物業(yè)項(xiàng)目樣板房管理細(xì)則-3
物業(yè)項(xiàng)目樣板房管理細(xì)則(三)
1.0目的
指引如何具體執(zhí)行樣板房相關(guān)管理制度,指引具體的實(shí)施細(xì)節(jié)和注意事項(xiàng),以使樣板房管理工作達(dá)到公司的要求。
2.0適用范圍
樣板房管理相關(guān)工作。
3.0職責(zé)
3.1項(xiàng)目物業(yè)負(fù)責(zé)人:負(fù)責(zé)樣板房管理工作的組織實(shí)施和檢查,確保相關(guān)制度得到執(zhí)行和達(dá)到執(zhí)行目的。
3.2樣板房管理員:樣板房管理員可由項(xiàng)目物業(yè)負(fù)責(zé)人指定的物業(yè)助理、行政人員或其他員工當(dāng)任,負(fù)責(zé)樣板房資產(chǎn)管理、日常巡查、維修跟進(jìn)等工作。
3.3項(xiàng)目物業(yè)安管部:負(fù)責(zé)樣板房安全管理、接待服務(wù)和協(xié)助樣板房管理人員做好樣板房管理工作。
3.4項(xiàng)目物業(yè)環(huán)衛(wèi)部:負(fù)責(zé)樣板房環(huán)衛(wèi)工作,包括清潔和綠化,在樣板房管理員的指導(dǎo)下協(xié)助做好樣板房管理工作。
3.5項(xiàng)目物業(yè)工程部:負(fù)責(zé)樣板房設(shè)備設(shè)施的維護(hù)與保養(yǎng),指導(dǎo)安管部正確開關(guān)設(shè)備。
4.0管理細(xì)則
4.1項(xiàng)目物業(yè)負(fù)責(zé)人
4.1.1在樣板房交接前做好所需物品申購工作,如地毯、鞋套等,在樣板房開放前申購到位。
4.1.2組織樣板房管理員、工程人員等人員在樣板交接前提前對(duì)樣板房進(jìn)行檢查和預(yù)驗(yàn)收,對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題提前向項(xiàng)目有關(guān)部門提出,促使在樣板房交接前整改完畢,交接前未整改完畢的在交接時(shí)做好記錄,交接完畢要求施工單位繼續(xù)整改。
4.1.3在樣板房交接時(shí)需交接門窗鎖匙、施工圖紙、設(shè)備設(shè)施的位置、開關(guān)閥門位置、設(shè)備設(shè)施的合格證、保修卡、使用說明書等。
4.1.4在樣板房交接完畢后,安排工作人員跟進(jìn)安裝家私和裝飾情況,牽頭與項(xiàng)目行政部辦理樣板房資產(chǎn)和裝飾物交接工作。
4.1.5每周對(duì)樣板房的巡查工作不應(yīng)少于三次,并在《工作日志》上做好巡查記錄。
4.1.6在樣板房交接完畢后,立即組織建立樣板房資產(chǎn)檔案,經(jīng)審核無誤后遞公司總部備案。
4.1.7組織做好樣板資產(chǎn)管理、設(shè)施設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)、接待服務(wù)、安全管理、清潔綠化等工作。
4.1.8對(duì)樣板房管理工作和相關(guān)制度執(zhí)行情況做到每周進(jìn)行點(diǎn)評(píng)和總結(jié),不斷完善日常管理工作,指導(dǎo)和督促相關(guān)責(zé)任部門、責(zé)任人嚴(yán)格執(zhí)行制度。
4.2樣板管理員
4.2.1在項(xiàng)目物業(yè)負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下負(fù)責(zé)樣板房管理工作的具體實(shí)施工作。
4.2.2在樣板房交接前做好預(yù)驗(yàn)收工作,提前發(fā)現(xiàn)存在問題并跟進(jìn)整改完善情況。
4.2.3及時(shí)掌握樣板房工程質(zhì)量問題報(bào)修工作,及時(shí)掌握存在問題并督促相關(guān)責(zé)任單位或責(zé)任人整改。
