物業(yè)分公司合同管理細則
物業(yè)分公司合同管理細則
1總則
1.1各物業(yè)分公司應嚴格遵循管理公司《經(jīng)營管理制度》的規(guī)定做好合同管理工作,規(guī)范公司經(jīng)營行為,保護公司的合法權(quán)益,建立公司良好的經(jīng)營管理秩序。
1.2各物業(yè)分公司必須按管理公司的規(guī)定要求嚴格控制各類經(jīng)濟合同的審批和簽訂,所有對外經(jīng)濟合同及相關(guān)文件必須按規(guī)定進行分級審批管理。各級管理人員應在其授權(quán)范圍內(nèi)開展對外談判、簽訂合同和審批合同,任何違反授權(quán)范圍的審批、簽發(fā)、簽訂的合同均是無效的,責任人應承擔由此引起的經(jīng)濟和法律責任。
2相關(guān)職責界定
2.1物業(yè)分公司負責合同的擬訂、洽談,并按規(guī)定權(quán)限發(fā)行審批手續(xù),與合作方簽訂正式合同,以及合同簽訂后的實施工作。
2.2項目所在公司負責審核物業(yè)服務合同,及物業(yè)分公司2萬元(含)以上的,且屬于《經(jīng)營管理制度》中規(guī)定項目所在公司權(quán)限內(nèi)的合同審批。
2.3管理公司物業(yè)管理部在經(jīng)營管理委員會授權(quán)下審議或批準各類有關(guān)物業(yè)服務的合同文本,并負責審批物業(yè)服務委托合同、物業(yè)服務顧問(咨詢)合同。
2.4管理公司成本管理中心負責審批《經(jīng)營管理制度》中規(guī)定權(quán)限內(nèi)的合同。
3物業(yè)服務合同的審批
3.1各物業(yè)分公司的下列協(xié)議文件均應視為與顧客之間簽訂的合同,必須按照規(guī)定程序進行評審。
a)與項目所在公司或其他開發(fā)商之間簽訂的前期介入階段專項服務協(xié)議;
b)與項目所在公司或其他開發(fā)商簽訂的前期物業(yè)服務合同;
c)協(xié)助項目所在公司或其他開發(fā)商擬訂的業(yè)主臨時公約;
d)與業(yè)主委員會簽訂及續(xù)簽的物業(yè)服務合同;
e)協(xié)助業(yè)主委員會擬訂的業(yè)主公約。
3.2物業(yè)分公司品質(zhì)部負責件擬訂上述合同文件草案,物業(yè)分公司總經(jīng)理負責組織評審,各部門負責人參加。評審應在合同簽訂之前進行,并確保對每一份新的合同
文件均進行評審。
3.3各類物業(yè)服務合同文件的評審應確保滿足以下要求:
a)合同內(nèi)容符合國家相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定;
b)合同內(nèi)容完整,充分反映顧客方的需求和期望;
c)合同中各項要求明確、陳述清晰,并已與顧客方達成共識。任何與原招標文件不一致的要求,或雙方存在疑慮的問題均得到澄清;
d)本公司有能力提供合同文件約定的物業(yè)服務要求;
e)合同文件能夠充分保障本公司的合法權(quán)益。
3.4合同文件評審方式可以是會議評審或文件遞審,具體由物業(yè)分公司總經(jīng)理決定。采用會議評審時,由總經(jīng)理主持評審會議,品質(zhì)部協(xié)助記錄,評審會議通過后,按以下順序完成簽署手續(xù)。采用傳審方式評審時,由品質(zhì)部按以下順序組織各部門完成評審和簽署手續(xù)。
a)品質(zhì)部經(jīng)理簽署;
b)各部門負責人會署;
c)法律顧問審閱、簽署;
d)物業(yè)分公司副總經(jīng)理簽署;
e)物業(yè)分公司總經(jīng)理簽署。
