(guī)定的審批程序,各類報銷憑證應(yīng)具備經(jīng)手、審核、審批三者(購買物品還需加驗收人)簽字,應(yīng)注明事由及開支渠道,簽字用鋼筆或簽字筆。
12、總公司、各行業(yè)公司及部門簽定的各項經(jīng)濟協(xié)議,應(yīng)符合相應(yīng)規(guī)范及審核程序,需及時報財務(wù)結(jié)算中心備案,便于財務(wù)監(jiān)督執(zhí)行。
13、部門各類經(jīng)費,按計劃執(zhí)行,人員及運行經(jīng)費分別核算,校編人員與非校編人員按計劃開支,不予通用;運行經(jīng)費一般情況下不予通用,特殊情況確需通用,請先報財務(wù)經(jīng)理審核后經(jīng)總經(jīng)理審批。
14、各部門對倉庫庫存物品的盤盈、盤虧,不得自行處理,應(yīng)提出情況說明及處理意見,報財務(wù)結(jié)算中心審核,分管領(lǐng)導審批,金額超過1000元則由總經(jīng)理審批。
二、支票的收支使用
1、各部門以支票形式收到的各項收入款,應(yīng)及時上交財務(wù)結(jié)算中心入帳。
2、各部門使用支票,須先到財務(wù)結(jié)算中心填寫用款申請單,以“附件1”規(guī)定的程序?qū)徟?方可領(lǐng)取并登帳簽發(fā)。
3、支票領(lǐng)出后,一般須在七天內(nèi)辦理結(jié)報手續(xù),如支票遺失須及時與財務(wù)結(jié)算中心聯(lián)系,辦理掛失、查詢等手續(xù),造成經(jīng)濟損失的,視程度將予以賠償,支票無故作廢,按開票金額的1%提取工本手續(xù)費。
4、嚴格審批、領(lǐng)用程序,不得簽發(fā)空頭、空白支票。
三、現(xiàn)金的收支使用
1、各部門的各類現(xiàn)金收入,應(yīng)及時足額上交財務(wù)結(jié)算中心,結(jié)算中心應(yīng)及時存交銀行,各行業(yè)公司部門不得私設(shè)“小金庫”,嚴禁私自挪用公款。
2、現(xiàn)金結(jié)算實行“收支兩條線”分別核算,各項現(xiàn)金收入必須及時上交,各部門不得坐支現(xiàn)金,不得白條抵押現(xiàn)金。
3、各種現(xiàn)金報銷憑證必須完善審批手續(xù),在規(guī)定的時間內(nèi)(一般為費用發(fā)生后一周),到財務(wù)結(jié)算中心辦理報銷手續(xù)。
4、現(xiàn)金報銷發(fā)票金額一般不得超過200元,超過200元的須事先申領(lǐng)轉(zhuǎn)帳支票,遇特殊情況,應(yīng)與財務(wù)結(jié)算中心聯(lián)系,否則,財務(wù)結(jié)算中心視情況有權(quán)拒絕現(xiàn)金報銷。
5、各部門需用大額現(xiàn)金,應(yīng)事先與財務(wù)結(jié)算中心經(jīng)理聯(lián)系預(yù)約,各部門需財務(wù)派出人員幫助收費工作,應(yīng)事先與財務(wù)協(xié)商確定時間、收費項目、標準等。
四、臨時借款及備用金的使用
1、嚴格控制臨時采購、差旅費、活動費等借款數(shù)額,各種預(yù)支借款,均須經(jīng)財務(wù)結(jié)算中心經(jīng)理及分管領(lǐng)導審批,方可辦理,在工作完畢后七天內(nèi)辦理結(jié)報手續(xù),逾期不報,從部門或經(jīng)辦人次月崗位津貼中扣回。
2、因工作需要而領(lǐng)取定額備用金作零星開支的部門,應(yīng)提出書面申請,報總經(jīng)理同意。
3、采用定額備用金制,應(yīng)嚴格在標準范圍內(nèi)開支,及時到財務(wù)結(jié)算中心結(jié)報,并于每年年底歸還。
4、嚴格按規(guī)定使用備用金,不得公款私用,如因工作疏忽而造成經(jīng)濟損失,應(yīng)由當事人自行負責并賠償損失。
五、各種報銷憑證的規(guī)定
1、各項費用報銷,均須提供真實、完整的原始憑證。
2、各種開支發(fā)票、憑證的報銷,應(yīng)為稅務(wù)部門監(jiān)制的統(tǒng)一發(fā)票憑證,各類綜合性發(fā)票需隨附明細清單。確系無法取得發(fā)票,應(yīng)使用無據(jù)證明并完善驗收、核準手續(xù)。