4.2.4在項(xiàng)目物業(yè)負(fù)責(zé)人的指導(dǎo)下做好資產(chǎn)的交接和登記工作,對(duì)于樣板房資產(chǎn)的增減、報(bào)修、報(bào)損情況及時(shí)做好記錄和資產(chǎn)登記變更工作。
4.2.5從樣板房接管之日起,對(duì)易丟失物品進(jìn)行登記造冊(cè),將由安管部每日進(jìn)行交接。
4.2.6在工程人員的協(xié)助下擬定設(shè)施設(shè)備開關(guān)時(shí)間表遞項(xiàng)目物業(yè)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后執(zhí)行。
4.2.7當(dāng)值期間做到每日巡查樣板房,向當(dāng)值安管員和環(huán)衛(wèi)員收集發(fā)現(xiàn)問題并跟進(jìn)處理。
4.3物業(yè)安管部負(fù)責(zé)人
4.3.1在項(xiàng)目物業(yè)負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下做好樣板房安全管理、參觀接待工作,對(duì)樣板房物品的出入負(fù)責(zé),每日對(duì)樣板房檢查一次。
4.3.2協(xié)助樣板房管理員做好樣板資產(chǎn)管理和日常管理工作,根據(jù)樣板房管理制度與樣板房管理人員對(duì)樣板房資產(chǎn)進(jìn)行盤點(diǎn)。
4.3.3定期抽查安管部每日交接物品,檢查物品交接記錄與實(shí)物是否相符。
4.3.4在暴風(fēng)雨天氣組織做好樣板房防防暴風(fēng)雨工作,防止發(fā)生損失。
4.4物業(yè)工程人員
4.4.1在項(xiàng)目物業(yè)負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下做好樣板房設(shè)備設(shè)施的維護(hù)及管理。
4.4.2每日巡查樣板房內(nèi)的設(shè)備設(shè)施,有異常的及時(shí)處理,對(duì)于樣板房管理員和樣板房崗位工作人員的報(bào)修工作及時(shí)跟進(jìn)處理。
4.4.3配合樣板房管理員做好設(shè)施設(shè)備開關(guān)時(shí)間表。
5.0各崗位日常操作細(xì)則
5.1項(xiàng)目物業(yè)負(fù)責(zé)人
5.1.1每周不少于3次對(duì)樣板房及配套設(shè)施設(shè)備進(jìn)行巡查,檢查樣板房衛(wèi)生、家私擺放和使用情況,檢查設(shè)備設(shè)施是否正常,樣板房崗位的操作是否達(dá)到規(guī)定,對(duì)于未達(dá)要求通過每日碰頭工作會(huì)議、工作例會(huì)或簽閱崗位《工作日志》時(shí)給予指正。
5.1.2留意本地天氣預(yù)報(bào),在有暴風(fēng)雨天氣前啟動(dòng)預(yù)防預(yù)案,防止意外發(fā)生。
5.1.3暴風(fēng)雨天氣后,組織人員對(duì)樣板房進(jìn)行一次檢查,檢查是否有損失或滲水情況,如有異常立即安排跟進(jìn),避免影響樣板房正常開放。
5.1.4對(duì)樣板房內(nèi)的重大維修工程,在工程開始前要到現(xiàn)場檢查施工單位的防護(hù)措施是否到
5.1.5位,并提醒注意事項(xiàng),在施工結(jié)束后檢查現(xiàn)場清理和恢復(fù)情況,如有未達(dá)標(biāo)準(zhǔn)和要求繼續(xù)整改。
5.1.6在樣板房管理人員對(duì)樣板房資產(chǎn)盤點(diǎn)結(jié)束后,認(rèn)真核查盤點(diǎn)情況,并每月現(xiàn)場核查一間樣板房盤點(diǎn)記錄與實(shí)物是否一致,促使做到賬實(shí)相符。
5.1.7有班次遞交施工申請(qǐng)時(shí),在申請(qǐng)表上提示相關(guān)注意事項(xiàng),根據(jù)施工內(nèi)容判斷是否要關(guān)閉樣板房進(jìn)行施工并請(qǐng)示項(xiàng)目負(fù)責(zé)人,根據(jù)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人意見在申請(qǐng)表上明示是否關(guān)閉,以便樣板房當(dāng)值人員根據(jù)批示跟進(jìn)工作。