3.5物業(yè)分公司在完成上述規(guī)定的評審和簽署后,在與顧客方正式簽訂合同文件前,必須逐級報送項目所在公司總經(jīng)理審核、管理公司物業(yè)管理部批準。
3.6物業(yè)分公司在與顧客方簽訂上述合同文件時,均必須由總經(jīng)理作為公司代表簽訂合同。
4其它經(jīng)濟合同的審批(采購類合同評審)
4.1除上述合同文件外的其它經(jīng)濟合同,由業(yè)務經(jīng)辦部門負責擬訂合同草案,并按下述規(guī)定順序組織合同文件的審查、簽署。
a)經(jīng)辦人簽字;
b)經(jīng)辦部門負責人簽字;
c)法律顧問審閱;
d)財務部經(jīng)理審核;
e)物業(yè)分公司副總經(jīng)理審核;
f)物業(yè)分公司總經(jīng)理審核(審批)。
4.2其它經(jīng)濟合同文件的審查(評審)內(nèi)容包括(不限于):
a)合同標的內(nèi)容是否完整,嚴禁拆分合同;
b)對方單位(法人)的資格是否真實、合法,合同項目是否在其營業(yè)執(zhí)照范圍內(nèi),當事人的名稱或者姓名和住所是否記錄清楚、準確;
c)經(jīng)濟合同的標的是否明確;
d)經(jīng)濟合同中的數(shù)量、質(zhì)量是否符合有關(guān)規(guī)定和公司要求;e)經(jīng)濟合同的價款或者報酬以及支付方式是否確定和準確;f)經(jīng)濟合同的履行期限、地點和方式是否確定;
g)經(jīng)濟合同的違約責任是否明確;
h)經(jīng)濟合同中是否有發(fā)生爭議的解決方法;
i)必要時,是否明確保修條款;
j)結(jié)算和付款條件是否有利;
k)計價依據(jù)是否完備等。
4.3物業(yè)分公司在完成上述規(guī)定的審查和簽署后,在與合作方正式簽訂合同文件時必須根據(jù)合同標的額的大小履行以下報批手續(xù):
a)管理公司審批權(quán)限范圍內(nèi)的合同,按照管理公司《經(jīng)營管理制度》中ecg004
《合同審批程序與權(quán)限規(guī)定》的規(guī)定,逐級報項目所在公司、管理公司審批;
b)管理公司審批權(quán)限以下且標的額在2萬元(含)以上的物業(yè)管理其它經(jīng)濟合同,報項目所在公司總經(jīng)理審批;
c)標的額在2萬元以下的其它經(jīng)濟合同,物業(yè)分公司總經(jīng)理負責審批。
4.4經(jīng)審批后的其它經(jīng)濟合同由項目所在公司總經(jīng)理負責與合作方簽訂合同。
5合同執(zhí)行及變更
5.1各物業(yè)分公司行政人事部負責合同檔案的保管,完整的合同檔案應至少包括合同正本(一份)、合同審批表、本公司法人授權(quán)委托證明書復印件、對方單位的企業(yè)
法人營業(yè)執(zhí)照復印件及法定代表人證明書、法人授權(quán)委托證明書等。
5.2合同執(zhí)行部門負責人是合同履行的主要責任人。合同履行中出現(xiàn)分歧時,應及時與對方協(xié)商處理,必要時應邀請法律顧問參與,并向公司領(lǐng)導匯報。需要變更或解除合同時必須采用書面形式,并進行重新評審,具體按前述內(nèi)容執(zhí)行。合同變更或解除后經(jīng)辦人或經(jīng)辦部門應及時傳達到受更改影響的部門,以便及時調(diào)整工作。
5.3物業(yè)分公司財務部負責建立合同臺帳,各業(yè)務經(jīng)辦部門應負責收集、整理和及時提交合同執(zhí)行的相關(guān)資料。
6相關(guān)文件與記錄
6.1wdwy-fr-mm6301(前期)物業(yè)服務合同審批表
6.2wdwy-fr-mm6302物業(yè)分公司經(jīng)濟合同審批表
6.3wdwy-fr-mm6303物業(yè)分公司合同臺帳