3、各行業(yè)公司的報銷憑證,應(yīng)注明用途及開支渠道,以便于財務(wù)結(jié)算中心進行單項成本核算。
六、收費管理
1、各部門需要收費項目,須提出書面報告,并提供有關(guān)政策、行業(yè)規(guī)定等依據(jù)或正當理由及費用管理辦法,經(jīng)總公司、學?；蛴嘘P(guān)物價部門批準同意后,方可收費。
2、收費部門在收費時,必須向交費人或單位開具由總公司統(tǒng)一規(guī)定使用的各類發(fā)票,未經(jīng)批準禁止使用收費部門自購或自制的收款收據(jù)。
3、各類收費必須納入總公司財務(wù)的統(tǒng)一管理,嚴格遵守現(xiàn)金管理規(guī)定,嚴禁各部門自收自支,設(shè)立小金庫。對未經(jīng)總公司批準或不按有關(guān)規(guī)定及收費許可證上的批準項目和標準進行收費,單位和個人有權(quán)拒付。
4、凡不按規(guī)定審批程序有關(guān)規(guī)定而自行收費的一律按亂收費論處,對亂收費所得全部沒收;對私自提供收費標準、增設(shè)收費項目的部門勒令糾正;對亂收費部門要追究經(jīng)辦人或部門負責人的責任,并視情況處以經(jīng)濟處罰。
七、發(fā)票及各類票證管理的規(guī)定
1、票據(jù)的領(lǐng)用
①總公司所有票據(jù)(包括發(fā)票、收據(jù)及各種浴票、餐券、201卡等有價定額票證),統(tǒng)一由財務(wù)結(jié)算中心專人專職負責管理、發(fā)放、領(lǐng)用、結(jié)報手續(xù)。
②各部門應(yīng)確定專人負責票據(jù)的領(lǐng)用、結(jié)算、保管等工作,領(lǐng)用各類票據(jù)時,應(yīng)先填寫票據(jù)領(lǐng)用單,并登記領(lǐng)用時間、領(lǐng)用票據(jù)的類別及數(shù)量,并簽字或蓋章。
2、票據(jù)的使用和結(jié)報:
①各部門領(lǐng)用的各種發(fā)票、收據(jù)在使用時,應(yīng)按規(guī)定收費標準及范圍,正確填寫各種發(fā)票、收據(jù),不得開具虛假發(fā)票,不得用白條收取各種款項,及時足額上交各種收費。
②各部門票據(jù)結(jié)報時,財務(wù)結(jié)算中心應(yīng)對領(lǐng)用的各種票據(jù)逐一進行核對、審核,再予以結(jié)報。
③財務(wù)結(jié)算中心負責按規(guī)定及時到學校計財處或財政部門辦理有關(guān)票據(jù)的報、核銷手續(xù)。
3、票據(jù)存根的保管:
①加強票據(jù)存根的管理和保存,便于上級有關(guān)部門的監(jiān)督檢查,加強公司內(nèi)部財務(wù)監(jiān)控管理。
②各類票據(jù)存根,應(yīng)分類按順序分別裝訂成冊,根據(jù)規(guī)定的年限給予保存,未經(jīng)核準不得銷毀。
八、財務(wù)稽查制度
1、稽查范圍:總公司范圍內(nèi)所有相關(guān)經(jīng)濟往來,包括收費標準、倉庫保管、經(jīng)濟合同協(xié)議的執(zhí)行等情況。
2、稽查方法:定期或不定期自查、抽查。
3、稽查結(jié)果:對稽查結(jié)果做分析說明,并填寫稽查情況報告表,反饋給對應(yīng)部門,各部門對稽查結(jié)論有異議或需情況說明的,應(yīng)及時提出。報告經(jīng)總經(jīng)理審定后,通知相關(guān)部門執(zhí)行。
九、固定資產(chǎn)、低值易耗品攤銷
參照國家有關(guān)固定資產(chǎn)、低值易耗品的分類折舊辦法,以總公司關(guān)于固定資產(chǎn)管理文件為依據(jù),按月計提折舊或攤銷費用。
十、加強財務(wù)管理的注意事項
1、各部門必須按照計劃開支經(jīng)費,以“增收節(jié)支,量入為出”為經(jīng)費使用原則,嚴格遵守財務(wù)制度,加強對本部門各項經(jīng)費的管理與使用。
2、根據(jù)財務(wù)規(guī)章制度,,發(fā)票及收據(jù)的印章,由財務(wù)結(jié)算中心統(tǒng)一提供和管理,各部門不得私自用公章或其它印章對外收取任何費用。
3、各部門不得自行在銀行開設(shè)帳戶及各類儲蓄本(卡),如遇特殊情況,應(yīng)事先與財務(wù)聯(lián)系,經(jīng)同意方可辦理,否則按“小金庫”查處。