5.2物業(yè)安管部負(fù)責(zé)人
5.2.1每日對(duì)樣板房檢查一次,并盡量安排在上午完成,以便及時(shí)掌握樣板房內(nèi)情況和當(dāng)值工作狀況。
5.2.2巡查時(shí)了解當(dāng)值隊(duì)員的當(dāng)值情況,審閱該崗位的當(dāng)值記錄并簽閱,了解鞋套是不充足,當(dāng)值隊(duì)員的精神狀態(tài)、儀容儀表和禮儀禮節(jié)等,檢查樣板房內(nèi)的清潔衛(wèi)生、綠化養(yǎng)護(hù)、家具和裝飾物等,有異常的了解情況后作出處理。
5.2.3不定期抽查樣板房非開放時(shí)間門窗鎖閉情況,如有未達(dá)要求的找出原由并追究責(zé)任。
5.2.4每周抽查樣板房當(dāng)值崗位交接物品與實(shí)物是否相符,發(fā)現(xiàn)問題找出原由跟進(jìn)處理。
5.2.5不定期抽查當(dāng)值人員是否有不按相關(guān)制度執(zhí)行情況,指導(dǎo)和督促員工嚴(yán)格執(zhí)行制度。
5.2.6協(xié)助樣板房管理員做好樣板房的管理工作。
5.3樣板房管理員
5.3.1樣板房交接結(jié)束后,在3個(gè)工作日內(nèi)要求行政部提供交接物品及資產(chǎn)的電子版詳細(xì)資料,包括名稱、規(guī)格型號(hào)、價(jià)值、單位、數(shù)量、供應(yīng)商和聯(lián)系電話、合格證、保修資料等。如行政部不能提供詳細(xì)資料的,書面請(qǐng)行政部提供,以明確相關(guān)責(zé)任。
5.3.2要樣板房交接之日
起確定易丟失物品清單,并登記造冊(cè)后交由安管部執(zhí)行。
5.3.3在工程人員的協(xié)助下,在樣板房開放后3個(gè)工作日內(nèi),根據(jù)樣板房開放情況制定設(shè)備設(shè)施開啟與關(guān)閉時(shí)間表。
5.3.4樣板房交接結(jié)束后3個(gè)工作日內(nèi)完成資產(chǎn)檔案建立工作,并附上與行政部辦理的書面交接記錄遞總公司物業(yè)部備案。
5.3.5每日上午10:30和下午15:30前,完成對(duì)樣板房的巡視工作。
5.3.6在樣板房巡查時(shí)如安管人員和環(huán)衛(wèi)員的工作未達(dá)要求,在現(xiàn)場給予指正,并告知當(dāng)值班長。
5.3.7向樣板房工作人員了解當(dāng)值期間是否發(fā)現(xiàn)有異常和參觀客人、領(lǐng)導(dǎo)是否提出有關(guān)意見。
5.3.8檢查樣板房崗位的工作質(zhì)量是否達(dá)到制度和公司要求,未達(dá)要求的《物業(yè)巡查記錄》上做好記錄,巡查完畢后通知相關(guān)責(zé)任部門跟進(jìn),對(duì)于急需解決的問題立即聯(lián)系責(zé)任部門解決。
5.3.9巡查樣板房內(nèi)的設(shè)備設(shè)施開啟情況是否達(dá)到《樣板房設(shè)備設(shè)施開關(guān)規(guī)定》。
5.3.10檢查樣板房內(nèi)的家私是否齊全,是否有移動(dòng)、坐臥、使用、破損、刮花等情況,如有異常了解原因后作出跟進(jìn)處理。
5.3.11對(duì)樣板房出入的物品進(jìn)行審核把關(guān),凡有物品進(jìn)入的情況在物品擺放到位后必須到現(xiàn)場檢查核對(duì);物品有搬出的,在物品搬出后對(duì)原物品擺放的空余區(qū)域要做出處理。所有經(jīng)批準(zhǔn)有物品出入后,立即做好樣板房資產(chǎn)或物品的登記變更工作,做到賬實(shí)相符。
5.3.12每月25日前,與物業(yè)安管部班長級(jí)以上的管理人員對(duì)樣板房的資產(chǎn)進(jìn)行盤點(diǎn),雙方簽名確認(rèn)后遞項(xiàng)目物業(yè)負(fù)責(zé)人審核,在25號(hào)前將盤點(diǎn)結(jié)果遞總公司物業(yè)部。
