雅居樂物業(yè)檔案管理實施細則
雅居物業(yè)檔案管理實施細則
為了加強公司檔案的綜合管理,有效地保護和利用檔案,充分發(fā)揮檔案資料的作用,為公司各項工作服務(wù),根據(jù)《中華人民共和國檔案法》,特制定本實施細則。
一、公司檔案的立卷和歸檔
1、公司接收或下發(fā)行政公文、以公司名義簽屬的合同及協(xié)議等文件由綜合管理部負(fù)責(zé)立卷、歸檔;
2、向各項目下發(fā)的各種規(guī)范、制度、流程等文件由品質(zhì)部負(fù)責(zé)立卷、歸檔;
3、財務(wù)帳冊、財務(wù)單據(jù)及有關(guān)文件資料由財務(wù)部負(fù)責(zé)歸檔;
4、各項目的主體及公共設(shè)施、配套設(shè)施的竣工圖紙,驗收材料、批文報件由技術(shù)部負(fù)責(zé)歸檔;
5、公司下發(fā)的各類公文及各項目向業(yè)主下發(fā)的各類通知等由各項目負(fù)責(zé)歸檔。
二、歸檔文件材料要求
1、文件紙質(zhì)較好,紙大小規(guī)格統(tǒng)一,一般用標(biāo)準(zhǔn)的a4公文紙。
2、字跡端正、清楚。最好用打字油印件,抄寫要用碳素墨水寫,不能用圓珠筆、鉛筆。
3、文件要有明確的標(biāo)題、文號、主送、抄送、抄報、抄發(fā)單位。發(fā)文稿紙上各欄內(nèi)容應(yīng)填寫清楚。領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)文件要用黑墨水或藍黑墨水,不能用圓珠筆色墨水,文稿和正文同是存檔。
4、材料齊全、準(zhǔn)確。每項活動要從開始到結(jié)束所形成的全套完整材料,統(tǒng)計數(shù)字要準(zhǔn)確。
三、案卷質(zhì)量要求:
遵循文件材料的形成規(guī)律,保持彼此之間的有機聯(lián)系,區(qū)別管理和利用。
1、內(nèi)文件材料必須準(zhǔn)確反映公司管理活動的真實內(nèi)容,手續(xù)完善,利于長期保存。
2、管理內(nèi)容的檔案,按問題時間或重要程度排列。要注意密不可分的材料排列順序:定稿在前,歷次修改稿在后,結(jié)論性材料在前,依據(jù)性材料在后。
3、專題性:成套性檔案(包括科研、基建、設(shè)備等)按階段、結(jié)構(gòu)、部分進行歸檔。
4、確定文件材料的保存價值,分為永久、長期、短期保存。
5、凡反映公司職能活動和基本歷史面貌,對公司、國家建設(shè)、歷史研究有長遠利用價值的,列為永久保管。凡反映公司一般工作活動,在長期內(nèi)對公司有查考利用價值的,列為長期保管,保管期為十五年至五十年。凡在較短時間內(nèi)對公司工作有查考價值的,列為短期保管,短期保管年限為一至五年。
6、立卷視文件材料數(shù)量的多寡進行。當(dāng)同一問題的文件多時,可采用硬卷或單份裝訂。問題單一,文件較少,又不便一起歸類的,可立薄卷。
7、卷內(nèi)文件材料按順序排好后,裝訂的案卷無論單面或雙面,只要是書寫的文件材料,應(yīng)在裝訂線一側(cè)下角編號,不裝訂的案卷,應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料右上方加蓋有單位名稱、檔號、件數(shù)的受控章,并將檔號、件數(shù)填寫清楚。
8、每個案卷必須按規(guī)定格式逐件填寫卷內(nèi)目錄。對文件材料有題名不要隨意更改或簡化。題目無實質(zhì)內(nèi)容或無題的要重新擬定,并在前后加[]。沒有責(zé)任者、年、月、日的文件,要考正清楚。會議紀(jì)要應(yīng)概括出主要內(nèi)容。
四、部門檔案員工作職責(zé)
1、設(shè)立兼職檔案員,按照公司的檔案存放的具體規(guī)定履行好本部門檔案工作。
2、根據(jù)本部門的歸檔內(nèi)容,收集、積累、整理本部門應(yīng)歸檔的文件材料。
五、歸檔時間及要求
(一)歸檔時間
1、各部門檔案應(yīng)在次年四月底前將文件材料整理歸類后歸檔。
2、基建材料和專題性檔案,在項目完成通過鑒定驗收后兩個月按要求進行立卷歸檔。
3、財會類檔案,在會計年度終了后,由財務(wù)部門整理,立卷在本部門保管兩年順次年四月份歸檔。
4、聲像類檔案,在聲像制作,如照片、光碟、錄音帶、錄像帶完成后三個月整理好,將檔案內(nèi)容、時間、地點、人物和制作人標(biāo)明,每張照片附上底片,登記造冊后歸檔。
(二)歸檔要求
1、歸檔文件材料由歸檔部門兼職檔案員按要求整理好后立卷,如檔案不完整、不齊全、不符合歸檔要求,檔案員有權(quán)拒絕簽收,并限期改正補交。
2、檔案管理人員調(diào)離時,應(yīng)辦理移交手續(xù)。
六、檔案的借閱
1、公司各部門查閱或外借檔案,必須履行借閱手續(xù),公司外有關(guān)人員要查閱檔案,需經(jīng)分管總經(jīng)理批準(zhǔn)。對于重要、珍貴的檔案和資料,一般不提供原件使用。
2、不屬于原文件規(guī)定的閱讀范圍人員或查閱不屬于本人承辦工作范圍的檔案,須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
3、檔案管理人員應(yīng)對檔案的安全、保密和完整負(fù)責(zé),不得隨意拆卷、涂改、損毀或轉(zhuǎn)借他人,否則,除負(fù)責(zé)賠償損失外,應(yīng)報請領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門處理。
七、檔案的鑒定
1、為加強對有價值的文件材料的保護和管理,對保管期限已滿的各類檔案,應(yīng)進行相應(yīng)的鑒定工作。
2、檔案的鑒定工作,必須堅持全面的、歷史的觀點,認(rèn)真估計檔案的價值程度,并根據(jù)保管期限的規(guī)定,對不再有保存價值的過期檔案進行處理,原規(guī)定欠妥的,經(jīng)認(rèn)真研究后延長保存年限。
3、對某些檔案材料是否銷毀沒有充分把握的,應(yīng)作保存處理,不能倉促銷毀。
4、鑒定時,應(yīng)將處理意見報分管總經(jīng)理審批,由兩人或兩人以上在指定地點銷毀,并在銷毀清冊上登記,銷毀清冊應(yīng)立卷長期保存。