4、財務(wù)結(jié)算中心應(yīng)定期向各部門提供財務(wù)報表及財務(wù)分
析,對報表及財務(wù)分析有異議或不時之處,財務(wù)結(jié)算中心應(yīng)予以解釋說明;財務(wù)結(jié)算中心要做到實事求是、真實地反映情況。各部門核對本部門的財務(wù)情況,應(yīng)經(jīng)分管領(lǐng)導同意,不得核查其他部門。
5、明確職責,各部門對本部門所提供的任何憑據(jù)負責,明確職責,財務(wù)結(jié)算中心所提供的任何數(shù)據(jù)資料,應(yīng)對總公司負責。
附件1:
后勤總公司各部門經(jīng)費審批程序
一、總公司辦公室、財務(wù)結(jié)算中心:
1、人員經(jīng)費由總公司分管領(lǐng)導審批;
2、辦公費在核定的范圍內(nèi),由部門經(jīng)理審批;
二、配送中心:
1、配送中心的日常運行管理費開支,在核定的范圍內(nèi),單項開支金額在200元以下,發(fā)票金額500元以下,由部門負責人審批,超出此范圍,則由分管領(lǐng)導審批。
2、每月采購物品結(jié)帳,在具備經(jīng)手、驗收、核對等各相關(guān)程序后,發(fā)票金額在20000元以下,由部門負責人審批,超出此范圍,則由分管領(lǐng)導審批;(屬于招標范圍的物品、設(shè)備除外)
3、各類采購物品所收的禮金(禮品折價),折價款應(yīng)及時上繳財務(wù)結(jié)算中心,設(shè)立專項基金帳戶,開支使用由公司總經(jīng)理審批;
三、物業(yè)管理公司:
1、各物業(yè)公司的維持費用,在總公司核定的開支范圍、定額內(nèi),單項開支金額在200元以下,發(fā)票金額500元以下,由部門負責人審批,超此范圍,則由分管領(lǐng)導審批。
2、各物業(yè)公司的創(chuàng)收成本開支,及創(chuàng)收分配中屬于部門留存費用使用的由部門經(jīng)理審核,報分管領(lǐng)導審批。
3、各物業(yè)公司的各類專項工程結(jié)算由部門經(jīng)理審核,報分管領(lǐng)導審批,50000元以上報產(chǎn)業(yè)后勤管理處及紀委監(jiān)察處審批,并隨附工程預(yù)決算表。
四、住宿服務(wù)公司:
1、公司各部門的辦公、勞保、清衛(wèi)等各項定額費用,單項開支金額在200元以上,發(fā)票金額500元以下,由部門經(jīng)理審批,超此范圍,則由分管領(lǐng)導審批。
2、經(jīng)批準實施的各項房屋、設(shè)備等維修費用,按預(yù)決算單項金額500元以下,由部門負責人審批,500元以上至5000元,由分管領(lǐng)導審批,5000元以上則報總經(jīng)理審批,并隨附立項審批表和工程預(yù)決算表。
五、飲食服務(wù)公司:
1、公司的各類辦公、低耗品、勞保、維修費等定額費用,單項開支金額在500元以下,發(fā)票金額在1000元以下,由公司主要負責人審批,超此范圍,則由分管領(lǐng)導審批。
2、公司對特困生的困難補助費,由公司主要負責人審批,并附具體附件。
六、商貿(mào)服務(wù)公司(含靜湖貿(mào)易公司):
1、公司的各類辦公、低耗品、勞保等費用,在總公司定額內(nèi),單項開支金額在200元以下,發(fā)票金額在500元以下,由公司經(jīng)理或主要負責人審批,超此范圍,則由主管副總經(jīng)理審批;
七、體育工程公司審批程序:
1、公司進行校內(nèi)工程的各項辦公經(jīng)費,在總公司核定的開支范圍、定額內(nèi)由公司經(jīng)理審批。
2、公司進行校內(nèi)工程的各項材料、工程預(yù)(決)算等開支,由公司經(jīng)理審批,報分管領(lǐng)導審批。
3、公司進行校外工程的各項人員、運行等各類經(jīng)費,在符合開支標準規(guī)定范圍內(nèi),由公司經(jīng)理審批。
八、幼兒園審批程序:
1、幼兒園辦公、會議、水電、維修、接待等各類費用在由部門負責人審批,1000元以上則由分管領(lǐng)導審批。
2、幼兒園伙食費、代管費?？顚Ｓ?由部門負責人審批,學期末多退少不補。
3、添置幼兒玩具、園舍設(shè)備投入等,單項開支金額在3000元以下,由部門負責人審批,超出此范圍,則由分管領(lǐng)導審批。