5.3.13資產(chǎn)盤點(diǎn)期間如發(fā)現(xiàn)實(shí)物和登記情況不相符的,檢查所有《物品出入放行條》是否有漏登記。如有無故丟失或損壞的情況,需向公司遞交詳細(xì)的書面報(bào)告,經(jīng)公司研究決定后對(duì)由樣板房管理相關(guān)責(zé)任人承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。
5.3.14 對(duì)于樣板房當(dāng)值崗位報(bào)修、存在問題反饋等,在跟進(jìn)處理后要給予回復(fù),做到所反映的問題事事有跟進(jìn),事事有回音。
5.3.15 在樣板房巡查期間或接報(bào)有物品需報(bào)修、報(bào)損,立即了解情況后填寫《樣板房資產(chǎn)報(bào)修/報(bào)損處理記錄》,并跟進(jìn)其結(jié)果。
5.4物業(yè)部工程人員
5.4.1物業(yè)部工程人員在早上9:30前對(duì)開放的樣板房進(jìn)行檢查,重點(diǎn)檢查樣板房空調(diào)、照明、水景、魚池等設(shè)備設(shè)施的開啟情況,有異常的及時(shí)處理,同進(jìn)檢查房間家具、墻壁是否有發(fā)霉,墻壁是否有滲水等情況,檢查門窗鎖的開關(guān)、鎖閉情況是否正常。
5.4.2對(duì)于檢查發(fā)現(xiàn)有異常的,如不影響樣板房開放盡量安排在非開放時(shí)間維修,如需在開放時(shí)間維修的,維修現(xiàn)場必須設(shè)置警示牌,有必要的可作區(qū)域性圍閉。
5.4.3所有維修工程在維修完畢后需在《工作日志》上注明發(fā)現(xiàn)時(shí)間,維修完成時(shí)間及維修耗料,對(duì)于因缺少零配件而不能及時(shí)維修的,由樣板房管理員告知項(xiàng)目營銷中心,影響較大的向項(xiàng)目負(fù)責(zé)人匯報(bào)。及時(shí)向倉庫管理人員提出申購申請(qǐng),并督促供貨,對(duì)于易買錯(cuò)、難買或較特殊的,盡量提供樣板或與采購員聯(lián)系。
5.4.4協(xié)助樣板房管理員制定設(shè)施設(shè)備開關(guān)時(shí)間表。
5.5樣板房物業(yè)安管部當(dāng)值人員
5.5.1上崗后立即對(duì)需交接的物品進(jìn)行現(xiàn)場核對(duì),有異常的了解原因并做好記錄,確定交接清晰后才在《樣板房物品交接記錄》簽名確認(rèn)。
5.5.2在對(duì)樣板房交接物品進(jìn)行交接期間,向交班人員或自行檢查相關(guān)情況,如家私是否完好無損;設(shè)備設(shè)施是否正常;是否有需維修的設(shè)備設(shè)施;樣板房墻壁是否有滲水現(xiàn)象等,并及時(shí)向當(dāng)值班長匯報(bào)。
5.5.3樣板房內(nèi)的交接物品、問題交接不清,接班人員可拒絕簽名接班。
5.5.4物品交接和現(xiàn)場檢查完畢,其他的交接手續(xù)全部辦理完畢后,檢查空調(diào)、照明、音響、水景、魚池開啟情況是否按《樣板房設(shè)備設(shè)施開關(guān)規(guī)定》執(zhí)行,在天氣有異常時(shí)可根據(jù)天氣和光線情況適當(dāng)自行調(diào)節(jié)空調(diào)和照明開關(guān)情況。
5.5.5檢查私家花園和露臺(tái)桌椅是否擺放整齊。
5.5.6在天氣異?；虮╋L(fēng)雨天氣前,將板房私家花園、樓層露臺(tái)的園林傘收起后放到車庫或雜物間內(nèi),天氣轉(zhuǎn)晴無異常后放回原位。檢查花園和露臺(tái)的盆景是否牢固,對(duì)易被風(fēng)吹倒、跌落的提前收到避風(fēng)處放置,天氣好轉(zhuǎn)后再放回原位,檢查所有門窗是否關(guān)閉。
5.5.7檢查鞋套是否夠當(dāng)日使用,不夠時(shí)向班長匯報(bào),放置鞋套時(shí),要將鞋套整理好,以便于客人取用。
5.5.8對(duì)參觀客人、領(lǐng)導(dǎo)行舉手禮,在客人不多的情況下主動(dòng)將鞋套遞到客人手中,客人離開時(shí)禮貌請(qǐng)客人除下鞋套回回收籃或箱內(nèi)。
5.5.9對(duì)參觀的客人有坐臥家私、使用設(shè)施、觸動(dòng)擺設(shè)和裝飾物等行為時(shí),應(yīng)禮貌制止。在接到申請(qǐng)人遞來的《樣板房物品出入申請(qǐng)表》時(shí),要求申請(qǐng)人出示公司證件,核對(duì)確屬公司員工后,讓物品搬運(yùn)經(jīng)手人出示身份證,并在《樣板房物品出入申請(qǐng)表》上對(duì)搬運(yùn)經(jīng)手人姓名和身份證號(hào)碼進(jìn)行登記。
5.5.10物品搬入時(shí)提醒小心注意搬運(yùn)期間不要損壞、刮花樣板房內(nèi)任何家私或設(shè)施,搬運(yùn)完畢后逐一核對(duì)與申請(qǐng)表上所申請(qǐng)內(nèi)容是否相符,如有增加請(qǐng)申請(qǐng)人在申請(qǐng)表上補(bǔ)充,如有不足要禁止申請(qǐng)人離開,立即通知樣板房管理員前來處理。
5.5.11 物品搬出時(shí),要逐一核對(duì)搬出物品是否與申請(qǐng)表相符,確認(rèn)無誤后才給予放行。
5.5.12 對(duì)當(dāng)值環(huán)衛(wèi)員反映的樣板房的問題,已有記錄的給予回復(fù),對(duì)于新的問題要與環(huán)衛(wèi)員一道進(jìn)行核實(shí),確認(rèn)屬實(shí)后在《值班記錄》上做好登記,并報(bào)上級(jí)處理。
5.5.13《樣板房物品出入申請(qǐng)表》執(zhí)行完畢后立即向當(dāng)值班長匯報(bào),由當(dāng)值班長遞回物業(yè)部存檔。
5.5.14有施工班組憑經(jīng)批準(zhǔn)的《樣板房維修施工工程申請(qǐng)表》進(jìn)場施工時(shí),在《值班記錄》上對(duì)進(jìn)場施工人員的姓名、單位、負(fù)責(zé)人姓名、聯(lián)系電話等進(jìn)行登記,并提醒做好施工前家私和設(shè)施設(shè)備的防護(hù)措施工作,否則可禁止施工。施工完畢后通知班長或樣板房管員檢查現(xiàn)場清理恢復(fù)情況,確認(rèn)符合要求后才給予離開。
5.5.15樣板房施工期間,對(duì)不外開放的,如有來訪客人時(shí)要禮貌的做好解釋工作;如仍需開放的,要提醒施工人員注意禮貌和勿大聲喧嘩,工具擺放在不明顯位置。在客人對(duì)施工工程有疑問時(shí),要主動(dòng)上前做好解釋工作,但解釋內(nèi)容需提前請(qǐng)班長給予明示,避免錯(cuò)誤解釋形成負(fù)面影響。
5.5.16下班時(shí),要對(duì)原存在未解決問題、新發(fā)生問題、已解決問題等進(jìn)行登記交接,并口頭提醒接班人。
5.5.17安管部晚上負(fù)責(zé)鎖閉門窗工作人員負(fù)責(zé)對(duì)樣板內(nèi)進(jìn)行消殺一次。
5.6樣板房當(dāng)值物業(yè)環(huán)衛(wèi)部員工
5.6.1上崗后立即對(duì)樣板房
及私家花園的清潔衛(wèi)生和綠化進(jìn)行檢查,了解清潔和綠化存在問題,同時(shí)檢查房內(nèi)家私、裝飾物的擺放情況,觀察是否有移動(dòng)、缺失、損壞等情況,如有異常報(bào)當(dāng)值安管員。
5.6.2檢查完畢后首先重點(diǎn)清理衛(wèi)生較差的區(qū)域,在開放參觀前保證樣板房整體清潔無明顯問題,大體清潔工作完畢后對(duì)室內(nèi)綠化燒水。
5.6.3樣板房開放后,在清潔期間如遇到有客人參觀,應(yīng)停止手中的工作并主動(dòng)問好,待客人經(jīng)過后才繼續(xù)工作。
5.6.4樣板房開放期間要盡量減少在房內(nèi)清潔的時(shí)間,利用早上8:00至10:00,中午12:00至14:00期間做好房內(nèi)清潔和綠化澆水工作。
5.6.5對(duì)參觀的客人有坐臥家私、使用設(shè)施、觸動(dòng)擺設(shè)和裝飾物等行為時(shí),應(yīng)禮貌制止。