附件2:
后勤總公司會計電算化管理暫行辦法
為了確保會計核算的正常運行及安全,加強會計信息處理和保存中的效用,根據(jù)財政部有關(guān)規(guī)定結(jié)合本單位具體情況制定本規(guī)定:
一、軟件維護管理
會計核算軟件是用于完成會計業(yè)務(wù)的軟件及其有關(guān)資料,財務(wù)結(jié)算中心采用會計電算化軟件,必須經(jīng)過三個月計算機與手工雙軌進行會計核算試運行和考核合格才能正式啟用計算機記帳。
1、會計軟件的維護是指保證會計軟件所屬設(shè)計功能正常完成功能實施的程序修正,會計軟件參數(shù)調(diào)整和會計數(shù)據(jù)的更正與恢復(fù)等工作;
2、會計數(shù)據(jù)的更正與恢復(fù)一般由系統(tǒng)維護人員負責,其他操作人員一律不得進行維護操作;
3、財務(wù)結(jié)算中心在獲得會計軟件后必須做好多套軟盤備份,并分別放在總公司辦公室(或機房)、結(jié)算中心經(jīng)理室;
4、財務(wù)結(jié)算中心必須加強會計軟件、會計數(shù)據(jù)的安全與保護工作,應(yīng)根據(jù)軟件提供的功能和工作需要設(shè)置操作人員的操作權(quán)限的密碼,操作人員必須對自己的操作密碼嚴格保密,不得泄露。
二、硬件維護管理
1、會計電算化硬件設(shè)備由計算機主機、顯示器、打印機等組成,專門用于會計電算工作,其他部門不得使用或占用;
2、會計電算化設(shè)備專門用于運行帳務(wù)處理系統(tǒng)、報表處理系統(tǒng)和其他會計事務(wù)處理,任何人員不得將其用于游戲及個人文字處理,不得用于對外服務(wù);
3、為了保護計算機不受病毒干擾,所有軟盤必須先進行病毒檢測和消除病毒操作才能進行其他操作;
4、硬件設(shè)備的啟用必須遵照以下順序:首先開總閘開關(guān);其次開ups電源設(shè)備;第三開打印機;第四開顯示機;第五開計算機主機。
5、計算機和打印機要定期進行硬件設(shè)備的檢測工作,操作人員應(yīng)定期清洗計算機的打印機上的臟物。
三、帳務(wù)處理制度
1、結(jié)算中心應(yīng)在每年年初或上年末建立新的會計年度的完整的財務(wù)文件,根據(jù)現(xiàn)行財務(wù)制度運用當前在用系統(tǒng)的規(guī)則,正確地設(shè)置全部級次的會計科目;
2、任何登記入帳的經(jīng)濟業(yè)務(wù)都必須填制記帳憑證,摘要應(yīng)規(guī)范填入,在機器上填制的記帳憑證編號應(yīng)當連續(xù)。編號出現(xiàn)間斷的,應(yīng)在斷號的第一張憑證上注明間斷的編號,并在打印輸出的該張憑證上注明斷號的原因并簽字蓋章;
3、記帳憑證必須經(jīng)過復(fù)核人員簽字后,才能根據(jù)其登記帳簿,復(fù)核人員必須在屏幕上直接對機器存儲的記帳憑證進行復(fù)核簽字,同時要對打印輸出的記帳憑證或代用憑單進行簽字蓋章;
4、總帳、明細帳及現(xiàn)金帳和銀行帳均可采用計算機打印輸出的活頁帳裝訂,出納人員根據(jù)審核人員審查并準許報銷的憑證收入或付出款項,出納人員登記訂本式日記帳;
5、每月需將存儲在機器內(nèi)的賬簿數(shù)據(jù)打印輸出為書面賬簿,未滿頁的帳簿數(shù)據(jù)必須在每年年末全部打印輸出。
四、電算化檔案管理
1、會計檔案包括存儲在磁盤上的會計文件和以書面形式存放的會計憑證、會計賬簿和會計報表;
2、必須經(jīng)常對硬盤上的會計數(shù)據(jù)建立軟盤備份,每月備份不得少于一次,不得直接對軟盤上的會計數(shù)據(jù)和作為正式檔案的備份軟盤上的會計數(shù)據(jù)進行非法操作,妥善保管好會計數(shù)據(jù)的備份軟盤,備份軟盤應(yīng)貼上保護標簽并用印章簽封,專人保管;
3、每年根據(jù)數(shù)量和硬盤空間的大小清理一次硬盤,刪除硬盤上以前年度的會計數(shù)據(jù),以利于提高機器的利用率和運行速度,沒有做過備份的硬盤數(shù)據(jù)不得清理刪除;
4、當年形成的會計檔案,在會計年度終了后,可暫用結(jié)算中心保管一年,期滿之后,編制移交清冊,移交檔案室統(tǒng)一保管;
